Bedste praksis inden for projektledelse: Det bør du gøre hver måned (med Joanna Leigh Simon fra The Heads of State)

 

Læs transskriptionen:

Vi afprøver at transskribere vores podcasts ved hjælp af et softwareprogram. Tilgiv venligst eventuelle slåfejl, da botten ikke er korrekt 100 % af tiden.

Ben Aston:

Tak fordi du lytter med. Jeg hedder Ben Aston, og dette er podcasten The Digital Project Manager. I dag har jeg selskab af den helt igennem vidunderlige Joanna Leigh Simon, og vi skal tale om bedste praksis inden for projektledelse. Det handler alt sammen om, hvad du bør gøre hver måned. Det har været en utrolig populær artikel i denne uge, så jeg glæder mig virkelig til at tale om den.

Men først Joanna, vil du ikke fortælle lidt om dig selv? Vi har egentlig ikke mødt hinanden før, og jeg ved faktisk ikke rigtig noget om dig. Fortæl mig lidt om, hvad du laver. Hvor er du? Og hvad holder dig beskæftiget?

Joanna Leigh:

Det er meget rart at møde dig digitalt. Jeg er i Philadelphia, Pennsylvania, på den modsatte side af kontinentet i forhold til dig, tror jeg. Jeg bor i et kvarter, der hedder Kensington, som ligger i den nordøstlige del af Philadelphia, og jeg arbejder i et kvarter, der hedder Callowhill, lige nord for centrum og sådan cirka tæt på vores Chinatown.

Ben Aston:

Fint, rigtig godt. Du arbejder på et bureau som producer. Fortæl lidt om dit arbejde.

Joanna Leigh:

Jeg har arbejdet i knap to år for et grafisk designstudio, der hedder The Heads of State, og som har ligget her i Philadelphia i omkring 12-15 år, tror jeg. Det er et lille, men stærkt og meget travlt bureau med et tæt sammenknyttet team. Jeg er producer, hvilket jeg for nylig hørte dig tale om i en episode, hvor du gennemgik forskellige titler inden for projektledelse. Så vi ved alle, at det kan betyde en masse forskellige ting. Men vi gør grundlæggende det samme: Vi får gode ting til at ske. Vi specialiserer os hovedsageligt i grafisk design, branding, illustration og alle former for visuel realisering af projekter. Vi arbejder med alle slags kunder og kundestørrelser – lige fra små virksomheder og kunst- og kulturprojekter til store selskaber. Du nævner det bare.

Ben Aston:

Fint. Er det mere den slags UX-design, udvikling og kodning?

Joanna Leigh:

Præcis. Derfor tøver jeg også. Jeg omtaler mig stort set aldrig som digital projektleder – jeg er faktisk lige ved at afsløre mig selv som en bedrager. Jeg har på en måde arbejdet mig ind i dette fællesskab, fordi digitale løsninger naturligvis fylder så meget i den kreative servicebranche, at mange af mine kolleger og de mennesker, jeg har mødt inden for projektledelse, er rigtige digitale projektledere. Derfor har jeg på en måde presset mig ind i disse grupper for at finde støtte. Men jeg kommer fra en baggrund, der i højere grad handler om traditionelle medier, reklame og branding, og nu arbejder jeg i et studio, der specialiserer sig i branding og grafisk design.

Ben Aston:

Godt. Fortæl lidt om noget af det arbejde, I laver hos The Heads of State. Først og fremmest: Hvilken værktøjskasse bruger du? I laver ikke direkte digitale projekter, så hvordan styrer du dine projekter?

Joanna Leigh:

En af de måder, jeg gør det på – jeg joker nogle gange med det i netværksgrupper eller når jeg taler med andre projektledere, der arbejder mere med udvikling – er, at jeg faktisk er digital projektleder på en måde, fordi mange af vores produkter måske ikke nødvendigvis er digitale, men mange af vores værktøjer er det. Vi bruger mange af de samme værktøjer til projektledelse og processer som digitale bureauer, naturligvis e-mail, Slack, Trello, Flow, Harvest og al den fantastiske software, der findes nu til at holde styr på dokumenter og processer. Der er ikke mange jobs i den kreative servicebranche, hvor værktøjskassen ikke primært er digital, selv hvis det fysiske produkt faktisk er noget, man laver med blæk på papir, som de designere, jeg arbejder med, nogle gange gør. Og gudskelov for det.

Ben Aston:

Jeg husker dog, at jeg arbejdede med jobmapper. Jeg ved ikke, om du nogensinde har arbejdet med jobmapper, men da jeg begyndte i traditionelle reklamebureauer, havde vi jobmapper, og den kreative direktør gik rundt og sagde som det første: »Hvor er jobmappen til det her?« Det var en enorm brun kuvert. I den brune kuvert lå der – jeg kender ikke længere mine papirformater – men noget i stil med A3. Har I A3? Det kan jeg ikke huske.

Joanna Leigh:

Det har vi. Det er ikke det mest almindelige, jeg tror normalt, at vores A3 svarer til A4. Jeg ved, at I gør tingene lidt mærkeligt deroppe nord for muren.

Ben Aston:

I Canada er de faktisk gået helt amok. De har fire forskellige papirformater. Nå, men pointen er, at vi plejede at gå rundt med disse jobmapper, de store kuverter, som indeholdt alle stempler, alt grafisk materiale og alt andet, der havde med projektet at gøre. Og selv om vi arbejdede digitalt, skulle alt printes ud og lægges i en stor brun kuvert. Sådan gjorde man bare.

Joanna Leigh:

Helt ærligt er jeg faktisk meget analog i mange af mine arbejdsvaner. Jeg prøver at følge med så godt som muligt for at gøre livet lettere for alle andre. Men en jobmappe – det tiltaler mig på en sær måde. Jeg bliver måske nødt til at indføre det i praksis. »Her er din mappe.«

Ben Aston:

Det er forfærdeligt. Mængden af papir og alt det, man skal printe, er vanvittig. Forestil dig, at du hver gang, du holder et møde, skal sige: »Okay, lad os printe den seneste version igen.« Du tilbringer hele dagen ved printeren. Det er forfærdeligt. Lad være med at gøre det. Der findes helt sikkert et værktøj til det.

Er der nogle værktøjer – nogle virkelig gode værktøjer – som du for nylig har opdaget eller føjet til din værktøjskasse, hvor du tænkte: »Hold da op, det her er fantastisk, alle burde bruge det«?

Joanna Leigh:

Jeg tror ikke nødvendigvis, at jeg har noget, der er helt ukendt. Jeg er nok meget begejstret for værktøjer, som mange andre også er. Trello var det første, jeg indførte i min praksis, og som jeg føler, at jeg virkelig ikke kunne leve uden. Alle bruger det naturligvis forskelligt, og jeg synes, det smarte ved enkelheden er, at man kan gøre det til sit eget. Slack har naturligvis ændret meget på vores bureau. Vi bruger det kun internt; jeg ved, at nogle bruger det med kunder. Det har vi endnu ikke kastet os ud i.

Faktisk har jeg noget. Det er heller ikke revolutionerende, men vi er lige begyndt at bruge Dropbox. Vi er meget afhængige af det til at administrere vores digitale aktiver og sende igangværende arbejder frem og tilbage, især store filer. Men Dropbox har et produkt, der hedder Dropbox Paper. Jeg ved ikke, om du har haft mulighed for at se på det.

Ben Aston:

Jeg har set, at det findes, men jeg har ikke prøvet det endnu.

Joanna Leigh:

Jeg var skeptisk, men en af partnerne i vores firma, faktisk en af mine kreative direktører, kom hjem fra en konference, hvor han havde mødt en person, der lovpriste Dropbox Paper. Vi er begyndt at implementere det, og det er fantastisk. Jeg var skeptisk i starten, fordi jeg kan lide tingene, som de er, og ikke bryder mig om at introducere endnu en ting, som alle skal lære og komme ind i. Men det er virkelig godt, fordi det grundlæggende er et dokument, som et Word-dokument eller et Google-dokument, men det er et levende dokument, som alle kan redigere, og hvor man kan tilføje filer. De vises direkte fra Dropbox. Det er meget nemt at bruge og dele, og jeg kan bestemt anbefale det til alle.

Ben Aston:

Så det er som Google Docs møder Dropbox. Hvad har du brugt det til? Bruger I det til at dele og holde styr på alt det, I deler med kunderne?

Joanna Leigh:

Ja, vi bruger det primært. Vi bruger det faktisk endnu ikke i en kundevendt sammenhæng, selv om jeg tror, at vi måske begynder på det. Lige nu bruger vi det hovedsageligt til to forskellige formål. Det ene er at oprette projektsammendrag eller rapporter, hvilket vel er den digitale version af jobmappekuverten. Dit hoveddokument, centrum og kerne i projektet: Dette er projektet, dette er tidsplanen, dette er teamet, her er de værktøjer og filer, du skal bruge for at komme i gang, og her er, hvem der gør hvad. Man kan også oprette alle mulige små ting i dokumentet, såsom tjeklister, hvor folk kan gå ind og sætte et flueben: »Okay, det har jeg gjort.« Der er også en kalenderfunktion, hvor man kan tildele en deadline til en bestemt opgave, og man kan tagge personer i dokumentet: »@Steve, du skal have det her færdigt inden dette tidspunkt.«

Vi bruger dem som projektsammendrag og levende projektdokumenter, som vi præsenterer ved projektopstart. Vi bruger dem også til at skrive opsummeringer af kundemøder og opkald – uanset om det er et møde om ny forretning, eller om vi modtager feedback, rettelser og arbejde. På den måde er det meget nemt at dele med alle, og vi kan opdatere det undervejs.

Ben Aston:

Så det er nærmest en projekt-wiki.

Joanna Leigh:

Ja. Det er virkelig en god måde at sige det på. Næste gang siger jeg bare det. Det er en virkelig god måde at formulere det på.

