Hvad er projektets livscyklus: De 5 faser forklaret

PMI (Project Management Institute) har defineret disse fem procesgrupper inden for projektledelse, eller projektledelsesfaser, som tilsammen udgør projektets livscyklus.

1. Igangsættelse af projektet
2. Planlægning af projektet
3. Udførelse af projektet
4. Overvågning og kontrol af projektet
5. Afslutning af projektet

PMI tog noget, der egentlig blot er sund fornuft, og kaldte det projektets livscyklus. Dette er de facto-standarden for projektlevering, som du kan finde i PMIs 370 sider lange 7. udgave af vidensgrundlaget for projektledelse (PMBOK). (Det er værd at bemærke, at livscyklussen for projekter, der følger agile metoder som Scrum, kan være anderledes.)

Det er en virkelig lang og, hvis jeg skal være ærlig, dødkedelig læsning, så her får du en forkortet gennemgang af hvert projektledelsestrin, som indeholder alle de vigtigste pointer.

Projektets livscyklus i 5 faser

Nedenfor gennemgår jeg hver af livscyklusfaserne og forklarer, hvad der sker i hver af de 5 faser inden for projektledelse.

1. Fasen for projektets igangsættelse

Igangsættelsen er den første fase i projektets livscyklus, og den indebærer, at du afholder et opstartsmøde for projektet med dit team og kunden samt får deres tilsagn om at starte projektet.

Du samler alle tilgængelige oplysninger for at definere projektets omfang, omkostninger og ressourcer. Målet med igangsættelsesfasen er at tage projektets (til tider) løse oplæg og forstå, hvad projektet skal gøre og opnå for at blive en succes.

Det kræver som regel, at man identificerer projektets interessenter og sikrer, at de alle har samme opfattelse af, hvad projektet er, samt af den konkrete forretningsmæssige begrundelse – det problem, som projektet forsøger at løse. 

Det er under denne fase for projektets igangsættelse, at du også beslutter, om det er muligt at realisere den forretningsmæssige begrundelse. Som projektleder skal du gennemføre tilstrækkelig undersøgelse af løsningens gennemførlighed for at fastlægge projektets mål og derefter foreslå en løsning, der kan nå dem.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Vigtige trin under projektets igangsættelse

• Udarbejd et projektdirektiv: Hvad er projektets vision, formål og mål?
• Identificer omfanget på højt niveau og leverancerne: Hvilket produkt eller hvilken tjeneste skal leveres?
• Gennemfør en gennemførlighedsundersøgelse: Hvad er det primære problem, og hvilke mulige løsninger findes der?
• Lav et overslag over de overordnede omkostninger og udarbejd en forretningsmæssig begrundelse: Hvad er løsningens omkostninger og fordele?
• Identificer interessenter: Hvem er de personer, som projektet påvirker, hvordan påvirker det dem, og hvad har de brug for?

For PRINCE2- eller PMI-metoder opsummeres ovenstående typisk i et projekteringsdokument (PID), men i et bureau indgår det normalt i en indledende arbejdsbeskrivelse (SoW).

2. Projektplanlægningsfasen

Efter at have modtaget godkendelse til at gå videre i opstartsfasen kan du begynde projektplanlægningen, typisk ved hjælp af et værktøj til Gantt-diagrammer eller et mere generelt projektplanlægningsværktøj.

Planlægningsfasen er der, hvor du definerer alt det arbejde, der skal udføres, og udarbejder den køreplan, du vil følge resten af projektet. Du finder ud af, hvordan du vil gennemføre projektet, og besvarer disse spørgsmål:

• Hvad skal vi helt præcist gøre?
• Hvordan skal vi gøre det?
• Hvornår skal vi gøre det?
• Hvordan ved vi, hvornår vi er færdige?

Under dette projektledelsestrin skal du beslutte, hvordan du og dit team vil nå projektets mål. Det er værd at evaluere disse mål ud fra tre kriterier: Hvad er muligt, engagerende og vidtrækkende?

• Muligt: Stræb efter noget, der kan opnås. Spørg dig selv: Matcher denne løsning budgettet? Har mit team evnen til at gøre dette? Har vi tid nok? Urealistiske mål vil føre dig mod fiasko.
• Engagerende: Projekter er krævende, så du har brug for et team, der er følelsesmæssigt engageret i projektet. Spørg dig selv: Kan dit team gå passioneret ind i dette projekt? Er det noget, der kan samle dem, så de samarbejder og når det samme mål? Selvom det er deres job at gøre, hvad du beder dem om, ønsker ingen at investere i noget, de ikke finder værdifuldt.
• Vidtrækkende: Har dette potentiale til at blive en banebrydende succes? Er det en komplet løsning på det problem, du har fået stillet, eller er det blot en midlertidig lappeløsning? Har det potentiale til at blive forbedret, videreudviklet og blive en permanent arbejdsmetode?

Jeg kan godt lide denne 3 P-linse til mål, men du kender måske også princippet om at opstille CLEAR-mål: samarbejdsorienterede, begrænsede, følelsesmæssige, værdsatte og videreudviklingsbare.

Planlægningsfasen resulterer i en projektplan, der beskriver projektaktiviteterne, opgaverne, afhængighederne, tidsrammen og omkostningerne. Det er også klogt at udarbejde en plan for ressourcer, kvalitet, risici, acceptkriterier, kommunikation og indkøb.

Vigtige trin i projektplanlægningen

• Opret en projektstyringsplan: Identificér faserne, aktiviteterne, begrænsningerne og projektplanen, og opret en projekttidslinje med en arbejdsnedbrydningsstruktur (WBS) og et Gantt-diagram.
• Opret en økonomisk plan: Opret et projektbudget og et omkostningsestimat samt en plan for fordeling af budgettet på ressourcer og afdelinger
• Opret en ressourceplan: Sammensæt et godt team, og rekruttér og planlæg ressourcerne, der er nødvendige for projektet, i din software til ressourcestyring
• Opret en kvalitetsplan: Fastlæg dine kvalitetsmål og målepunkter
• Opret en risikoplan: Identificér de mulige risici, antagelser, problemer og afhængigheder; udpeg en ansvarlig; og udarbejd en afværgeplan for, hvordan du vil undgå eller overvinde dem
• Opret en acceptplan: Fastlæg kriterier for, hvad der udgør ‘færdigt’ og ‘leveret’
• Opret en kommunikationsplan: Lav en liste over dine interessenter, og planlæg kommunikationsrytmen i dit projekts kommunikationsværktøj
• Opret en indkøbsplan: Find eventuelle nødvendige tredjepartsleverandører, og bliv enige om vilkårene

3. Projektets udførelsesfase

Dette er den del af projektets livscyklus, hvor du endelig kommer til at føre din fantastiske projektplan ud i livet. Du onboarder dine ressourcer, briefer dem, fastlægger grundreglerne og introducerer dem for hinanden. Derefter går alle i gang med at udføre det arbejde, der er identificeret i planen. Nemt som ingenting (i teorien).

Som projektleder skifter du fra at tale om et projekt og udarbejde dokumentation til at få grønt lys til at gå videre med udførelsesfasen. Nu leder du teamet og styrer det frem mod leveringen. Du bruger din tid på briefinger, møder og gennemgange og sørger for, at projektet holder kursen, mens det bevæger sig gennem resten af projektforløbet.

Vigtige trin i projektets udførelse

• Teamledelse: Skab en vision for succes, og gør teamet i stand til at realisere den
• Opret opgaver: Definér tydeligt, hvad der skal gøres, og kriterierne for hver projektopgave
• Opgavebriefing: Sørg for, at teamet er klar over, hvad de skal gøre, og hvornår det skal være gjort
• Kundestyring: Arbejd sammen med kunden for at sikre, at leverancerne er acceptable
• Kommunikation: Sørg for, at du informerer og opdaterer de rigtige personer på det rigtige tidspunkt via den rigtige kanal

4. Projektets overvågnings- og kontrolfase

Dette trin i projektstyringen omfatter rapportering om resultater, overvågning og kontrol af projektet. (Vores køreplan for projektrapporter guider dig gennem hele rapporteringsprocessen, som de fleste softwareværktøjer i et vist omfang lader dig automatisere.)

Det betyder, at du skal sikre, at projektet følger planen, og hvis det ikke gør, kontrollere det ved at finde løsninger, så det kommer tilbage på sporet. Du vil på en eller anden måde overvåge og kontrollere et projekt gennem alle faserne i projektets livscyklus.

Først betyder det, at du indsamler dataene (som normalt stammer fra timesedler og rapporter i din projektstyringssoftware) for effektivt at følge fremskridtene i forhold til den oprindelige plan.

For det andet tager du dataene og sammenligner dem med den overordnede projektfremdrift, milepæls- og opgavefuldførelse, budgetforbrug og den tid, der er afsat i den oprindelige plan. Ved at sammenligne de faktiske resultater med planen kan du fastslå, om du når målene for tidsplan, omkostninger, kvalitet og succesmålinger eller centrale resultatindikatorer (KPIs).

Og når du opdager, at tingene ikke helt følger planen (det gør de sjældent), skal du finde ud af, hvordan du kan ændre kurs, så du stadig kan levere noget, kunden er tilfreds med, og overholde begrænsningerne for budget, tidsplan og kvalitet. 

eksperttip

Ifølge teorien om den tredobbelte begrænsning betyder det som regel, at projektets omfang skal reduceres!

Vigtige trin i overvågning og styring af projekter

• Omkostnings- og tidsstyring: Gennemgå timesedler og udgifter for at registrere, kontrollere og følge op på projektets budget, tidsplan og opgaver
• Kvalitetsstyring: Gennemgå projektleverancerne og sikre, at de opfylder de fastlagte acceptkriterier
• Risikostyring: Overvåg, kontrollér, håndtér og begræns potentielle risici og problemer
• Acceptstyring: Gennemfør brugeraccepttest, og opret et gennemgangssystem for at sikre, at alle leverancer opfylder kundens behov
• Forandringsledelse: Når projektet ikke følger planen, skal du styre processen for godkendte ændringer for at sikre, at kunden er tilfreds med de nødvendige ændringer

5. Fasen for projektafslutning

I afslutningsfasen af projektets livscyklus er dit projekt i praksis færdigt, og dit arbejde som projektleder nærmer sig sin afslutning. Men projektet er ikke helt afsluttet endnu. 

Under denne nedtrapning og afslutning af projektet skal du holde et evalueringsmøde efter projektet eller en efterevaluering for at drøfte projektets og teamets styrker og svagheder, hvad der gik galt eller ikke gik så godt, og hvordan fremtidige projekter kan forbedres.

Dette kan være en af de mest givende faser i projektledelse, da det er en god mulighed for at anerkende og påskønne værdifulde teammedlemmer og fejre succeser.

Vigtige trin ved projektafslutning

• Analyse af projektets resultater: Dette er en evaluering af, hvor godt projektet blev styret, og af, om de oprindelige estimater for omkostninger og fordele var nøjagtige. Var der uforudsete risici? Hvilke problemer opstod, og hvor godt blev de håndteret? Blev projektplanen ændret, og hvordan?
• Teamanalyse: Gjorde alle det, de havde fået tildelt? Var de engagerede og motiverede? Arbejdede de grundigt og tog de ansvar? Var kommunikationen i projektteamet sund og konstruktiv?
• Projektafslutning: Gennemfør de opgaver, der er nødvendige for at bringe projektet til en officiel afslutning. Dette omfatter lukning af leverandøraftaler, underskrivelse af kontrakter og aflevering af al nødvendig projektdokumentation.
• Evaluering efter implementeringen: Nedskriv en formel analyse af succeser og fiaskoer, de efterfølgende erfaringer og forslag til fremtiden. Ved afslutningen af hvert vellykket projekt vil du opdage, at der altid er plads til forbedring.

Hvorfor er projektets livscyklus vigtig?

Selvom projektledelsescyklussen måske ikke lyder så interessant, er den vigtig, fordi det er den, vi som projektledere leder og faciliterer.

De trin, der indgår i ethvert projekt, er generelt de samme: Definér projektets mål, udarbejd en projektplan for at nå målene, og få derefter tingene til at ske, så målene opfyldes.

Forskellige projektledere eller bureauer bruger måske lidt forskellige termer til at beskrive faserne i projektets livscyklus, men grundlæggende er de stort set ens.

Projektets livscyklus giver projektledere trin, de kan følge gennem hele projektet. Den definerer, hvor man skal begynde, og hvor man skal gå videre hen på hvert trin i projektet. Uanset hvor kaotiske tingene bliver, har du en pålidelig struktur, du kan vende tilbage til og reorganisere dig efter. 

Når projektets livscyklus bliver kompleks

Projektets livscyklus inden for projektledelse er enkel, ikke? Nej, selvfølgelig ikke! Både enkle og komplekse projekter involverer mange variabler og masser af gråzoner.

Få råd og hjælp fra hundredvis af andre digitale projektledere ved at blive medlem og deltage i samtalen på Slack! Du får også adgang til over 100 skabeloner, prøver og eksempler på projektdokumenter, som sparer dig tid og øger dine chancer for at få succes med projektet.