Sådan kommer du i gang med projektledelse: 3 eksperttips
Ligesom mange af de bedste projektledere, jeg kender, skete mit skift til professionen ved et tilfælde og nærmest utilsigtet. Men efter mere end et årtis erfaring med projektledelse og efter at have styret projektbudgetter for millioner af dollars er det vist på tide at gøre krav på titlen som ekspert.
På et tidspunkt i 2013 begyndte jeg at blive inddraget i møder om et meget stort projekt, som min virksomhed var i gang med. Det involverede implementeringen af et nyt CRM-system til et globalt salgsteam. Jeg vidste ikke meget om projektledelse eller om, hvordan man håndterer interessenters forventninger i så komplekse omgivelser.
De næste par år var lidt en situation, hvor jeg enten måtte klare mig eller bukke under, men denne oplevelse cementerede virkelig min kærlighed til projektledelse. Selvom nogle dage bød mere på at bukke under end at klare sig, fik jeg konsekvent tilbagemeldinger om, at jeg var ret god til det her med projektledelse. Jeg kunne ikke vente med at lære mere og blive en bedre projektleder.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
I dag er noget af det, jeg bedst kan lide, at hjælpe folk, der overvejer projektledelse som karriere, med at komme i gang eller i det mindste komme på rette spor.
Sådan kommer du i gang med projektledelse
Selvom jeg gerne ville fortælle dig, at det er så enkelt som at vælge et projekt og gennemføre det, er det bare ikke helt så nemt at finde en rolle inden for projektledelse. Så hvis det er det endelige mål, er her nogle ting, du kan gøre nu for at komme i gang med at få dit første job som projektleder.
1. Find måder at bringe projektledelseskompetencer ind i din nuværende rolle
Hvis du nogensinde har planlagt en fødselsdagsfest, valgt et personligt værktøj til opgavestyring som Todoist eller udarbejdet en præsentation, har du udført projektledelse. Et projekt (som defineret af Project Management Institute) er et midlertidigt foretagende, der iværksættes for at skabe et unikt produkt, en unik tjeneste eller et unikt resultat.
Så hvis du gerne vil være projektleder, skal du finde måder at øve dig i projektledelse i din nuværende rolle.
Hvis du for eksempel arbejder med marketing, og dit team leder efter et nyt værktøj til opgavestyring, kan du overveje at række hånden op og spørge, om du må stå i spidsen for arbejdet. Du får måske mulighed for at indsamle krav, samarbejde med interessenter om at træffe et valg, planlægge implementeringen af det nye værktøj i teamet og endda styre projektets budget.
Dette kan også være et perfekt tidspunkt at afprøve gratis værktøjer. Disse platforme har ofte generøse gratis niveauer og kan hjælpe dig og dine kolleger med problemfrit at organisere, tildele og følge op på opgaver. Du får praktisk erfaring med at styre projekter ved hjælp af professionelle værktøjer uden nogen indledende investering.
Uanset hvilken type job du har nu, er der sandsynligvis en mulighed for at styre et projekt. Hvis du griber disse muligheder, når de opstår, kan det hjælpe dig med at udvikle nogle kompetencer og vurdere, om en karriere inden for projektledelse er noget for dig.
2. Begynd at netværke med succesfulde projektledere
Når du er ved at komme i gang med projektledelse, kan det være en hjælp at opbygge dit netværk. Start med at arrangere nogle informationssamtaler med succesfulde projektledere.
Din forespørgsel bør ikke være på mere end 20-30 minutter til en informationssamtale. Du kan spørge, hvordan de kom ind i projektledelse, hvilke typer projekter de styrer, og hvilke kompetencer de har brug for. Du kan også bede om råd eller vejledning til, hvordan du kommer ind i den type projektledelse.
Er du ikke sikker på, at du kender nogen? Prøv at bruge LinkedIn til at søge efter projektledere i de brancher, du måske gerne vil arbejde i. Er du ikke sikker på, hvilke brancher der passer til dig? Mød projektledere i en række forskellige roller.
