Etki-Çaba Matrisi Nasıl Oluşturulur (Adım Adım Rehber)

Matris, kullanıcının etki düzeyini işaretleyebileceği yatay bir eksene ve çaba düzeyini işaretleyebileceği dikey bir eksene sahiptir. Böylece etki çaba matrisinin dört bölümü şunlardır:

• Yüksek Etki - Düşük Çaba (Hızlı kazanımlarınız)
• Yüksek Etki - Yüksek Çaba (Büyük projeler)
• Düşük Etki - Düşük Çaba (Aradaki işler - düşük öncelik)
• Düşük Etki - Yüksek Çaba (Zaman kaybettiren işler - Silin veya devredin)

Etki Çaba Matrisi Neden Kullanılır? 

Tamamlanması gereken çok fazla işiniz olduğunda nereden başlayacağınızı görmek zor olabilir. En iyi başlangıç noktası, düşük çabayla yüksek etki sunan görevleri belirlemektir. Bu tür görevleri bulmak başarınız için çoğu zaman kritik olabilir.

İşlerinizi bir etki çaba matrisi üzerinde göstermek, tamamlamanız gereken tüm işlerin kolay anlaşılır bir görsel temsilini sunabilir. Hızlı kazanımların nerede olduğunu anlamanıza ve hangi görevlerin ertelenebileceğini belirlemenize yardımcı olabilir.

Öte yandan, yüksek çaba gerektiren ve düşük etkili görevleri listeleyebilmek, hangi işleri erteleyeceğinize veya devredeceğinize karar verirken faydalı olabilir. Çok meşgul olduğunuzda, ekibiniz veya projeniz üzerinde son derece düşük potansiyel etkiye sahip görevlere neden değerli zamanınızın büyük bir kısmını harcayasınız?

Etki Çaba Matrisinin Faydaları

Bir etki çaba matrisini diğer karar verme araçlarıyla birlikte kullanmanın birçok faydası vardır. Bunlar şunları içerir:

Daha net önceliklendirme

En yüksek önceliklerinizi matrisin yüksek öncelikli tarafında karşınızda dururken görmezden gelmek zordur. En düşük çabayla en yüksek etkiyi yaratan faaliyetlere bakın; başlamak için oldukça kolay bir nokta bulacaksınız. 

Ayrıca görevleri tek tek değerlendirmek yerine daha geniş bir tabloya baktığınız için öncelikleriniz hakkında bilinçli kararlar verdiğinizi bilmenin huzurunu yaşayabilirsiniz.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Daha hızlı karar verme 

En önemli şeyin ne olduğuna karar vermeye çalışırken matris, bir sonuca daha hızlı ulaşmanıza yardımcı olabilir. Tüm işlerin matris üzerinde gösterildiğini görmek, sizin ve ekip üyelerinizin zamanını nasıl harcadığı konusunda daha hızlı ve daha iyi kararlar vermenize yardımcı olabilir.

Ekibinizin çalışmalarını bütünsel olarak görebilmek için yalnızca büyük projelerin veya yüksek profilli girişimlerin parçası olanları değil, mümkün olduğunca çok sayıda görevinizi dahil etmeyi unutmayın.

Geliştirilmiş kaynak tahsisi 

Kaynakları en yüksek etkiye sahip faaliyetlere odaklayarak kaynak tahsisini iyileştirebilir ve ekibin tükenmişlikten kaçınmasına yardımcı olabilirsiniz. Düşük etkili, takdir görmeyen görevlere çok fazla zaman harcayan ekip üyeleri, kuruluş içinde oldukça görünür olan yüksek etkili görevler üzerinde çalışan ekip üyelerine kıyasla daha çabuk kopma ve tükenmişlik yaşama eğilimindedir. 

Görevlere bu şekilde bakarak iş genelinde kaynakları nasıl tahsis ettiğinizi iyileştirebilir ve herkesin öne çıkabileceği zamanının olmasını sağlayabilirsiniz.

