Hvad er et dokumentworkflow? Eksempler og bedste praksis
Effektive workflows, vellykkede projekter: Tydelige dokumentworkflows forbedrer gennemsigtigheden og øger sandsynligheden for at levere projekter til tiden, inden for budgettet og i overensstemmelse med omfanget.
Hvem arbejder på hvad: En tydelig proces med definerede roller og ansvarsområder hjælper med at sikre, at teamet kender sine opgaver, hvilket giver et mere gnidningsfrit workflow og mindre projektrelateret forvirring.
Hold dig nemt inden for omfanget: Tydeligt beskrevne processer hjælper med at fastholde projektets omfang og forhindre unødvendige udvidelser eller afvigelser, der kan føre til overskredne deadlines eller budgetoverskridelser.
Effektive dokumentarbejdsgange kan hjælpe dig med at styre dit projekt med succes. Med en klar proces for, hvem der arbejder på hvad og hvornår, får du større klarhed over projektkrav, -omfang og opgavefordeling, hvilket igen hjælper dig med at levere projekter til tiden, inden for budgettet og det aftalte omfang.
Du styrer dine dokumentarbejdsgange med software til arbejdsgangsstyring.
Hvad er en dokumentarbejdsgang?
En dokumentarbejdsgang er en proces, der viser, hvordan dokumenter bevæger sig gennem organisationen. Trinnene kan omfatte oprettelse af dokumentet, gennemgang og revision af dokumentet, godkendelse af det endelige dokument, publicering og arkivering.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Arbejdsgangen bør også tydeliggøre roller og ansvar, efterhånden som dokumentet bevæger sig gennem processen.
Hvorfor er dokumentarbejdsgange vigtige?
Dokumentarbejdsgange er vigtige, fordi de skaber klarhed. De definerer, hvem der gør hvad og hvornår.
Uden en dokumentarbejdsgang kan du ende med modstridende tilbagemeldinger eller få behov for at omarbejde et dokument, hvilket kan forsinke din tidsplan. Det kan ske, fordi en vigtig interessent ikke fik mulighed for at gennemgå eller godkende dokumentet, eller fordi der ikke var en formel godkendelsesproces.
Dokumentarbejdsgange eller dokumentstyringsprocesser adskiller sig fra generelle arbejdsgange ved at være langt mere specifikke. Mens dine arbejdsgange måske beskriver en generel proces for, hvordan arbejdet udføres i din virksomhed eller dit bureau, går en dokumentarbejdsgang mere i dybden og er mere detaljeret.
Det lyder måske overdrevet, men det kan hjælpe dig med at effektivisere din beslutningstagning og dokumentdirigering samt undgå flaskehalse, der kan medføre dokumentrelaterede forsinkelser eller projektforsinkelser.
Eksempler på dokumentarbejdsgange
Når du opretter dokumentstyringsarbejdsgange for din organisation, kan det være en hjælp først at se på nogle virkelige eksempler på arbejdsgange.
Introduktionsdokumenter for kunder eller teammedlemmer
Når en ny kunde eller nye teammedlemmer introduceres, bidrager mange personer til de dokumenter, der guider processen, herunder HR, økonomi, drift og projektteamet.
Teamets arbejdsgang kan se sådan ud:
- Rekrutteringsmedarbejderen, sælgeren eller den ansættende leder udarbejder et velkomstbrev
- Andre teammedlemmer tilføjer dokumenter, der skal læses eller udfyldes, såsom en medarbejderhåndbog, afdækningsundersøgelser, HR-dokumenter og kontrakter
- Projektlederen eller teamlederen gennemgår dokumenterne for at sikre, at de hænger sammen, og at intet er blevet overset
- Hvis der mangler noget, sendes det tilbage til revision
- Når revisionerne er færdige, godkendes dokumentet
- Kundens eller teammedlemmets kontaktperson sender dokumenterne ud
- Projektlederen opretter en opgave i projektstyringsværktøjet, dokumentstyringsværktøjet eller CRM-systemet for årligt at gennemgå dokumenterne og se, om de skal opdateres
Pressemeddelelser
Pressemeddelelser er et godt eksempel på dokumenter, der har brug for en klar arbejdsgang og godkendelsesproces. Det skyldes, at de normalt er ekstremt tidsfølsomme – tidsvinduet for pressedækning af en nyhedsværdig begivenhed er forholdsvis kort.
Selvom arbejdsgangen er forholdsvis enkel, vil du og dit team måske tilføje et trin, der underretter gennemlæserne eller godkenderne om, at dokumentet er på vej og skal behandles hurtigt.