Næsten alle brancher, lige fra fødevarer og drikkevarer til sundhedspleje, har brug for projektledere. Og eftersom vi her fokuserer på digitale projekter, ville det være forkert ikke at påpege, at der findes digitale projekter i næsten alle brancher.
En god måde at møde andre projektledere på er at følge dem på sociale medier eller gennem et DPM-medlemskab, hvor du kan netværke med hundredvis af andre projektledere, deltage i livearrangementer (eller planlægge dine egne) og få adgang til værdifulde læringstilbud.
3. Invester i undervisning i projektledelse
Dette råd betyder ikke, at du skal bruge en masse penge på kurser i projektledelse eller forberedelse til certificering lige fra starten. Overvej gratis eller billige kurser som PMI’s Kickoff (gratis), videoer, du finder lige her på The DPM, eller kurser gennem LinkedIn Learning eller Udemy.
Dette kursusarbejde har til formål at hjælpe dig med at opbygge et fundament og sikre, at du ser frem til en fremtidig stilling som projektleder. Efterhånden som du udvikler dig i din karriere og får mere erfaring, kan du fortsat investere i yderligere læring og træning eller projektledelsescertificeringer.
CAPM (Certified Associate in Project Management), PMP (Project Management Professional), Prince2 eller certificeringer inden for agil projektledelse er populære afhængigt af din branche og din virksomheds projektledelsesmetode.
Da de fleste af disse certificeringer kræver en vis erfaring, er det ikke afgørende at begynde at arbejde hen imod dem nu, men du kan altid se nærmere på disse projektledelsescertificeringer for begyndere, hvoraf mange ikke kræver nogen erfaring.
Kan (eller bør) du lære projektledelse på egen hånd?
Det her er måske lidt af en kontroversiel holdning, men jeg mener, at selvom du godt kan lære projektledelse på egen hånd for at lære projektledelse, bør du ikke gøre det. Der er så mange projektledere med mange års erfaring, som tilbyder støtte og kursusarbejde til kommende projektledere.
Selvom øvelse gør mester, så gør dig selv en tjeneste og lær af de erfarne. Det vil hjælpe dig med at forkorte læringskurven og undgå nogle begynderfejl – dem, vi alle har begået, og som er utrolig smertefulde.
Da jeg for eksempel var uerfaren projektleder i min første rolle på et bureau, havde vi et møde med en kunde, hvor vi ændrede projektets omfang en smule. Jeg indså ikke, hvor meget vi havde ændret, fordi bureauets administrerende direktør ledte mødet.
Det, jeg ikke fik gjort, var at sende et referat af mødet med en oversigt over de næste skridt og udstede en ændringsordre, som kunden skulle underskrive. Jeg kom fra en intern stilling, og disse ændringer var helt normale for mig, uden at der var behov for nogen (eller i hvert fald langt mindre) dokumentation.
Som en erfaren projektleder ville forvente, var kundens erindring om samtalen og vores ganske forskellige, og uden den rette dokumentation på plads var det lidt mere besværligt end nødvendigt at nå frem til en løsning.
Så selvom der er mange ting inden for projektledelse, du kan lære på egen hånd, og du vil lære undervejs i jobbet, mener jeg, at en formel uddannelse og vejledning fra projektledere med mange års erfaring er den rigtige vej at gå.
Hvad gør du, hvis du ikke har erfaring med projektledelse?
For det første har du, som vi allerede har diskuteret, en vis erfaring med projektledelse eller i det mindste nogle meget overførbare færdigheder, hvis du bare har planlagt en fødselsdagsfest eller en ferie. Men hvis du ikke har nogen formel erfaring med projektledelse i en arbejdssammenhæng, kan du stadig skifte til en rolle inden for projektledelse med omhyggelig planlægning og passion for faget.
