Planlægningsmøde for sprint: Enkel vejledning & skabelon
Ræk hånden op, hvis det lyder bekendt—du sidder i et sprintplanlægningsmøde, der aldrig synes at ende, du går derfra med en usikker fornemmelse af, hvad du har opnået, og du glemmer det straks, indtil det frygtede øjeblik, hvor mødet dukker op i din kalender igen? Det behøver ikke at være sådan.
I denne artikel vil jeg komme med nogle nyttige tips til at gøre dit næste agile sprintplanlægningsmøde mere effektivt og virkningsfuldt – og mindre frygtindgydende for hele teamet.
Hvad er et sprintplanlægningsmøde?
Et sprintplanlægningsmøde er et møde, hvor Scrum-teamet beslutter, hvilket arbejde der kan leveres i det kommende sprint, og hvordan arbejdet skal udføres. Det er en af de fem Scrum-ceremonier, der indgår i Scrum-rammeværket.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Et sprint er et begreb, der bruges til at angive, hvornår arbejdet begynder og slutter, og det kan vare fra én til flere uger, men sprint på to uger er mest almindelige. Processen for sprintplanlægning bør skabe struktur, afstemme forventninger og definere backloggen for det kommende sprint.
Hvornår bør sprintplanlægningsmødet finde sted?
Det er bedst at afholde din sprintplanlægningssession en dag eller to før starten på det næste sprint. Her er hvorfor:
- For tæt på sprintets start, og du spilder en værdifuld arbejdsdag på planlægning.
- For langt fra sprintets start, og dit team har ikke de oplysninger, de har brug for til at planlægge effektivt. De ved for eksempel måske ikke, hvad resultatet af det forrige sprint blev, og/eller hvornår teammedlemmerne er tilgængelige under det næste sprint.
Sådan afholder du et sprintplanlægningsmøde
Her er en visuel hjælp til at illustrere, hvordan sprintplanlægningsmødet bør forløbe:
- Forberedelse til sprintplanlægningsmødet
- Under sprintplanlægningsmødet
- Efter sprintplanlægningsmødet
- Sådan afholder du et projektplanlægningsmøde
Forberedelse til sprintplanlægningsmødet
Man kan argumentere for, at den vigtigste del af et sprintplanlægningsmøde er forberedelsen, før mødet begynder.
Gennemgå backloggen (også kaldet backlogforfinelse)
Før sprintplanlægningen sikrer produktejeren, at alle elementer i backloggen, der kan komme i betragtning til sprintet (funktioner, funktionaliteter, fejl, feedback osv.) opfylder teamets definition af klar.
Produktejeren gennemgår elementerne i backloggen for at identificere eller fjerne afhængigheder, skrive testcases, opstille acceptkriterier og tilføje beskrivelser, så teamet forstår konteksten for hvert element.
Denne backlog findes typisk i agil projektstyringssoftware eller Scrum-software.
Mål brugerhistorier
Produktejeren skal også med teamets hjælp sikre, at hver brugerhistorie har den rette størrelse og ikke er for stor eller for lille. Teamet får en bedre fornemmelse for dette, jo længere tid de arbejder sammen.
Undersøg teamets forpligtelse
Se på kalenderen for at vurdere teamets tilgængelighed. Er der helligdage på vej? Skal den ledende udvikler på ferie? Kom til mødet med en forståelse af, hvor meget tid folk vil være tilgængelige i løbet af det næste sprint.
Fastlæg jeres hastighed, eller hvordan I vil måle den
Dette er unikt for hvert team. Hvis du har en gennemsnitlig mængde arbejde, der typisk bliver færdiggjort i hvert sprint, kan du bruge det som målestok for, hvor meget der kan nås under planlægningen af sprintet.
Hvis du arbejder på at etablere dette for et nyoprettet team, skal du sørge for at følge med i, hvor mange storypoints der bliver færdiggjort og godkendt fra sprint til sprint.
Vurder jeres kapacitet
Dette er endnu en måling, der hænger sammen med teamets tilgængelighed. Hvis dit team ikke er fuldt dedikeret til ét produkt – eller kan blive trukket væk for at arbejde på andre ting – skal du sørge for at tage højde for det, når du planlægger sprintet. Du kan også bruge et værktøj til ressourcestyring, projektplanlægning eller projektplanlægning med tidsplaner til at afgøre, hvor meget tid hvert teammedlem realistisk har til rådighed til sprintet.
Opret en dagsorden til sprintplanlægningsmødet
Opret en dagsorden, og del den med dit team (mere om detaljerne nedenfor). Glem ikke at tage højde for drøftelserne og feedbacken fra din sprintgennemgang og/eller sprintretrospektiv.
Som en del af forberedelsen af dagsordenen skal du også sørge for, at du har håndteret de nødvendige praktiske forhold omkring mødet, herunder:
- Booking af mødelokaler
- Fremskaffelse af nødvendige materialer
- Orientering af teamet på forhånd om, at mødet finder sted
- Kontrol af videokonference og andre forbindelsesoplysninger.
