9 eksperttips til at lede dit stjernehold af underentreprenører

Hvad er håndtering af underleverandører?

Håndtering af underleverandører er processen med at koordinere ansættelse, ressourceallokering og tilsyn med underleverandører på projekter, der kræver specifikke kompetencer for at bidrage til deres gennemførelse og succes.

Betegnelserne "kontrahent", "underleverandør" og "selvstændig" bruges nogle gange i flæng afhængigt af branchen – eksempelvis byggebranchen kontra bureauer. Alligevel kan de henvise til forskellige arbejdsforhold, ansvarsområder og projektroller. 

Kontrahenter klassificeres eksempelvis ikke som medarbejdere. I stedet tilknyttes de gennem en kontrakt med en fastlagt start- og slutdato, hvor de specifikt leverer på forhånd definerede resultater eller tjenester. 

Underleverandører arbejder derimod under ledelse af en hovedleverandør i stedet for direkte for kunden. De udfører en specifik del af arbejdet, som leverandøren har indgået aftale om at gennemføre, og indgår dermed i et hierarkisk forhold.

Selvstændige er derimod selvstændigt erhvervsdrivende, som tilbyder deres tjenester til kunder. De nyder fleksibiliteten ved at arbejde med forskellige kunder på flere projekter uden at være bundet til en langsigtet arbejdsgiver.

	Kontrahent	Underleverandør	Selvstændig
Ansættelsesforhold	Tilknyttes direkte af en kunde for at gennemføre et projekt eller en opgave	Tilknyttes af en leverandør for at gennemføre en del af et projekt	Arbejder selvstændigt med flere kunder, ofte på kortere eller mindre projekter
Arbejdsomfang	Styrer hele projekter eller væsentlige dele af dem	Håndterer specifikke opgaver eller dele af et projekt, som leverandøren har tildelt	Tilbyder specifikke tjenester, ofte med fokus på kortsigtede eller forskellige projekter
Tilknyttede omkostninger	Betales i henhold til kontraktvilkårene, normalt uden personalegoder	Betales af leverandøren baseret på deres aftale	Betales af flere kunder pr. projekt eller opgave og er selv ansvarlig for sine personalegoder
Projektledelse	Fører tilsyn med projektets gennemførelse og kan potentielt ansætte underleverandører	Fokuserer på sin specifikke opgave inden for et projekt	Styrer sin egen arbejdsbyrde og sine kunderelationer
Kundeforhold	Er direkte ansvarlig over for kunden	Er ansvarlig over for den leverandør, der har ansat dem	Er direkte ansvarlig over for flere kunder

En forståelse af disse forskelle hjælper virksomheder med at vælge den rette type arbejdskraft til deres behov og sikrer en klar og effektiv projektledelse og gennemførelse med underleverandører.

Denne artikel bruger en bureauorienteret model til at beskrive håndtering af ressourcer og underleverandører i modsætning til byggeprojekter.

9 tips til effektiv håndtering af underleverandører  

Sådan håndterer du underleverandører på den rigtige måde.

1. Involver dem tidligt

I mange bureauer gennemgår projektlederen det arbejdsomfang og den tidsplan, der oprindeligt er blevet præsenteret for kunden.

Ved at involvere underleverandører i de indledende drøftelser af arbejdsomfanget giver du dem mulighed for at stille spørgsmål, tilføje kontekst og levere arbejde af høj kvalitet.

Forskellige leverandører har forskellige tilgange og kan komme med forslag baseret på kundens behov, projektkrav, kvalitetskontrol og deres egen erfaring, hvilket kan bidrage væsentligt til projektets succes.

Bed underleverandøren om at estimere det antal timer, der er nødvendige til opgaven. Afhængigt af deres erfaring, pris eller specialisering kan dette afvige betydeligt fra dit første gæt. Desuden hjælper det dig med at planlægge bedre og holde dem mere bevidst ansvarlige for deres estimater.