Hvis du ikke havde mulighed for at melde dig frivilligt til at lede nogle projekter i din nuværende rolle, kan du overveje at arbejde med en nonprofitorganisation. Disse organisationer har ofte brug for at implementere projektledelse i nonprofitorganisationer og vil måske lade dig lede et eller to projekter pro bono for at opbygge dine færdigheder og din projektlederportefølje.
Hvis du vælger denne vej, er det helt i orden at bede om en anbefaling eller en anbefaling på LinkedIn, som du kan dele, så potentielle arbejdsgivere kan se, hvordan du arbejder, og hvad du har lært.
En anden måde at blive projektleder uden erfaring på er at overveje job, der ligger tæt på projektledelse. Se efter jobtitler som projektkoordinator, administrator eller en driftsrolle på begynderniveau. Dette råd er rettet mod personer med mindre generel erhvervserfaring, da disse roller typisk er lavere lønnede end projektlederroller.
Hvis du imidlertid har råd til at gå ned i løn eller i øjeblikket har en rolle, hvor du får for lidt i løn, kan dette være en genvej til en højere løn inden for få år, efterhånden som du får erfaring og evnen til at få succes med at starte i en ny projektlederrolle.
Seks projektledelsesfærdigheder, du skal lære
Hvis du gerne vil være projektleder, er der mange projektledelsesfærdigheder, du skal mestre, lige fra at udarbejde projektplaner og lede teams til at rapportere om projektstatus og følge budgettet. Hvis nogle af disse ting er nye for dig, så fortvivl ikke; vi har alle været begyndere på et tidspunkt.
1. Personaleledelse
Projekter gennemføres af mennesker for mennesker. Så hvis du vil være projektleder, skal du lære, hvordan du leder mennesker. Og nej, det handler ikke kun om at uddelegere arbejde og planlægge evalueringer. En god projektleder er fortaler for og støtte til teammedlemmerne og kan hjælpe interessenter med at styre deres forventninger.
Hvis du for eksempel er projektleder for teams, der arbejder på flere projekter (herunder sammen med andre PM'er), lægger du måske lejlighedsvis mærke til et teammedlem, der virker usædvanligt stresset. Du undersøger sagen lidt nærmere og finder ud af, at personen er tildelt tre af virksomhedens største projekter, og at de alle har deadlines i næste uge.
Vedkommende har arbejdet utrætteligt på at udvikle de kreative koncepter, der er nødvendige for hvert projekt, men du kan se, at det begynder at tage på kræfterne. Som projektleder kan det være nødvendigt at træde til og hjælpe personen med tidsstyring, omprioritere noget af arbejdet eller undersøge, om du kan udskyde en af deadlines for at give lidt mere tid.
Omvendt kan det være, at du har en udvikler på et af dine projekter, som præsterer langt under forventning. Din kunde og projektteamet har lagt mærke til det, og du er nødt til at gøre noget for at løse problemet. Du kan begynde med at tage teammedlemmet til side og spørge om vedkommendes syn på, hvad der sker.
Måske fortæller personen, at vedkommende har mindre erfaring med denne type arbejde, eller at arbejdet er fint, men at det er svært at kommunikere med teamet og projektsponsoren. I begge tilfælde skal du som projektleder bruge dine problemløsnings- og lederevner til at hjælpe personen tilbage på rette spor.
2. Opgavestyring
En vigtig del af projektstyring er at opdele en større arbejdsopgave i mindre og mere håndterbare opgaver og oprette projektplanen, så teammedlemmerne ved, hvad de skal arbejde på. Det kræver øvelse og færdigheder at opdele arbejdet i det rigtige sæt opgaver og underopgaver i den rigtige rækkefølge.
Når du for eksempel leder et projekt om et nyt website, skal designopgaverne opdeles på en sådan måde, at kunden eller de vigtigste interessenter har tilstrækkelig kontekst til at gennemgå designene og give feedback. Hvis du præsenterer et for lille udsnit af designene, kan det føre til omarbejde senere, når disse personer får mere kontekst om, hvordan deres færdige website kommer til at se ud.