Ben Aston:

Det er smart. Lad os gå videre og tale om den artikel, du skrev. Som jeg sagde: Hvis du ikke har læst den, så gå ind på theDigitalProjectManager.com og læs den. Den hedder Bedste praksis inden for projektledelse: Ti ting, du bør gøre hver måned. Som sagt har den været virkelig populær. Den har faktisk fået flere visninger end forsiden i denne uge og også masser af delinger. Det er tydeligvis noget, folk er meget interesserede i – sandsynligvis blandt andet fordi det er begyndelsen af måneden, og folk tænker: »Vent, hvad er det nu, jeg skal gøre denne måned?«

Joanna Leigh:

Det var god timing fra din side.

Ben Aston:

Hvis du ikke har set den, så gå ind og læs den. Der er virkelig gode råd om, hvad du bør gøre hver måned. Meget af det handler faktisk om at trykke på nulstillingsknappen, så tingene holdes på sporet på det overordnede niveau. Jeg tror, det er meget nemt at blive opslugt af projektledelsens daglige trummerum. Vi deltager i vores daglige scrum-møder, skriver briefinger, laver projektdokumentation, jonglerer med mange forskellige ting og har ofte modstridende prioriteter. For mig var en af de vigtigste pointer derfor at afsætte tid til de vigtige, men sandsynligvis ikke presserende, opgaver. I artiklen gennemgår Joanna alt fra personlig administration og projektadministration til teamopbakning og støtte. Lad os tale om nogle af de ti ting, du nævner i artiklen.

En af dem var indbakke-nul. Du kommer med den modige anbefaling, at man bør få sin indbakke ned på nul, og det har jeg ikke gjort. Jeg tror, jeg opgav for omkring ti år siden, da søgefunktionen blev brugbar. Jeg tænkte: »Ved du hvad? Jeg har så mange e-mails, at der ikke er nogen chance for, at jeg kan få styr på dem.« Jeg plejede at arkivere alt og lægge alt i mapper. Så hvordan kommer en person som mig, der har 9.000 e-mails i indbakken, i gang med denne rejse mod oplysning gennem en tom indbakke?

Joanna Leigh:

Du er måske uden for rækkevidde. Du har måske nået punktet uden vej tilbage. Men jeg har set alle mulige slags indbakker i mit liv. Det lyder meget dramatisk. Jeg tror helt naturligt, at jeg foretrækker at holde min ret overskuelig. I en travl uge kan jeg måske nå op på 20 eller 25 tråde, men mit vigtigste råd til at holde indbakken ren er at arkivere. Hvis du gør det med mapper og har forskellige mapper til forskellige typer e-mails, er det fint, og jeg hilser på dig. Jeg er ikke helt så avanceret. Jeg arkiverer ting, når de er afsluttet. Når de ikke længere kræver et svar eller handling fra mig, arkiverer jeg dem. Hvis jeg nogensinde har brug for at finde dem igen, bruger jeg, som du siger, søgefunktionen. Gud velsigne søgefunktionen.

Mine to råd er egentlig bare, at en e-mailtråd kun bør være i indbakken, hvis den er der, fordi du skal svare nogen, eller fordi den minder dig om en handling, du skal udføre. Når du ikke længere har brug for den, så arkivér den, sig farvel, og jeg synes bare, det føles så godt, når jeg når ned på den undvigende indbakke-nul. Det sker ikke ofte; jeg prøver at gøre det cirka en gang om måneden. Prøv at finde en stille eftermiddag eller en time uden møder og opkald, og koncentrér dig bare. Ikke nødvendigvis om at arkivere ting, men om at udføre handlingerne – svare på de e-mails, jeg har ladet ligge, fordi de enten ikke var særlig vigtige, eller fordi jeg ikke vidste, hvordan jeg skulle håndtere dem på det tidspunkt. Bare sig: »Okay, kom igennem det her, så får du det bedre.« Og så bliver det nærmest vanedannende. Når du har ryddet tre eller fire af vejen, tænker du: »Det kan jeg godt, nu går vi hele vejen.«

Ben Aston:

Fint. Jeg får aldrig den følelse, men jeg hylder dig for din ... Jeg plejede at have den følelse. Jeg husker, at jeg prøvede at gøre det hver fredag. Jeg forsøgte at nå indbakke-nul om fredagen, men det betød som regel, at jeg blev virkelig sent på kontoret. Så tænkte jeg: »Glem det, jeg tager hjem.«

Joanna Leigh:

Aldrig i livet.

Ben Aston:

Fint. Den næste ting, du gennemgår i artiklen, er at gøre status. Du taler om at gennemgå scopebeskrivelser eller projektoversigter for at overveje, hvordan projekterne udvikler sig. Kan du uddybe det lidt? Når du siger, at du gennemgår beskrivelserne, hvordan ser den gennemgang så ud? Hvad leder du efter? Hvordan kan man gøre status?

Joanna Leigh:

Jeg tror, det virkelig afhænger af situationen. Noget, der gælder for alle disse ti råd, er, at jeg virkelig tror, der findes lige så mange forskellige slags projektledere, som der findes mennesker. Alle har deres egen stil og tilgang. Der er også stor forskel på projektledere og producere med hensyn til, hvor mange projekter man håndterer på et givet tidspunkt. Mellem eksterne kundeprojekter og interne bureauprojekter kan jeg have mellem 30 og 50 forskellige projekter, som jeg holder øje med på et givet tidspunkt og i forskellige faser.

Jeg har derfor denne magiske liste, som jeg bare kalder masterlisten over projekter. Den er meget enkel og består bare af en liste over dem alle. Den går ikke i detaljer; den angiver kun projektet ved navn. Mindst én gang om ugen – jeg prøver at gøre det oftere – og hvis du ikke har for vane at gøre det, foreslår jeg, at du gør det en gang om måneden, går jeg listen igennem og hilser mentalt på hvert projekt. Jeg tjekker ind på, hvordan det går – det er meget new age-agtigt, men det er i det mindste en mavefornemmelse. »Okay, tingene er gode, det behøver jeg ikke bekymre mig om.«

Det handler bare om at identificere og gå gennem din beholdning og sige: »Det er i god stand, det er i god stand, hov, dette projekt har nogle advarselstegn, lad mig notere dem.« Derefter går du i dybden: »Okay, hvordan vil jeg håndtere dette? Hvordan vil jeg håndtere det?« Du behøver ikke tage fat på alt på én gang, men processen med at lade projekterne komme ind i tankerne og overveje, hvilken tilstand de er i, skaber en stor fortrolighed med projekterne, som vi ellers let tager for givet. Giv dig selv tid til at tænke over din liste.

Ben Aston:

Jeg synes, det er fantastisk. Vi ender ofte med at lave en eller anden form for rapportering hver uge. Man bliver ved med at lave de samme rapporter, og det kan blive lidt mekanisk. Onsdag er måske dagen for din ugentlige statusrapport, og du skal hurtigt opdatere tallene og tidsplanen, men du ser ikke faktisk på projekterne fra et bredere perspektiv. Derfor synes jeg, det er en god idé regelmæssigt at træde et skridt tilbage fra de projekter, du arbejder på, og virkelig se på, om vi klarer os, om vi virkelig kommer til at nå projektets strategiske mål, og om projektet faktisk bevæger sig i den rigtige retning. Eller hvilke justeringer skal jeg foretage i tidsplanen eller processen for at sikre, at projektet leverer det, vi håbede på i begyndelsen?

Joanna Leigh:

Helt sikkert. En vigtig ubekendt i forbindelse med netop denne opgave er, hvor mange projekter vi taler om. Jeg kender mennesker, der arbejder på ét projekt ad gangen, og det er sikkert enormt og har mange bevægelige dele. Man kan derfor nemt tilpasse dette. Hvis du kun har ét eller to projekter ad gangen, og de er meget større, mere komplekse og længerevarende, kan du opdele dem i afsnit eller faser og derefter tjekke ind på hver fase i stedet for kun at se på det overordnede niveau. Jeg har nogle projekter, der ikke kræver meget opmærksomhed på ugentlig eller månedlig basis. Nogle gange kan det være så enkelt som: »Nej, der er stadig ingen bevægelse på det«, eller »Vi har styr på det«, og så videre til det næste.

Ben Aston:

Det er godt. Det næste, jeg synes var virkelig nyttigt, er at holde styr på de vigtigste læringer. Du taler om at opsamle læringer hver måned, så man ikke bliver ved med at begå de samme fejl igen og igen. Hvad gør du med disse læringer? Hvordan opsamler du dem, holder styr på dem og sikrer, at du faktisk lærer af dem i stedet for bare at skrive dem ned?

Joanna Leigh:

Det er noget, jeg forsøger at gøre løbende på egen hånd: hele tiden identificere ting, vi kan lære af. Jeg synes, det er meget vigtigt at sætte ord på de vigtigste læringer, og det er et område, hvor jeg også virkelig støtter mig til mit team. Det er ikke kun en individuel opgave, jeg udfører alene. Jeg kan godt lide at pege på noget over for projektteamet og sige: »Okay, det her er et godt eksempel på noget, vi kan lære af. Næste gang kan vi gøre det på denne eller hin måde.« Eller vi kan vende tilbage til det og pakke det lidt mere ud. Men jeg vil også gerne høre fra andre, hvad deres oplevelse var, og hvad de lærte af et bestemt øjeblik i et projekt.

Meget af det handler bare om at skrive det ned og igen bevare en mental og til dels fysisk – selv om den er ret simpel – liste over ting, du gerne vil vende tilbage til. Jeg er meget en pen-og-papir-person. Og jeg tror, uden at generalisere, at mange projektledere er det. Vi kan godt lide lister og den slags. Hvis det falder dig naturligt. Hvis jeg fik en dollar for hver liste.

Ben Aston:

Godt. I artiklen fortsætter du med at tale om at håndtere nogle af disse problemer. Som projektledere er der altid problemer og ting, der skal håndteres, og altid underliggende udfordringer af den ene eller anden slags. Hvordan prioriterer du dem eller vælger, hvilket løbende problem du skal tage fat på, så du ikke bliver begravet i det, eller så det ikke bliver en distraktion?

Joanna Leigh:

Helt sikkert. Jeg synes, der er to faser i den måde, jeg personligt går til at vælge et problem og derefter løse det på. Når jeg vælger et problem, handler det som regel om det, der giver mig flest problemer, og som jeg tror påvirker andre på mit team, arbejdet eller mine kunder. Jo større påvirkning, desto vigtigere er det for mig at løse problemet. Ingen kan løse alle problemer på én gang, og hvis du arbejder med mange ting, er du naturligvis nødt til at prioritere.

Jeg forsøger typisk at identificere et par ting hvert kvartal, som jeg gerne vil løse. Jeg deler det grundlæggende op i perioder på 90 dage og siger: »Okay, dette kvartal vil jeg strømline projektopstartsmøderne, finde en bedre måde at opbevare mine filer på og skaffe en bedre pen.« Bare for at give nogle helt grundlæggende eksempler. Det giver dig noget konkret at fokusere på, og du må finde ud af, hvordan du bedst holder listen organiseret og i prioriteret rækkefølge i din arbejdsgang. Det er meget lettere at gennemføre end bare at tænke: »Åh gud, hver dag er der noget nyt, jeg skal håndtere.« I stedet siger du: »Ved du hvad? Jeg har givet mig selv og mit team lov til at fokusere på nogle få ting i denne 90-dages periode«, og du sætter ikke urealistiske mål.

Hvad angår selve problemløsningen, tror jeg ærligt talt, at det mest handler om forsøg og fejl. Der er visse ting i min egen praksis, som jeg har kæmpet meget med, og den eneste måde, jeg løser dem på, er trinvist. For det første tror jeg, at mange projektledere kæmper med at finde god software til ressourceallokering og prognoser. Det magiske Gantt-diagram, som alle ønsker fandtes, men som bare ikke gør det. Der findes nogle gode programmer, og jeg har prøvet dem alle, men intet program gør alt det, man gerne vil have det til. Så man må prøve forskellige ting og afsætte tiden til det. Jeg tror, mange ikke er klar over, at problemløsning tæller som arbejde, selv hvis man ikke præcis ved, hvordan man vil løse problemet. Det at forsøge at finde en løsning tæller. Folk føler sig skyldige, fordi de tænker: »Jeg undersøger bare noget«, eller »Jeg vil uddanne mig selv om det her.« Men nej, det hjælper dig med at blive bedre og stærkere for dit team og dine kunder, og det er helt legitimt.

Ben Aston:

Og det at fejle er en del af processen.

Joanna Leigh:

Ja, der er virkelig meget fiasko.

Ben Aston:

Tricket er, at når du siger: »Jeg vil finde et nyt prognoseværktøj«, så er virkeligheden, at det tager lang tid at finde, konfigurere og afprøve et værktøj, der fungerer for dig. Det kræver mange fejl, før du enten når frem til, at du er nødt til at lave dit eget, eller at du tilfældigvis finder et, der faktisk kan alt det, du har brug for.

Joanna Leigh:

Helt sikkert.

Ben Aston:

Da du talte om de problemer, alle projektledere står overfor, troede jeg, du ville vende tilbage til din pen. Har du faktisk fundet en pen, der kan alt det, du har brug for?

Joanna Leigh:

Det har jeg bestemt. Jeg vil ikke betegne mig selv som en fanatiker af kontorartikler, men jeg arbejder med designere, så jeg kender mange mennesker – både designere og projektledere i alle mulige roller – som er helt vilde med kontorartikler. Folk, der går ind i en kontorartikelforretning og bare er nødt til at indånde gulvtæppet, fordi de elsker det så meget. Jeg er ikke helt på det niveau; jeg er nem at gøre tilfreds. Jeg kan godt lide en sort Bic Clic Stic-kuglepen med blødt greb. Jeg kan ikke lide blåt blæk. Jeg bruger det i nødstilfælde, men hvis jeg selv kan vælge, skal det være en Bic Clic Stic med blød overflade og fin kuglespids. Det er min foretrukne pen, og hvis nogen, der lytter, aldrig har haft fornøjelsen af at skrive med dette redskab, så send mig et tweet, og jeg sender dig en.

Ben Aston:

Vent lige. Vores første giveaway fra The Digital Project Manager. Der findes kuglepenne.

Joanna Leigh:

Ja, jeg har omkring ti millioner af dem, og jeg knækker holderen af. Du ved, den ting, man skulle stikke i lommen. Jeg knækker dem af. Det er bare en vane, jeg ikke kan lade være med, så man kan altid se, hvilke kuglepenne på kontoret der er mine eller var mine.

Ben Aston:

Og det er dem, der kan fås i giveawayen.

Joanna Leigh:

Jeg knækker den af på forhånd og sender den til dig i en kuvert. Forudgående afmontering.

Ben Aston:

Det er en ægte Joanna-kuglepensgiveaway. Sikke et tilbud. Det er fint. Det leder faktisk smukt videre til vores næste punkt, som er at rydde op i dit arbejdsområde. Er det faktisk en del af din plan for at rydde op?

Joanna Leigh:

Ja, jeg sender mine kuglepenne ud og fordeler dem. Det er så vigtigt for alle at rydde op i deres omgivelser. Det er naturligvis ikke specifikt for producere og projektledere; jeg synes bare, det er vigtigt både derhjemme og på arbejdet. Jeg er ikke nødvendigvis et meget rent eller ordentligt menneske, men jeg prøver mindst én gang om måneden at rydde op omkring mig. Og det føles virkelig godt. Det er nemt, det er noget, du kan gøre på fem minutter, og det gør en stor forskel.

Ben Aston:

Det er jeg helt med på. Jeg er mere typen, der rydder skrivebordet hver uge. Jeg elsker at komme på kontoret mandag morgen og tænke: »Ah, jeg er klar.« Det hjælper bestemt. Lad os tale om at tjekke ind hos dit team. I din artikel har du en god liste over spørgsmål, du stiller folk, når du tjekker ind hos dem. Et af dem er: »Hvad glæder du dig til?« Så jeg tænkte, at jeg ville stille dig det samme spørgsmål. Det er et fantastisk spørgsmål, når man tjekker ind hos teamet. Er der noget, du personligt eller professionelt glæder dig til? Hvad gør dig begejstret?

Joanna Leigh:

Personligt kan jeg lave en kombination lige nu, fordi en af mine kolleger, som jeg holder meget af, skal giftes i næste uge. Jeg glæder mig derfor meget til festen, hvor alle fra kontoret kommer. Det bliver virkelig sjovt. Vi er alle sammen uden for arbejdet og fejrer vores kollega og hans smukke brud.

Ben Aston:

Fantastisk.

Joanna Leigh:

Det glæder jeg mig virkelig til.

Ben Aston:

Det er godt. Dit næste punkt er at sige tak. Jeg synes, det er et virkelig godt punkt. Personligt ved jeg, at jeg er elendig til det. Jeg fokuserer altid på det næste og glemmer hele tiden at sige tak. Det er fantastisk at fejre succeser, også de små. Det er så godt at lade teamet vide, at man værdsætter dem og det, de har gjort. Det er godt for teamets moral og giver teamet en følelse af fremdrift. Det er virkelig vigtigt. Jeg elsker den måde, du taler om at have en bunke kort klar på skrivebordet.

Joanna Leigh:

For os, der elsker kontorartikler og begræder den dag, hvor computeren kom og begyndte at erstatte alle vores mapper, kort, kuverter og den slags, er det en undskyldning for at forkæle sig selv med nogle fine kontorartikler. Alle kan lide at modtage en håndskrevet besked. Jeg skriver bestemt ikke håndskrevne beskeder så ofte, som jeg gerne ville, men jeg prøver virkelig at lade folk vide, at jeg værdsætter dem, fordi jeg synes, det er så vigtigt. Arbejde handler om mennesker. Alt, hvad nogen arbejder på, handler om mennesker.

Selv hvis du arbejder alene, er der mennesker, du arbejder for, laver ting til eller udfører ting sammen med, eller du arbejder med ting, som du ikke kunne have eller bruge uden andre mennesker, der arbejder på dem. Alle disse små ting lægger sig sammen, og jeg synes, det er meget vigtigt at lade folk vide, at du værdsætter dem, uanset om de er dine kolleger, chefer eller kunder. Kunder kan nogle gange få os til at rive håret ud, men vi kunne ikke gøre det, vi gør, uden dem. Der er altid noget, du kan takke nogen for.

Ben Aston:

Det er faktisk en fremragende pointe. Vi projektledere har en tendens til at klage over, at vores arbejde er utaknemmeligt, og at kunderne aldrig siger tak. Men hvornår har du sidst takket en kunde?

Joanna Leigh:

Præcis.

Ben Aston:

Det er et udfordrende spørgsmål, som vi også bør stille os selv.

Joanna Leigh:

Og det er ikke en helt uselvisk handling, for jeg tror, jeg måske sagde det i artiklen, men det kan også have været i den næste. Man skal samle sine karmapoint. Du vil gerne huskes som den person, der var elskværdig og sagde tak, fordi det kan føre til et nyt job, eller fordi nogen næste gang vil tale din sag. Så man må samle karmapoint, hvor man kan.

Ben Aston:

Og kunder vil gerne arbejde sammen med mennesker, de kan lide, og som minder om dem. Det er en win-win-situation. En anden god måde at sige tak på for dem, der bliver skræmt af tanken om at skrive håndskrevne kort – måske fordi jeg er mand, og uden at være sexistisk er mængden af kort, jeg skriver, begrænset – er donuts. Donuts er et fremragende alternativ. Det er måske ikke lige så personligt, og man kan ikke udtrykke sig på helt samme måde, men for en person, der har svært ved at få ordene ned på papir, er donuts en fremragende måde at vise sin påskønnelse på, som de fleste kan lide.

Joanna Leigh:

Jeg støtter fuldt ud donuts.

Ben Aston:

Godt. Et andet punkt, du taler om, er at give en hånd med. Du var lidt inde på det, og jeg elsker idéen om, at vi som projektledere nogle gange kan falde i fælden og tænke: »Det er ikke mit job. Hvorfor skal jeg hjælpe med det? Det er ikke det, jeg skal gøre.« Men jeg elsker den idé, du taler om, nemlig tjenende ledelse. Som projektledere gør vi det muligt for et team at levere sit bedste arbejde, og vi leder dem ved at give dem en vision, men i sidste ende er vi der for at tjene og hjælpe mennesker. Vi skal fjerne bjergene fra deres vej og bane en sti foran dem. Det synes jeg er så vigtigt. At tjene dem og gøre alles liv lidt lettere er meget vigtigt. Har du nogle eksempler på ting, hvor du for nylig har kunnet give dit team en hånd?

Joanna Leigh:

Jeg ved ikke, om jeg har konkrete eksempler. Jeg prøver bestemt at være så hjælpsom som muligt. Jeg er sikker på, at nogle af mine nuværende og tidligere kolleger har masser af historier om, hvordan jeg var mere en hindring end en hjælp, for som producer får man ry for at være den person, der får ting til at ske, men også den person, der nogle gange må sørge for, at ting ikke sker. Jeg ved ikke, om jeg har et konkret eksempel, men jeg vil sige, at dette er min yndlingsdel af jobbet, og grunden til, at jeg fortsætter ad denne karrierevej.

Du har helt ret i det, du siger, for projektledere bliver bedt om at udføre så mange forskellige jobs, at det er nemt at få tunnelsyn og sige: »Ved du hvad? Det er ikke mit ansvar. Det er ikke det, jeg er her for. Det kan en anden gøre.« Jeg prøver at minde mig selv om, at jeg faktisk er her for at gøre det, der skal til, for at få projektet til at ske. Nogle af mine ansvarsområder er måske mere centrale – planlægning, trafik, allokering og kontakt med kunder. Men hvis nogen har brug for, at jeg finder fotografier på internettet, ringer til en af vores leverandører og løser et problem, eller hvad jeg nu kan gøre, så vil jeg gøre det, hvis jeg kan, for at hjælpe folk med at få de gode ting til at ske.

Ben Aston:

Ja, helt enig. Jeg er helt med dig, når det gælder søgning efter stockbilleder. »Vi kan ikke finde et billede, der repræsenterer det her.«

Joanna Leigh:

Er det ikke sjovt, hvad man nogle gange skal søge efter? Jeg er sikker på, at du har masser af eksempler. Der er så mange gange, hvor jeg burde begynde at skrive ned: »I dag leder jeg efter barbecuesaucer.« Tilfældige ting – der er altid et tidspunkt.

Ben Aston:

Men set nedefra. Barbecuesaucer set nedefra eller sådan noget.

Joanna Leigh:

Og det skal være et panoramabillede – eller barbecuesauce.

Ben Aston:

Med masser af tom plads ved siden af. Det er så rigtigt. Jeg tror også, det kan være så enkelt, at vores teams selv får tunnelsyn og tænker: »Nå ja.« De har problemer, som faktisk er nemme for os at løse, hvis vi forstår, hvad deres problemer er, og får dem løst. Mit klassiske problem er, at folk ikke har den rigtige software, eller at deres computer trænger til en opgradering. Hvis de bare brugte et bestemt værktøj, som de kender, og som koster 20 dollars om måneden eller noget i den stil, kunne de spare timer hver måned. Så siger man: »Vent lige, lad os abonnere på værktøjet, skaffe en ny computer eller få tingene til at ske, så du kan udføre dit arbejde bedre.« Vær deres egen cheerleader og personlige assistent for at gøre deres liv lettere.

Joanna Leigh:

Helt sikkert.

Ben Aston:

Fint. En anden ting, du taler om, er at tænke på fremtiden og noget, du overvejer hver måned. Jeg var nysgerrig efter at høre, hvilke færdigheder du forsøger at lære, eller hvilke mål du sætter dig. Jeg ved, at målsætning som projektleder dukker op i Slack, og vi har talt lidt om det, men jeg spekulerede på, om der er nogle færdigheder, du forsøger at lære, eller mål, du har sat dig, som kunne inspirere andre.

Joanna Leigh:

Jeg tror, jeg nævnte det i en e-mail til dig, men et af mine mål for 2017 var at være med i en podcast.

Ben Aston:

Det er den her. Det er din ...

Joanna Leigh:

Tak, fordi du gør alle mine drømme til virkelighed. Det er alt, hvad jeg håbede på, og mere til. Det var et godt mål. For mig handler fremtiden helt sikkert om at finde ud af noget, der er dukket op flere gange under vores samtale, og som jeg ved, du taler meget om på din blog: alle de forskellige roller, der findes. Projektledelse er sådan en paraply, og nogle gange, når folk spørger, hvad jeg laver, og jeg siger: »Jeg er producer«, spørger de: »Hvad betyder det?« Så føler jeg mig som en Dilbert-tegneserie. Bare en tilfældig kontormedarbejder.

Men jeg prøver virkelig at finde ud af, hvilke roller inden for den enorme paraply af projektledelse jeg er bedst til, hvor mine færdigheder gør størst forskel, og hvad jeg bedst kan lide. Jeg har for nylig lavet lidt mere strategisk arbejde, og det kan jeg virkelig godt lide. Jeg vil gerne lave mere af det og blive bedre til det, og naturligvis er der den endeløse opgave med at få planlægning og allokering ned på et videnskabeligt niveau. Det bliver måske livslangt for mig, men jeg vil gerne blive bedre til det i år.

Ben Aston:

Fint. Det sidste punkt i din artikel er at forkæle sig selv. Har du købt noget spændende til dig selv for nylig? Hvad er din seneste forkælelse?

Joanna Leigh:

Min seneste ...

Ben Aston:

Forkæle-dig-selv-forkælelse.

Joanna Leigh:

Forkæle-dig-selv-forkælelse.

Ben Aston:

Det er en ny måned, så det burde lige være sket.

Joanna Leigh:

Det har du ret i. Tak for påmindelsen. Vi er faktisk lige flyttet ind på et nyt kontor, et nyt sted, og det er fantastisk. Det er meget spændende allerede at se, hvor mange gode ting den nye plads gør for vores team. En ting, jeg prøver at gøre, er at sikre, at vi altid har sjove drikkevarer og snacks på kontoret. Jeg prøver især med seltzer og vand med smag og brus at forkæle mig selv ved at sørge for, at der altid er mindst en kasse citron-lime-seltzer i køleskabet, som alle kan tage af. Nu hvor jeg siger det højt, lyder det vist lidt skuffende.

Ben Aston:

Jeg troede, du ville tale om at købe en ny bil.

Joanna Leigh:

Nej, så langt er jeg ikke nået endnu.

Ben Aston:

En stor ferie. Det er dåsedrikke.

Joanna Leigh:

Dåsedrikke.

Ben Aston:

Det er de små ting.

Joanna Leigh:

Det er de små ting. Jeg tror, jeg har brug for en massage. Jeg tror, jeg vil forkæle mig selv med en massage i løbet af de næste par uger. Det er noget at se frem til. Dåsedrikkene indtil videre.

Ben Aston:

Det er en god start. En solid start. Af alle de ting, vi har talt om, hvad synes du er mest værdifuldt? For mig er det nok at gøre status og virkelig forsøge at fjerne så meget gætteri og risiko fra projektet som muligt ved igen at blive fortrolig med hele projektet i stedet for kun at se på det fra dag til dag. Men hvad synes du er mest værdifuldt? Hvis der kun var én ting, du skulle gøre, hvilken skulle det så være?

Joanna Leigh:

Jeg er helt enig. Fra et teknisk synspunkt er det at gøre status helt sikkert det vigtigste for at udføre jobbet konsekvent og godt. Uden det tjek, som jeg ved, jeg anbefaler folk at gøre månedligt, men lad os være realistiske, jeg gør det nok dagligt. Så meget støtter jeg mig til den praksis at gå listen igennem. Men fra et mere overordnet og abstrakt perspektiv synes jeg, det er vigtigst at tjekke ind hos mine mennesker. Intet menneske er en ø, og jeg vil gerne kunne opfatte, hvordan folk har det, og hvad de tænker på, enten ved at spørge dem direkte, gennem lidt småsnak eller bare ved at kigge forbi. Som projektledere er vi så heldige, at vi får adgang til alle vores kolleger på en måde, som ikke alle andre gør, og det vil jeg aldrig tage for givet. Jeg føler mig privilegeret over at være i centrum af projektet, og jeg vil gerne give noget tilbage ved at sikre, at jeg ved, hvad der foregår hos mine folk.

Ben Aston:

Det er fantastisk. Fra et investeringsafkast-perspektiv: Hvis nogen ser på denne liste med ti ting og siger: »Det lyder måske som det mest værdifulde, men jeg har allerede travlt, og nu siger du, at jeg skal gøre alle de her ting«, hvad er så vinderen for dig? For mig er det oprydningen på skrivebordet. Det tager fem minutter, og pludselig får man et nyt perspektiv. Men hvis du skulle vælge den største gevinst for indsatsen, hvad ville det så være?

Joanna Leigh:

Helt klart at forkæle sig selv. Helt klart.

Ben Aston:

Hvis det bare er en dåse, så har du måske ret. Måske er det det friske perspektiv, du har brug for. Noget med brus i dig.

Joanna Leigh:

Helt sikkert. Hvis du kun har 30 sekunder og har brug for at føle, at du har kontrol, så siger jeg dig: Åbn en frisk, kold dåse seltzer, og du bliver et helt nyt menneske.

Ben Aston:

Er du modtagelig?

Joanna Leigh:

Jeg har brug for lidt mere spænding i mine drikkevarer. Jeg synes, det er vigtigt at forkæle sig selv, og det er okay at have brug for en pause på fem minutter, hvorefter man vender tilbage til arbejdet.

Ben Aston:

Det er fantastisk. Joanna, mange tak, fordi du ville være med. Det har været dejligt at have dig med i dag.

Joanna Leigh:

Åh gud, tusind tak.

Ben Aston:

Hvis du vil bidrage til samtalen, kan du kommentere på opslaget og gå til fællesskabssektionen på theDigitalProjectManager.com for at blive medlem af vores Slack-team. Her finder du alle mulige interessante samtaler. Men indtil næste gang: Mange tak, fordi du lyttede med.