Tidsbegrænsningen for mødet afhænger af længden på teamets sprint. Hvis I bruger to-ugers sprint, bør sprintplanlægningen ikke vare længere end to til fire timer (selvom et møde på 60-90 minutter efter min erfaring er tilstrækkeligt).
Under sprintplanlægningsmødet
Vi har udviklet en fantastisk dagsorden til sprintplanlægningsmødet til sprintplanlægningsprocessen. Jeg gennemgår dagsordenen lidt mere detaljeret om lidt for at vise dig, hvordan trinnene ser ud:
Tjek ind med teamet
Undervurder ikke betydningen af lidt smalltalk for at lette stemningen og engagere teamet – især i fjernarbejdsmiljøer. Du kan endda overveje at starte med et fast isbryderspørgsmål for at sætte gang i kreativiteten.
Gennemgå de kommende prioriteter
Når teamet føler sig trygt og er klar til at gå i gang, skal du åbne produktbackloggen og gennemgå de kommende opgaver én efter én. Når I gennemgår hvert punkt i backloggen, skal teamet drøfte det og stille spørgsmål. Produktejeren er ansvarlig for at tydeliggøre detaljerne bag hvert punkt i backloggen.
Estimer prioriteterne
Hvis punkterne ikke allerede er estimeret, skal du estimere dem for at få en fornemmelse af, hvor mange der kan vælges til et sprint. Du kan bruge planlægningspoker til at effektivisere processen.
Gennemgå fremdriften på køreplanen
Der er stor sandsynlighed for, at Scrum-masteren, produktejeren eller et andet teammedlem har modtaget opdateringer fra eksterne interessenter, siden teamet sidst planlagde et sprint. Det er vigtigt at gennemgå alle nye indsigter, der påvirker køreplanen, for at skabe kontekst for, hvordan det kommende sprint kommer til at se ud.
Gennemgå den forventede hastighed
Tag højde for ferier, helligdage og konkurrerende projekter – dette er et vigtigt trin, der sikrer, at teamet ikke overvurderer, hvor meget tid de har til rådighed. Sørg derefter for, at teamet kender sin hastighed, når de vælger brugerhistorier, som de skal arbejde på i det næste sprint. Det er altid nemmere at have en hastighedsmåling at arbejde hen imod end at stole på mavefornemmelsen.
Vælg opgaver til sprintbackloggen
Start øverst i backloggen, og samarbejd om at vælge de punkter, I skal arbejde på i dette sprint. Lad teamet gennemgå hvert punkt for at se, hvem der tager ejerskab over hvad.
Målet er at forlade mødet med en forståelse af præcis, hvad hver person arbejder på, hvordan de vil udføre arbejdet, og hvad definitionen af færdig er for hvert punkt (dvs. hvordan I ved, at opgaven er færdig).
Definer sprintmålet
Når du har valgt opgaverne til sprintet, skal du sørge for, at disse opgaver stemmer overens med det tilsigtede resultat for sprintet. Foretag de nødvendige justeringer af sprintbackloggen.
Bekræft overensstemmelsen
Scrum-masteren gennemgår den foreslåede plan i forhold til teamets arbejdshastighed og kapacitet samt dens overensstemmelse med produktvisionen. Det vigtigste er, at Scrum-masteren sikrer, at teamet er enig i planen. Det betyder, at man spørger hver enkelt person, om vedkommende er tryg ved den.
Forhåbentlig er alle enige og føler sig sikre på, at de kan levere denne del af arbejdet ud fra det, de ved i dag. Tingene vil uundgåeligt ændre sig, men hvis teamet føler sig sikre på, at de kan nå sprintmålet, er arbejdet færdigt for nu.
Efter sprintplanlægningsmødet
Lad teamet arbejde! Alle bør have rigeligt at lave efter sprintplanlægningen. Teamet er måske ivrigt efter at dykke ned i detaljerne eller begynde at samarbejde om nogle brugerhistorier. Du kan følge op med teamet ved det daglige standupmøde (også kaldet det daglige Scrum-møde) i morgen.
Hvem deltager i sprintplanlægningsmødet?
Scrum-masteren, produktejeren og udviklingsteamet deltager i sprintplanlægningsmøder.
Scrum-masteren
Scrum-masteren faciliterer sprintplanlægningsmødet og sørger blandt andet for, at mødelokaler er booket, materialer er tilgængelige, og deltagerne er forberedte.
Scrum-masteren bør tidsbegrænse mødet ud fra sprintets længde. Hvis teamet for eksempel arbejder i to-ugers sprints, bør sprintplanlægningsmødet ikke vare mere end 2-4 timer (selvom det er bedre, hvis det kan gøres kortere!)
Scrum-masteren skal styre tiden hensigtsmæssigt for at sikre, at teamet er enige om sprintmålet, inden mødet afsluttes.
Produktejeren
Produktejeren er ansvarlig for at forberede backloggen inden sprintplanlægningsmødet. Vedkommende skal tydeliggøre detaljerne for hvert element i produktbackloggen og kunne besvare spørgsmål om brugsscenarier og/eller acceptkriterier.
