Guide til ressourcestyring i bureauer: Sådan bliver arbejdet udført

Dine ressourcer, som har navne og arbejder inden for forskellige kreative fagområder, har brug for specifikke oplysninger for at holde ilden brændende på den rigtige måde! Det begynder med den indledende planlægning og køreplan for ethvert givent projekt. 

Author's Tip

Mange værktøjer, såsom software til kreativ projektledelse og software til reklamebureauer, indeholder funktioner til ressourcestyring af netop denne grund.

 

Det er typisk ret svært at håndtere ressourcestyring i bureauer uden et værktøj: Du har ikke et centralt sted, hvor du kan følge udnyttelsen eller se, hvem der arbejder på hvad, eller forudsige, hvem du får brug for til fremtidige projekter, der kommer i pipeline.

Dette kritiske forarbejde begynder at finde sted i afgrænsningsfasen for mindre projekter, og samtalerne forløber ofte nogenlunde sådan her:

• Kundeansvarlig (AM): Kunden har et nyt produkt. De har brug for en lanceringsvideo, der viser de nye funktioner og kan bruges på deres hjemmeside og sociale kanaler. 
• Projektleder (PM): Det lyder godt! Hvornår skal den være færdig? Er der begrænsninger i projektbudgettet, som vi skal tage højde for? Bevægelsesgrafik? Speak? Stockvideo? Optagelse af supplerende materiale? Har vi eksisterende materialer, vi kan gennemgå? Har de brug for versionering af en handlingsopfordring (PS: dette er en klassisk årsag til udvidelse af projektets omfang)? 
• AM: De har et lanceringsarrangement i slutningen af måneden, og den administrerende direktør vil bruge den som en hypevideo til at lancere sin PowerPoint (så den skal kunne integreres i PowerPoint). Kan en del af den være en version, der afspilles i loop, så den kan bruges som teaser? 
• PM: Selvfølgelig. Men eftersom det er slutningen af måneden, kan en optagelse blive vanskelig. Vi har heller ikke talt om budgettet eller eksisterende materialer. Hvis der er mange bevægelsesgrafikker, får vi brug for person X. På grund af tidsplanen ville det også være godt at bruge X, eftersom vedkommende tidligere med denne kunde er kommet succesfuldt fra manuskript til råklip og dermed har sparet os mindst en eller to runder. 

Afhængigt af, hvordan det hele udvikler sig, kan du identificere, hvem der bliver brug for, hvad de får brug for, og hvor meget kapacitet der kræves af dem. Du vil også kunne estimere honorarer og direkte omkostninger korrekt og i sidste ende beslutte, om projektet kan gennemføres inden for de eksisterende rammer uden at bidrage til udbrændthed. 

Afhængigt af bureauets størrelse finder den slags samtaler sted mere eller mindre kontinuerligt, og hvilke personer der deltager, afhænger af projektets omfang og kompleksitet. 

Sådan foregår ressourcestyring i bureauer

Det meste af tiden vil du "arbejde baglæns fra en dato". Det betyder, at du planlægger alle de vigtigste trin, der skal til for at nå et bestemt resultat inden dato X. Det er nemt nok, hvis du kender spillet. Hvis ikke, så tag fat i dine vigtigste interessenter. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Tildel ressourcer 

Så hvis du ved, hvad vi skal lave, hvornår det skal være færdigt, og hvad budgettet er, hvordan afgør du så, hvem der faktisk har tiden og de nødvendige kompetencer, ikke har ferie i afgørende perioder og i sidste ende kan levere? Lad os arbejde os baglæns. 

Regnestykket er ret enkelt; det er puslespillet, der giver udfordringer. Hvor mange arbejdsdage er der mellem projektets startdato og den endelige frist? Man skulle tro, at det ville være lige så enkelt, som det lyder. Det er det ikke. 

Lad os se på den stigende hastende karakter bag fristerne:

• Niveau 1: Kunden har fri mandag og vil derfor gerne have alt torsdag i forvejen. De tester det i PowerPoint fredag for at sikre, at alt fungerer, og for at løse eventuelle problemer, hvis det er nødvendigt.
• Niveau 2: Kunden har fri mandag, men nogle medlemmer af kundens team vil være til stede og kan begynde at teste fredag og derefter foretage eventuelle ændringer mandag.
• Niveau 3: Kunden fortæller dig, at den vigtigste interessent alligevel ikke ser noget før mandag. De kan foretage eventuelle redigeringer derefter og forberede præsentationen onsdag.
• Niveau 4: Kunden fortæller dig, at alle endelige filer skal afleveres tirsdag morgen. Alle problemer og al kvalitetssikring håndteres tirsdag
• Trusselsniveau midnat: Kunden beder dig sende filerne tirsdag ved middagstid. Derefter tager de over. 

