İş Yükünüzü Hafifletmeye Yardımcı Olacak 22 Zaman Yönetimi İstatistiği

Koordinasyon çok fazla zaman aldığı için ekibiniz temel görevlerine odaklanamıyorsa ilerleme yavaşlar ve işler son teslim tarihine kadar tamamlanamaz. Ekibinizin önündeki gereksiz faaliyetleri kaldırın ve ne yapmaları gerektiğine odaklanabilmeleri için öncelikleri netleştirin. 

2. Ekip üyeleri zamanlarının %27'sini işe alınma amaçları olan işte harcıyor

Aynı Asana raporuna göre ekibiniz, zamanının yalnızca %27'sini işe alındıkları görev ve sorumluluklara harcıyor. Bu, verimliliğin önemli bir göstergesidir. Ekibiniz asıl işlerine zaman ayırmıyorsa projeleri ve görevleri zamanında tamamlamak zor olacaktır. 

Ekibinizin görev tanımlarının ötesinde neler üzerinde çalıştığını öğrenin ve bu işleri üzerlerinden alıp alamayacağınızı değerlendirin. Önceliklendirme önemlidir—diğer görevler önemliyse bunları belirli bir zamana planlayarak ekibinizin ilk olarak ne üzerinde çalışması gerektiğini netleştirin. 

3. Ekip üyeleri günlerinin %62'sini manuel ve tekrarlayan görevlere harcıyor

Asana'nın raporundaki bir başka bulgu da her iş gününün %62'sinin manuel ve tekrarlayan görevlere harcanmasıdır. Buna zaman çizelgelerini doldurmak, işleri inceleme veya onay için göndermek ve proje yönetimi yazılımınızdaki öğelerin durumunu güncellemek gibi işler dahildir.

İş akışı otomasyonu araçları tekrarlayan görevleri sizin için gerçekleştirebilir. Bir ekip üyesi bir teslimatı onaya hazır olarak işaretlediğinde çalışan bir otomasyon kurduğunuzu varsayalım. Yazılım size bir e-posta bildirimi gönderebilir, üzerinde çalışacak sıradaki ekip üyesine bildirim gönderebilir ve ekip üyesinin üzerinde çalıştığı süreye göre zaman çizelgesini güncelleyebilir.

4. Bir çalışanın tipik çalışma haftasının %88'i iletişimle geçiyor

Grammarly'nin yakın tarihli bir raporuna göre ortalama bir çalışan zamanının çoğunu iletişime ayırıyor. Buna toplantı süresi, e-posta ve Slack mesajlarını hazırlamak ve kontrol etmek için harcanan zamanın yanı sıra yüz yüze görüşmeler de dahildir. Uzaktan çalışma da bunda kısmen rol oynuyor; ofiste daha az kişi bulunduğundan ekip toplantılara ve güncellemeleri iletmeye daha fazla zaman ayırıyor.

İnsanların iletişim kurmaya harcadığı zamanı azaltmak (ve asıl işlerine ayırdıkları zamanı artırmak) için katı toplantı gündemlerine uyun, iletişimleri hazırlarken yapay zekâ araçlarının kullanılmasını teşvik edin ve ekibinizin iletişim becerilerini geliştirmesine yardımcı olun.

Kesintiler, Toplantılar & Bildirimlerle İlgili İstatistikler

Bu zaman yönetimi gerçekleri, verimliliği azaltan dikkat dağıtıcı unsurları ve kesintileri ele alır. 

5. Ekip üyeleri katıldıkları toplantıların üçte ikisini gereksiz buluyor

Asana raporundan çıkarılabilecek bir başka önemli sonuç da ekip üyelerinin çoğu toplantıyı gereksiz bulmasıdır. Bu toplantılar, öncelikler için değerli olan zamanı alır ve ekibinizin enerjisini ve motivasyonunu tüketir—özellikle de e-posta olarak gönderilebilecek toplantıları.

