Skip to main content
Popular insights
Best Project Management Software PPM Tools Mind Mapping Software
Create a Free Account
Add as a preferred source on Google Opens new window Create a Free Account Create Account

Sådan laver du et flowdiagram

Hermann Fink
By
Hermann Fink
Hermann Fink Technology Expert

More about Hermann

Denne artikel er en praktisk vejledning i at skabe tydelige og effektive flowdiagrammer til digital projektstyring. Den gennemgår, hvad et flowdiagram er, hvorfor det er vigtigt, hvordan du bruger almindelige symboler, og trin-for-trin-instruktioner til at lave et. Du lærer også om forskellige typer flowdiagrammer, bedste praksis for tydelighed og anbefalede værktøjer, der kan effektivisere din arbejdsgang.

DPM – How To Guide – how to make a flowchart – featured image 3

Hvis du nogensinde har skullet kortlægge en kompleks proces, få dit team på linje med et nyt system eller blot skabe klarhed over, hvordan tingene bør fungere, har du sikkert haft brug for et flowdiagram. I digital projektledelse, hvor arbejdsgange hurtigt kan blive sammenfiltrede net af opgaver, teams og værktøjer, fungerer flowdiagrammer som en visuel livline.

I denne artikel gennemgår vi, hvordan man laver et flowdiagram fra bunden, forklarer, hvorfor de er så værdifulde, oplister de forskellige flowdiagramsymboler og gennemgår bedste praksis for at gøre dem tydelige, nyttige og skalerbare.

Hvad er et flowdiagram?

Et flowdiagram er en visuel illustration, der kortlægger en proces og viser hvert trin som et symbol, der er forbundet med linjer eller forbindelser. Det er det hele! Det er en enkel, men effektiv måde at se, hvordan noget bevæger sig fra start til slut.

Continue Reading for Free

Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.

Flowdiagrammer består af standardiserede flowdiagramfigurer, der hver repræsenterer en forskellig handling, beslutning eller input/output. Uanset om du kortlægger en introduktionsprocedure, en arbejdsgang i dit udviklingsteam eller endda et proceskort for leverancer til kunder, gør flowdiagrammer det lettere at få et helikopterperspektiv på, hvad der sker, og hvad der skal løses.

De er ikke kun for ingeniører og analytikere. Digitale projektledere bruger dem hver dag til at følge komplekse processer, skabe enighed blandt interessenter og levere bedre resultater. Og hvis du nogensinde har lavet dit eget flowdiagram på en whiteboardtavle, ved du, hvor hurtigt tingene bliver tydelige, når du tegner dem.

Hvad er formålet med et flowdiagram?

Grundlæggende er formålet med et flowdiagram at forenkle den måde, vi forstår processer på. Ved at opstille trinene visuelt hjælper flowdiagrammer teams med at afkode komplekse processer, så det bliver lettere at identificere problemområder, overflødige trin eller områder, der kan automatiseres.

Flowdiagrammer fungerer også som en fælles sandhedskilde. For eksempel:

  • Et procesdiagram til introduktion af nye medarbejdere sikrer ensartet oplæring.
  • Et procesflowdiagram hjælper dit QA-team med at følge arbejdsgange for fejlsortering.
  • Et dataflowdiagram kortlægger, hvordan information bevæger sig på tværs af teams eller systemer.

Ved at gøre det usynlige synligt hjælper flowdiagrammer med at forstå, hvordan et system eller en opgave faktisk fungerer (ikke bare hvordan folk tror, det fungerer), effektivisere arbejdet og forbedre beslutningstagningen.

Hvorfor er flowdiagrammer vigtige?

Flowdiagrammer er mere end bare flotte illustrationer. De er afgørende for at holde projekter på sporet. Ved at tilbyde en klar, visuel struktur forbedrer de kommunikationen og mindsker uoverensstemmelser.

Her er nogle af måderne, de skaber værdi på:

  1. Oplæring og introduktion: Nye medarbejdere kan følge et grundlæggende flowdiagram over jeres interne processer for hurtigere at komme ind i arbejdet.
  2. Procesforbedring: Det bliver lettere at identificere flaskehalse, når du bogstaveligt talt kan se, hvor arbejdsgange går i stå. Det hjælper dig også med at opdage ødelagte forbindelser eller beslutningspunkter, der medfører forsinkelser eller forvirring.
  3. Teamsamarbejde: Når hele dit team tager udgangspunkt i den samme flowdiagramskabelon, er forventningerne tydeligere, og feedbacken mere fokuseret. Det bliver lettere at få teammedlemmer og interessenter til at arbejde ud fra det samme billede.

Eksempel: På et nyligt redesignprojekt for et websted oprettede vi et svømmebaneflowdiagram for at vise, hvem der var ansvarlig for hvad under hver sprint. Designere, udviklere og projektledere havde hver deres bane. Resultatet? Vi opdagede, at der var færre manglende overdragelser. Det førte samlet set til en hurtigere levering og til, at projektet blev afsluttet tættere på den planlagte deadline.

I sidste ende fjerner et velfremstillet flowdiagram til projektledelse behovet for gætterier. Det erstatter uklarhed med klarhed, og jeg mener, at det er noget, alle projektledere kan bakke op om.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention
Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Forstå flowdiagramsymboler

Tænk på flowdiagrammer som et universelt sprog på tværs af brancher og fagområder. Hvis du opbygger det korrekt, sikrer du, at alle, der ser på dit flowdiagram, forstår informationsstrømmen blot ved at kigge på det. Derfor skal du kunne tale flowdiagramsymbolernes sprog for at opbygge et nyttigt flowdiagram.

Disse standardiserede ikoner fortæller læseren, hvad hvert trin betyder. Lad os gennemgå de mest almindelige flowdiagramfigurer:

Afslutning (start/slut)

Bruges til at markere begyndelsen eller slutningen af et flowdiagram. Den har normalt form som en oval eller en pille. Tænk på den som slutpunktet eller starten.

Eksempel:

Proces

Denne rektangulære figur er dit vigtigste værktøj. Den repræsenterer en opgave eller aktivitet.

Eksempel:

Beslutning

En diamantform, der introducerer et ja/nej- eller sandt/falsk-beslutningspunkt. Det er afgørende at skelne en beslutning fra en almindelig proces, fordi den bestemmer forskellige mulige veje i dit flowchart. Hvis de blandes sammen, kan det føre til forvirring omkring flowlogikken og gøre det sværere for dine teammedlemmer eller interessenter at følge eller fejlfinde processen.

Eksempel:

Input/output

Parallelogrammer viser data, der kommer ind i eller forlader systemet. Derfor bør de forbindes direkte med et proces- eller beslutningssymbol for at vise, hvor dataene kommer fra, eller hvor de er på vej hen. Undgå fritsvævende input/output-former uden tydelige forbindelser — de bør altid være koblet til diagrammets flow.

Eksempel:

Pil (flowlinje)

Disse forbindelser viser retningen — hvad der flyder ind i hvad. Pile hjælper med at kortlægge forløbet fra én flowchart-form til en anden. Selvom pile teknisk set kan pege i alle retninger, er det god praksis at lade dem gå fra top til bund eller fra venstre mod højre. Det forbedrer læsbarheden og stemmer overens med den måde, de fleste mennesker i vestlige samfund visuelt gennemgår information på.

Eksempel:

Dokument

Dette symbol ligner et bølget rektangel og repræsenterer et dokument eller en rapport, der genereres under processen. Det er nyttigt, når man kortlægger flows, der involverer optegnelser, formularer eller leverancer. Du vil typisk se dokumentsymboler nær slutningen af en proces eller efter et beslutningspunkt, hvor output eller dokumentation produceres som en del af arbejdsgangen.

Eksempel:

Flowchart, der viser et dokumentsymbol.

Selvom vi har gennemgået de mest almindelige flowchartsymboler, findes der mange flere, som kan skabe yderligere klarhed afhængigt af din kontekst. Her er en tabel, du kan bruge som reference fremover:

Visse brancher, såsom softwareudvikling eller produktion, kan bruge mere specialiserede symboler til at gengive tekniske trin eller overholdelsesprocesser. En forståelse af, hvilke symboler dit team eller din branche foretrækker, kan gøre dit flowchart mere intuitivt og lettere at forstå for flere.

Sådan laver du et flowchart

Gennem årene har jeg bygget hundredvis af flowcharts, fra enkle skitser på en whiteboardtavle til detaljerede diagrammer ved hjælp af værktøjer som Visio, Lucidchart og endda Excel. De følgende trin er beregnet til at hjælpe dig med at komme i gang med et flowchart.

  1. Definer processen: Hvad er det præcis, du kortlægger? Er det en forretningsproces, en funktionsudrulning eller en indholdspipeline? Målet her er at sætte klare grænser for dit flowdiagram. Du skal definere, hvad der falder inden for diagrammets omfang, og mindst lige så vigtigt, hvad der ikke gør. Denne beslutning hjælper dig med at fastlægge det rette detaljeringsniveau og de flowdiagramsymboler, du får brug for. Når du ved, hvad du kortlægger, bliver det meget nemmere at gå videre til trin 2: Identificer trinene. Du vil allerede have et fokuseret perspektiv, så i stedet for at opliste alt identificerer du relevante handlinger, der er direkte knyttet til den definerede proces.
  2. Identificer trinene: Skriv alle handlinger, beslutninger og dataoverdragelser ned. Du behøver ikke bekymre dig om rækkefølgen endnu – brainstorm blot.
  3. Fastlæg rækkefølgen af trinene: Arranger dine opgaver og beslutningspunkter i den korrekte rækkefølge. Spørg: Hvad sker først? Hvad sker derefter? Disse spørgsmål hjælper dig med at finde det rette flow af opgaver i dit projekt.
  4. Vælg de rigtige symboler: Brug de standardflowsymboler, der blev nævnt tidligere, samt dem, der findes i vores oversigt over flowdiagramsymboler, til at vælge dem, der passer bedst til hvert af de trin, du har identificeret i din rækkefølge.
  5. Tegn flowdiagrammet: Brug pen og papir, eller træk-og-slip-værktøjer som Whimsical til at oprette dit diagram. Du kan endda indsætte det i din projektdokumentation eller dine præsentationer. Hvis du derimod har lyst til lidt sjov, anbefaler jeg post-it-sedler og snor. Det får dig til at føle, at du arbejder på et projekt og løser et mordmysterie på samme tid.
  6. Gennemgå og finpuds: Del det med dine teammedlemmer. Når du har gjort det, skal du gennemgå det sammen med alle for at sikre, at det er tydeligt, at det korrekt repræsenterer, hvad der bør ske, og indsamle eventuelle spørgsmål fra interessenter.

Tips til tydelighed

  • Hold det enkelt. Pres ikke for meget ind i ét diagram.
  • Hold dig til ét flowdiagram pr. side.
  • Brug ensartede former og afstande.
  • Fremhæv vigtige beslutningsøjeblikke (eventuelt med en anden farve).
  • Brug forbindelseslinjer eller endda hyperlinks for at hjælpe folk med at orientere sig.

Husk, at et godt flowdiagram skal være let at forstå for alle involverede og tydeligt for alle, der behersker flowdiagramsymbolernes sprog.

Hvilke typer flowdiagrammer er de bedste?

Forskellige projekter kræver forskellige typer flowdiagrammer. Valget af det rigtige afhænger af dit mål, uanset om det er at kortlægge data, definere roller eller forbedre processer.

Her er dog de mest almindelige:

  • Procesflowdiagram: Det klassiske format. Fantastisk til generelle processer. Et procesflowdiagram kortlægger visuelt rækkefølgen af de handlinger eller trin, der indgår i gennemførelsen af en opgave eller opnåelsen af et resultat. Det begynder typisk med en udløsende hændelse og slutter med et resultat eller resultat. Disse diagrammer er særligt nyttige til dokumentation af standardiserede arbejdsprocedurer og analyse af arbejdsgange med henblik på effektivitetsforbedringer.
  • Arbejdsgangsdiagram: Fokuserer på, hvem der gør hvad. Ideelt til tværfunktionelle teams. Et arbejdsgangsdiagram kortlægger visuelt, hvordan opgaver bevæger sig fra én person eller ét team til et andet, ofte med fokus på ansvar, timing og opgaveafhængigheder. Disse diagrammer er særligt nyttige til at identificere kommunikationsbrist eller ineffektive overdragelser i samarbejdsprocesser. Brancher som sundhedsvæsenet, HR og kundesupport bruger ofte arbejdsgangsdiagrammer til at optimere flertrinsprocedurer, der involverer flere roller.
  • Svømmebaneflowdiagram: Bruger baner til at gruppere trin efter rolle eller afdeling. Perfekt til at fremhæve overdragelser. Hver bane i diagrammet repræsenterer en deltager, funktion eller et team, der er involveret i processen, og trinene organiseres vandret eller lodret inden for disse baner. Det gør det nemt at se ikke kun, hvad der sker, men også hvem der er ansvarlig for hvert trin. Svømmebaneflowdiagrammer er særligt nyttige i miljøer, hvor opgaver ofte overdrages mellem afdelinger, f.eks. marketingbureauer, softwareudviklingsteams eller kundeserviceafdelinger.
  • Dataflowdiagram (DFD): Viser, hvordan information bevæger sig i et system. I et DFD kan du forvente at se entiteter (f.eks. brugere eller systemer), processer, der transformerer data, datalagre og dataflows repræsenteret med pile. Disse diagrammer fokuserer mere på informations bevægelse og transformation end på de konkrete opgaver, der udføres. Et DFD for en onlinebutik kan f.eks. vise data, der bevæger sig fra en kunde til en betalingsproces, videre til en betalingsgateway og derefter til et system til ordreopfyldelse.
  • Dokumentflowdiagram: Følger, hvordan dokumenter oprettes, gennemgås og deles.
  • Systemflowdiagram: Viser, hvordan data og systemer interagerer. Nyttigt til IT- og udviklingsprojekter.

Uanset typen har hvert flowdiagramformat sine styrker, og hvis du ved, hvad du kan forvente, bliver det lettere at vælge det rigtige. Når du sammenligner disse formater, skal du overveje, hvilke oplysninger der skal formidles, og til hvem.

Bedste praksis for at lave et flowdiagram

Her er bedste praksis, der sikrer, at dit diagram faktisk fungerer i praksis:

  • Brug standardsymboler: Opfind ikke den dybe tallerken. Hold dig til velkendte flowdiagramformer.
  • Begræns det til én side: Et diagram på én side er lettere at forstå og dele.
  • Hold teksten kort: Brug kort, beskrivende tekst inde i figurerne.
  • Brug farver med omtanke: Farvekod roller eller statusser, men overdriv ikke.
  • Brug SmartArt: I Microsoft Word eller PowerPoint kan SmartArt-værktøjet hjælpe dig med at skabe overskuelige visualiseringer.
  • Tilføj hyperlinks: Vil du tilføje kontekst? Brug hyperlinks til at linke til relevante ressourcer eller dokumentation.
  • Integrer det i din dokumentation: Gør dit flowdiagram til en del af din løbende projektdokumentation.

Disse tips hjælper med at bevare læsbarheden, især når diagrammer deles på tværs af afdelinger eller i realtidsopdateringer.

Bedste værktøj til at oprette flowdiagrammer

Et godt flowdiagramprogram forvandler dine noter og kruseduller til gennemarbejdede diagrammer, som dit team faktisk kan bruge. Desuden gør de det muligt at inddrage andre i samtalen. Her er nogle muligheder, der er værd at undersøge:

Når du vælger dit værktøj, bør du overveje samarbejde, integrationer og brugervenlighed. Har du brug for at integrere dit diagram i en præsentation? Vil dine teammedlemmer kommentere i realtid? Føjer du det til en flowdiagramskabelon?

Det bedste værktøj er det, der gør det nemmest for dit team at være afstemt og handle hurtigt (tip: det er ofte en AI-generator til flowdiagrammer). 

Bliv medlem for at få flere indsigter i workflowstyring

Vil du komme i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores-fællesskab, og få adgang til over 100 skabeloner, prøver og eksempler, samt kontakt til hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.