Geliştirilmiş ekip uyumu

Bir matrisi ekibinizle paylaşmak, bazı tartışmalara yol açsa bile herkesin tamamen aynı doğrultuda olmasını ve görevlere aynı şekilde öncelik vermesini sağlamaya yardımcı olabilir. Role bağlı olarak, ekibin diğer bazı üyeleri gereken çaba düzeyinin sizin tahmininizden daha fazla veya daha az olduğunu düşünebilir. 

Her iki durumda da etki-çaba matrisi kullanmak, daha iyi ekip uyumuna yol açan yüksek değerli tartışmaları kolaylaştırmanın harika bir yolu olabilir.

Daha fazla stratejik odaklanma

Etki-çaba matrisi kullanmanın bir diğer faydası da daha iyi stratejik odaklanmadır. Matrisinizin düşük etki, yüksek çaba çeyreğine baktığınızda bunun proje hedefleriyle veya ekip hedefleriyle örtüşmediğini görürseniz, bu işi başka bir ekibe ya da yükleniciye devretmek veya işi tamamen daha düşük bir önceliğe çekmek için muhtemelen liderlik ekibinizle birlikte çalışmalısınız. 

Bulduklarınıza bağlı olarak, bu görevler için alternatif bir plan oluşturabilir; böylece siz ve ekibiniz en önemli konulara odaklanabilirsiniz.

Etki-Çaba Matrisi Ne Zaman Kullanılır?

Göreceli olarak kısa bir zaman diliminde tamamlanması gereken çok fazla işiniz olduğunda etki-çaba matrisinizi kullanmayı düşünmelisiniz. Önünüzde yalnızca birkaç iş varsa, matrisi oluşturup tamamlamak, işi doğrudan yapmaktan daha fazla zaman alabilir.

Ancak herhangi bir süre proje yöneticiliği yaptıysanız, bu senaryo muhtemelen size tanıdık gelmeyecektir. İster birden fazla projeyi yürütüyor, ister iş girişimlerine dâhil oluyor, ister daha az deneyimli çalışanlara mentorluk yapıyor olun, görevlere öncelik vermek ve neyi erteleyeceğinize veya devredeceğinize karar vermek muhtemelen sizin için günlük bir faaliyettir. 

Bu nedenle, kendi etki-çaba matrisinizi oluşturmaya ve sürdürmeye başlamak denemeye değer bir faaliyet olabilir.

Adım Adım: Etki-Çaba Matrisi Nasıl Oluşturulur?

Daha önce hiç etki-çaba matrisi oluşturmadıysanız,  adımları birlikte inceleyecek ve önceliklendirme sürecini ele alacağız.

1. Zaman diliminizi seçin

İlk olarak matrisinizde hangi zaman dilimini ele alacağınıza karar verin. Diyelim ki yalnızca bu haftaya bakıyorsunuz. Listenizde, bunları yapmak için daha az zamanınız olduğunda çaba gereksinimi daha yüksek olan bazı görevler olabilir; bu nedenle bu haftanın matrisini tamamladıktan sonra ayın veya çeyreğin sonuna kadar daha geniş bir zaman aralığına bakmaya da değer olabilir. 

Ağaçlara bakarken ormanı gözden kaçırmak istemezsiniz; ancak kendinizi bunaltmak veya matrisi sürekli sorgulayarak kendinizi çılgına çevirmek de istemezsiniz.

2. Tüm olası maddeleri listeleyin

Sonraki adım, yapılacaklar listenizdeki tüm maddelerin bir listesini oluşturmaktır. Henüz süreler veya etki konusunda endişelenmeyin; burada yaptığımız tek şey işlerinizin eksiksiz bir görünümünü elde etmektir.

Bu nedenle, bir görevin zaman kaybı olduğunu düşünseniz veya bu hafta onu yapamayacağınızdan emin olsanız bile yine de listeleyin. Buradaki fikir, her şeyi ortaya koyup hepsini aynı anda incelemektir; hiçbir şeyi dışarıda bırakmazsanız gördükleriniz sizi şaşırtabilir. 