Bir toplantı planlamadan önce gerekli olup olmadığını değerlendirin. Bir durum güncellemesi almak veya karmaşık olmayan bir bilgiyi iletmek istiyorsanız e-posta göndermeniz daha iyi olur. Toplantı yapmaya karar verirseniz net bir gündem oluşturun ve ayırdığınız süreye uyun.

6. Çalışanların neredeyse üçte biri, öncelikle çok sayıda e-posta ve bildirim nedeniyle fazla mesai yapıyor

Asana’nın verilerine göre, ofis çalışanlarının yaklaşık üçte biri düzenli olarak fazla mesai yapıyor; bunun başlıca nedeni ise bitmek bilmeyen bildirim, e-posta ve Slack mesajı akışı. Bildirim bombardımanı, uzaktan çalışmanın artışıyla da bağlantılı yaygın bir sorun.

“Derin çalışma” için zaman planlayın; bu süre boyunca yaptığınız işe odaklanın ve bildirimleri sessize alın. Bu süre içinde bildirimlerinizi kontrol etmeyin; bu, akışınızı kesintiye uğratır ve yeniden odaklanmanız zaman alır. Ekip üyelerine de aynısını yapmalarının uygun olduğunu bildirin (acil durumlar hariç). Daha fazla odaklanma süresi sayesinde çalışanların geç saatlere kadar kalması (veya çalışma saatleri dışında bildirimleri kontrol etmesi) gerekmemelidir.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

7. Avustralya’da beklenmedik toplantılar, çalışanların geç saatlere kadar kalmasının başlıca nedeni

Asana’nın verileri, Avustralyalı çalışanlar için fazla mesainin temel nedeninin beklenmedik toplantılar olduğunu gösteriyor. Bunlar, gereksiz toplantılar kadar kötüdür; toplantıları önceden planladığınızda herkes gününü buna göre planlayabilir. 

Toplantılar beklenmedik şekilde ortaya çıktığında işler yeniden düzenlenir ve bu da bir şeylerin ertelenmesi gerektiği anlamına gelir. Ertelenen işin kesin bir teslim tarihi varsa ekibiniz geç saatlere kadar çalışmak zorunda kalabilir. Ekibinizin takvimlerine son dakika toplantıları eklememeye çalışın (yine acil durumlar hariç).

8. ABD çalışanlarının üçte biri için fazla iş, stresin başlıca kaynağı

Asana’nın raporu, Amerikalı çalışanların üçte biri için stresin başlıca kaynağının fazla iş yükü olduğunu gösteriyor. Bu, birçok nedeni olan yaygın bir sorundur: zaman içinde iş tanımlarında meydana gelen değişiklikler veya artışlar, ekipteki çalışan kaybı ya da uygun önceliklendirme yapılmadan yeni işlerin eklenmesi. 

Yeni işlerin öncelik düzeyini açıkça belirtin. Bu netlik olmadan ekip yanlış işe öncelik verebilir, bunalabilir veya aynı anda birden fazla işi yapmaya çalışabilir (bu da verimliliği daha da düşürür). Tamamlanması gereken işleri planlayın ve düşük değerli hangi görevleri kaldırabileceğinizi veya önceliğini düşürebileceğinizi değerlendirin.

İsraf Edilen Zaman, Verimsizlikler ve Yinelenen İş İstatistikleri

Bu istatistikler, verimsiz süreçleri ve israfı azaltmada zaman yönetiminin önemini gösteriyor.

9. İnsanlar önemsiz toplantı ve görevlere günde 91 dakika harcıyor

Acuity Training’in yakın tarihli bir araştırmasına göre ekip üyeleri, görevleriyle ilgili olmayan iş ve toplantılara günde ortalama bir buçuk saat harcıyor. Bu da işlerinizi ilerletecek veya projelerinizi tamamlanma noktasına yaklaştıracak çalışmalar için daha az zaman kaldığı anlamına gelir.