Jeres arbejdsgang kan derfor se sådan ud:
- Teamet beslutter, at de vil udsende en pressemeddelelse
- Teamet fastlægger vinklen på historien
- Forfatteren udarbejder pressemeddelelsen
- En leder gennemgår pressemeddelelsen (det er normalt nødvendigt samme dag eller den følgende dag)
- Forfatteren gennemfører eventuelle revisioner af pressemeddelelsen
- Lederen foretager en endelig gennemgang og godkender dokumentet
- Pressemeddelelsen sendes til relevante journalister
Landingssider på websteder
En landingsside på et websted er endnu et godt eksempel på et dokument, der kan drage fordel af en formel arbejdsgang og en klar godkendelsesproces. Ligesom en pressemeddelelse kan en landingsside på et websted også være tidsfølsom.
Afhængigt af hvad siden er til, kan det være nødvendigt at lancere den på et bestemt tidspunkt baseret på en kampagne, et særligt tilbud eller et udsalg. Derfor kan det at have en arbejdsgang og proaktivt informere de involverede betyde forskellen mellem en effektiv lancering og en fiasko.
Det kan for eksempel se sådan ud:
- Bekræft produktlancering og tidspunkt
- Udpeg en person til at designe siden og skrive et første udkast til teksten
- Tilføj teksten til den designede side
- Foretag en intern gennemgang
- Gennemgå siden med kunden eller ledelsesteamet
- Foretag eventuelle ændringer på landingssiden
- Gennemfør den endelige kvalitetssikringstest (QA) og/eller brugergodkendelsestest (UAT)
- Foretag eventuelle endelige ændringer
- Sørg for, at sporing og analyse er konfigureret korrekt
- lancér landingssiden
Dokumentarbejdsgang
Her er en trinvis proces til at oprette en arbejdsgang til oprettelse eller håndtering af dokumenter i din organisation.
1. Forstå mål og krav
Start med at lave en liste over mål og krav. De bør være knyttet til at sikre, at dine forretningsprocesser følges, og at alle de trin, der er nødvendige for at færdiggøre dokumentet, er medtaget. Hvis en ledende medarbejder for eksempel skal godkende et dokument, før det deles med vigtige interessenter, hele virksomheden eller en kunde, skal du sørge for, at det fremgår af processen.
2. Udarbejd arbejdsgangen fra start til slut
Når du har forstået alt og alle, der er involveret i at oprette dokumentet, skal du udarbejde arbejdsgangen fra start til slut. Tænk på det som at fortælle en historie – endnu bedre: Lav et flowdiagram, der viser det visuelt.
List trinnene i rækkefølge, og fastslå, hvem der skal involveres. Hvad laver de, og hvornår gør de det? Hvordan ved de, hvornår det er tid til deres del af processen?
Gør dit bedste for at få det hele med, men læg ikke for stort pres på dig selv for at gøre det perfekt. Du kan udfylde eventuelle huller eller forbedre ineffektive dele i næste trin af processen.
3. Find huller i processen, og gentag
Når du har udarbejdet din arbejdsgang, skal du gennemgå processen for at finde områder, der mangler eller kræver mere opmærksomhed. Se efter:
- Manglende meddelelser eller endda hele trin
- Flaskehalse
- Problemer med adgangskontrol (f.eks. at en person, der skal gennemgå dokumentet, ikke kan se det)
- Steder, hvor revisionsspor kan være nyttige
Og endelig: Er der steder, hvor du kan optimere din arbejdsgang, enten med automatisering eller blot ved at øve jer mere i at samarbejde som et team?
4. Overvej, hvor og hvordan dokumenter skal opbevares
Hvis mange mennesker er involveret, skal du overveje, hvordan du opbevarer dokumenter i hele dokumentets livscyklus (dvs. arkivering). Hvis du ofte skal producere et bestemt dokument eller en bestemt dokumenttype, kan muligheden for at starte fra en ældre version spare masser af tid, så sørg for, at den seneste version er nem at finde!
Overvej et værktøj, der giver dig mulighed for at tilføje metadata, så du kan sikre, at folk bruger det rigtige dokument på det rigtige tidspunkt. Dette er især vigtigt inden for sundhedssektoren eller andre brancher med lovgivningsmæssige krav, da forkerte oplysninger på det forkerte sted kan få store konsekvenser.
Sørg også for, at folk ikke bruger dokumenter med gamle eller ligefrem forkerte oplysninger. Du kan overveje at tilføje tilladelser eller placere en tekst på de forældede versioner. Et godt gammeldags: KUN TIL REFERENCE MÅ IKKE BRUGES kan gøre underværker (og ja, du skal bruge store bogstaver).
5. Brug de rigtige værktøjer og automatiseringer
Overvej, hvor du kan automatisere dine dokumentarbejdsgange eller de overordnede processer for dokumenthåndtering.
Skabeloner, foruddefinerede overskrifter eller automatiseringsregler i din arbejdsgang eller projektstyringssoftware kan strømline gentagne opgaver. Selv enkle funktioner som afhængighedsbaserede advarsler, der giver et teammedlem besked, når det er deres tur, kan spare tid og reducere behovet for opfølgning.
Når du udvikler interne arbejdsgange, skal du indarbejde bedste praksis for dokumenthåndtering—som at bruge ensartede skabeloner, anvende tydelige navngivningskonventioner og tagge metadata—for at reducere omarbejde og holde din dokumentation afstemt på tværs af teams.
Tænk over, hvor ofte du følger op på opdateringer eller tjekker status for en opgave. Med de rette værktøjer sker dette arbejde automatisk, så du kan fokusere på det, der betyder mest: at skabe kvalitetsdokumenter.
Ved at implementere et dokumenthåndteringssystem med indbygget automatisering kan du gå et skridt videre, eliminere manuelle statustjek og sikre, at hvert trin i din arbejdsgang skrider jævnt og effektivt frem.
Værktøjer til dokumentarbejdsgange
At have de rette værktøjer og skabeloner til rådighed kan gøre det meget nemmere at oprette, administrere og opdatere dokumentarbejdsgange. Du har mange valgmuligheder, når det gælder oprettelse af digitale dokumenter, dokumentbehandling og automatisering af arbejdsgange.
Her er de bedste værktøjer til software til arbejdsgangsstyring, som gør dokumentarbejdsgange nemme at opsætte og udføre:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Bedste praksis for dokumentarbejdsgange
Når det gælder oprettelse og administration af dokumentarbejdsgange, er her nogle bedste praksisser, du bør have in mente:
- Hold din arbejdsgang enkel: Målet bør være at strømline din arbejdsgang med så få trin som muligt for at sikre effektiv og velfungerende dokumenthåndtering.
- Automatiser gentagne opgaver, hvor du kan: Fremskridt inden for automatisering af arbejdsgange (herunder AI) kan hjælpe med at aflaste dig, når det gælder gentagne opgaver. Selv en grundlæggende skabelon i dit projektstyringsværktøj eller dokumenthåndteringssystem kan spare dig for flere timer om ugen.
- Opret et nyt dokument, før du deler det med en kunde eller interessent: De har sandsynligvis ikke brug for at se dine kommentarer til kolleger i den endelige version.
- Brug tilladelser og versionsstyring efter behov: Ud over din arbejdsgang for dokumentgodkendelse skal du også sørge for at have arbejdsgange til håndtering af tilladelser. Dette gælder især for dokumenter, der indeholder følsomme oplysninger. Du ønsker ikke at risikere flere muligheder for menneskelige fejl (f.eks. at de forkerte personer udgiver det forkerte dokument). Et dokument med forældede oplysninger, der bruges offentligt, kan medføre mange problemer, herunder potentielle juridiske udfordringer.
- Gennemgå dine arbejdsgange regelmæssigt for at sikre, at de forbliver opdaterede: Når du har opsat automatiserede arbejdsgange eller opbygget et problemfrit arbejdsgangssystem, er dokumentarbejdsgange ikke noget, man bare kan sætte op og glemme. Gennemgå dine arbejdsgange ofte for at sikre, at de fungerer så problemfrit som muligt. Du kan overveje at tilføje nogle målepunkter for, hvor ofte teamet bør gennemgå arbejdsgange inden for dokumenthåndtering. Dette gælder især for din organisations vigtigste dokumenter.
Sådan automatiserer du dokumentarbejdsgange
Jeg har allerede talt om måder at integrere automatisering i dine arbejdsgange på, men her er nogle enkle trin, du kan tage, hvis du stadig tøver med at komme i gang.
- Start med de eksisterende automatiseringsmuligheder i din dokumenthåndteringssoftware: Det meste software til dokumentarbejdsgange har indbyggede automatiseringsmuligheder. Se efter de dele af din arbejdsgang, der er nemmest at automatisere ved hjælp af de softwarefunktioner, du allerede har (betragt dette som lavthængende frugter). Det er vigtigt at bemærke, at gratis dokumenthåndteringssoftware muligvis ikke har denne funktion.
- Brug elektroniske dokumenter, hvor det er muligt: Håndtering af fysiske papirdokumenter kan gøre automatisering mere udfordrende, så brug elektroniske dokumenter så meget som muligt. Der kan stadig være tidspunkter, hvor papir er den bedste løsning, så det kan være nødvendigt at have en manuel proces til dokumenthåndtering.
- Brug Zapier eller integrationer til at administrere dokumenter på tværs af software: Det kan føles umuligt at få en sammenhængende automatisering af dokumentarbejdsgange, når dit arbejde foregår i forskellige softwareprogrammer. Men de fleste cloudbaserede SaaS-produkter kan forbindes ved hjælp af enten indbyggede integrationer eller Zapier. Et par Zaps kan være forskellen på at skulle arbejde i tre værktøjer og kun at skulle arbejde i ét.
Hvad er det næste?
Uanset om din organisation gennemgår en digital transformation, eller om du ønsker at forbedre dine arbejdsgange for dokumenthåndtering, har The Digital Project Manager alt, hvad du har brug for. Slut dig til dine kolleger i vores aktive og imødekommende fællesskab for at lære mere om de seneste tendenser inden for arbejdsgangsstyring.