En anden vigtig færdighed, som en projektleder har brug for ved tildeling af opgaver, er evnen til at give projektteamets medlemmer tilstrækkelig information til at fuldføre opgaven. I vores websiteprojekt kan det betyde at samle brandretningslinjer, foretrukne skrifttyper og godkendte billeder samt samarbejde med teamet om at udarbejde det endelige sitemap og nogle wireframes, før designerne kan gå i gang med deres opgaver.
3. Budgetstyring
At sikre, at dit team holder sig inden for det estimerede antal timer i projektplanen og medregner alle licens-, hardware- og softwareomkostninger, er en del af din jobbeskrivelse som projektleder. Og selvom det måske lyder enkelt, kan der ofte opstå uforudsete behov under projekter.
Lad os sige, at du leder et projekt om udvikling af specialtilpasset software, og at din UI-designer siger op en fjerdedel inde i projektet. Hvad gør du? Hvordan påvirker det dit projektbudget?
Som projektleder skal du samarbejde med dit ledelsesteam (chef for UI/Operations) for at fastlægge de næste skridt. Det er usandsynligt, at arbejdet helt kan sættes på pause, mens dit team ansætter en erstatning.
Du kan enten flytte arbejdsbyrden til en anden UI-designer eller hyre en kontraktansat til at yde støtte i mellemtiden (eventuelt via software til bemandingsbureauer). Det sidste kan påvirke dit budget mere end det første – og du kan få brug for at kommunikere med andre i organisationen om hvordan.
4. Risikostyring
En projektleders opgave er at tænke på alle de ting, der kan gå galt i et projekt. I modsætning til nogle af de hårde færdigheder, vi har set på, kan dette i højere grad være en blød færdighed, som udvikles over tid gennem regelmæssig øvelse.
Nogle risici er nemme at få øje på fra starten. Ting som en tidsplan, der er for stram, et utilstrækkeligt budget eller dårlig ressourcestyring kan være åbenlyse selv for en ny og mindre erfaren projektleder.
Hvad med de mere subtile risici, der er forbundet med et projekt? Ting som teammedlemmer, der er fordelt på for mange projekter? Teknologisk overbelastning og huller i informationen, fordi du følger projektets fremdrift og kommunikation i tre forskellige apps? En interessent, der er kendt for ofte at ændre mening om arbejde, der allerede er godkendt?
Det er alt sammen risici, du kan møde i et projekt. Tid, erfaring og nogle kolleger, der er villige til at fungere som sparringspartnere, kan hjælpe dig med at overvinde disse risici eller blive bedre til proaktivt at afbøde eller håndtere dem.
5. Dokumentation
Det er en stor del af ethvert projektlederjob at vedligeholde god dokumentation. En IT-projektleder kan for eksempel dokumentere infrastrukturen på en virksomheds website og den teknologi, virksomheden bruger, så der er god dokumentation af, hvad der er blevet gjort, og hvilke krav der gælder, når det bliver tid til at foretage opdateringer eller opgraderinger.
I agile projekter, hvor man sætter mennesker over processer og har tendens til at holde dokumentationen lidt mere enkel, kan en robust produktbacklog med tydelige krav hjælpe produktejeren (med støtte fra scrum masteren) med backlog-pleje og den arbejdsgang, der er forbundet med at trække funktioner ind i den næste sprint under et sprintplanlægningsmøde.
Uanset hvilken slags projektleder du ønsker at blive, vil dokumentation være vigtig for dig at mestre. Du vil gerne dokumentere ændringer i budgettet, tidsplanen eller omfanget, projektets aktuelle status samt eventuelle næste skridt eller oplysninger, du har brug for fra en kunde eller en vigtig interessent.
Dokumentation kan hjælpe projektledere med at holde teammedlemmer og interessenter ansvarlige og kan hjælpe projektteamet med at huske, hvilke beslutninger der blev truffet, og mindst lige så vigtigt hvorfor.
More Articles
6. Kommunikation
Som projektleder får du brug for fremragende kommunikationsevner, både skriftligt og mundtligt. Du skal også vide, hvilke oplysninger der skal deles med interessenter på forskellige niveauer.
Mens dine projektteammedlemmer har brug for at kende alle detaljer for at kunne koordinere og gennemføre opgaver og projekter, har projektsponsoren og andre ledende medarbejdere brug for mere overordnet og strategisk kommunikation om det samlede projekt og dets fremskridt.
Hvis projektet eksempelvis har brugt 27 % af sit budget, men kun er omkring 13 % færdigt, skal du kommunikere dette til dit projektteam for at se, om der er noget, I kan justere, så projektet kommer tilbage på rette spor og kan færdiggøres inden for det tildelte budget.
Men når det gælder projektets interessenter og den øverste sponsor, skal samtalen være anderledes. I dette tilfælde kan du fremhæve forretningspåvirkningen og det, der førte til, at budgettet blev brugt hurtigere, end arbejdet blev færdiggjort.
Du kan også vælge at møde op til denne samtale med en revideret projektstyringsplan og foreslåede løsninger.
Fire bøger om projektledelse, du bør læse
Hvis du stadig undersøger karrierevejen inden for projektledelse, er her nogle få bøger om projektledelse for begyndere, som du kan overveje at tilføje til din læseliste:
- Projektledelse for den uofficielle projektleder: En FranklinCovey-udgivelse: Dette er god læsning for alle, der undersøger projektledelse, eller som har fået til opgave at lede projekter uden projektledertitel eller certificering.
- PMBOK-vejledningen, 7. udgave: Hvis du overvejer at tage enten CAPM- eller PMP-certificeringen, bør PMBOK-vejledningen stå på din læseliste, da du får brug for den til at forberede dig til din eksamen og lære PMI's måde at lede projekter på.
- At gøre agil projektledelse rigtigt: Hvis din organisation eller interesse handler om at lede projekter ved hjælp af en agil metode, er denne bog om agil projektledelse uundværlig læsning for at komme ajour med alle aspekter af at udføre agil projektledelse rigtigt.
- Projektledelsesvejen: Dit 90-dages projekt af Jeremiah R. Hammon, Jr., PMP: Denne bog om projektledelse er ikke bare god læsning, men: "Projektledelsesvejen er ikke bare en bog; det er en forvandlende rejse, der vil gøre dig til en aktiv deltager i din egen succes. Uanset om du er nybegynder eller ønsker at tage dine projektledelsesevner til det næste niveau, er denne interaktive arbejdsbog med fokus på høj ydeevne din ultimative vejledning."
Vores anmeldere evaluerer produkter uafhængigt. Klik kan indbringe en provision, som støtter vores udgivelse. Læs, hvordan vi er transparente.
At blive projektleder er hårdt arbejde, der giver store belønninger
Ethvert karriereskift kan være en udfordring, men fordi projektledelse berører så mange områder af et arbejdsområde, fra økonomisk planlægning til effektiv kommunikation og endda strategisk tænkning, kan det være særligt udfordrende.
Du skal også bruge mange værktøjer, som du måske ikke kender, såsom projektstyringssoftware, estimeringsark og endda statusopdateringer og forskellige former for rapportering. Disse kan være indbygget i dine værktøjer eller ligge separat i Excel eller Google Drev.
Men dette hårde arbejde vil betale sig, og du vil blive belønnet med en karriere med lang holdbarhed og konkurrencedygtig aflønning. Erfarne projektledere (især dem med videregående uddannelser og certificeringer inden for projektledelse, såsom en mastergrad i projektledelse) kan nemt opnå en løn som projektleder på seks cifre i mange dele af verden.