Bir toplantı daveti göndermeden önce katılımcı listesini dikkatle inceleyin; davet edilen herkesin toplantıda bulunması gerekiyor mu? Toplantı, üzerinde çalıştıkları görevler ve teslimatlar ile ilgili mi? Aynı durum görevler için de geçerlidir. Yeni bir iş atamadan önce bunun iş tanımlarının kapsamına girdiğinden emin olun.

10. Çalışanların yarısı zamanlarını hiç denetlemedi

Acuity Training’in araştırmasındaki bir diğer bulgu, çalışanların neredeyse yarısının zamanlarını hiç denetlememiş olmasıydı. Ekip üyelerinin zamanlarını varsayılan olarak nasıl harcadığını yakından takip etmelisiniz; sonuçta zaman çizelgeleri faturalandırmayı etkiler. Ancak ekipten düzenli olarak kendi zamanlarını incelemesini ve bir zaman denetimi gerçekleştirmesini istemek de faydalı olacaktır.

Görev başına ne kadar zaman ve emek harcadıklarını analiz etme fırsatı bulduklarında, gösterdikleri çabanın yarattıkları etkiyle örtüşüp örtüşmediğini görecek, iyileştirme alanlarını belirleyecek ve daha verimli olmalarını sağlayacak değişiklikleri uygulayacaklardır.

11. Çalışanların %70’i verimsiz süreçler ve araçlar nedeniyle haftada 20 saat kaybediyor

Quickbase’in bir raporu, çalışanların neredeyse %70’inin haftalarının yarısını “parçalı sistemler” nedeniyle kaybettiğini gösteriyor. Buna, araçlara dağılmış veriler, güncelliğini yitirmiş süreçler ve verimsiz sistemler dahildir. Bu durum verimlilik, zaman ve gelir kayıplarına yol açar.

Projeleriniz için, ekibinizin görevlerini tamamlamak üzere ihtiyaç duyduğu tüm bilgileri içeren tek bir doğru kaynağa (yani bir proje yönetimi yazılımı aracına) sahip olun. Beş farklı elektronik tablo, bir iş birliği aracı, zamanı takip etmek için ayrı bir araç ve ilerlemeyi takip etmek için başka bir araç kullanmak yerine bu yaklaşımı benimseyin.

12. ABD şirketleri çalışan verimliliği nedeniyle yaklaşık $500 milyar kaybediyor

Economist Impact tarafından gerçekleştirilen yakın tarihli bir araştırma, ABD şirketlerinin düşük verimlilik ve dikkat dağınıklığı nedeniyle toplamda $468 milyar kaybettiğini gösteriyor. Ekip üyeleri yapabilecekleri kadar iş tamamlayamıyor ve bu durum işletmenizin kârlılığını etkiliyor.

Bu, çalışanların bilerek işi savsakladığı veya ertelediği anlamına gelmez; birçok dikkat dağıtıcı unsur (bazen önemli olanlar) temel görevlerden zaman çalabilir. Odaklanma zamanı planlama ve bildirimleri sessize alma gibi zaman yönetimi uygulamaları bu konuda yardımcı olabilir.

13. Çalışanlar günlerinin %10'unu daha önce tamamlanmış görevlere harcıyor

Asana'nın raporu, çalışanların günlerinin %10'unu zaten tamamlanmış işlere harcadığını ortaya koyuyor. Bu, yinelenen işler nedeniyle yılda 200 saatten fazla zamanın boşa harcanması anlamına geliyor.

Proje yönetimi yazılımınızı nelerin tamamlandığı, nelerin yapılması gerektiği ve kimin ne üzerinde çalıştığı konusunda güncel tutun. Ayrıca günlük toplantılar ve düzenli kontroller yapmalısınız; ancak iletişim düzeylerine de dikkat edin. Ekip üyeleri işleri verimli bir şekilde devrediyor mu? Nelerin yapıldığı konusunda birbirlerini bilgilendiriyorlar mı? İşlerin sorunsuz ilerlemesini sağlamak için net süreçler ve otomasyonlar da oluşturabilirsiniz.