Nogle afleveringsdatoer ligger så tæt på, hvornår materialerne skal være live, at selvom du teknisk set har afleveret, har afleveringsdatoen skabt så meget stress, at kunden måske ikke vil bede dig om at arbejde på yderligere projekter.

2. Udarbejd en projekttidsplan

Når du har det fulde overblik, herunder potentielle planer A, B, C og D, kan der udarbejdes en komplet tidsplan. Smartsheet er et fremragende, formålsdrevet stykke ressourcestyringssoftware, der gør dette godt. Kundedatoer og interne datoer kan nemt filtreres, og kritiske milepæle kan nemt fremhæves for vigtige interessenter. 

Med de rette afhængigheder på plads kan du informere projektteamene og kunden om, hvornår der er behov for en afgørende handling, eller hvornår der skal træffes en beslutning, som driver fremdriften, herunder en sidste mulige startdato (dvs. hvis vi ikke starter senest på X-datoen, sker det ikke). 

Med denne indledende projektgrundplan er det tid til at begynde processen med at identificere de vigtigste aktører. Se det grundlæggende eksempel på en tidsplan nedenfor. Med denne kan du regne baglæns i forhold til PTO, kundens fravær, helligdage og alle andre potentielle konflikter. 

3. Kontrollér ressourcernes kompatibilitet

I mit tidligere bureau bad projektlederne om teams til en bestemt opgave og varighed. Når vi antager, at ovenstående øvelse er gennemgået grundigt, og at vi nu kender konsekvenserne for tidsplanen, kan vi vurdere eventuelle yderligere overvejelser.

Her er den tragt til vurdering af opgaver, som vi brugte i vores bureau:

Først så vi på kompetencerne ved at stille følgende spørgsmål. 

• Har teammedlemmet det, der er nødvendigt for den pågældende kunde? 
• Hvilket senioritetsniveau har vedkommende i kundevendte sammenhænge?
  • Kender vedkommende brandet? Kan vedkommende bidrage med noget nyt?
  • Er vedkommende konsekvent, vedholdende og pålidelig?
• Hvor godt arbejder vedkommende sammen med sine kolleger i teamet?

Derefter så vi på ressourceudnyttelsen.

• Har vedkommende den rette kapacitet til at levere med succes?
• Vil vedkommende kunne opfylde de nødvendige ansvarsområder på alle vigtige datoer?
  • Har vedkommende planlagt PTO eller andre kundekonflikter, såsom rejser i forbindelse med optagelser eller præsentationer ansigt til ansigt?

Denne samtale om vurderingstragten fandt sted mellem afdelingscheferne og driftsafdelingen. Afdelingscheferne vil primært gerne vide, om den pågældende person har kapacitet. Til det kan tidsregistreringssoftware hurtigt give indsigt i, hvad alle arbejder på, hvornår det skal være færdigt, hvornår PTO er planlagt, og hvilke andre konflikter der måtte være. 

Med disse oplysninger i hånden, når man kender tidsplanen og hvem der kan påtage sig arbejdet, kan en endelig og internt godkendt (af alle interessenter) projektplan forsvares. Dette "forsvar" af projektplanen er afgørende for at få alle, der kan blive påvirket af tidsplanen, samlet i samme rum.

Almindelige udfordringer med bureauers ressourcestyring

Selvfølgelig er ovenstående ikke virkeligheden, især ikke i marketing- og reklamebureauer. Eksemplerne nedenfor er blot nogle af de måder, hvorpå forhindringer opstår. 

Her er et eksempel på en samtale baseret på vores tidsplan i Smartsheet. 

• PM: Denne tidsplan fungerer kun, hvis alle holder sig til disse datoer. Der er ikke plads til at gå glip af gennemgange eller forsinke feedback!
• AM: Forstået. Jeg giver kunden besked. Tak, fordi du sendte den.
• Kunde: Tak for denne tidsplan. Kan vi ændre datoen for den anden gennemgang? Vores administrerende direktør er bortrejst.

Og her er endnu et eksempel.

• PM: Det ser ud til, at du har afsat fire timer om dagen i den kommende uge. Er det korrekt? 
• Kreativ direktør: Ja, og det er kun for X-kunden. Timerne, der er afsat til mig for Y-kunden, er også alt for få. Jeg er fuldstændig overbebyrdet de næste 2 uger.
• Drift & Ressourcestyring (som netop har trukket en udnyttelsesrapport) til PM: Hvorfor er art directoren kun fakturerbar 70 % af tiden? Tildeler du ikke vedkommende arbejde?
• PM: Øhhhh…

Glem ikke tidsregistrering og timesedler!

• Udøvende kreativ direktør: Sæt venligst jobnumre i mødeinvitationerne, så jeg kan gå tilbage og udfylde mine timesedler for måneden.
• Økonomi: [Alle bureauets e-mails] Det er slutningen af måneden. Indsend jeres timesedler inden arbejdsdagens afslutning fredag.
• Drift og ressourcestyring: Skal jeg godkende mere end 400 linjer i timesedler? I dag? Inklusive leverandørfakturaer? Så må jeg hellere tage en øl.
• PM: Fedt! Mit projekt følger planen; jeg er faktisk langt under budget!
  • Samme PM: HVAD??? Vi har stadig en måned tilbage, og jeg er næsten over budgettet. Det er kun en dag siden, jeg trak den seneste rapport.
• Økonomi: Ingen freelancere før slutningen af 2. kvartal. 
• Drifts- og PM-teamet: Kan du tage dette projekt?
  • Hele bureauet: Jeg er så overbebyrdet, men selvfølgelig.
• Ny forretning: Vi har brug for et team i dag!
  • PM: Okay, lad mig undersøge mulighederne for freelancere. 
  • Udøvende kreativ direktør: Hvornår kan vi give de interne teams spændende muligheder?
  • PM: Nu? 
  • ECD: Hvem har kapacitet? 
  • PM og Drift: Det ser ud til, at ingen har det. 
  • Økonomi: Ingen freelancere. 

Ingen af disse ting er uoverstigelige. De kan lyde som fuldstændige forhindringer, men alt er til forhandling, uanset hvordan det lyder i begyndelsen. Gode kommunikationsevner, ordentlig ressourceplanlægning og ihærdig problemløsning kan nemt hjælpe teams videre fra disse udfordringer. 

Det mere skadelige problem er forestillingen om, at disse problemer slet ikke burde eksistere. De opstår ikke alle på samme tid eller med samme hyppighed og intensitet, men når du overvejer din forretningsstrategi og tilgang, vil det, du beslutter, medføre sine egne udfordringer. 

I sidste ende er god ressourcestyring i bureauet nøglen til rentabilitet.

Sådan prioriterer du rentabilitet

Er vi så rentable? Hvordan ved vi det? Det korte svar er at spørge folkene i økonomiafdelingen. Men det bør du også vide.

En måde at se det på er udnyttelsesgrader. Det er i hvilket omfang ressourcer som medarbejdere og udstyr anvendes effektivt og hensigtsmæssigt til at gennemføre projekter og initiativer. Det er en måleenhed, der bruges til at vurdere, hvor godt bureauet maksimerer produktiviteten og kapaciteten af sine ressourcer.

God udnyttelse kan føre til en højere EBITDA (indtjening før renter, skat, af- og nedskrivninger) og højere omsætning.

Omsætning henviser til den samlede indkomst eller det samlede salg, der genereres af en virksomhed, organisation eller enkeltperson gennem den primære forretningsaktivitet. Det repræsenterer det beløb, der tjenes gennem salg af varer, levering af tjenester eller andre indtægtskilder. 

Omsætning er et grundlæggende aspekt af regnskaber og en vigtig indikator for en virksomheds resultater og rentabilitet. Den omfatter ikke fradrag for udgifter, skatter eller andre omkostninger og giver dermed et samlet mål for det beløb, der kommer ind i enheden.

Kort sagt ønsker økonomiafdelingen at: 

• Maksimere EBITDA
• Maksimere omsætningen
• Maksimere udnyttelsen

Økonomiafdelingen kan gøre dette, fordi: 

• Økonomiafdelingen elsker penge
• Eller fordi økonomiafdelingen ønsker en stabil virksomhed i vækst og elsker penge 
• Eller fordi økonomiafdelingen ønsker en stabil virksomhed i vækst, der aldrig behøver at gennemgå fyringsrunder ... og elsker penge! 

Spøg til side er denne rolle afgørende for ethvert bureaus langsigtede succes, og derfor bør vi holde af økonomiafdelingen. Arbejd sammen med økonomiafdelingen – få dem med på dit hold! Der kan komme mange praktiske indsigter fra økonomiafdelingens rapportering om udnyttelse (du kan også prøve rapporteringssoftware til marketingbureauer eller blot rapporteringssoftware til bureauer, så du ikke altid er afhængig af økonomiafdelingen for at få tallene). 

Udfordringer ved at opretholde rentabiliteten

Her er nogle strategier til at kontrollere omkostninger eller skabe en bedre balance mellem arbejdsliv og privatliv, når rentabilitet er en prioritet.  

Argumenterne for og imod at køre med en slank organisation:

• For: Du holder organisationen stram og deler sejrene. Du kan modstå svære tider og skabe et grundlag for langsigtet stabilitet.
• Imod: Det kan føre til udbrændthed, som resulterer i høj personaleudskiftning og utilfredshed med jobbet, hvilket gør langsigtet stabilitet irrelevant. 

Argumenterne for og imod en stor medarbejderpulje:

• For: Du har en solid liste at vælge fra, når der er brug for teams. Det bliver nemt at håndtere hasteforespørgsler og uventede muligheder. Du får mulighed for at undgå freelancere på nye forretningspræsentationer og beholde mere arbejde internt. 
• Imod: Vedligeholdelse af en stor medarbejderstab i magre tider kan føre til fyringer og skabe et indtryk af ustabilitet, især hvis der er flere runder inden for en kort periode.

Argumenterne for og imod freelancere:

• For: De kan potentielt afsætte flere timer og arbejde i weekender for at sikre en sejr i sidste øjeblik. De vil være dedikerede til én enkelt opgave med færre afbrydelser eller distraktioner. Du kan ansætte mange specifikke korttidsressourcer med en høj grad af specialisering inden for et bestemt område. 
• Imod: Freelancere kan være uberegnelige, og deres kompetencer er ofte uprøvede. De fungerer måske ikke godt i en given organisationskultur. De er ofte dyre og medfører udfordringer med fakturering, betaling og tillid.

Min erfaring omfatter bureauer, der både har kørt med en slank organisation og bureauer med en stor medarbejderpulje. Som med alt andet: Når tiderne er gode, er tiderne gode. Når de er dårlige? Ja, så er de ikke gode. Begge dele har brugt underleverandører og freelancere med både gode og dårlige resultater. 

Det bureau, der kørte med en slank organisation, kom efter min individuelle erfaring bedre gennem de svære tider (dvs. uden fyringer).

Sådan bruger du freelancere

Hvis der er for meget arbejde og ikke nok ressourcer, så opbyg en pulje af freelancere, du har tillid til. Tal med andre, få navne, opbyg dit netværk, og træk derefter en kanin op af hatten, når du har den rette person til jobbet. Brug af projektstyringssoftware til freelancere kan hjælpe dig med at holde styr på opgaver, strømline kommunikationen og sikre, at deadlines overholdes – også selvom du administrerer en fjernpulje af bidragydere.

Hvis freelancearbejde ikke er en mulighed, handler det om det helt grundlæggende i projektopfølgning og planlægning, om at samarbejde med din projektlederkollega om vedkommendes vigtige datoer og om så vidt muligt at flytte rundt på dele af projekterne med stort/lille behov. 

Hvis den mulighed ikke er til stede, er din sidste udvej at flytte datoer eller indhente tiden i en senere fase. Arbejde til sent om aftenen og i weekender bør være undtagelsen og ikke normen. Det afgørende er proaktiv, foregribende kommunikation og forventningsafstemning. Undgå faldgruben med en overraskende overskridelse af en deadline. 

Hvis du har en person med ansvar for drift eller ressourcer, så støt vedkommende og send dem navne på freelancere. De kan få dem integreret og godkendt som leverandører, så de er klar til at blive tilkaldt, når der opstår behov.

Hvis du har for lidt arbejde, så støt din direktør for nye forretninger ved at hjælpe med at opdatere udgående materialer, eller arbejd på en opdatering af interne materialer og videoer. 

Uanset hvad du gør, skal du sørge for at føre arbejdet fremad på en produktiv måde. Tænk som en iværksættervirksomhed, og tag ansvar for at bidrage til indsatsen for at få nye kunder. Personer, der ikke er fuldt udnyttet, kan potentielt bruge deres ikke-fakturerbare timer på disse initiativer. 

Hvad er det næste?

Vil du i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til over 100 skabeloner, eksempler og prøveeksempler, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.