3. Etkiyi tahmin edin

Artık görevlerin tam bir listesine sahip olduğunuza göre, maddelerinizi en yüksek etkiden en düşük etkiye doğru sıralayacaksınız. Bir maddeden etkilenen kişi sayısı ne kadar fazlaysa veya madde ne kadar büyük bir projeyle ya da girişimle bağlantılıysa, proje veya kuruluş üzerinde yüksek bir etkiye sahip olma olasılığı o kadar yüksektir.

4. Çabayı tahmin edin

Etkiyi tahmin etmeyi tamamladıktan sonra, çaba düzeyini tahmin etmek için bu süreci tekrarlayacaksınız. Bunun sizin çaba düzeyiniz olduğunu unutmayın. Yetenekleriniz ve sınırlarınız konusunda dürüst olun. Bir görev sizin için yüksek çaba gerektiriyor, ancak ekibin başka bir üyesi için düşük çaba gerektiriyor olabilirse bunu da not etmek isteyebilirsiniz. 

Daha sonra bazı işleri üzerinizden almanız gerektiğini fark ederseniz, bu devretmek için harika bir görev olabilir. Bununla birlikte, etkisi düşükse şimdi yapılması gerekip gerekmediğini (veya hiç yapılıp yapılmaması gerektiğini) sorgulamaya değer olabilir.

5. Maddeleri matrise yerleştirin

Sonraki adım, maddelerinizi matrise yerleştirmektir. Artık listenizdeki her bir maddenin etki ve çaba açısından nerede yer aldığını görsel olarak görebileceksiniz. Bu kısmı yapmak biraz zaman alabilir ve ilk başta biraz kullanışsız gelebilir; ancak her yeni matris oluşturduğunuzda sürekli iyileştirme hedefleyebilirsiniz. Pratik yapmak mükemmelleştirir.

6. Analiz edin ve önceliklendirin

Tüm görevleri matrisinize yerleştirdiğinizde işinizi analiz etmenin ve önceliklendirmenin zamanı gelmiştir. En az çaba gerektiren ancak en fazla etkiyi yaratacak maddelerle başlayın. Ardından matris boyunca ilerleyin. Bir görevin ekip veya işletme üzerindeki etkisi ne kadar düşük ve gerektirdiği çaba ne kadar yüksekse, öncelik listenizde o kadar alt sıralarda yer almalıdır.

Etki-Çaba Matrisinin Gerçek Hayattan Örneği 

Etki-çaba matrisinin gerçek hayattan bir örneğine bakalım. Şirketinizde üç geliştirme projesini yöneten bir proje yöneticisi olduğunuzu varsayalım: yeni bir web sitesi, bir web sitesinin yeni bir bölümü ve önemli bir programın yeniden markalanması. 

Yeni web sitesi, üç proje arasındaki en yüksek profilli ve en yüksek bütçeli proje; yeniden markalama projesi ise en küçük olanı. Projelerinizin yanı sıra bazı idari sorumluluklarınız da var. Güncel yapılacaklar listeniz şöyle: 

• Yeni web sitesinin yönlendirme planı hakkında Jennifer ile takip toplantısı planlayın. 
• Web sitesi için QA sürecinden sonra ekibin ortaya çıkardığı soruların listesini Jennifer ve Susan'a e-postayla gönderin
• Web sitesi QA'sı için en iyi uygulamalar hakkındaki şirket bülteni makalenizi tamamlayın
• Yeniden markalama tasarımları hakkında Jon ile görüşün; paydaşlara sunum 4 gün sonra 
• Yeni web sitesi bölümünün nihai tasarımları için onay alın; içerik ekibi, geliştirme gelecek hafta başlamadan önce birkaç değişiklik yapılmasını istedi
• Çalışma çizelgelerini ve PTO taleplerini inceleyip onaylayın 
• Yeniden markalama projesinin kalan kısmı için takvimi gözden geçirin 
• Tahmini önümüzdeki iki hafta için güncelleyin 

