Top 11 udfordringer inden for projektledelse: Sådan overvinder du dem

Gennem denne artikel vil du se henvisninger til en nyere undersøgelse, som blev gennemført i 2020, og hvor respondenterne blev spurgt om, hvad deres største udfordring på det tidspunkt var. Ikke alle de udfordringer, der dækkes her, var inkluderet i undersøgelsen.

1. Konflikter i projektteamet

Konflikter i projektteamet kan være drevet af, som nogle respondenter i vores undersøgelse bemærkede, giftige arbejdsmiljøer eller personligheder, der støder sammen, samt mangel på ansvarlighed i projektteamet, hvilket også hæmmer samarbejde og teamsamarbejde.

Når teams oplever dårlig kommunikation eller problemer med fejlkommunikation og ikke samarbejder på det rette niveau, kan det føre til projektfiasko.

Ifølge Harvard Business Review skyldes 39 % af konflikterne forskelle i kommunikationen, og 22 % skyldes uklare forventninger.

Effektiv kommunikation og afstemning af forventninger er to centrale områder, som projektledere er ansvarlige for, hvilket betyder, at de helt kan reducere risikoen for, at der opstår konflikter (samt bruge konfliktløsningsteknikker, når konflikter opstår).

Sådan overvinder du det

• Få specifik træning i projektledelse og konfliktløsningsteknikker, som kan give dig værktøjer til at håndtere konflikter og andre mindre ideelle situationer. 
• Etablér et tydeligt hierarki, SMART-projektmål og projektmålsætninger, samt et system for ansvarlighed. Planlæg regelmæssige opfølgninger med teammedlemmerne, og hold dem ansvarlige for deadlines og kvalitetsstandarder.
• Implementér gennemprøvede metoder til at øge den psykologiske tryghed. Det sikrer, at teammedlemmerne føler sig hørt og respekteret, hvilket hjælper med at reducere konflikter.

2. Begrænset adgang til ressourcer

Projektledere har svært ved at allokere ressourcer til deres projekter, især når projekter kører sideløbende, og teams er opdelt mellem konkurrerende prioriteter.

Kommentar
afu/beachbabe74 fra diskussionen
iprojektledelse

Selvom noget af dette kan løses med en ordentlig fase for projektplanlægning, handler det også om projektbudgettet. Projekter med mindre budgetter har ofte færre dedikerede ressourcer, selvom de kan have et arbejdsomfang, der kræver flere ressourcer.

Sådan overvinder du det

• Gør dig bekendt med vigtige metoder til ressourcestyring som ressourceudjævning og ressourceudglatning. Begge kan hjælpe med at balancere ressourcernes belastning mellem teammedlemmerne, men brug ressourceudglatning, når du har en fast deadline, der ikke kan ændres. 
• Forbedr dine evner inden for ressourceprognoser. Jo længere tid i forvejen du ved, hvilke ressourcer du får brug for, desto tidligere kan du reservere dem, så du sikrer, at du har alle de nødvendige ressourcer. 
• Brug ressourcestyringssoftware. Det er den nemmeste måde at ændre opgaver og tildelinger på, overvåge teamets kapacitet og arbejdsbyrde samt vurdere, hvilke ressourcer du faktisk har brug for.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Mangel på træning eller projektledelseskompetencer

Projektledere bliver ofte sat ind i rollen uden nogen formel uddannelse (selvom det typisk kommer senere) eller de projektledelseskompetencer, tekniske kompetencer eller bløde kompetencer, der ville give dem de bedste forudsætninger for succes.

Flere respondenter i vores undersøgelse nævnte manglende selvtillid som deres største udfordring, og tre svar nævnte specifikt, at de var nye inden for projektledelse. En respondent bemærkede, at de "havde problemer med at udvide [deres] kompetencer fra grundlæggende ledelse til ledelse af projekter i mindre skala."

Sådan overvinder du det

• Øv dig i at være fleksibel, uanset hvilken type eller størrelse det digitale projekt, du leder, har. Tilpas dig hurtigt til forskellige scenarier, og lær af dine fejl. 
• Sæt tid af til personlig læring og uddannelse i projektledelse. Deltag i fællesskabsgrupper, og opbyg et netværk med dine kolleger. Vores Slack-fællesskab (en del af DPM-medlemskabet) er et godt sted at deltage i samtalen.
• Tag vores kursus i at mestre digital projektledelse, som nu er tilgængeligt via DPM-medlemskabet. Kurset dækker hele projektets livscyklus samt vigtige metoder som agil projektledelse og vandfaldsmodellen og taktikker til at levere succesfulde projekter.

4. Mangel på klare processer

Mange respondenter i vores undersøgelse nævnte, at deres største udfordring inden for projektledelse var processer, uanset om det drejede sig om specifikke projektprocesser eller virksomhedens processer. Flere svar nævnte, at deres organisation manglede arbejdsgange, og at det faldt tilbage på projektlederne at oprette og implementere dem.

Andre var frustrerede over, at andre ikke fulgte de etablerede processer.

Kommentar
afu/wookiedaywalker fra diskussion
iprojektledelse

Sådan overvinder du det

• Brug skabeloner, når du opretter procesdokumenter. Det sparer dig tid og forvirring, fordi du blot kan redigere et eksisterende procesdokument i stedet for at oprette et fra bunden. Du kan oprette skabeloner ud fra dine eksisterende dokumenter, eller der findes mange gratis og betalte skabeloner, som kan give dig et udgangspunkt. 
• Udfør en analyse af de grundlæggende årsager. Før du går i gang med løsninger, bør du overveje at bruge en analyse af de grundlæggende årsager for at forstå, hvorfor processer bliver sprunget over eller ikke fungerer. Det kan afsløre mangler i uddannelsen, uklart ansvar eller værktøjer, der ikke understøtter arbejdsgangen.
• Opret et udvalg for forandringsledelse til at rulle nye processer og ændringer af eksisterende processer ud. Inkluder teammedlemmer fra forskellige afdelinger, så alle får mulighed for at give deres mening til kende og bakke op om den nye proces.

5. At holde sig inden for projektets omfang

Flere respondenter sagde, at projektets omfang var deres største udfordring: især at holde sig inden for projektets omfang, undgå udvidelse af projektets omfang og håndtere ændringer af omfanget i sidste øjeblik. Udvidelse af projektets omfang kommer for det meste fra kunder ("Jeg håbede bare..." "En idé mere..."), men det kan også komme fra teammedlemmer, der virkelig gerne vil imponere. 

Et svar bemærkede den dominoeffekt, som ændringer af projektets omfang har, samt den efterfølgende interessenthåndtering, der opstår, når ændringer af omfanget også kræver ændringer af projektplanen eller budgettet.

Sådan overvinder du det

• Se tilbage på arbejdsbeskrivelsen og/eller beskrivelsen af projektets omfang. Hvis en kunde beder om noget, der ikke er beskrevet i et af disse dokumenter, skal du henvise kunden tilbage til dokumentet, så det kan gennemgås. 
• Implementer en proces for ændringsanmodninger. Hvis en kunde eksempelvis ønsker en funktion, der ikke oprindeligt var inkluderet i projektets omfang, skal du udfylde en ændringsanmodning, der beskriver, hvilken indvirkning udviklingen af funktionen vil have på projektets budget, tidsplan og ressourcer. Kunden gennemgår måske ændringsanmodningen og beslutter ikke at gå videre, men hvis kunden gør det, kan du derefter justere projektets tidsplan eller budget efter behov.

6. Manglende indsigt i fremskridt

Projektledere klager ofte over, at de ikke er klar over projektforsinkelser eller problemer, før det er for sent, og at de heller ikke har indsigt i, hvor meget arbejde der er blevet udført i forhold til, hvor meget budget og tid der er blevet brugt. 

For ikke at nævne, at processen med at finde disse oplysninger er enormt tidskrævende uden en ordentlig rapporteringsløsning: 

Kommentar
af fra diskussionen
iprojektledelse

Sådan håndterer du det

• Brug projektstyringssoftware. Det giver dig mulighed for at oprette dashboards til sporing af målepunkter som hvor meget af budgettet der er blevet brugt, hvad hver ressources kapacitet er, og hvor stor en procentdel af en opgave eller milepæl der er færdig. Det giver dig også mulighed for at se, hvilke andre projekter dine teammedlemmer arbejder på, så du kan vurdere prioriteter og justere efter behov. 
• Beregn optjent værdi. Dette er en måleenhed, der tildeler en dollarværdi til dine projektfremskridt, så du direkte kan sammenligne den mængde tid, der er blevet brugt, med det budget, der er blevet brugt. 
• Følg regelmæssigt op med dine teammedlemmer. Hold regelmæssige individuelle samtaler for at få det fulde billede af deres arbejdsbyrde, eventuelle blokeringer eller udfordringer, de møder, og hvordan du bedre kan støtte dem. 

7. Ledelse af personer, der ikke refererer direkte til dig

Projektledere er ofte ikke direkte ledere for de teammedlemmer, der arbejder på deres projekter.

De har ikke nødvendigvis myndighed over deres tidsplan, arbejdstid, den proces, de følger, eller hvordan de arbejder. Dette kan føre til konflikter mellem projektlederen og teamet, mellem projektledere og andre ledere eller konflikter mellem forskellige teammedlemmer. 

Sådan håndterer du det

• Opbyg en god relation til dine teammedlemmer, så de føler, at de kan komme til dig med bekymringer om deres arbejdsbyrde. Hvis du lærer nogen at kende som person, bliver det lettere at have vanskelige samtaler med dem. 
• Planlæg regelmæssige møder (ugentligt, hver anden uge osv.) for alle ledere (projektledere såvel som andre) for at drøfte prioriteter og potentielle ressourcekonflikter og sikre fælles forståelse, så teammedlemmerne ikke hører forskellige ting fra forskellige personer, hvilket kan skabe frustration og forvirring. 
• Stil åbne spørgsmål til teammedlemmerne om deres arbejdsbyrde eller præferencer, og undgå ledende eller nedladende spørgsmål.

8. Konkurrerende prioriteter

Organisationer har mange igangværende projekter, og de ressourcer, som projekterne kræver, kan være knappe, som beskrevet ovenfor. Teammedlemmer er ofte temmelig overbebyrdede, hvilket kan mindske moralen og motivationen. For ikke at nævne, at projektledere ofte selv er overbebyrdede mellem flere projekter med forskellige prioritetsniveauer.

Dette opsummerer det ganske godt: 

Kommentar
af fra diskussionen
iprojektledelse

Sådan håndterer du det

• Implementer software til opgavestyring og apps til projektstyring eller værktøjer. De kan hjælpe dig med at holde øje med, hvad dine teammedlemmer arbejder på, og hvilke andre projekter og opgaver der er tildelt dem. 
• Opret en prioriteringsmatrix, og kategoriser opgaver efter, hvor vigtige eller presserende de er, og fjern alt, der både er uvigtigt og ikke presserende. 
• Lær at uddelegere. Selvom projektledere er ansvarlige for, at arbejdet bliver udført, behøver de ikke nødvendigvis selv at udføre det. Inddrag teamet i idéudviklingen af taktikker til risikostyring eller beredskabsplaner.

9. At få præcise estimater

Det er altid en udfordring for både projektledere og teammedlemmer at estimere, hvor lang tid en opgave vil tage, og dermed hvor stort et budget den vil kræve.

Projektledere er ikke dem, der udfører arbejdet, og teammedlemmer kan være tilbageholdende med at forpligte sig til et bestemt tidsforbrug, især hvis de ikke har alle oplysningerne, hvilket nogle gange er tilfældet.

Sådan overvinder du det

• Brug estimeringsteknikker som analog estimering, parametrisk estimering eller trepunktsestimering. Analog estimering bruger data fra tidligere projekter, og parametrisk estimering tager specifikke variabler fra lignende projekter og anvender dem på parametrene for det aktuelle projekt. Trepunktsestimering tager gennemsnittet af det bedst tænkelige scenarie, det værst tænkelige scenarie og det mest sandsynlige scenarie.
• Brug vores skabelon til projektestimater (tilgængelig gennem DPM-medlemskab). Få adgang til vores skabelon og tjekliste for at sikre, at du præsenterer det mest præcise estimat, der er muligt, for kunderne. 

10. Manglende kommunikation

Når teammedlemmer ikke kommunikerer med hinanden, eller projektets interessenter ikke giver de rigtige oplysninger eller godkendelser til at holde projektet fremadskridende, bliver risikoen for, at projektet mislykkes, større.

Kommentar
afu/wookiedaywalker fra diskussionen
iprojektstyring

Sådan overvinder du det

• Opret en tydelig kommunikationsplan. Den beskriver, hvordan projektteamet, projektlederen og interessenterne udveksler oplysninger gennem hele projektet. Angiv, hvilke kanaler I vil bruge, og hvor ofte I vil kommunikere, samt hvor ofte I vil holde statusmøder (enten fysisk eller over telefonen). 
• Afhold en ordentlig projektopstart samt et møde før opstart mellem dig og kunden. Det vil hjælpe med at opbygge en god relation, så I kan kommunikere godt gennem resten af projektet, og det vil afstemme forventningerne til kommunikationens niveau og hyppighed gennem hele projektet. 

11. Teams, der arbejder i siloer

Når teammedlemmer arbejder i deres egne små verdener, og der ikke findes nogen feedbacksløjfer, lider kvaliteten af arbejdet, arbejdet bliver udført flere gange, og det er uklart, hvem der er ansvarlig for hvad.

Det skaber i sidste ende stor frustration blandt projektteamet og hos interessenterne, sænker moralen og motivationen og får teamet til at miste engagementet i arbejdet. 

Sådan overvinder du det

• Implementer et RACI-skema. Det tydeliggør, hvem der er ansvarlig, hvem der står til regnskab, hvem der skal konsulteres, og hvem der skal informeres om bestemte projektopgaver og leverancer. Udfyld skemaet strategisk for at reducere siloer, og sørg for, at teammedlemmerne i rollen som “konsulteret” er de rigtige personer til at give feedback.
• Etabler en feedbacksløjfe. Det omfatter at indhente feedback på selve arbejdet, men projektledere bør også altid bede om feedback på processer, blokeringer og på, hvordan projektet som helhed forløber. Jo mere du forbedrer processerne og finder måder at nedbryde siloer på, desto mere vil moralen og kvaliteten af arbejdet blive forbedret.

Hvad er det næste?

Hvis du har brug for hjælp til effektiv projektledelse og til at løse disse og andre almindelige udfordringer inden for projektledelse, kan du tilmelde dig vores medlemsfællesskab og deltage i samtalen på Slack sammen med hundredvis af andre digitale projektledere.