Sådan kan et onlinefællesskab hjælpe dig med at vokse som projektleder

Læs transskriptionen:

Vi afprøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Bær over med eventuelle stavefejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Michael Mordak: Hej, det er Michael fra Digital Project Manager, og velkommen til dagens medlemsfokus. Det er lykkedes os at samle den største og mest imponerende gruppe projektledere, der skaber forandring og udfordrer de eksisterende paradigmer i projekter i dag. Derfor deler vi deres historier, de personlige og professionelle drejninger og udviklinger, vi gennemgår, mens vi forsøger at besvare det ældgamle spørgsmål – Hvad vil du være?

I dag taler vi med et værdsat medlem af fællesskabet, administrerende direktør og grundlægger af Chingona Coach, Nicolassa Galvez. Niko har ofte været den eneste projektleder i sin organisation. Derfor søgte hun fællesskabet, ikke kun som en måde at indhente viden fra andre på, men også for at få adgang til mentorskab og komme i kontakt med mennesker, der forstår rollen og de frustrationer, der følger med den.

Nicolassa, jeg vil meget gerne høre fra dig, om du kort kan fortælle om nogle af de fællesskaber, du er involveret i lige nu.

Nicolassa Galvez: Jeg er involveret i mange onlinefællesskaber. Først og fremmest Digital Project Manager-fællesskabet. Jeg er karrierecoach med en anti-karrieretilgang, så jeg deltager også i mange coachinggrupper – ikke kun for coaches, der udvikler virksomheder, men også for mennesker, der ønsker at modtage coaching.

Så jeg er med i begge ender af det i nogle få grupper for latinaer, der udvikler deres virksomhed eller er interesserede i personlig udvikling. En anden gruppe er Community-Centric Fundraising. Det er en gruppe af folk fra nonprofitorganisationer, der ønsker at ændre måden, nonprofitorganisationer finansieres på.

Michael Mordak: Fantastisk. Jeg lagde mærke til, at du nævnte flere grupper.

Jeg vil gerne vide, hvordan du finder tid til at sikre, at du bruger lidt energi på hvert af disse fællesskaber og giver dem den tid, de har brug for.

Nicolassa Galvez: Jeg har ingen notifikationer på nogen af mine enheder. Jeg kan ikke engang håndtere lydløse notifikationer eller røde prikker. Så jeg er faktisk nødt til aktivt at lede efter dem.

Jeg filtrerer også mine e-mails meget. Mange af de grupper, jeg besøger, bliver automatisk arkiveret, så jeg ser aldrig e-mailsene. Men de fem til ti grupper, jeg aktivt ønsker at deltage i, besøger jeg som regel via deres e-mails. Eller også kommer jeg i tanke om noget eller har et spørgsmål, og så opsøger jeg dem aktivt.

Michael Mordak: Okay. Så du afsætter ikke fem minutter om dagen i kalenderen til at bruge tid i dette fællesskab. Du går bare derover, når det er aktuelt for dig, og bruger det efter behov.

Nicolassa Galvez: Ja. Eller via deres e-mails. Jeg sørger for at få e-mailsene fra grupperne. De sender jo opsummeringer af samtalerne, eller Digital Project Manager sender noget om AI, og så bliver jeg interesseret i emnet. Derefter besøger jeg gruppen for at se, hvad folk siger om det, fordi jeg læste e-mailen.

Michael Mordak: Så grundlæggende handler det om at få det til at passe ind i din tidsplan, så finder du tid til alle de ting.

Jeg var meget interesseret i det, du nævnte om anti-karrierecoaching, for det er ikke umiddelbart indlysende, hvad det betyder. Kan du forklare, hvad anti-karrierecoaching er?

Nicolassa Galvez: Ja, jeg har haft meget svært ved at arbejde. Jeg kan næsten ikke blive i et job i mere end 18 måneder, og uanset om det skyldes min kulturelle baggrund eller det faktum, at jeg har ADHD, har jeg store problemer med kontorpolitikken på arbejdspladsen.