Düşük Çaba - Yüksek Etki (Önce yapın)

• Yeni web sitesinin yönlendirme planı hakkında Jennifer ile takip toplantısı planlayın. 
• Web sitesi için QA sürecinden sonra ekibin ortaya çıkardığı soruların listesini Jennifer ve Susan'a e-postayla gönderin
• Yeniden markalama tasarımları hakkında Jon ile görüşün; paydaşlara sunum 4 gün sonra 

Yüksek Çaba - Yüksek Etki (Sonraki iş olarak yapın)

• Web sitesi QA'sı için en iyi uygulamalar hakkındaki şirket bülteni makalenizi tamamlayın
• Çalışma çizelgelerini ve PTO taleplerini inceleyip onaylayın 
• Tahmini önümüzdeki iki hafta için güncelleyin 

Düşük Çaba-Düşük Etki (Hızlıca yapın veya devredin)

• Yeni web sitesi bölümünün nihai tasarımları için onay alın; içerik ekibi, geliştirme gelecek hafta başlamadan önce birkaç değişiklik yapılmasını istedi

Yüksek Çaba-Düşük Etki (Devredin, erteleyin veya yapmayın)

• Yeniden markalama projesinin kalan kısmı için takvimi gözden geçirin 

More Articles

• 14 Proje Yönetimi Yazılımının Günümüz PM’leri İçin Avantajları & Dezavantajları
• 6 Proje Yönetimi Uzmanının Sıfırdan Başlamak Zorunda Kalsalardı Kullanacağı Teknoloji Yığını
• Proje Yönetimi Yazılımı ve Excel: Temel Farklar
• En Uygun Seçeneği Bulmak İçin 13 Proje Yönetimi Yazılımı Demosu
• İnsan Proje Yöneticilerinizi Yapay Zekâ Ajanlarıyla Değiştirmenin 3 Alternatifi

Matrisi En İyi Şekilde Kullanma İpuçları

En az çabayla matrisinizden en yüksek etkiyi elde etmek ister misiniz (ne yaptığımı gördünüz mü)? Matrisinizden en iyi şekilde yararlanmanız için bazı ipuçları:

• Önyargıyı azaltmak için ekip görüşlerinden yararlanın: Size önemli görünen bir şey ekibiniz için o kadar önemli olmayabilir; bu nedenle onlara sormaktan çekinmeyin. Görevlerin etkisi konusunda ekip görüşü almak, önyargınızı azaltmanıza yardımcı olabilir. Ne yazık ki görevler sizin içinse, gereken çaba düzeyi hakkında doğru şekilde konuşabilecek tek kişi sizsiniz.
• Puanlama üzerinde fazla düşünmeyin: İçgüdülerinize güvenin! Genellikle bir işin ne kadar çaba gerektirdiği veya ne kadar etkili olduğu konusundaki ilk izleniminiz doğrudur. “Mükemmel” sıranın dışında birkaç şeyiniz olsa bile sorun değil. Matrisin amacı, mümkün olduğunca verimli çalışmanızı sağlamaktır; burada hedef mükemmel olmak veya her zaman haklı çıkmak değildir!
• Koşullar değiştikçe matrisi düzenli olarak yeniden değerlendirin: Ayın veya projenin belirli bir aşamasında düşük etkili olan görevler, zamanın başka bir aşamasında daha yüksek etkiye sahip olabilir. Örneğin görevlerinizden biri, metin yazarınızın haziran ayında kullanacağı konu listesini almak için müşterinizle görüşmekse, konuları haziran başlamadan önce metin yazarına ilettiğinizden emin olmak istediğiniz için bunun 1 Mayıs'taki etkisi 28 Mayıs'takinden daha düşük olabilir.
• Gerektiğinde diğer önceliklendirme veya karar verme araçlarıyla birleştirin: Etki-çaba matrisiniz tek başına yapılan bir etkinlik olmak zorunda değil. Gerektiğinde matrisi tamamlamanıza yardımcı olması için ürün iş listenize, görev yönetimi yazılımınıza veya tahmin aracınıza danışın. Bu dijital araçlar, görevleri siz ve ekibiniz için doğru şekilde konumlandırmanıza yardımcı olacak ek bağlam sağlayabilir. Ayrıca matris içgörülerini odaklanmış bir günlük yapılacaklar listesine dönüştürmenize yardımcı olan Ivy Lee yöntemiyle de eşleştirebilirsiniz.

Kaçınılması Gereken Yaygın Hatalar

Etki-çaba matrisini hem iş akışınıza hem de genel olarak kuruluşa pek çok potansiyel fayda sağlayan kolay bir araç gibi anlattığıma göre, biraz da dikkatli olmak gerekiyor. Matris, öncelikle hangi işlerin ele alınacağı konusunda netlik sağlamaya yardımcı olsa da her derde deva değildir. 

Proje yöneticilerinin ve ekiplerin etki-çaba matrisini kullanırken yaptığını gördüğüm birkaç hata (ve bunlardan nasıl kaçınabileceğiniz) şunlardır:

• Grup uzlaşısı olmadan fazla öznel davranmak: Bunu daha önce de söyledim, yine söyleyeceğim—bir şeyin sizin için yüksek etkili veya düşük çabalı bir görev olması, onu tamamlaması gereken kişi ya da genel olarak ekip için de aynı anlama gelmez. Bu nedenle herhangi bir alanı olduğundan fazla veya az değerlendirmekten kaçınmak için ekipten destek ve onay aldığınızdan emin olun.
• Tahminlerde fazla kesin olmaya çalışmak: Tahminler, sahip olduğunuz bilgilere dayanarak bir işin ne kadar süreceğine ilişkin en iyi öngörüyü ifade eder. Açık konuşmak gerekirse, bazen—özellikle bir projenin ilk aşamalarında—kesin bir tahminde bulunmak için yeterli bilgiye sahip olmazsınız. 

O anda her şeyi netleştirmeye çalışmak cazip gelebilir, ancak tahminde bulunmaya, işi gerçekten yapmak için gereken süreye neredeyse eşit miktarda zaman harcayabilirsiniz. Bu nedenle elinizden gelenin en iyisini yapın ve daha fazla bilgi edindikçe yeniden tahmin yapmayı değerlendirin. 

Bu, başlangıçta harcanacak zamanı azaltarak başka görevler için daha iyi kullanılmasını sağlar. (Gerekirse bunu yüksek çaba ve düşük etki olarak değerlendirin!)

• Matrisi düzenli olarak güncellememek: Etki-çaba matrisi bir kez yapılıp bırakılacak bir çalışma değildir. Proje ilerledikçe matrisi güncel tutmak istersiniz. Son teslim tarihleri yaklaştıkça belirli görevlerin etkisi ve gerektirdiği çaba artabilir. Bunun farkında olmak ve proje ilerledikçe ekibinizin görevlerini tamamlamak için ihtiyaç duyduğu zamana ve kaynaklara sahip olmasını sağlamak önemlidir.
• Düşük çabalı kazanımları göz ardı etmek: Etki-çaba matrisiniz, kolayca elde edilebilecek bazı fırsatları veya hızlı kazanımları öne çıkarabilir. Özellikle yeniyseniz, bunlar işe başlamak için harika seçeneklerdir. 

Ekibinizde büyük bir pozitif ivme yaratmaya yardımcı olabilirler; bu nedenle en başından daha büyük ve zaman alıcı bir işin peşine düşmek uğruna bu kazanımları göz ardı etmediğinizden emin olun.

Daha Fazla Proje Yönetimi İçgörüsü İçin Bize Katılın

Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Üyelik topluluğumuza katılın ve erişim elde edin 100'den fazla şablona, örneğe ve uygulama örneğine erişin; ayrıca Slack'te yüzlerce diğer dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurun.