Kortlægning af arbejdsprocesser: Sådan gør du – med eksempler

Du opretter diagrammer, der beskriver hvert trin i en proces samt relationerne og afhængighederne mellem dem, så alle kan forstå hvordan arbejdet udføres. Denne teknik bruges ofte inden for produktion, sundhedsvæsen, finans og informationsteknologi for blot at nævne nogle få brancher.

Hvorfor bruge kortlægning af arbejdsprocesser?

Kortlægning af arbejdsprocesser er vigtig, fordi den giver en tydelig visualisering af arbejdsgangen, som gør det nemt at identificere flaskehalse og ineffektivitet i processen, strømline driften og løbende forbedre den måde, du og dit team arbejder på.

Her er nogle af de andre fordele ved proceskortlægning: 

• Giver større klarhed, så beslutningstagning og problemløsning forbedres
• Hjælper med at reducere omkostningerne
• Gør det nemmere at forstå og kommunikere processen til teammedlemmer og interessenter
• Tilskynder teams til regelmæssigt at gennemgå og optimere deres arbejdsgange

Typer af kortlægning af arbejdsprocesser

Dette er nogle af de vigtigste typer proceskort, du kan bruge til denne proces.

• Flowdiagrammer: Flowdiagrammer oprettes med enkle former og pile, der repræsenterer trinnene i en grundlæggende proces og relationerne mellem dem. Det er nemt at oprette og forstå et grundlæggende flowdiagram, så det er et godt udgangspunkt for enkle arbejdsgange.
• Overordnede kort: Overordnede proceskort bruges i de tidlige faser af proceskortlægningen for at opnå en bred forståelse af arbejdsgangen. De fokuserer på de vigtigste trin og nøglepersoner, så du kan se det store billede og identificere områder, hvor processen kan forbedres.
• Detaljerede proceskort: Detaljerede proceskort giver et mere dybdegående billede af processen og omfatter input, output og beslutningspunkter. Det gør dem ideelle til komplekse processer og til at identificere specifikke områder, der kan forbedres, samt mulige løsninger.
• Svømmebanekort: Svømmebanediagrammer eller -kort opdeler processer i baner, der repræsenterer forskellige teams eller afdelinger. Det tydeliggør roller og ansvarsområder og gør det nemmere at identificere overdragelser og potentielle flaskehalse. Det er nyttigt til processer, der involverer flere teams eller afdelinger.
• Værdistrømskort: Værdistrømskort giver et detaljeret billede af en proces og fokuserer på strømmen af materialer og information. De er almindelige inden for produktion, forsyningskædestyring og autoreparation og hjælper med at identificere og eliminere spild. Projektstyringssoftware til bilindustrien kan også være nyttig her.
• SIPOC-diagrammer: Et SIPOC-diagram fokuserer på leverandører, input, processen, output og kunder. De er nyttige til at forstå de vigtigste elementer i en proces og identificere områder, der kan forbedres, og bruges ofte i de tidlige faser af kortlægning af arbejdsgange for at opnå en bred forståelse af arbejdsgangen.

Symboler til kortlægning af arbejdsprocesser

Her er nogle af de almindelige symboler til kortlægning af arbejdsprocesser, som du vil bruge:

• Terminator: Dette symbol repræsenterer starten eller afslutningen på en proces. Det har typisk form som en oval. 
• Procestrin: Dette repræsenterer et individuelt trin eller en opgave, der skal gennemføres i processen, og er normalt et rektangel.
• Forløb: Forløbssymbolet repræsenterer processens retning. Det vises som en pil.
• Beslutning: Beslutningssymbolet repræsenterer et punkt i processen, hvor der skal træffes en beslutning. Det har normalt form som en rombe.
• Forsinkelse: Dette symbol angiver en pause eller forsinkelse i processen. Det vises som en halvcirkel.
• Dokument: Dokumentsymbolet repræsenterer et dokument eller et stykke information, der bruges eller produceres i processen. Det vises som et rektangel med en bølget underkant.
• Manuelt input: Dette symbol angiver et trin, der kræver menneskelig indgriben, og vises som et parallelogram.
• Underproces: Dette symbol repræsenterer en mindre proces i det større arbejdsforløb. Det vises normalt som et rektangel med en dobbelt kant.

Sådan kortlægger du arbejdsprocesser

Her er trinnene til at oprette og administrere din virksomheds arbejdsforløb korrekt.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Identificer den proces, der skal kortlægges

Før du opretter et arbejdsforløb, skal du identificere kritiske processer, processer med mulighed for forbedring samt hvor grænserne mellem processerne går. Det gør det lettere at kortlægge og analysere dem.

Begynd med at gennemgå virksomhedens mål og målsætninger. Overvej processer, der er i overensstemmelse med organisationens mål og har en betydelig indvirkning på resultaterne. Medtag aktuelle processer, der oplever problemer eller ineffektivitet.

2. Identificer en procesejer

Udpeg en procesejer, der skal føre tilsyn med kortlægningen, sikre at implementeringen lykkes, være direkte involveret i det daglige arbejde og have bemyndigelse til at træffe beslutninger og gennemføre ændringer.  

Denne person skal også stille de nødvendige ressourcer og den nødvendige støtte til rådighed, fungere som det primære kontaktpunkt for spørgsmål eller bekymringer og sikre, at kortlægningen stemmer overens med de overordnede mål og målsætninger.

3. Opfør alle aktiviteter, input og output

Opfør alle aktiviteter, input og output, der er knyttet til processen, opdel processen i individuelle komponenter, og dokumentér hvert trin i detaljer. Du skal også opføre afhængigheder mellem trinnene i processen samt hvilke krav der skal være opfyldt ved hvert trin, før processen kan gå videre til det næste trin.

4. Fastlæg trinenes rækkefølge

Fastlæg trinenes korrekte rækkefølge. Arrangér aktiviteterne i en logisk rækkefølge, der afspejler processens faktiske forløb eller en naturlig rækkefølge, som skaber et jævnt og logisk forløb. På dette tidspunkt opdager du måske yderligere afhængigheder, som du overså tidligere – notér dem. 

5. Opret et procesdiagram

Opret et procesdiagram (det kan du gøre via en AI-procesdiagramgenerator for at spare tid), så du kan visualisere hele processen. Det gør den lettere at forstå og analysere og fremmer kommunikation og samarbejde med andre, der er involveret i processen. 

Sørg for, at du vælger de passende procesdiagramsymboler til at repræsentere forskellige elementer i processen, og arrangér symbolerne i den korrekte rækkefølge, så de afspejler rækkefølgen af aktiviteter og beslutningspunkter.

Overvej at bruge formatet beslutningsprocesdiagram til arbejdsforløb med flere beslutningsgrene, så betinget logik og efterfølgende resultater repræsenteres tydeligt.

6. Dokumentér arbejdsforløbet ved hjælp af software

Dokumentér arbejdsforløbet ved hjælp af software til arbejdsforløbsstyring eller værktøjer til arbejdsforløbsdiagrammer. De fleste værktøjer tilbyder skabeloner, intuitive grænseflader og alle de symboler, du skal bruge til at oprette detaljerede og professionelle arbejdsforløbsdiagrammer. Jeg anbefaler også at bruge software, fordi det gør det lettere at opdatere og ændre dine arbejdsforløb, efterhånden som de ændrer sig.

Begynd med at indtaste procesoplysningerne i værktøjet. En af fordelene ved software til arbejdsforløbsstyring er, at det giver dig mulighed for at oprette en digital version af dit procesdiagram og medtage alle aktiviteter, beslutningspunkter, input og output.

7. Del processen

Identificer de vigtigste interessenter, som skal informeres om den kortlagte proces, og vælg den mest passende metode til at dele processen. Det kan omfatte præsentationer, møder, workshops eller digitale platforme såsom e-mail eller samarbejdsværktøjer.

Fremhæv ændringer eller forbedringer, der er blevet foretaget, og understreg fordelene ved den nye proces. Du bør også opfordre til feedback og spørgsmål, så interessenterne fuldt ud forstår processen og føler sig involverede i kortlægningsøvelsen.

Eksempler på kortlægning af arbejdsgange

Disse eksempler på kortlægning af forretningsprocesser viser, hvordan det hjælper dig og din virksomhed med at nå jeres mål.

Salgsproces

Sådan kan dit arbejdsgangskort se ud for en potentiel salgsproces:

• Salgsteamet identificerer potentielle kunder gennem forskellige kanaler.
  • Input: Markedsføringsmateriale, kontaktoplysninger og data fra værktøjer til generering af kundeemner.
  • Output: En liste over potentielle kundeemner, der er klar til næste trin i salgsprocessen.
• Salgsteamet evaluerer kundeemnerne for at fastslå deres potentiale og prioritere dem.
  •  Input: Listen over kundeemner og kvalificeringskriterierne. 
  • Output: En liste over kvalificerede kundeemner, der er klar til opfølgning.  
• Salgsteamet engagerer sig i kvalificerede kundeemner og fører dem gennem salgspipelinen.
  • Input: Listen over kvalificerede kundeemner, salgsmateriale og tilbud. 
  • Output: Underskrevne kontrakter og nye kunder. 

Indkøbsproces

Sådan kan dit arbejdsgangskort se ud for en potentiel indkøbsproces:

• En afdeling identificerer et behov for materialer. 
• Indkøbsteamet gennemgår lagerbeholdninger, produktionsplaner og salgsprognoser for at fastslå den nødvendige mængde og type af materialer.
  • Input: Lagerdata, produktionsplaner og salgsprognoser. 
  • Output: En indkøbsrekvisition.
• Indkøbsteamet evaluerer potentielle leverandører ud fra kriterier som pris, kvalitet, leveringstid og pålidelighed.
  • Input: Indkøbsrekvisitionen, leverandøroplysninger og evalueringskriterier. 
  • Output: En valgt leverandør og en indkøbsordre.  
• En ordre afgives.
• Materialerne modtages.

Værktøjer til kortlægning af arbejdsgange

Her er nogle af de softwareværktøjer, du kan bruge, når du kortlægger dine arbejdsgange:

• Software til arbejdsgangsdiagrammer lader dig oprette visuelle kort over dine processer. Det gør det nemmere at identificere ineffektivitet, tydeliggøre ansvarsområder og sikre, at arbejdet forløber problemfrit.
• Software til arbejdsgangsstyring hjælper dig med at centralisere og automatisere dine arbejdsgange, så du reducerer forsinkede opgaver, fejlkommunikation og ineffektivitet og kan fokusere på det arbejde, der betyder noget.
• Værktøjer til automatisering af arbejdsgange lader dig automatisere gentagne og manuelle opgaver. Det gør det nemmere at styre dine projekter og reducerer behovet for at bruge unødvendig tid og energi på gentagne opgaver og forretningsprocesser.

Tips til kortlægning af arbejdsgange

Her er nogle yderligere tips til kortlægning af arbejdsgange.

1. Involver interessenter

Involver interessenter fra begyndelsen for at sikre, at du får alle relevante perspektiver med og opnår en fuldstændig forståelse af processen. Det bidrager til at øge opbakningen, støtten til kortlægningsøvelsen og chancerne for succes.

Hvis du for eksempel kortlægger en forsyningskædeproces, skal du involvere teammedlemmer fra indkøb, produktion og logistik. Afhold workshops eller brainstormsessioner for at fremme åben kommunikation og samarbejde. Husk fortsat at inddrage dem gennem implementerings- og evalueringsfaserne og give regelmæssige opdateringer.

2. Hold det enkelt

Fokuser på de vigtigste aktiviteter, input, output og beslutningspunkter, der definerer processen. Brug et klart og præcist sprog til at beskrive hvert element, og undgå jargon eller tekniske projektledelsesbegreber, der kan forvirre interessenter.

Opret et flowdiagram til projektledelse, brug standardsymboler, og undgå at overbelaste det med for mange oplysninger. Sørg for at holde flowdiagrammet rent og overskueligt—brug passende afstande, og undgå overlappende linjer eller symboler. Det gør det lettere for alle at forstå og håndtere processen.  

3. Gennemgå løbende, og foretag forbedringer

Gennemgå regelmæssigt dine arbejdsgange for at holde dem nøjagtige og relevante. Processer kan ændre sig over tid på grund af ting som nye teknologier, markedsforhold eller organisatoriske ændringer.

Regelmæssige gennemgange hjælper dig med at identificere afvigelser eller ændringer, der skal håndteres. Sørg for at indsamle feedback fra teamet som en del af den regelmæssige gennemgangsproces. 

4. Brug eksempler fra virkeligheden

Når du gennemgår din proces, skal du bruge et konkret eksempel fra dit arbejde. Det giver praktisk kontekst og hjælper interessenter med at relatere til processen. Eksempler kan også være med til at fremhæve effekten af forbedringer.

Hvis du for eksempel kortlægger en kundeserviceproces, skal du bruge et scenarie fra det virkelige liv, hvor en kunde kontakter din virksomhed med et problem. Gå processen igennem trin for trin, og vis, hvordan problemet registreres, diagnosticeres og løses. 

Få flere indsigter i arbejdsgangsstyring

Vil du i kontakt med andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til mere end 100 skabeloner, eksempler og modeller, og kom i kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.