Det handler ikke så meget om opgaverne, men jeg er virkelig dårlig til kontorpolitik. Derfor kunne jeg ikke finde coaching, der tog hånd om det, uden bare at sige: »Skriv dit CV om« eller »Sådan skriver du politisk korrekte e-mails«. Anti-karrierecoaching er for folk, der er blevet socialiseret som kvinder, og som ikke får noget ud af traditionelle arbejdspladser og traditionelle karriereråd. Der er noget andet på spil, som vi gerne vil tale om og støtte dem igennem.

Michael Mordak: Ja, det er fantastisk. Det er et virkelig værdifuldt og nødvendigt område, som mange mennesker vil kunne få glæde af. Det er en virkelig god måde at bruge sin tid på, og jeg elsker, at du fokuserer så meget på det.

Du nævnte en del fællesskaber, som du er involveret i. Jeg spekulerede på, om du kunne fortælle lidt mere om, hvorfor du føler behov for at engagere dig i disse fællesskaber, og hvad du får ud af det.

Nicolassa Galvez: I alle de jobs, jeg har haft, har jeg været den eneste i den rolle.

Det sker ofte i nonprofitorganisationer, men jeg har også arbejdet som projektleder i små marketingbureauer. Bureauerne var så små, at jeg var den eneste projektleder. Så jeg havde ikke nødvendigvis kolleger, og det er ikke sådan, at der findes netværksgrupper for digitale projektledere i byerne.

Derfor opsøger jeg virkelig fællesskaberne for at indhente svar fra andre, få luft for frustrationer og bare kunne sige: »Hvorfor sker det her? Hvad foregår der? Det er så frustrerende. De overholder ikke deadlines, de følger ikke anvisningerne.« Eller for at få hjælp – der er ingen grund til at opfinde den dybe tallerken igen.

Og hvorfor skulle jeg ikke have lyst til at se, hvad andre mennesker gør, når de allerede har gjort det? Jeg føler heller ikke, at mentorskab er noget, man taler om, når man er 45. Man hører om folk, der har haft mentorer, men jeg føler ikke, at så mange af os havde mentorer i min generation. Så det at være med i disse fællesskaber er en mulighed for at vejlede hinanden og få mentorskab, når vi har brug for det.

Michael Mordak: Ja, det er næsten blevet et modeord på en måde, der har fået vind i sejlene. Det er også en sjov måde at motivere folk til at give viden videre og ofre deres tid gratis på – som en måde at give tilbage til den næste generation, der kommer gennem systemet.

En anden grund til, at jeg elsker det, du sagde, er, at vi i DPM-fællesskabet har vores mastermindgrupper og muligheder for, at folk kan deltage i små grupper og gennemgå mange af de processer, du nævnte – som at indhente information fra andre og få skabeloner til ting, der gør dit liv og dit arbejde lettere.

Og så tror jeg, at en af de største ting – og det er sjovt, for jeg tror, det er en af de travleste kanaler på vores Slack-kanal – er begivenhedskanalen. Folk får frustrationer ud af systemet og deler dem med andre, der forstår dem, som kan relatere til dem, og som har været igennem lignende ting.

Jeg vil også gerne høre fra dig: Har din deltagelse i disse fællesskaber ført til betydelige karriereskridt eller muligheder, som du ellers ikke havde haft mulighed for at udnytte?

Nicolassa Galvez: For mig handlede det mest om selvtillid. Jeg kom ind i projektledelse uden officielt at gå ud og tage min – jeg tror, det er PMI eller ...

Michael Mordak: PMP, ja.

Nicolassa Galvez: Ja, certificering. Det var bare noget, der var nødvendigt, og de søgte efter nogen og bad mig gøre det, hvorefter de ansatte mig som projektleder. Så jeg begyndte at lede efter ressourcer og fandt frem til Digital Project Manager. Jeg var meget bevidst om, at jeg ikke ønskede at kaste mig ud i den officielle PMP-certificering på det tidspunkt.

Det at være en del af fællesskabet gav mig selvtillid til at føle, at jeg hørte til i branchen, at jeg faktisk vidste, hvad jeg lavede, og at jeg kunne lære det, jeg ikke vidste, af dem. Det hjalp min karriere på så mange måder, fordi selvtilliden ved at være sammen med ligesindede og kunne deltage i samtalerne, webinarerne, mastermindgrupperne og de forskellige spontane fællesskabssamtaler virkelig hjalp min karriere. Ikke så meget i forbindelse med en jobansøgning, men når jeg var i jobbet – det hjalp mig med at fortsætte og tænke: »Er jeg vanvittig, eller er det her vanvittigt?«

Michael Mordak: Det elsker jeg. Ja, selvtillid er en stor ting, især for en person, der er ny i rollen. Betalte virksomheden for PMP-certificeringen, eller bad de dig om at tage den for at kunne begynde i rollen?

Nicolassa Galvez: Ja. Og det var også det, jeg tænkte: Hvis I ikke vil betale for den, så vil jeg heller ikke betale for den. Fordi jeg vidste, at jeg kunne lide projektledelse – muligvis på grund af min ADHD – har jeg altid været ekstremt struktureret og organiseret på papiret. Hvis du så mit soveværelse, ville det ikke se sådan ud, men jeg havde brug for meget struktur i den måde, jeg organiserede mit arbejde, min uddannelse og min læring på. Da jeg gik i skole, havde jeg meget støtte.

Ud fra deres erfaring med mig og deres viden om, hvor meget jeg organiserer, ville de have mig i denne rolle i deres marketingbureau. Men de tilbød aldrig at betale. Jeg betalte endda selv for DPM-medlemskabet – de ville ikke engang betale for det. Jeg vidste, at jeg havde brug for det professionelle støttesystem, så det var pengene værd for mig at betale for det selv.

Michael Mordak: En interessant måde at se på det på er også, at der i fællesskabet er masser af mennesker, som har taget deres PMP.

Så al viden om det findes allerede der. Hvis du virkelig ville, kunne du gå ind og spørge folk om forskellige dele af jobbet, og den viden, de giver dig, bygger på den tid, de har brugt på at studere til og bestå eksamen. Så selv hvis det er noget, du gerne vil forfølge, har du mennesker i fællesskabet, der har den viden.

Det er en stor del af det, og det hænger sammen med det, du siger. Du får så meget viden og indsigt fra mennesker, der har været igennem møllen, og som har gennemgået alle disse forskellige aspekter af jobbet i årevis. Det er næsten som at genveje din vej gennem karrieren og nå det næste trin, før du selv behøver at gå igennem alle de forsøg og fejl, andre allerede har været igennem.

Nicolassa Galvez: Ja. Og det satte jeg pris på. Jeg elsker projektledelsesmetodikken og menneskefærdighederne. Men mellemledelsen – det at have bureauets ledere på den ene side og dem, der skulle føre tingene ud i livet, på den anden – og at forsøge at navigere i det hele var ikke rigtig en del af min naturlige måde at være på. Det er bare ikke mine karaktertræk.

Selvom jeg var projektleder i næsten otte år, ønskede jeg aldrig at gøre det officielt ved at tage certificeringen, fordi jeg vidste, at det ikke var en karriere, jeg var interesseret i. Men jeg elskede stadig arbejdet og fællesskabet. Så det havde stor betydning for mig at have et sted at gå hen, som ikke var en del af den officielle linje, fordi jeg kunne holde kontakten – også selvom jeg ikke var projektleder i et par år, fordi jeg fokuserede på min coachingcertificering.

Men jeg projektledede min egen coachingvirksomhed. Derfor var det stadig meget vigtigt for mig at være en del af gruppen, og fællesskabet rummer så meget mere end bare projektledelse, at det var min tid værd at blive involveret.

Michael Mordak: Det er fantastisk. Og som en lille drejning på det hele: Det behøver ikke være specifikt DPM, men af alle de fællesskaber, du er med i, hvem er så den sejeste eller måske mest indflydelsesrige person, du har mødt gennem et fællesskab?

Nicolassa Galvez: Jeg ville faktisk sige Ben, fordi jeg ved, at du sagde en hvilken som helst gruppe, men jeg har været en del af DPM så længe.

Allerede første gang I var på Slack – I var på Slack, så skiftede I til det online, og så skiftede I tilbage til Slack – og han var bare så involveret. Det var intimiderende at komme ind i denne gruppe. Jeg havde ikke min certificering. Og at have en af gruppens ledere eller grundlæggere så til stede, så involveret og så tilgængelig, uden at gatekeepe, var en kultur, der var til stede i hele fællesskabet, og den fortsætter stadig fem eller seks år senere – jeg ved ikke engang, hvor længe jeg har været med.

Det er stadig et virkelig stærkt og imødekommende fællesskab. For mig er den store stjerne derfor en person, der sætter den tone. Og mange af dem – som Patrice – har altid været så hjælpsomme og altid tjekket ind hos os for at sikre, at alle spørgsmål bliver besvaret. Jeg føler bare, at hun skilte sig ud, fordi jeg havde nogle spørgsmål om nonprofitorganisationer, og selvom jeg ikke kender hendes præcise baggrund, kunne hun besvare dem om projektledelse og nonprofitorganisationer. Hun sørger altid for, at ingens spørgsmål bliver liggende alene, og at ingen sidder alene i et hjørne uden at blive talt med. Det er den slags stjerner i fællesskaber, der skiller sig ud for mig.

Michael Mordak: Ja, jeg elsker det ved fællesskaber. Det er interessant, for det er næsten som en bagdør ind i den virksomhed eller gruppe. Man går ind i disse fællesskaber, og som du siger, er ledere og folk i toppen af branchen involveret i dem. Man kan bare gå ind og tale med dem og stille dem spørgsmål om deres erfaringer.

Og ofte gør de sig tilgængelige, fordi de er der, fordi det er en del af deres liv, de elsker det, og det er det, de bruger deres tid på.

Nicolassa Galvez: Ja. Det var ikke klikagtigt.

Michael Mordak: Ja, præcis. Jeg føler, at alle ville sige det om deres eget fællesskab, men jeg synes virkelig, at vi har en fantastisk gruppe mennesker, der brænder for at dele deres viden og hjælpe andre med at forstå de ting, de selv har lært gennem deres karriere.

Og Patrice er et godt eksempel, men vi har også en række andre mennesker, der er med og elsker at dele viden. Så det er ret sjældent, at et spørgsmål forbliver ubesvaret.

Nicolassa Galvez: Ja, jeg elsker det. En anden ting er den humor, fællesskabet har. Det er så sjældent, især i onlinefællesskaber, fordi vi er på Slack, så der er meget tekst, og det er svært at få humor igennem. Men lige siden jeg kom med, har der været en humoristisk stemning i alt.

Det er ikke humor, der gør grin med folk, fordi de ikke ved bestemte ting. Det er en humor om nåden i, at vi alle er mennesker i en gruppe, der lærer af hinanden. Derfor er det en meget varm humor. Den fjerner nogle af barriererne. Især hvis projektledere er stressede over noget, eller bare føler, at folk taler om deres familie og børn og den slags. Det er et meget afslappet fællesskab – ikke afslappet i betydningen, at man ikke tager tingene alvorligt, for de elsker stadig deres fag – men det er bare ikke stressende at gå ind i fællesskabet, og man føler ikke, at man skal bevise sig selv.

Michael Mordak: Oplever du, at det er lige så udbredt i andre fællesskaber, du er involveret i, eller er det noget særligt?

Nicolassa Galvez: Nej.

Michael Mordak: Nå, nej. Hvordan påvirker det så forskellen mellem fællesskaberne? Påvirker det, hvor meget tid du har lyst til at bruge der, eller hvordan du interagerer med folk?

