Sådan håndterer du mennesker, uden at de overhovedet ved det
Vi har alle været der – du gør dit bedste for at undgå at detailstyre dit team, men den måde, de gør tingene på (eller ikke gør dem på), får det til at se ud, som om de gerne vil detailstyres. Nogle dage kan du knap nok gå ud efter en kop kaffe, før dit team skriver til dig i panik med et tilsyneladende akut problem, der ikke kan løses uden din hjælp.
Hvad sker der? Hvordan får du dit team til at fungere selvstændigt, så det ikke sender dine kunder og dit team ud i totalt kaos, hvis du er væk i en uge? Sådan gør du: Du skal lære at lede mennesker – uden at de selv ved det.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Sådan leder du mennesker, uden at de selv ved det
En stor udfordring inden for projektledelse er at lære at lede mennesker, så de effektivt kan lede sig selv. Disse tre hovedretningslinjer forklarer, hvordan du leder mennesker, så du kan få dit team til at innovere og udvikle en følelse af ejerskab og selvstændighed i deres beslutninger.
1. Afstem forventningerne til, hvad der kræver din involvering
Lad os være ærlige: Hvis dit team overdynger dig med anmodninger om hjælp, antyder din nuværende ledelsesstil, at du ikke stoler på, at de kan træffe beslutninger uden dig. Det skal du rette op på – og det skal gå hurtigt.
Selv for din egen skyld er det svært at vide, hvordan man leder mennesker, hvis du ikke har afklaret med dit team, hvilke typer problemer der kræver din involvering. Er du for eksempel optaget af, hvilken skrifttype der bruges til grafikken på lanceringssiden? Af det værktøj, teamet bruger til at håndtere interne arbejdsgange? Du er sandsynligvis mere bekymret over ændringer, der påvirker tidsplanen eller budgettet end over, hvordan man definerer arbejdets fine æstetiske og tekniske detaljer.
Afhængigt af dit tryghedsniveau, kundens krav og projektets karakter skal du trække en klar grænse for, hvilke typer problemer der kræver din feedback, før teamet går videre. Hold derefter fast i det, du har sagt. Hvis du begynder at fravige det, vil det skabe forvirring og sætte strømmen af anmodninger i gang igen.
2. Understreg dine forventninger
Hvis du har tydeliggjort dine forventninger, og teamet stadig ikke følger disse retningslinjer, skal du lære dem at leve op til deres del af aftalen. Når du er så dygtig til det, du laver, er det kun naturligt, at folk gerne vil vælge den nemme løsning og lade dig udføre det hårde arbejde med at afveje mulige løsninger og træffe en beslutning. Det er helt i orden, hvis du har en ny eller junior medarbejder, der er ved at lære faget, men efter et vist punkt er du nødt til at give dine kolleger den erfaring, de har brug for til at udvikle sig.
Der vil selvfølgelig altid være nogen på dit team, som er vedvarende afhængige af dig. Hvis du vil vide, hvordan du leder mennesker, der beder om for meget ledelse, er mit råd dette: Vend situationen på hovedet. Næste gang nogen spørger dig, hvordan de skal strukturere den rapport, de har brugt de sidste to uger på at researche, skal du modstå trangen til at afsløre din meget stærke personlige holdning til dette punkt og i stedet spørge dem, hvad de selv mener.
Hvis de ikke forstår, at det er deres tid til at stråle med deres fremragende beslutningsevner, skal du gøre dem opmærksomme på, hvad de gør. De er måske ikke engang klar over det. Spørg dem, hvorfor de stadig føler behov for at rådføre sig med dig om dette, og gentag, at du stoler på, at de selv kan finde frem til en fantastisk løsning. Det meste af tiden er det manglende selvtillid (eller en vane), der er årsagen, og du skal give dit team tid til at opbygge disse færdigheder – især hvis du er coach på et agilt projekt.
Jeg har dog haft nogle oplevelser, hvor ingen mængde af ”Hvad synes du?” gav de resultater, jeg havde håbet på. På dette tidspunkt er du måske nødt til at tage diskret projektledelse til det næste niveau: Hvis dit team konstant bombarderer dig med chatbeskeder, så gå offline et stykke tid (Ja, det er muligt! Verden går ikke under, det lover jeg!). Luk din dør. Gør, hvad du er nødt til, for at signalere, at du ikke er tilgængelig. Inden du gør det, skal du dog gøre det klart, at dit team selv skal finde en løsning, der leverer XYZ, og som har en tydelig deadline.
Det kan være svært at finde ud af, hvordan man leder mennesker på denne tilbagetrukne måde, samtidig med at man undgår at give indtryk af, at man ignorerer dem – hvilket bestemt ikke er det, man forsøger at opnå. Derfor skal du planlægge ugentlige en-til-en-møder med hver af dine teammedlemmer. Et fast tidspunkt at mødes på lærer dem at gemme deres spørgsmål, indtil du er tilgængelig, og det mindsker forhåbentlig antallet af unødvendige anmodninger, som du ellers kunne have modtaget. Hvis de kommer til jeres en-til-en-møde uden noget at tale om, så afslut mødet tidligt. Jeg ville blive overrasket, hvis de ikke havde en liste med punkter til dagsordenen klar den følgende uge. Det er endnu en diskret måde at lære dit team at være drivkraften i deres egen karriere.
3. Lær dit team at fiske
Du kender ordsproget: Giv nogen en fisk, så har de mad til en dag. Lær nogen hvordan man fisker, så giver du dem mad for livet.
I eksemplet ovenfor spurgte et teammedlem dig, hvordan man strukturerer en rapport. Uanset om de vidste det eller ej, identificerede de et bredere problem, som ville have gavn af at blive løst. Nemlig at hvis projektet havde en leveranceskabelon, ville teamet ikke skulle spørge dig til råds, når de påbegyndte en ny opgave. Især når du leder et agilt projekt, er dette et perfekt øjeblik til at lære nogen at fiske. Fortæl teamet ved jeres næste daglige standup, at du har observeret en vis uensartethed i leveranceformatet, og giv dem til opgave at implementere en løsning inden næste uge. Træd derefter tilbage, og afvent resultaterne. Når du lærer at lede mennesker på denne måde, bliver du måske overrasket over, hvad dit team selv finder frem til, hvilket giver afledte fordele for dine projekter længere fremme.
Der skete noget lignende for nylig på et af mine projekter. Da teamet gjorde mig opmærksom på problemet, følte jeg, at jeg befandt mig i en af de bøger, hvor man selv vælger eventyret, som man plejede at læse som barn:
- Mulighed 1: Løs selv problemet. Det vil være hurtigere og mere effektivt.
- Mulighed 2: Fortæl teamet, hvad de skal gøre. Du kender kunden så godt, at du allerede ved, at de vil elske den idé, du har fundet på.
- Mulighed 3: Fortæl teamet, at der er et problem. Modstå fristelsen til at konstruere en løsning, og lad dem beslutte, hvordan det skal løses.
Jo, mulighed 1 og 2 tilbyder ganske vist de mindst besværlige veje – men når du bladrer frem til side 100 i dit fortsatte eventyr, vil du se, at din løsning virkede i en kort periode på kort sigt, mens den ødelagde projektet på lang sigt:
- I mulighed 1 kørte du dig selv ud. Projektet mislykkedes, fordi du gjorde dig selv så uundværlig, at du aldrig fik mulighed for at lægge en strategi for det forventede budgetunderskud. Du fokuserede på detaljerne og ikke på, hvordan man leder mennesker og projekter – kernen i dit arbejde som PM.
- I mulighed 2 leverede teamet en vindende løsning, men de udviklede aldrig deres evner. De dygtigste medarbejdere begyndte at nære modvilje mod dig. De svagere medarbejderes udvikling blev hæmmet. Udskiftning fulgte, og de resterende teammedlemmer holdt op med at have tillid til dig – eller til hinanden. Projektet led under det.
Dramatisk? Måske en smule. Men pointen er, at da jeg fortalte mit team, at de skulle levere rapporter hurtigere, udarbejdede de en stilguide og indførte en intern kvalitetssikringsproces. Løsningen var mere kreativ og komplet end noget, jeg selv kunne have fundet på. Den tid, jeg bruger på gennemgang, er faldet med 10 %, og alle i teamet har nu en fælles forståelse af, hvad der skal gøres. Stol på, at dit team kan styre arbejdet, så vil de stole på, at du kan lede dem.
Nyd rejsen
At lære, hvordan man leder mennesker – og projekter – sker ikke fra den ene dag til den anden. Det er en del af det, der gør det så interessant! At lede dit team kræver gentagelse samt opbygning af tålmodighed og tillid. For os, der arbejder i agile teams, er det vigtigt at huske, at agilitet er en iterativ proces, men også en proces, der drives af individer. Hvis du som agile PM lykkes med at indtage en mere tilbagetrukket rolle, vil teamet lære at finde løsningerne selv (med lidt vejledning fra dig). Hvem ved? Måske kan du endda holde kaffepause – med eller uden dit team – i fred.
Prøver du at lede dit team gennem organisatoriske forandringer eller teamforandringer? Læs mere om hvordan du kan lede dine teams gennem disse overgangsperioder her.
