Proje Etkinlikleri Nelerdir & Nasıl Tanımlanır

Proje Faaliyetleri ile Proje Kilometre Taşları Arasındaki Fark

Proje faaliyetleri, proje ekibi üyelerinin projeyi tamamlamak için gerçekleştirdiği görevler ve alt görevlerdir; kilometre taşları ise proje zaman çizelgesindeki belirgin anlardır.

Kilometre taşlarına örnek olarak sözleşmenin imzalanması, tasarım aşamasının tamamlanması, bir web sitesinin yayına alınması veya 50 kullanıcı kaydına ulaşılması verilebilir. Bunlar, projede bir aşamadan diğerine geçiş yaptığınız açıkça tanımlanmış anlardır.

Proje faaliyetlerini tamamlamak, sizi ilgili kilometre taşına ulaşmaya yaklaştırır. Örneğin, tasarım aşamasını tamamlamak için siz ve ekibiniz ilham panoları ve tel kafesler oluşturmak ya da kurum içi ve müşteri incelemeleri düzenlemek gibi faaliyetler gerçekleştirebilirsiniz.

Proje Faaliyetleri ile Proje Çıktıları Arasındaki Fark

Proje faaliyetleri, proje çalışmasını oluşturan görevler ve alt görevlerdir; proje çıktıları ise bu faaliyetlerin sonuçlarıdır. Faaliyet, bir stil kılavuzu oluşturmak olabilir ve çıktı, bu stil kılavuzudur (kılavuz müşteriye veya kurum içi paydaşlara sunulur).

Çıktılara örnek olarak strateji belgeleri, raporlar, sunumlar veya içerik, web siteleri, dijital ürünler ve uygulamalar gibi öğeler verilebilir. Bunlar, müşteriye veya paydaş ekibine teslim ettiğiniz her şeyi kapsar.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Proje Faaliyetleri Neden Önemlidir?

Proje faaliyetleri önemlidir çünkü projeye düzen ve yapı kazandırır ve proje çalışmalarını tamamlamayı daha az bunaltıcı hâle getirir.

Proje ekibinize “Gelecek aya kadar 10 sayfalık bir web sitesi oluşturun” derseniz, ekip bunalır ve nereden başlayacağını bilemez.

Ancak proje ekibine “Gelecek aya kadar 10 sayfalık bir web sitesi oluşturacağız. Yapmamız gereken faaliyetleri listeleyelim” derseniz, bu daha az bunaltıcı olur. Verimliliği artırabilir ve yinelenen çalışmaları azaltabilir.

Örneğin Adam, Stephanie’nin gelecek hafta incelemesi için ilham panosunu ve tel kafesleri tamamlayacağını biliyorsa, ona “yardım etmeye” veya bunları kendisi yapmaya çalışmak yerine diğer faaliyetlere odaklanabilir.

Proje Faaliyetlerini Planlama Yöntemleri

Ekibinizle proje faaliyetlerini planlamak için kullanabileceğiniz çeşitli proje yönetimi teknikleri vardır. Her seferinde tekerleği yeniden icat etmeniz gerekmez; ancak bu proje metodolojilerini yönettiğiniz projelerin ve birlikte çalıştığınız ekiplerin türüne uyacak şekilde uyarlayabilirsiniz.

• Şelale: Şelale metodolojisinin beş aşaması vardır: başlatma, planlama, yürütme, izleme ve kontrol ve kapanış. Tüm projeyi ve bütün faaliyetleri başlangıçta planlar, ardından bu planı uygularsınız. Bu faaliyetlerden biri, tüm proje çalışmalarının, bunları kimin yapacağının ve ne zaman yapılacağının eksiksiz bir listesini içeren iş kırılım yapısını (WBS) oluşturmaktır. Şelale, belirsizliğin çok az olduğu veya hiç olmadığı daha küçük ve daha az karmaşık projeler için iyi bir seçimdir.
• Çevik veya Scrum: Genellikle yanlış biçimde birbirinin yerine kullanılan çevik ve Scrum metodolojileri, sprint planlama ve iyileştirme gibi törenler aracılığıyla faaliyetleri planlamanıza olanak tanır. Ayrıca her kişinin üzerinde çalıştığı proje faaliyetlerini, bir önceki gün tamamlananları ve engelleri takip etmek için günlük kısa toplantılar düzenlersiniz.
• Hibrit: Hibrit metodoloji, birden fazla metodolojinin unsurlarını bir araya getirir. Tüm proje faaliyetlerini planlamak ve bir WBS oluşturmak için şelale yöntemini kullanabilir, ayrıca günlük kısa toplantılar düzenleyebilir veya çalışmaları daha kısa sprintler hâlinde planlayabilirsiniz. Bu yöntem, ekibe tüm projeyi planlamanın netliğini ve sprintlerle çalışmanın esnekliğini sağlar.
• Kanban: Kanban, çalışma faaliyetlerini planlamanın basit ve görsel bir yoludur. Birkaç sütundan oluşan bir Kanban panosu oluşturursunuz. Proje faaliyetleri, bu sütunların içinde kartlar olarak gösterilir (bu işlem proje yönetimi yazılımında yapılabilir; elle yapmanıza gerek yoktur). Sütun başlıkları, faaliyetin durumunu belirtir (ör. yapılacak, devam ediyor, tamamlandı).

Proje Faaliyetleri Nasıl Tanımlanır?

proje sözleşmenize veya iş kapsam belgenize bakıyor ve bunu siz ve ekibinizin nasıl tamamlayacağını merak ediyorsanız endişelenmeyin. Proje faaliyetlerinizi nasıl tanımlayacağınız ve bir yürütme planı oluşturacağınız aşağıda açıklanmıştır.

1. Kilometre Taşlarını veya Çalışma Aşamalarını Haritalandırın

Proje başarısı yalnızca projenin zamanında ve kapsam dahilinde tamamlanması anlamına gelmez. Başarı; yönü net, ekibi uyumlu olan ve tam bir kaos ya da kıl payı bitirme yarışı yaşamayan bir projedir. Bu kendiliğinden gerçekleşmez.

Her şey iyi bir planlamayla başlar. Öncelikle proje kapsamını ve hedefe ulaşmak için en basit planı düşünün. Bu, kilo vermek veya para biriktirmek istemeye karar vermekten pek farklı değildir. Kaç kilo vermek ya da ne kadar para biriktirmek istediğinizi söyleyerek başlayabilirsiniz.

Para biriktirmeyi bir proje olarak düşünebilirsiniz. Diyelim ki 10 ayda 5.000 $ biriktirmek istiyorsunuz. Yolunuzdan sapmamak için ayda 500 $ veya haftada yaklaşık 125 $ biriktirmeniz gerekir. Her haftalık veya aylık hedef, yol üzerindeki bir kilometre taşıdır ve ilerlemeyi takip etmenize yardımcı olabilir. İki ay geçmiş ve yalnızca 900 $ biriktirmişseniz, programın gerisinde olduğunuzu bilirsiniz.

2. Proje Faaliyetlerini Listeleyin

Aşamaları veya kilometre taşlarını tanımladıktan sonra faaliyetleri tanımlamaya başlayın. Bu bölüm, ne yapılması gerektiği ve bunun ne kadar süreceğiyle (faaliyet süreleriyle) ilgilidir.

Birikim projemiz için daha ucuz hizmet sağlayıcıları arayabilir, bir seyahati başka bir zamana erteleyebilir veya daha az maliyetli alternatif planlar yapabilirsiniz. Yapmanız gereken her şeyi ve bunları yapmanın ne kadar süreceğini düşünün.

3. Sıralamayı ve Bağımlılıkları Belirleyin

Listenizi oluşturduktan sonra işlemlerin sırasını ve bağımlılıkları değerlendirin. Bunlar proje programınızı oluşturacaktır. Görevlerinizi nasıl sıraladığınıza bağlı olarak bazı görevlerin, diğerlerini yapabilmenizden önce tamamlanması gerekebilir. Örneğin, bir ay içinde iki abonelik için ödeme yapmamak amacıyla daha ucuz bir abonelik satın almadan önce mevcut aboneliğinizi iptal edebilirsiniz.

Sıralama veya program üzerinde çalışırken işi ne kadar hızlı tamamlayabileceğinizi görün. Başlangıçtaki hedef 10 ayda 5.000 $ biriktirmekti. Bu makul görünüyordu ve bütçemizin haftada 125 $ azaltılabileceği anlaşılıyordu. Ancak zaman çizelgesini hızlandırmak isteseydiniz veya buna ihtiyaç duysaydınız ne olurdu?

Kritik yol, bir projenin tamamlanabileceği en kısa süredir. Faaliyetlerimize ve bağımlılıklarımıza dayanarak ne kadar hızlı biriktirebilirsiniz? Faaliyetlerden biri ödeme almaksa (para girişi olması), projeyi ancak 5.000 $ elimize geçtiği kadar hızlı tamamlayabilirsiniz. 

Ayda 3.000 $ kazanıyor ve hiç para harcamıyor olsaydınız, ay sonunda ödeme aldığınızı varsayarsak en az iki aya ihtiyacınız olurdu. Ancak bu kritik yol değildir, çünkü aylık giderleriniz 1500 $'dır. Giderlere bağlı olarak aslında en az dört ay sürerdi.

4. Kaynaklarınızı Planlayın

Proje planındaki veya proje faaliyetlerini planlamadaki bir sonraki adım kaynak planlamasıdır. Genel proje yürütme söz konusu olduğunda, elimizde ne var ve neye ihtiyacımız var?

Birikim projeniz için zaman içinde ne kadar biriktirdiğinizi takip etmek amacıyla bir bütçe takip tablosu oluşturabilirsiniz. Ayrıca para biriktirmenin veya bütçeye bağlı kalmanın bazı ek yolları konusunda size yardımcı olması için bir finansal planlama uzmanıyla görüşebilirsiniz.

Örnek Proje Faaliyet Listesi

İşte dijital bir proje, yani küçük bir web sitesi için örnek bir proje faaliyet listesi. Bu listeyi geçmiş deneyimlerime dayanarak hazırladım; ancak proje yönetiminde yeniyseniz listemi alıp iş tanımınıza daha uygun olacak şekilde düzenleyebilir veya örnek adımları ve faaliyetleri açıklayan bir proje yönetimi şablonu bulabilirsiniz (birçoğu üyelik topluluğumuz aracılığıyla kullanılabilir).

Örnek Proje Faaliyetleri Listesi

1. Oluşturulması gereken sayfaları belirleyin
2. Gerekli tüm sayfaların site haritasını oluşturun
3. Hangi sayfaların özgün tasarımlara ihtiyaç duyduğuna karar verin
4. Önerilen site haritasını ve tasarımları planı onaylaması için müşteriye veya paydaşa sunun
5. Onaylanan plana göre bütçeyi ve zaman çizelgesini kesinleştirin
6. Sayfaların tel kafeslerini oluşturun
7. Proje ekibi tarafından iç değerlendirme yapılır
8. İç revizyonlar
9. Tel kafesleri müşteriye veya paydaşa sunun
10. Müşterinin veya paydaşın geri bildirimlerini entegre edin
11. İkinci tasarım sunumu
12. Son müşteri incelemesi
13. Tel kafesler onaylandı
14. Sayfaları tasarlayın
15. Proje ekibi tarafından iç değerlendirme yapılır
16. İç revizyonlar
17. Tasarımları müşteriye veya paydaşa sunun
18. Müşterinin veya paydaşın geri bildirimlerini entegre edin
19. İkinci müşteri veya paydaş incelemesi
20. Son geri bildirimleri entegre edin
21. Tasarımlar onaylandı
22. Tasarımları geliştirme için paketleyin
23. Tasarımcı ve geliştirici incelemesi
24. Geliştiricinin sorularını yanıtlayın
25. Geliştirme
26. İç kalite güvencesi
27. Belirlenen sorunları düzeltin
28. Kullanıcı kabul testleri
29. Belirlenen sorunları düzeltin
30. Yayın öncesi faaliyetler
31. Yayınlama
32. Yayın sonrası faaliyetler

Proje Faaliyetlerini Planlama Araçları

Proje faaliyetlerini planlamak hiç olmadığı kadar kolay; proje faaliyetlerini tanımlamanıza ve yönetmenize yardımcı olabilecek çok sayıda proje yönetimi aracı var. Artık bunu bir elektronik tabloyla manuel olarak yapmanıza veya her proje için sıfırdan başlamanıza gerek yok. 

İşte proje faaliyetlerini planlamak ve takip etmek için en iyi proje yönetimi yazılımlarının bir listesi. 

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Best for cross-functional enterprise delivery
2. 2. Smartsheet — Best for customizable dashboards
3. 3. Productive — Best for agency projects and budgeting
4. 4. Runn — Best for project forecasting
5. 5. monday AI Workspace — Best with AI-powered resource optimization
6. 6. Celoxis — Best for built-in PPM with live BI-grade reporting
7. 7. Hive — Best for collaborative project management
8. 8. Copper — Best for agencies streamlining sales to delivery
9. 9. Ziggu — Best for client portal integration
10. 10. Zoho Projects — Best for integration with Zoho Suite

Proje Faaliyetlerini Planlamak İçin En İyi Uygulamalar

Proje faaliyetlerini planlarken aklınızda bulundurmanız gereken bazı en iyi uygulamalar şunlardır.

• Faaliyet sürelerini göz önünde bulundurun: Proje faaliyetlerini planlarken her faaliyetin ne kadar sürmesi gerektiğini düşünün ve başlangıç ile bitiş tarihlerini göz önünde bulundurun. Bu, genel zaman çizelgenizi planlamanıza ve kişilere veya kaynaklara gereğinden fazla iş yüklememenize yardımcı olur.
• Her faaliyetten yalnızca bir kişi sorumlu olabilir: Herkes bunun başkasının sorumluluğu olduğunu düşündüğünde hiç kimse işi yapmaz. Faaliyet ortaklaşa yürütülse bile her faaliyet için açıkça belirlenmiş tek bir sorumlu olmalıdır. Sorumluluk bir kişinin üzerinde sonlanmalıdır.
• Her faaliyete ayrıntılar ekleyin: Bu, görevlendirilen kişinin ne yapması gerektiğini anlamasını kolaylaştırır ve karışıklıkların ve işin yeniden yapılmasının önlenmesine yardımcı olur. Yeterli bağlama sahip olduklarından ve beklenen çıktıyı anladıklarından emin olun. Bu, incelenmesi gereken bir belgeye bağlantı vermek veya ilgili standart işletim prosedürünü ayrıntılara eklemek anlamına gelebilir.
• Gerçekçi olun: Bir ekip üyesinin yapabileceği iş miktarını gözünüzde büyütmeyin. Faaliyet sürelerini değerlendirirken belirli bir ekip üyesine bir günde atanmış tüm faaliyetlere bakın ve bunun makul olduğundan emin olun. Projeler birbirinden yalıtılmışsa proje liderleri, kaçırılan son teslim tarihleri riskini azaltmak için düzenli olarak herkesin iş yükünü değerlendirmelidir.

Daha Fazla Bilgi Edinmek İster misiniz? Topluluğumuza Katılın!

Ulaşmak istediğiniz proje hedefleriniz mi var? İş hakkında konuşmak için deneyimli ve iletişimi güçlü proje yöneticilerinden oluşan bir grup mu arıyorsunuz? The Digital Project Manager tam size göre bir topluluk. Araçlara, eğitimlere ve aktif (ve eğlenceli) bir Slack topluluğuna erişim kazanmak için bize katılın!