Hvad er et projektinitieringsdokument & skabelon til at oprette et
Et dokument til projektinitiering (PID) forhindrer projekter i at løbe af sporet, når omfanget ændrer sig, interessenter er uenige, eller teams mister overblikket over prioriteterne. Jeg har set selv velplanlagte projekter falde fra hinanden uden tydelig dokumentation og den rette projektstyringssoftware til at følge beslutninger, ansvar og leverancer.
I denne guide lærer du, hvordan du opretter et PID, der får teams på linje tidligt, reducerer forvirring og giver dig en pålidelig ramme til håndtering af omfang, kommunikation, risici og godkendelser fra opstart til levering.
Hvad er et dokument til projektinitiering?
Et dokument til projektinitiering er et vigtigt projektdokument, der definerer projektets omfang, projektmilepæle og kriterier for projektsucces. Det sætter også projektet ind i en sammenhæng og fungerer som et grundlæggende projektdokument, der er lige vigtigt som intern vejledning og for eksterne interessenter.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
En projektleder opretter typisk et PID under projektets initieringsfase i projektets livscyklus for at fastlægge tone, kontekst, forventninger og begrænsninger for indsatsen.
Hvorfor er et dokument til projektinitiering vigtigt?
Et dokument til projektinitiering er vigtigt, fordi det hjælper med at lede teamet til en vellykket projektstart uden at skabe for meget ekstra arbejde på forhånd.
Ud over at få tingene i gang i begyndelsen af projektet forbliver PID'et et levende dokument, som teamet kan slå op i gennem hele projektets livscyklus. Det fungerer som en sikkerhedsforanstaltning, hvis der sker ændringer i bemandingen, eller nye teammedlemmer kommer til, så de hurtigt kan komme ind i arbejdet.
Hvad skal et dokument til projektinitiering indeholde?
Et dokument til projektinitiering bør indeholde følgende:
- Grundlæggende oplysninger om projektet (f.eks. kunde, projektnavn)
- Projektdefinition
- Projektbaggrund
- Kriterier for succes
- Projektbudget
- Projektets tidsplan
- Omfang, herunder hvad der er omfattet og ikke omfattet
- Projektkrav
- Leverancer
- Projektstyring
- Antagelser og begrænsninger
- Projektfaser på højt niveau
- Interessenters roller og ansvar
- Risici, antagelser og afhængigheder
Dit PID er ofte et kvalificeret gæt baseret på arbejdsbeskrivelsen eller det estimat, som teamet har udarbejdet. Der er stadig så mange ting, der ikke er afklaret. Den plan, du lægger, kommer måske ikke til at fungere, som den er.
Skabelon til dokument til projektinitiering
Her er en enkel skabelon til projektopstart, som du kan downloade og tilpasse til dine projekter eller initiativer. Den indeholder alle de afsnit, der er nævnt ovenfor. Vi har også inkluderet et udfyldt eksempel (mere om det nedenfor), så du kan se præcis, hvad du skal inkludere i hvert afsnit.
Eksempel på projektopstartsdokument & prøve
Her er et eksempel på, hvordan et udfyldt projektopstartsdokument kan se ud. Dette udfyldte eksempel er tilgængeligt sammen med skabelonen nævnt ovenfor, så det bliver nemmere for dig at anvende dette format på dine egne projekter.
Sådan opretter du et projektopstartsdokument: 7 trin
Sådan opretter du et projektopstartsdokument, der indeholder de vigtigste projektoplysninger for dit team og dine interessenter.
1. Fastlæg konteksten
Start med at give baggrundsoplysninger om nogle af projektets forretningsmæssige drivkræfter (hvis ikke, så spørg din kundeansvarlige).
- Hvorfor gennemfører kunden dette projekt?
- Hvilket problem skal løses?
- Hvad handler projektet om?
- Er der udelukkende tekniske drivkræfter, eller er projektets formål forankret i organisationens strategi?
- Hvad er forretningsmålene?
- Hvordan definerer—og måler—kunden succes? Hvilke målepunkter bruger de?
Beskriv den strategiske vision, målene, projektmålene og helst også en overordnet missionserklæring. Det skaber fælles forståelse i teamet om projektets tilgang, så de kan have disse mål for øje under hele gennemførelsen.
Denne kontekst hjælper også teamet, når det skal definere yderligere arbejde og potentielle projektforbedringer (f.eks. ville det ikke være fantastisk, hvis vi kunne …?)
2. Fastlæg projektets rammer
Vær transparent om projektbegrænsningerne i projektopstartsdokumentet, herunder oplysninger som:
- Hvad er budgettet for dette projekt?
- Hvordan er budgettet fordelt på projektfase eller leverance?
- Hvordan ser tidsplanen ud?
- Hvordan forestiller du dig samarbejdet med kunden?
- Hvad er det første mål, som teamet skal arbejde hen imod?
I sidste ende vinder og taber teamet sammen. Det er meget usandsynligt, at man kan levere et vellykket projekt, hvis hvert medlem af projektteamet gør sit eget. Det bidrager i høj grad til at skabe sammenhold og fremme samarbejdet tidligt at etablere et team af eksperter frem for en samling enkeltpersoner.
3. Fastlæg detaljerne
Definér derefter projektets detaljer i en projektafgrænsning, så dit team får en forståelse af, hvad de skal levere, for at projektet kan blive en succes.
For eksempel:
- Hvad er omfattet, og hvad er ikke omfattet?
- Er der nogle indledende projektkrav, som allerede er defineret?
En afgørende del af dette afsnit er de påkrævede leverancer. Da disse typisk defineres tidligt i kontrakten, er teamet nødt til at forstå, hvad forventningerne er til disse leverancer. Dette omfatter potentielle antagelser og begrænsninger, såsom antallet af revisioner, der skal tages højde for.
4. Definer projektets nedbrydningsstruktur og ressourceplan
Det er vigtigt, at teamet er klar over, hvordan projektleverancerne skal udføres. Det indebærer at opdele arbejdet i mindre dele og identificere, hvem der gør hvad.
Her er et eksempel på en overordnet projektnedbrydning:
Gennemgå den overordnede plan og arbejdsnedbrydningsstrukturen med teamet, så de kan komme med deres input. Det vil hjælpe med at fremhæve afhængigheder og involvere teamet i udviklingen af projektplanen, så de får en forståelse af projektets kontekst og deres ansvar for projektets resultater.
Projektnedbrydninger kan variere i detaljeringsgraden, når de forskellige aktiviteter i hver fase kortlægges. De kan også forbindes med specifikke datoer og afstemmes med ressourceplanlægningen.
5. Definer hvem der er hvem
Et vigtigt aspekt af projektinitieringsdokumentet er projektteamets struktur (både internt og eksternt.)
- Hvem arbejder på teamet?
- Hvem kan godkende ting, før de sendes til en kunde?
- Hvem hos kunden skal høres, før den endelige godkendelse?
Ved at etablere disse kommunikationskanaler kan man undgå misforståelser senere. Et RACI-diagram er et godt værktøj til at dokumentere dette. Det beskriver, hvem der er eller skal være:
- Ansvarlig for udførelsen: Hvem får opgaven løst?
- Beslutningsansvarlig: Hvem træffer beslutningen?
- Høres: Hvem skal spørges, før man går videre?
- Informeres: Hvem skal holdes orienteret?
Den bedste måde at udvikle et RACI-diagram på er at opremse projektets leverancer eller aktiviteter og knytte dem til projektroller for både interne og eksterne teammedlemmer. Tildel derefter RACI-statussen. Sørg for, at kun én person er beslutningsansvarlig for en projektleverance.
At definere teamroller og ansvarsområder er en god måde at afstemme forventningerne til projektkommunikation og projektstyring. Det mindsker risikoen for, at du hører: “Jeg troede, det var dit ansvar” eller “Jeg burde have gennemgået det, før det blev sendt til kunden.”
Internt team
Det interne team kan omfatte projektlederen, kundeansvarlig, andre teammedlemmer og den øverste ledelse, hvis de skal godkende leverancer.
Eksternt team
De vigtigste spørgsmål, vi skal stille kunden, er:
- Hvem ved, hvad vi skal lave, og hvorfor?
- Hvem er ansvarlig for at godkende oplægget?
- Hvem har beslutningsansvaret eller ansvaret for at godkende projektleverancerne?
- Er der en styregruppe, som vi skal rådføre os med?
- Hvem bliver utilfreds, hvis vi ikke holder dem orienteret?
RACI-diagrammet er en fantastisk måde at få styr på, hvordan tingene fungerer i et bureau, og hurtigt blive fortrolig med interne arbejdsgange. Supplér RACI-diagrammet med en kommunikationsplan, der beskriver, hvordan I vil samarbejde på tværs af forskellige teamroller.
6. Identificér risici, antagelser, problemer og afhængigheder
Medtag en oversigt over kendte risici og begrænsninger som en del af PID'et. Projekter kan være komplekse af forskellige årsager, og det er nyttigt at gennemtænke dem, forudse projektrisici og problemer samt udvikle strategier til risikominimering.
Nogle eksempler er:
- Tidsplaner, der er for korte eller for lange
- Budgetbegrænsninger
- Tekniske ubekendte
- Komplekst interessentlandskab
- Enkeltstående fejlpunkter
7. Del dit projekteringsdokument
Sørg for at dele dit projekteringsdokument med hele teamet. Få kunden til at godkende det for at formalisere antagelser samt roller og ansvar.
Det er også en god idé at bruge det som reference gennem hele projektets livscyklus, så teamet ikke mister overblikket. Dette dokument er nyttigt, når nye projektinteressenter bliver involveret, eller når leverancen eller arbejdsgangen for dokumentgodkendelse viser sig at være mere kompliceret end forventet.
Hvis du vil vide mere, kan du se vores "mesterklasse" 😉:
Projekteringsdokument kontra projektplan
Projekteringsdokumentet beskriver "hvad" og "hvorfor" bag et projekt (dvs. projektmålene og forretningscasen), mens projektplanen bygger videre på projektgrundlaget for at definere, hvordan du vil lede projektet, herunder risikostyring, projektplanen, kommunikation osv.
Du udarbejder projektledelsesplanen, efter at du allerede har fået projektsponsorens opbakning til at gennemføre projektet (et trin, der finder sted under projektets initieringsfase).
PID'er kontra andre typer projektdokumentation til initiering
En forretningscase indeholder en komplet økonomisk vurdering af projektet, herunder en omkostnings- og gevinstanalyse, en markedsvurdering og en konkurrenceanalyse.
Selvom du typisk vil indarbejde en forretningsmæssig begrundelse for dit projekt som en del af projekteringsdokumentet, kan du også udarbejde en selvstændig forretningscase for projekter, der er særligt komplekse.
Et projekteringsdokument adskiller sig også fra dagsordenen for projektets opstartsmøde, som er langt mere taktisk. Ud over at opsummere centrale punkter fra PID'et vedrørende projektomfang og forretningsmål fremhæver den også de diskussionsemner, som du gerne vil gennemgå med interessenterne under projektplanlægningsfasen.
Hvad sker der nu?
Vil du i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til mere end 100 skabeloner, eksempler og modeller, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