Nicolassa Galvez: Ja. Jeg føler, at vi er nødt til at være på vagt – især mig selv. I mange arbejdspladser taler mennesker med ADHD eller neurodivergente mennesker om, at de er nødt til at maskere meget, og hvor drænende det er.

Jeg har en meget tør humor, som ikke altid kommer igennem på skrift, men den kommer helt sikkert igennem i DPM-fællesskabet, fordi jeg tror, at den allerede er en del af jeres kultur. Man tager ikke hver sætning så alvorligt. Det er en mere menneskelig interaktion, og jeg arbejdede på afstand, allerede før pandemien.

Så jeg har altid været vant til at interagere online, og jeg foretrækker det næsten frem for at mødes fysisk. Men nogle fællesskaber kan være meget sterile. Informationen er stadig nyttig – jeg kigger måske forbi for at få svar på et spørgsmål eller læser opsummeringen for at se, om der er noget, jeg skal bidrage til.

Men når det gælder den afslappede stemning, synes jeg, at DPM har et par andre fællesskaber, hvor man tænker: »Okay, jeg har lyst til at hænge ud med de her mennesker. Jeg vil gerne drikke kaffe eller tage en drink med dem.« Og det er ikke udbredt i ret mange onlinefællesskaber.

Michael Mordak: Det elsker jeg. Det er virkelig fedt.

Når vi nærmer os slutningen af denne samtale, vil jeg gerne høre fra dig. Jeg ved, at du ikke arbejder med projektledelse lige nu, men da du arbejdede med PM, hvad vil du så sige var den mindst foretrukne del af rollen?

Nicolassa Galvez: Faktisk bringer jeg projektledelse ind i den nonprofitorganisation, jeg arbejder i nu, selvom det ikke er en del af min rolle. Jeg tænker: »Jeg kan ikke overleve, hvis vi ikke har et projektledelsessystem. Vi er nødt til at have et.« Lige nu forventer de, at jeg arbejder med Trello, men jeg er vant til ClickUp, og jeg tænker: »Jeg tror ikke, jeg kan bruge Trello.« Jeg gør en god indsats, men jeg tror, at jeg kommer til at bringe projektlederrollen med mig til hvert eneste job, jeg får.

Michael Mordak: Når først man har set projektledelsens lys, kan man ikke slukke det igen.

Nicolassa Galvez: Ja. Selv i min egen coachingvirksomhed abonnerer jeg på ClickUp. Jeg betaler for det. Jeg bruger ikke engang den gratis konto. Jeg tænker: »Nej, det her er officielt. Det er meget vigtigt.«

Men det mest frustrerende for mig var den manglende selvstændighed, der ligger indbygget i projektlederrollen. Jeg tror, at en projektleder kan skabe rammerne for at blive mere selvstændig. Men jeg var ikke klar over, hvor meget det er en rolle, der handler om mennesker. Du er nærmest bureauets diplomat. Og du skal være en virkelig god lytter, en virkelig god kommunikator og en stærk oversætter.

Dine menneskefærdigheder skal være i orden. Jeg kunne aldrig få dem helt på plads. Jeg ved ikke, om folk er klar over, hvor meget rollen handler om mennesker, og hvor meget projektledelse passer til dig, hvis du kan lide samarbejde og at hjælpe to grupper af mennesker, der har det samme mål, men forskellige måder at nå frem til det på. Hvis du er den type, der kan lide at hjælpe folk med at navigere, indgå kompromiser, finde løsninger og lave gruppearbejde, så handler projektledelse ikke bare om at uddele opgaver.

Jeg kunne uddele opgaver hele dagen. Jeg kunne bare ikke få folk til at udføre dem, fordi det hele handler om relationsopbygning og menneskefærdigheder, og om hvordan man – hvad kalder de det? – leder opad og leder nedad. Det var helt klart sværest at lede opad. Jeg ville kæmpe udviklernes sag, fordi de ikke altid fik alle de ting, der kunne gøre arbejdet lettere. Lederne og kundeansvarlige gjorde altid vores arbejde vanskeligst.

Det var den største udfordring. Selv hvis udviklerne ikke overholdt deres deadlines eller fulgte processen, tænkte jeg: »Jeg forstår det godt, for vi giver jer nogle vanvittige deadlines.«

Michael Mordak: Jeg ville følge op på det med et lidt lysere spørgsmål og spørge, hvad din yndlingsdel af PM var.

Nicolassa Galvez: Jeg kan fortabe mig i projektstyringssoftware og processer for evigt. Jeg synes, det er så interessant. Det er som et puslespil eller en labyrint for mig. Jeg elsker opgaver og underopgaver, tidsestimering og planlægning. Jeg har det helt fint med at planlægge alt det, og selvfølgelig kommer det aldrig til at gå efter planen, men jeg elsker at forfine ting. Jeg elsker virkelig projektstyringssoftware.

Michael Mordak: Det er som et puslespil, der hele tiden ændrer sig, mens du forsøger at lægge det.

Nicolassa Galvez: Ikke? Det er som et klumpet puslespil. Ja. Så jeg elsker software hele dagen, hver dag, og regneark. Selvom jeg plejede virkelig at elske regneark, er der nu så meget projektstyringssoftware, og især nonprofitorganisationer bruger mange regneark. Jeg tænker: »De går glip af noget.«

Jeg elsker regneark, men lad mig vise dig noget projektstyringssoftware, så bliver du blæst bagover.

Michael Mordak: Ja, bring dem ind i lyset, og lad dem vide, at der findes bedre måder at gøre tingene på. Fantastisk. Det elsker jeg. Og jeg vil bare sige, at jeg virkelig sætter pris på, at du tog dig tid til at tale om fællesskaber og om din erfaring med fællesskaber, for jeg ved, at det ikke altid er let at kaste sig ud i et fællesskab eller blive involveret.

Men der er virkelig så meget værdi og så meget viden. Og som vi nævnte, hvis du slutter dig til den rigtige slags fællesskab, eller hvis du finder et fællesskab, der passer til dig, er der mennesker, som gerne vil være hjælpsomme, dele deres tid og virkelig være inkluderende og byde dig velkommen.

Så jeg synes altid, det er det værd at tage det første skridt og prøve at præsentere sig selv eller i det mindste blive involveret på en eller anden måde. Måske slutter du dig til et fællesskab uden at sige noget.

Nicolassa Galvez: Ja, der var faktisk en, der gjorde det i dag – lurede. Så ja, kom med i fællesskabet, og lur så længe, du vil.

En person i DPM-fællesskabet skrev her til morgen: »Det er første gang, jeg stiller et spørgsmål.«

Michael Mordak: Åh ja, det er rigtigt. Ja.

Nicolassa Galvez: Og det er helt perfekt. Du kan stille et spørgsmål, når du vil. Du behøver ikke bare komme ind. Nogle gange går jeg ind i fællesskaber uden at præsentere mig selv. Nogle gange tænker jeg: »Jeg er ikke klar til at præsentere mig selv.«

Nogle gange gør jeg det aldrig. Jeg synes stadig, fællesskabet er værdifuldt, selvom jeg aldrig præsenterer mig selv. Andre gange går jeg ind efter nogle måneder og præsenterer mig. Så det er helt fint at komme ind som en stille observatør i fællesskabet. Du er stadig velkommen.

Michael Mordak: Ja, selvfølgelig. Fantastisk. Tak igen for din tid. Jeg sætter virkelig pris på, at du brugte disse øjeblikke sammen med mig og gennemgik alle disse spørgsmål. Vi holder kontakten i DPM Slack, og vi fortsætter med at være i kontakt.

Tak, fordi du lyttede til vores medlemsfokus med Nicolassa. Hun har så meget mere viden og indsigt at dele med dig. Kom og tal med os i Slack-kanalen sammen med hele vores fællesskab af digitale projektledere. Du kan læse mere om medlemskab på vores hjemmeside på thedigitalprojectmanager.com/membership.

Indtil næste gang – tak, fordi du lyttede!