Sådan overholder du deadlines uden mikrostyring
En af de mest afgørende ting ved rollen som er, at du ofte skal være komfortabel med at være den “onde”, men det er stadig ikke sjovt! Da det typisk er vores ansvar at sikre, at overholder og får tingene til at ske på den måde, de skal, overvåger projektledere ofte arbejdsgangen for andre - og er fra tid til anden nødt til at træde til og korrigere kursen eller lægge et vist pres på for at sikre, at alle behov bliver opfyldt.
At sikre, at deadlines overholdes, er en af de største udfordringer for projektledere, primært fordi du, selv om du kan støtte dit på hundrede måder, ikke kan udføre en andens FOR dem, og du har sandsynligvis ikke tid til at sidde og holde øje med folk hele dagen for at sikre, at de får deres færdigt til tiden. Så her får du , så du giver dit og dig selv de bedste forudsætninger for succes og undgår at gå i “streng betjent”-mode eller detailstyre folk for at sikre, at de .
1. Sæt tydelige forventninger fra starten
Du bør have flere muligheder i begyndelsen af et for tydeligt at kommunikere til dit , hvornår forventes at være færdigt. Deadlines bør være noget af det første, der nævnes under opstartsmøder og introduktionen til , og din arbejdsbeskrivelse, eller anden dokumentation, som har adgang til, bør tydeligt angive alle relevante deadlines.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Ved opstarten kan jeg godt lide at uddele en kort beskrivelse til , der beskriver de vigtigste målsætninger og milepæle med tilhørende deadlines, og jeg sørger altid for, at der ikke er nogen forvirring om, hvem der er ansvarlig for hvilke opgaver (og at deadlinesene er realistiske).
Under opstartsmøder spørger jeg også og sikrer mig, at der ikke er nogen forvirring. Det skader aldrig at afslutte mødet eller samlingen med at spørge: “Ved alle, hvad de skal lave, og hvornår det skal være færdigt?” Forhåbentlig har du også opbygget en relation til dit , hvor de ved, at de altid kan sige til eller spørge dig, hvis noget ikke er klart.
2. Vær en teamspiller
Når vi taler om relationer, har jeg sagt det før, og jeg siger det igen: så meget af handler om tillid, ærlighed og om at sikre, at dit føler sig trygt ved at komme til dig med problemer, før de bliver til PROBLEMER. Den bedste måde at opbygge disse relationer på er at være EN DEL AF i stedet for at fremstille dig selv som den -svingende overherre. Det kan gøre en stor forskel blot at fremstille din rolle som støttende i stedet for straffende.
Sørg for, at du dagligt kommunikerer til dit – gennem ord og handlinger – at du er der for at hjælpe dem med at få succes, ikke for at se dem kæmpe og mislykkes. Folk vil også være motiverede til at , når de føler et ansvar for at bidrage til succesen for hele i stedet for blot at få tingene gjort for at undgå en skideballe fra projektlederen.
3. Følg op på det
Jeg har tidligere skrevet om vigtigheden af at følge op – uanset om det er dagligt, ugentligt eller månedligt – på dine projekter og dine medarbejdere. Disse opfølgninger er utrolig vigtige, når det handler om tempoet i et og om at sikre, at du er på rette spor i forhold til at overholde dine deadlines. En enkel daglig eller ugentlig opfølgning med dit for at sikre, at de ikke er bagud, er afgørende.
Fordelene ved at følge op går også begge veje: Det giver mulighed for at gøre opmærksom på eventuelle bekymringer om tidsplanen (og de vil være ærlige over for dig, hvis du har etableret den rigtige slags relation), og det giver dig som projektleder et klart billede af, hvor du står, og om der er bekymringer vedrørende der potentielt ikke er klar til tiden. Det kan være uformelt, og det kan endda foregå via chat eller en kort samtale ansigt til ansigt.
4. Vis det store billede
Ofte, når projekter er blevet forsinkede, eller deadlines ikke er blevet overholdt, ser jeg tilbage og indser, at en faktor var, at eller personen ikke fuldt ud forstod vigtigheden af eller værdien af for bureauet eller kunden. Sørg igen helt fra opstarten for, at dit ved, hvordan hver del af hænger sammen for at nå det endelige resultat, produkt eller , og fremhæv vigtigheden af hver milepæl for jeres samlede succes.
Nogle gange kan det være let, når man arbejder med en million ting, at nedtone vigtigheden af en enkelt opgave. Hvis en person har en fornemmelse af, hvordan vedkommendes bidrag påvirker helheden, vil personen ofte være mere tilbøjelig til at levere til tiden. Dette er endnu et punkt, du kan føje til din opstartsprocedure – understreg idéen om, at hver lille betyder noget, og målene kan ikke nås uden fuld opbakning fra hver enkelt deltager.
5. Sørg for, at oplysningerne altid er tilgængelige
Som vi alle ved, findes der lige så mange forskellige værktøjer til ressourcestyring og systemer til , som der findes ledere – men én ting, de alle bør have til fælles, er en måde, hvorpå dit nemt kan få adgang til oplysninger, når de har brug for dem. Det omfatter opgaver, deadlines og alle andre relevante oplysninger, der skal til for at udføre godt og til tiden.
Ud over at uddele en eller en kort beskrivelse ved projektstart skal du sørge for, at oplysningerne er dokumenteret et sted, hvor folk nemt kan finde dem. Det er din forsikring mod bemærkninger som “nå, jeg vidste ikke, hvornår det skulle være færdigt!” eller “jeg var ikke sikker på, hvor lang tid jeg havde.” Personligt kan jeg godt lide at oprette to-do-lister for hvert medlem af , som blot beskriver og deadlines ved at bruge Trello. Det maksimerer projektgennemsigtigheden og sikrer, at alle har adgang til deres liste, uanset hvor de befinder sig.
6. Oprethold en sund arbejdsbyrde
Nogle gange bliver tingene vanvittige, især når du og dine medlemmer har i gang. Det er en uundgåelig del af baseret , og hej, det holder livet interessant, ikke? Selvom der vil være travle uger og måske endda noget overarbejde fra tid til anden, er det dit ansvar som at sørge for, at dit arbejdsbyrde er håndterbar, og at det er realistisk for dem at overholde . Forvirrede og overarbejdede medarbejdere er langt mere tilbøjelige til at miste interessen for og entusiasmen omkring , begå sjuskede fejl eller glemme ting.
Selvom ingen kan garantere, at alt går problemfrit hele tiden, bør du forsøge at bruge dine ugentlige/månedlige sessioner med til at sikre, at alles arbejdsbyrde er håndterbar, og forsøge at forudse flaskehalse og overbelastning, før det er for sent. Hvis du holder øje med dit og sørger for, at de får tilstrækkelig tid og de nødvendige ressourcer til at udføre deres , vil det helt sikkert minimere den tid, du skal bruge på at detailstyre folk eller, endnu værre, undskylde over for kunderne for en .
Hvis du har læst nogle af mine tidligere artikler, ved du efterhånden, at jeg hele tiden gentager vigtigheden af relationer, ærlighed og tillid, når det gælder . Nogle gange, især i digitale bureauer og virksomheder, er det let at glemme, at ikke kun handler om regneark og .
Faktisk mener jeg, at de fleste af de projektledelsesfærdigheder færdigheder, der skal til for at klare sig godt i dette job, er ikke tekniske, men snarere medfødte. Når det handler om at få dit til at få gjort til tiden, er det mere sandt end nogensinde. Forhåbentlig kan du med disse tips spare dig selv noget tid ved ikke at skulle løbe efter folk for at få deres .
