Sådan udarbejder du en kommunikationsplan for et projekt [+ skabelon]
Kom på samme side: En kommunikationsplan beskriver metoder, hyppighed og kanaler for udveksling af oplysninger mellem projektteams og interessenter, hvilket sikrer fælles retning og klare forventninger for alle involverede.
Sammenhæng med projektplanlægning: Udarbejdelsen af en kommunikationsplan går hånd i hånd med projektplanlægningen, så du på forhånd kan træffe beslutninger om, hvordan oplysninger skal deles, i stedet for at dele vigtige oplysninger forkert, fordi du ikke havde en plan på plads.
Skabeloner kommer til undsætning: I stedet for at udarbejde din kommunikationsplan for projektet fra bunden kan du downloade vores skabelon for at fremskynde processen eller blot kopiere og indsætte fra et eksisterende projekt og redigere efter behov.
En kommunikationsplan for projektet hjælper dig med at lægge en strategi for, hvordan du vil kommunikere med de vigtigste interessenter. Uden en sådan vil du få svært ved at håndtere interessenternes forventninger, holde alle informerede og forhindre kaos blandt dit projektteam.
Her kan du se, hvordan du opretter en effektiv kommunikationsplan, bruger den til at bevare ordenen og holder dit projekt på rette spor mod succes.
Hvad er en kommunikationsplan?
En kommunikationsplan er en strategisk plan, der beskriver, hvordan information udveksles mellem projektteamet og interessenterne. Den beskriver metoderne, hyppigheden og kanalerne for kommunikationen og sikrer, at alle involverede er informerede, arbejder mod samme mål og kan samarbejde effektivt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Med enklere ord er den som et kort, der viser, hvordan alle i et projekt taler med hinanden, herunder den interne kommunikation mellem teammedlemmerne. Den fortæller dig, hvad hver persons kommunikationsbehov er: Hvem skal have hvilken type information, hvornår har de brug for den, og hvordan bliver den sendt til dem.
En kommunikationsplan for projektet behøver ikke at være formel, men den bør dokumenteres, så den kan bruges som reference. Det sikrer, at alle ved, hvad der foregår, er enige om tingene og arbejder godt sammen, især når man arbejder online eller med digitale kommunikationsværktøjer.
Her er en (meget) kort oversigt:
Sådan skriver du en kommunikationsplan
Her er trinene til at skrive og oprette en solid kommunikationsplan til projektstyring:
- Forstå projektets rammer
- Definer dine kommunikationsmål
- Identificer interessenterne
- Definer kommunikationshyppigheden
- Definer kommunikationsmetoderne
1. Forstå projektets rammer
Definer projektets rammer, herunder projektets størrelse, oplysninger om kundens virksomhed, projektets leverancer, tidsplanen og hvem projektteamet består af.
Overvej dit teams og din kundes kommunikationsstile:
- Hvor vellykket har kommunikationen været indtil nu?
- Har din kunde angivet nogle kommunikationspræferencer – dvs. griber de typisk ud efter telefonen, når de har et spørgsmål, eller foretrækker de e-mail?
- Har I mødt hinanden personligt eller via video?
- Hvor ofte interagerer dit team direkte med dig i forbindelse med et projekt? Foretrækker de skriftlig kontekst frem for møder?
- Er der behov for public relations, og i så fald hvilke?
Når du har fået en forståelse af det team og de kunder, du arbejder med, kan du begynde at omsætte dette til en kommunikationsplan for projektet.
2. Definer dine kommunikationsmål
Lav en liste over, hvad der kendetegner vellykket projektkommunikation, ikke kun for din kunde, men også for dit team. Brug denne liste til at guide beslutninger vedrørende kommunikationen.
Medtag en liste over målepunkter eller KPI'er, som du kan bruge til at måle, om du opnår en vellykket kommunikation, og tilføj den direkte til din kommunikationsplan. Det kan omfatte antallet af e-mails, du sender eller modtager hver uge, antallet af e-mails eller beskeder, der forbliver ulæste osv.
3. Identificer interessenterne
Identificer, hvem der skal holdes orienteret om dit projekt, og hvilke oplysninger de ønsker eller har brug for at modtage. Den vigtigste interessent på kundesiden vil måske gerne have detaljerede statusopdateringer om individuelle opgaver eller om, hvem der arbejder på dem, mens den pågældendes chef måske kun har brug for overordnede projektopdateringer.
Notér også alles kontaktoplysninger, og opbevar dem i din plan.
4. Definer kommunikationshyppigheden
Overvej, hvor ofte du skal kommunikere med forskellige interessenter baseret på projektets mål, og hvilket indhold kommunikationen skal omfatte.
Du kan bruge flere tilgange, såsom ugentlige opfølgninger for at gennemgå projektets tidsplan og budget, daglige opfølgninger til spørgsmål, der opstår undervejs, og regelmæssige møder for at præsentere vigtige milepæle i projektet.