Udviklingsteamet
Designere, udviklere, testingeniører—alle, der bidrager til arbejdsproduktet—skal deltage aktivt. Efter sprintplanlægningsmødet bør de have en klar forståelse af, hvad der forventes af dem, og hvad der er vigtigst at arbejde på i det kommende sprint.
Husk, at teams bliver bedre til sprintplanlægning med tiden. Hvis et team er nydannet (eller nyt inden for agil projektledelse), vil de have mindre sikkerhed om, hvor meget teamet realistisk kan nå inden for hvert sprint. Efterhånden som teamet fortsætter med at arbejde sammen og får mere erfaring med agile metoder, bliver prognoserne bedre.
Hvorfor bør du afholde et sprintplanlægningsmøde?
Du bør afholde sprintplanlægningsmøder for at hjælpe teams med at forstå, hvad de skal arbejde på, og endnu vigtigere, hvorfor.
At inddrage hele teamet i disse møder fremmer samarbejdet—teamet bliver mere effektivt til at arbejde sammen og føler sig mere sikre på, hvad de skal levere.
Nedenfor gennemgår jeg nogle af de største fordele ved sprintplanlægningsmøder.
- Definér dine mål bedre
- Frem teamets enighed og opbakning
- Skab et referencepunkt for måling af arbejdshastighed
1. Definér dine mål bedre
Hvis du er Scrum-master i et team, der leverer udviklingsarbejde og anvender agile metoder, bør du afholde et sprintplanlægningsmøde.
Vellykkede sprintplanlægningsmøder hjælper med at skabe de rette forudsætninger for teamets succes, fordi de giver alle mulighed for at forstå præcis, hvad målet er for hvert sprint med arbejde.
Under sprintplanlægningen fastlægger I to vigtige ting: sprintmålet og sprintbackloggen.
Sprintmål
Et sprintmål er en kort beskrivelse på én til to sætninger af, hvad teamet planlægger at færdiggøre i løbet af sprintet. Teamet skriver det sammen og offentliggør det, så folk kan henvises til det når som helst.
Sprintmålet er en hurtig og enkel formulering, som interessenter kan læse og forstå for at se, hvad teamet arbejder på, uden at skulle gå i dybden med backloggen.
Et eksempel på et sprintmål kunne være: Udvikl funktion X, så den lanceres samtidig med højtiden (hvilket signalerer, at levering af en funktion inden en bestemt milepæl er sprintets primære mål).
Sprintbacklog
Sprintbackloggen er en liste over de elementer fra produktbackloggen, som teamet udvælger og forpligter sig til at arbejde på under sprintet. Den indeholder også de nødvendige opgaver, der kræves for at levere arbejdet, samt et estimat for, hvor lang tid hver opgave bør tage.
2. Frem teamets fælles retning og opbakning
Sprintplanlægningsmøder kræver en samarbejdende teamindsats for at nå frem til de nødvendige resultater. Det er teamet – ikke en dominerende produktejer eller en ekstern interessent – der beslutter, hvor meget der skal nås i løbet af et sprint.
Teammedlemmerne får også en følelse af større indflydelse ved selv at tage ansvar for deres arbejdsflow. De får en bedre fælles forståelse med de andre ved at have tid til at tale om, hvordan deres arbejde skal hænge sammen i det nye sprint.
3. Skab et referencepunkt for måling af hastighed
Sprintets hastighed er en måleenhed, der angiver, hvor meget arbejde et team kan håndtere i løbet af ét sprint. Når et team har arbejdet sammen i et stykke tid, kan du beregne den gennemsnitlige hastighed ved at lægge estimaterne for de færdiggjorte brugerhistorier sammen ved slutningen af hvert sprint.
Hvis teamet for eksempel færdiggjorde 25 point for brugerhistorier i sprint 1, 35 i sprint 2 og 30 i sprint 3, ville teamets hastighed være 30.
25 + 35 + 30 = 90/3 = 30
Fremover vil hele Scrum-teamet vide, at de i gennemsnit færdiggør 30 point for brugerhistorier pr. sprint, og de kan bruge dette som en rettesnor, når de gennemgår backlogelementerne i sprintplanlægningen.
Hastigheden vil variere over tid, men hastigheden for et modent agilt team vil begynde at stige, efterhånden som teammedlemmerne bliver mere vant til at arbejde sammen og mere fortrolige med produktet. Produktejeren bør tage højde for hastigheden, når vedkommende vurderer, hvor mange sprint det vil tage at udgive den næste version af produktet.
Dagsorden til sprintplanlægningsmøde [Hent]
Hent din skabelon her (du skal være medlem), og brug indsigterne i denne artikel til at udfylde den og gøre tjeklisten klar til brug ved dit næste sprintplanlægningsmøde.
Du får også en praktisk tjekliste til sprintplanlægning, som kan hjælpe dig med at forberede dig til mødet (uanset hvilken rolle du har), samt en e-mailskabelon, som du kan sende til interessenter og andre inviterede.
Hvad er det næste?
Leder du efter flere tips til, hvordan du afholder et sprintplanlægningsmøde? Har du selv nogle tips, du gerne vil dele? Deltag i samtalen i Slack sammen med hundredvis af andre digitale projektledere med DPM-medlemskab!