Zaman Yönetimi Sistemleri ve Araçları İstatistikleri

Bu zaman yönetimi istatistikleri, daha iyi zaman yönetimi için zaman yönetimi yazılım araçlarının ve sistemlerinin kullanımını ele alır. 

14. İnsanların yalnızca %18'i özel bir zaman yönetimi sistemine sahip

Acuity Training'in yakın tarihli araştırması, çalışanların %20'sinden daha azının zamanlarını yönetmek ve önceliklendirmek için özel bir sisteme sahip olduğunu gösteriyor. Özel bir zaman yönetimi sistemiyle siz ve ekibiniz daha verimli çalışabilir ve daha fazla iş tamamlayabilirsiniz.

Sisteminiz görev yönetimi araçlarını veya zaman takip yazılımını içerebileceği gibi yapılacaklar listeleri, takvim bloklama ve pomodoro tekniği ya da “kurbağayı yemek” gibi özel zaman yönetimi stratejileri de içerebilir.

15. Çalışanların üçte biri zamanlarını ve görevlerini yönetmek için yapılacaklar listesi kullanıyor

Acuity Training'e göre çalışanların üçte biri görevlerini ve zamanlarını yönetmek için yapılacaklar listelerini kullanıyor; bu da söz konusu amaç için en popüler zaman yönetimi yöntemi. Önemli olan, sizin ve ekibinizin projeleriniz ve süreçleriniz için işe yarayan yöntemi kullanmanızdır. Önemli görevlerini farklı bir şekilde düzenlemeyi tercih ediyorlarsa herkesi aynı yapılacaklar listesini kullanmaya zorlamayın. 

16. Çalışanların dörtte biri zamanlarını ve görevlerini yönetmek için e-posta gelen kutularını kullanıyor

Aynı Acuity Training araştırmasına göre insanların %25'i zamanlarını ve görevlerini yönetmek için e-posta gelen kutularını kullanıyor. Bu, satış, müşteri hizmetleri, BT ve pazarlama gibi gelen kutularında yoğun şekilde çalışan ekip üyeleri için iyi bir seçenektir.

Yine ekibinizin en iyi çalıştığı şekilde çalışmasına izin verin. Ekipler kendi gelen kutularından çalışıyor olsa bile tüm proje bilgilerinin tek bir yerde kalması için gelen kutunuzu proje yönetimi yazılımınıza veya CRM'inize bağlayabilirsiniz.

17. Eisenhower matrisini kullanan kişilerin işlerinin kontrol altında olduğunu hissetme olasılığı daha yüksek

Acuity Training'in araştırmasına göre, zamanlarını ve görevlerini yönetmek için Eisenhower matrisini kullandığını söyleyenlerin %50'si iş yüklerinin her gün kontrol altında olduğunu düşünüyor. Diğer %50'lik kesim ise iş yüklerinin haftada 4 gün kontrol altında olduğunu belirtiyor. 

Eisenhower matrisi işleri 4 kategoriye ayırır: acil ve önemli, acil ancak önemli değil, önemli ancak acil değil ve ne acil ne de önemli. Ekibi dahil etmeden önce matrisi kendiniz kullanmaya başlayın. Bunu kendi proje yönetimi görevleriniz için veya proje çalışmalarına öncelik vermek amacıyla kullanabilirsiniz. 

18. Zaman takip yazılımı pazarı 2028'e kadar $32 milyar değerinde olacak

Data Bridge Market Research tarafından yapılan analiz, zaman takip yazılımı pazarının büyüdüğünü gösteriyor. Bunun nedeni büyük olasılıkla işletme sahiplerinin çalışanların üretken olduğundan emin olmak istemesi (bu durum ofise dönüşün artması ve çalışanlardan daha az kaynakla daha fazlasını yapmalarının istenmesiyle de yakından ilişkilidir).