Hav projektets parametre og mål for øje – de bør hjælpe dig med at identificere, hvilke typer oplysninger der skal kommunikeres oftere eller sjældnere.
5. Fastlæg kommunikationsmetoder
Nogle interessenter foretrækker måske at modtage opdateringer via e-mail, Slack eller et kundedashboard, du har oprettet til statusopdateringer. Denne type oplysninger er også vigtig at medtage i din kommunikationsplan, og det holder interessenterne tilfredse.
Nogle gange afgør den information, du kommunikerer, hvilken kommunikationsmetode der er den rigtige. Det er for eksempel bedst at afholde projektopstarter gennem fysiske møder (eller via videomøde), mens hurtige spørgsmål kan håndteres via Slack eller e-mail. Notér, hvilke metoder dine interessenter foretrækker, og hvornår du får brug for dem til større milepælsmøder, så de er informeret på forhånd.
Hvad skal en kommunikationsplan for et projekt indeholde?
Selvom de specifikke detaljer i din kommunikationsplan for projektstyring kan variere afhængigt af projekttype og -omfang, er der nogle få vigtige elementer, du bør medtage i alle de kommunikationsplaner for projekter, du udarbejder.
Vigtige interessenter
Notér de vigtigste interessenter, herunder din primære kontaktperson hos kunden. Tilføj kontaktoplysninger som telefonnumre og e-mailadresser, så alle, der får adgang til kommunikationsplanen, kan finde disse oplysninger.
Teammedlemmer
Medtag hvert af projektteamets medlemmer sammen med deres roller. Det er nyttigt for alle, der er nye i eller ikke bekendt med projektet. Identificér, hvilke teammedlemmer der er ansvarlige for at producere leverancer, lede strategiske drøftelser og/eller håndtere tekniske samtaler med interessenter.
Kommunikationsmetoder
Beskriv de primære kommunikationsmetoder og -kanaler, du bruger til at kontakte interessenter, såsom e-mail, telefonopkald, møder, Slack eller andre. Medtag noter om interessenternes foretrukne kanaler.
Kommunikationstyper
Oplist de oplysninger, der skal deles, hvordan de skal deles, hvad de skal indeholde, og hvem målgruppen er. Du kan for eksempel være forpligtet til at levere ugentlige statusrapporter for projektet til kunden. Overvej kommunikationsmekanismen, distributionslisten, og hvilke oplysninger rapporten skal indeholde. Rapporteringssoftware til kunder kan hjælpe dig med dette (eller overvej open source-rapporteringsværktøjer, hvis du har et stramt budget).
Kommunikationsstile
Tilpas efter interessent og kommunikationsmetode. Foretrækker en bestemt interessent for eksempel udelukkende formel kommunikation, eller kan du have en lidt mere uformel tone?
Mødeplan
Selvom du kan justere dette efter behov undervejs i projektet, er det nyttigt at have en indledende idé om, hvor ofte du vil mødes med interessenterne. Afhængigt af projektets omfang vil du måske også beskrive, hvor ofte du vil sende e-mails til kunden. Sørg også for at medtage interne teammøder.
Vigtige budskaber
Fastlæg for hver interessent det vigtigste budskab eller de vigtigste oplysninger, du ønsker at kommunikere. Hvilket budskab er det rigtige og giver genklang hos denne gruppe? Identificér desuden eventuel specifik feedback eller data, du har brug for fra interessenterne, for at validere og forbedre konceptvalideringen.
Kommunikationsmål
En god kommunikationsplan inden for projektstyring indeholder kommunikationsmål. Det hjælper med at sikre, at du træffer beslutninger med de ønskede resultater for øje.
Eksempel på en kommunikationsplan for et projekt
På baggrund af de elementer, vi beskrev ovenfor, kan et eksempel på en kommunikationsplan for et projekt se sådan ud.
Kommunikationsmål
Oplist projektets kommunikationsmål fra starten, så alle, der får adgang til planen, kan tilslutte sig beslutninger, der bidrager til at nå disse mål. Sørg for, at de er målbare.
Interessentoplysninger og kommunikationspræferencer
En tabel kan være nyttig til at angive projektets interessenter og deres præferencer.
Ved mere komplekse projekter kan du vælge at opdele notekolonnen for at dele flere detaljer (f.eks. kan du oprette en ekstra kolonne til at angive interessenternes tilgængelighed eller andre oplysninger, der er afgørende for, hvordan og hvornår du kommunikerer.)
Kommunikationstyper
Brug dette afsnit til at overveje, hvordan du kommunikerer med dine interessenter. Det hjælper med at sikre, at kommunikationen er konsekvent, meningsfuld og vellykket.
Fordele ved projektkommunikationsplaner
Ved at udvikle og dokumentere en kommunikationsstrategi får dine projekter et mere smidigt forløb, og det hjælper dig med at undgå projektfejl.
Forbedret projektplanlægning
En projektkommunikationsplan supplerer din projektplan ved at beskrive flere detaljer om, hvordan teamet skal arbejde sammen.
Hvis du på forhånd har truffet beslutninger om, hvordan du vil levere kritiske oplysninger, herunder hvilken kommunikationskanal der skal bruges, af hvem og med hvilken hyppighed, behøver du ikke at gøre det senere, når du har presserende opdateringer, men ikke ved, hvem du skal dele dem med (dette er især vigtigt, når du planlægger fjernprojekter).
Vores skabelon til projektplaner kan hjælpe dig med at strukturere denne kommunikationsstrategi fra starten og sikre et problemfrit informationsflow og en fælles retning for teamet gennem hele projektet.
Præcise forventninger hos interessenterne
Du er nødt til at definere kommunikationsforventningerne fra starten, hvis projektet skal have nogen chance for at forløbe problemfrit.
Ved tidligt i projektforløbet at fortælle kunden, hvad de kan forvente, sætter du tonen for hele projektet. Det er også nyttigt for interessenterne på forhånd at vide, hvad du har brug for fra dem, så de kan være forberedte, når tiden kommer.
Det starter med forventninger og med at sikre, at alle er på samme side. Jeg opretter altid en kommunikationsbrief, når jeg starter et projekt, hvor der står: “Sådan kan du få fat i mig, hvornår jeg typisk er mest tilgængelig, og hvilke kanaler det er bedst at kontakte mig via.” Kommunikationsbriefen er også et godt sted at afklare forventningerne til svartider. For at kunne levere dit bedste arbejde for kunden er du nødt til at koncentrere dig, og du har for eksempel ikke din e-mail åben hele tiden (bortset fra tidspunkter, der virkelig er kritiske).
Lettere håndtering af interessenter
Den bedste måde at håndtere interessenter på er at udarbejde en kommunikationsplan, følge planen og bruge den til at gennemføre en vellykket kommunikation, så der er enighed om målet og projektmilepælene (og derefter justere igen efter behov).
En kommunikationsplan for projektet skaber en fælles forståelse af kommunikationsarbejdsgangen, så alle ved, hvad der sker, og hvad der bør ske i dit projekt.
Jeg kom ud for en situation med en kunde, hvor tingene var et stort rod, men det stod først klart, da det var for sent. Der var små advarselstegn, som at kunden ikke var særlig lydhør efter opstarten, og at der ikke kom svar på opfølgninger, så vi sad straks fast i projektet. Det gik op for mig, at vi ikke havde en fast rytme. Uanset hvad der står i vores kalendere, er der ingen forventning til, hvordan vi kommunikerer. En kommunikationsplan ville have gjort en enorm forskel og givet os en måde at sige: “Vi lever ikke op til noget af det, vi burde, og det er et advarselstegn” fra starten.
Download skabelon til kommunikationsplan for projektet
Download vores skabelon til kommunikationsplan for projektet for nemt at samle alle de kontaktoplysninger og instruktioner, du får brug for til dine projekter. Der følger også et udfyldt eksempel med, som viser bedste praksis for udfyldelse af din kommunikationsplan.
Sådan bruger du en kommunikationsplan for projektet
1. Del den med dit team
Når du deler planen med dit team, informerer du dem om din kommunikationsrytme – som påvirker deres arbejde og leveringsdatoer – men du giver dem også mere kontekst om, hvordan og med hvem du kommunikerer. Når du deler disse oplysninger, kan dit team støtte dig, mens du gennemfører planen.
2. Hold dig på rette spor
Planlæg alle vigtige projektmøder, så snart du har en plan på plads, og tilføj påmindelser i din kalender om regelmæssige opfølgninger og endda projektemails, så du holder dig på rette spor med de vigtige punkter, du har defineret i din plan.
Hvis du på noget tidspunkt oplever, at du afviger fra din kommunikationsplan og har svært ved at vende tilbage til den, bør du genoverveje den tilgang, du har defineret:
- Er den stadig i overensstemmelse med dine projektmål?
- Har målene – eller interessenterne – ændret sig på nogen måde, siden projektet begyndte?
- Findes der på dette tidspunkt i projektet mere effektive måder at kommunikere projektoplysninger på?
Hvis du har brug for hjælp til at følge projektets fremskridt og give interessenterne nøjagtige oplysninger, kan du se denne liste over projektstyringssoftware.
Du kan også finde flere kommunikationsstrategier inden for projektstyring her.
Hvad synes du?
Hvilke taktikker finder du mest effektive, når du udarbejder kommunikationsplaner for projekter? Deltag i samtalen på Slack med hundredvis af andre digitale projektledere gennem DPM-medlemskab!