En prøveperiode for underleverandører er værdifuld, da den giver dig mulighed for at evaluere underleverandørens præstationer og egnethed i virksomheden, hvilket potentielt kan føre til en fastansættelse eller løbende arbejde.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Fastlæg betalingsvilkår

Understreg nødvendigheden af at definere en klar betalingsplan. Denne bør omfatte projektplanen, milepælene og betalingsfristerne, som kan knyttes til færdiggørelsen af bestemte opgaver eller projektfaser. Klare betalingsbetingelser hjælper med at undgå misforståelser og sikrer rettidige og korrekte betalinger. 

Angiv følgende:

• Krav til fakturaer, herunder hvilke oplysninger der skal medtages (f.eks. en færdiggjort projektplan, datoer og beløb).
• Betalingsmetode (f.eks. bankoverførsel eller check) og alle nødvendige oplysninger til behandling af betalinger. De vil forblive loyale, hvis du betaler dem konsekvent inden for betalingsbetingelserne eller tidligere.
• Den valuta, de vil blive betalt i, hvilket især er vigtigt for internationale underleverandører.

En tydeliggørelse af skatteansvaret, herunder eventuelle tilbageholdelser eller andre gældende skatter, er en måde at sikre et problemfrit samarbejde på. Ved at give disse oplysninger på forhånd beroliger du underleverandørerne og får dem til at føle sig mere trygge ved deres juridiske ansvar.

3. Medtag det væsentlige

Medtag følgende i alle kontrakter:

• Klausuler, der beskriver sanktioner eller konsekvenser ved overskredne frister. Dette vil ikke kun tilskynde til rettidig levering, men også sikre en stabil fremdrift i projektet.
• Hvordan ekstraarbejde eller ændringsordrer uden for det oprindelige omfang vil blive håndteret og honoreret.
• Det opsigelsesvarsel, der kræves ved opsigelse.
• Klausuler, der beskytter følsomme oplysninger og intellektuel ejendom. Dette sikrer, at underleverandører ikke videregiver eller misbruger fortrolige oplysninger, og beskytter dermed projektet og bureauets integritet.

4. Gennemfør introduktion til bureau og projekt 

Når du introducerer underleverandøren, bør du overveje at dele yderligere oplysninger om dit bureau og projektet, især hvis projektet er kundevendt. Du vil sikre en ensartet oplevelse for din kunde og dine teammedlemmer, baseret på hvordan dine øvrige medarbejdere håndterer projektet og kunden.

Introducer kontrahenterne til de interne processer, de centrale teammedlemmer og virksomhedens portefølje. Planlæg og fastlæg oplæringen for hver enkelt ud fra deres styrker og svagheder. Mere erfarne underleverandører har måske kun brug for at lære jeres specifikke proces at kende frem for en fuld gennemgang af, hvordan man bruger værktøjer eller håndterer kunder.

Tilskynd også til aktiv deltagelse i teammøder og brainstormingssessioner for at styrke samarbejdet, og giv detaljerede retningslinjer og skabeloner til leverancer for at sikre ensartethed og kvalitetskontrol. Dette kan omfatte stilguider, kodningsstandarder eller designskabeloner.

Sørg for, at underleverandøren er oprettet i al nødvendig projektstyringssoftware til underleverandører, såsom tidsregistrering, projektstyringsværktøjer, dokumentlagring og en virksomhedswiki.

Når du administrerer leverandører som f.eks. bureauer, skal du sørge for at følge bedste praksis for leverandørstyring.

5. Opstil klare forventninger

Skab et tillidsfuldt miljø ved at være ærlig og transparent. Selv om de måske kun er midlertidigt en del af teamet, er det vigtigt at fremme et positivt forhold.

Det er også vigtigt at tilpasse den måde, du giver og modtager feedback på. De er ikke medarbejdere, så der er sandsynligvis ingen regelmæssige præstationskontroller eller evalueringer.

Det er en god idé at være transparent om, hvordan du vil vurdere deres præstationer på projektet. Definer nøgleindikatorer for præstation (KPI'er) til at måle kvaliteten og rettidigheden af underleverandørernes arbejde.

6. Identificer & begræns risici

Når projektplanen/tidslinjen er oprettet, skal underleverandøren gennemgå den og godkende den. Deres opbakning vil mindske projektlederens eller bureauets hovedpiner, når der skal forhandles om øget tidsforbrug eller højere omkostninger.

Tilføj en buffer på en eller to dage til tidsfristerne, indtil du kender underleverandørens pålidelighed.

7. Fastlæg klare kommunikations- og kvalitetsstandarder

Opret et RACI-diagram for hele projektteamet, så alle, herunder underleverandørerne, forstår deres ansvar. Udpeg den primære kontaktperson, som konsekvent kan være kontakt for dine underleverandører, hvis de har spørgsmål eller har brug for hjælp i en nødsituation. Hold dem opdateret, hvis omfanget af deres arbejde ændrer sig.

8. Fordel underleverandører omhyggeligt 

Få klarhed over underleverandørens tilgængelighed, fleksibilitet og tidszone (især når det gælder planlægning af møder) så tidligt som muligt.

Det er afgørende at forstå og skelne mellem en underleverandørs meritter og deres ønske om at udvide dem. En strateg inden for indholdsmarkedsføring har for eksempel måske arbejdet med brandstrategi et par gange tidligere, men kan være bedre egnet til en rolle som indholdsstrateg i forbindelse med komplekse kundebehov. 

Det er vigtigt at have dette i mente, når du fordeler ressourcer og administrerer underleverandører i din software til ressourcestyring.

9. Overvåg løbende resultaterne

Drag fordel af deres styrker for at opretholde kvaliteten af arbejdet, og giv dem mulighed for at udvikle sig sammen med fastansatte eller andre underleverandører. 

Sørg for regelmæssige opfølgninger med teammedlemmer og afdelingsledere. Det er nemt at arbejde isoleret og fare lidt vild i detaljerne. Muligheder for, at underleverandører kan give feedback, samarbejde og dele deres læring, forbedrer processer og produkter. 

Sådan fungerer administration af underleverandører: Eksempel

Hvis man ser administrationen af kontrahenter og underleverandører gennem et baseballholds briller (dvs. et bureau, der er hyret til opgaven), bliver det tydeligt, hvordan hver rolle bidrager til projektets samlede succes. 

Sådan kan et baseballhold sammenlignes med et bureau, som du har hyret til at bidrage til dit projekt: 

• Baseballhold = Bureau hyret til opgaven 
  • Ansvarsområder: Koordinering af alle teammedlemmer og sikring af, at det overordnede projekt gennemføres effektivt, så kundens forventninger opfyldes.
• Ligakommissær = Kundens interessent
  • Ansvarsområder: Definition af projektkrav, levering af feedback, godkendelse af leverancer og sikring af, at teamets plan opfylder deres behov og forventninger.

• Sportschef = Produktchef 
  • Ansvarsområder: Fastlæggelse af visionen, definition af produktmål, prioritering af funktioner samt beslutninger på højt niveau om omfang og retning.
• Teamleder = Projektleder 
  • Ansvarsområder: Planlægning af strategien, overvågning af resultater, justeringer under kampen samt motivation og støtte til alle spillere.
• Holdkaptajn = Produktejer
  • Ansvarsområder: Sikring af, at spilplanen følger sportschefens vision, prioritering af daglige opgaver og kommunikation med teammedlemmerne (designere og udviklere) for at holde projektet på sporet.

• Indfieldspillere = Underleverandører inden for design
  • Ansvarsområder: Indfieldspilleren er ansvarlig for hurtige og præcise handlinger, der forhindrer modstanderholdet i at rykke frem, ligesom designere skaber de visuelle elementer og brugeroplevelseselementer, der udgør projektets fundament. På hver position har indfieldspilleren de nødvendige færdigheder til at spille den pågældende rolle, f.eks. UX-designere over for motiondesignere på et projekt.
• Outfieldspillere = Underleverandører inden for udvikling
  • Ansvarsområder: Outfieldspillere dækker et stort område og foretager afgørende gribninger og kast for at forhindre point, ligesom udviklere implementerer kode og sikrer funktionalitet for at føre projektet ud i livet. Hver position i outfield kræver særlige færdigheder, f.eks. udviklere af brugergrænseflader over for serverudviklere.

Sådan udspiller det sig i en kamp (et projekt). Teamlederen (projektlederen) udvikler strategien, herunder placeringer og spil, for at hjælpe holdet med at vinde (gennemføre projektet). 

Sportschefen (produktchefen) definerer de overordnede mål og prioriteter og sikrer, at teamets indsats stemmer overens med teamets bredere målsætninger, mens holdkaptajnen (produktejeren) udfører strategien på banen, sikrer, at teammedlemmerne følger spilplanen, og foretager justeringer i realtid.

Når det gælder kommunikation, kommunikerer holdmanageren (projektmanageren) den overordnede strategi og giver feedback om underleverandørernes præstationer under kampen (dvs. i projektets livscyklus).

Den overordnede leder (produktmanageren) kommunikerer visionen og sikrer, at teamet forstår de overordnede mål, mens holdkaptajnen (produktejeren) fungerer som forbindelsesled mellem spillerne (underleverandørerne) og ledelsen (projektmanageren og produktmanageren) og sikrer, at alle er på samme side.

Projektopgaver oversættes til udførelsen af spil. Inden spillerne (designerne) udfører hurtige og præcise handlinger (såsom at skabe designmaterialer) for at forhindre modstanderholdet i at avancere, mens markspillerne (udviklerne) dækker banen og foretager afgørende gribninger og kast (skriver kode og implementerer funktioner) for at forhindre point (sikre projektets fremdrift og levere funktionelle funktioner).

Under kampen giver trænerteamet feedback og foretager justeringer. Holdmanageren (projektmanageren) observerer kampen, giver feedback og foretager strategiske justeringer for at forbedre præstationen.

Den overordnede leder (produktmanageren) sikrer, at teamet har de rigtige spillere (ressourcer), og foretager justeringer på højt niveau for at holde projektet på rette spor, mens holdkaptajnen (produktejeren) giver spillerne feedback i realtid og foretager justeringer efter behov for at sikre en vellykket gennemførelse af den defensive strategi.

Fordele ved at bruge underleverandører

Her er de vigtigste fordele ved at bruge underleverandører:

• Omkostningsbesparelser: Du kan forvente lavere faste omkostninger, da du ikke betaler for personalegoder såsom sygeforsikring, pensionsordninger og andre medarbejdergoder. Arbejdsgivere er ikke forpligtede til at betale lønskatter for kontrahenter.
• Fleksibilitet: Underleverandører kan ansættes projekt for projekt, så virksomheder kan skalere op eller ned afhængigt af arbejdsbyrde og efterspørgsel. Du kan tage dem ind til kortvarige projekter uden langsigtede forpligtelser. Det giver dig mulighed for at tilpasse arbejdsstyrken efter behov og giver dig fuld kontrol over virksomhedens drift. Underleverandører kan desuden ofte arbejde på afstand, hvilket giver adgang til en bredere talentmasse uden behov for flytning eller kontorplads.
• Specialiserede kompetencer: Underleverandører har ofte specialiserede kompetencer, certificeringer og omfattende erfaring inden for deres område, så virksomheder kan drage fordel af deres ekspertise uden behov for langsigtet ansættelse. De kan ofte begynde at bidrage med det samme, da de medbringer deres værktøjer, viden og erfaring til opgaven.
• Nye perspektiver: Et af de mest spændende aspekter ved at have den rigtige underleverandør er potentialet for innovation og nye perspektiver. Med deres forskellige erfaringer kan forskellige underleverandører bidrage med nye idéer og tilgange, hvilket potentielt kan føre til betydelig innovation og procesforbedringer i din virksomhed.

Saml dit A-hold!

Effektiv ledelse af underleverandører kan forvandle dit team til et stjernehold, ligesom et baseballholds forsvar. Vil du i kontakt med andre digitale projektmanagere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores medlemsfællesskab og få adgang til over 100 skabeloner, prøver og eksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektmanagere på Slack.