Büyüyen bir pazar, pazar paylarını en üst düzeye çıkarmak isteyen zaman takip hizmeti sağlayıcıları arasındaki rekabeti teşvik eder; bu da zaman takip yazılımına yatırım yapmak için uygun bir zaman yaratır. Gerekli özellikler, ekip büyüklüğü, mevcut yazılım araçlarıyla entegrasyonlar ve fiyatlandırma açısından ihtiyaçlarınıza uygun bir araç seçin. 

Netlik, Amaç ve Üretkenlik Kazanımları İstatistikleri

Bu zaman yönetimi istatistikleri, netliğin ve amacın üretkenliği nasıl artırabileceğini ele alır.

Çalışanların yarısından azı işlerinin başarıya nasıl katkıda bulunduğunu anlıyor

Asana'nın yakın tarihli araştırması, çalışanların %46'sının ürettikleri işin kuruluşlarının amaç ve hedeflerine ulaşmasına nasıl yardımcı olduğunu anlamadığını ortaya koydu. Bu durum bağlılığın azalmasına ve zaman yönetimi eksikliğine yol açar.

Ekip üyelerini, işlerinin proje ve kuruluş başarısına nasıl katkıda bulunduğu konusunda bilgilendirin. İşlerinin büyük resimdeki yerini görebildiklerinde öncelikleri hakkında daha net bir fikre sahip olacak, ayrıca daha motive ve üretken olacaklardır.

20. Japonya'da çalışanların %19'u başarıya nasıl katkıda bulunduklarını biliyor

Asana'nın raporuna göre, Japon çalışanların daha da azı yaptıkları işin kuruluşlarının hedeflerine ulaşmasına nasıl yardımcı olduğunu anlıyor (%19). Bu oran küresel ortalamadan (%46) önemli ölçüde daha düşük. Aynı tavsiye burada da geçerli. Yeni projelerin veya girişimlerin başlangıcında, ekibinizin katkıda bulunduğu büyük resmi görmesine yardımcı olmak için zaman ayırın.

21. Birleşik Krallık'ta çalışanların %68'i her hafta kurumsal başarıya katkıda bulunmayan işlerle görevlendiriliyor

Asana'ya göre, Birleşik Krallık'taki çalışanların %68'inden her hafta şirketin veya projenin hedeflerini desteklemeyen işleri tamamlamaları isteniyor. Bu durum, ekip üyelerinin zamanını hedeflerinizi destekleyen öncelikli işlerden uzaklaştırır ve değerli veya ilgili olmayan görevler üzerinde çalışmak ekibinizin moralini bozar. 

Görevleri önceliklendirin ve bunların sahip olunması iyi ancak bu nedenle daha az acil işler olup olmadığını değerlendirin. Tamamlanmaya değmeyen bazı görevler de olabilir; Eisenhower matrisi bu konuda yardımcı olabilir.

22. Akış durumundaki çalışanlar 5 kata kadar daha üretkendir

McKinsey araştırmasına göre çalışanlar, “akış” durumundayken 5 kata kadar daha üretkendir. “Akış” durumu sporla ilişkilendirilir ve bu durumda yapılması gereken işi gerçekleştirmeye tamamen odaklanırsınız. Komutla “akış” durumuna geçmek mümkün değildir; bu, etkinlikten ne kadar keyif aldığınıza, alışılmış rutininize ve yakınınızda gerçekleşen dikkat dağıtıcı unsurlara bağlıdır.

Ancak hak edildiğinde takdir göstererek, büyük resmi görmelerini sağlayarak ve mümkün olduğunda görev atamaları, çalışma saatleri ve toplantılara katılım konusunda esneklik sunarak ekibinizin bağlılığını ve motivasyonunu koruyabilirsiniz (bunun her zaman mümkün olmadığını da belirtmek gerekir).

Zaman Yönetimi Hakkında SSS

Zaman yönetimi hakkında sıkça sorulan bazı soruların yanıtlarını burada bulabilirsiniz.

Proje yöneticilerinin karşılaştığı en büyük zaman yönetimi zorlukları nelerdir?

Proje yöneticilerinin karşılaştığı en büyük zaman yönetimi zorlukları arasında odağı azaltan toplantı, e-posta ve bildirim kesintileri; kapsam değişiklikleri ve değişen öncelikler; ayrıca hatalara ve işin yeniden yapılmasına yol açan iletişim kopuklukları yer alır. Yararlı zaman yönetimi teknikleri arasında zaman bloklama, özel odaklanma zamanı belirleme ve Eisenhower matrisini kullanarak önceliklendirme bulunur.

Proje yöneticileri ekiplerinin görevleri etkili bir şekilde önceliklendirmesine nasıl yardımcı olabilir?

Proje yöneticileri, Eisenhower matrisi, MoSCoW ve iş listesi düzenleme gibi tekniklerle öncelikleri netleştirerek ekiplerinin görevleri önceliklendirmesine yardımcı olabilir. 

Eisenhower matrisi ve MoSCoW yöntemi, önce ne üzerinde çalışılacağına, neyin devredileceğine, neyin planlanacağına ve neyin kaldırılacağına karar vermeye yardımcı olur. ( Scrum ve çevik yöntemlerde kullanılan) iş listesi düzenleme, belirli bir süre içinde hangi görevler üzerinde çalışılacağını seçmeyi içerir. Beklentileri anladıklarından emin olmak için ekip üyeleriyle mümkün olduğunca sık iletişim kurun.  

Proje yönetimi yazılımları zaman yönetiminde nasıl bir rol oynar?

Proje yönetimi yazılımları zaman yönetimi için son derece yararlıdır. Bu yazılımlar genellikle, görevlerin ne kadar sürdüğünü ve ekip üyelerinin nerede gereğinden fazla (veya yeterince) zaman harcıyor olabileceğini anlamanıza yardımcı olan bir zaman takip özelliği içerir. Proje yönetimi araçları ayrıca görevlerdeki ilerlemeyi takip etmeye ve kimin ne üzerinde çalıştığı konusunda netlik sağlayarak hesap verebilirliği artırmaya yardımcı olur.

Kötü zaman yönetimi ekip moralini ve tükenmişliği nasıl etkiler?

Kötü zaman yönetimi ekip moralini olumsuz etkiler ve tükenmişliğe neden olur. Ekip üyeleri öncelikler yerine toplantılar ve bildirimler tarafından kuşatıldığında stres yaşar ve bazı durumlarda fazladan çalışmak zorunda kalabilir. Bu durum tükenmişliğe ve iş-yaşam dengesinin bozulmasına yol açar; bu da ekip üyelerinin bağlılığını kaybetmesine, moralin düşmesine ve çalışan devir hızının artmasına neden olur. 

Proje yöneticilerinin ekiplerine doğru zaman yönetimini göstermek için uygulaması gereken en iyi yöntemler nelerdir?

Proje yöneticileri, odaklanmış ve derin çalışma için zaman ayırarak, gerektiğinde bildirimleri sessize alarak, sınırlar belirleyerek ve gereksiz toplantıları reddederek etkili zaman yönetimi konusunda ekiplerine örnek olabilir. Proje düzeyinde işler için gerçekçi teslim tarihleri ve tahminler belirleyebilir, öncelikleri düzenli olarak netleştirebilir ve kapsam kaymasını önleyebilirsiniz.

Sırada Ne Var?

Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Üyelik topluluğumuza katılın ve erişim elde edin: 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişin ve Slack'te yüzlerce diğer dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurun.