Sprint Planlama Toplantısı: Basit Uygulama Rehberi ve Şablon
Bu size tanıdık geliyorsa elinizi kaldırın—bitmek bilmeyen bir sprint planlama toplantısında oturuyorsunuz, ne başardığınızdan emin olamadan ayrılıyorsunuz ve toplantı bir sonraki sefer takviminizde belirdiği o korkunç ana kadar bunu hemen unutuyorsunuz. Böyle olmak zorunda değil.
Bu makalede, bir sonraki çevik sprint planlama toplantınızı daha verimli ve etkili, ayrıca tüm ekip için daha az korkutucu hâle getirmenize yardımcı olacak bazı ipuçları sunacağım.
Sprint Planlama Toplantısı Nedir?
Sprint planlama toplantısı, Scrum ekibinin yaklaşan sprintte hangi işlerin teslim edilebileceğine ve bu işlerin nasıl gerçekleştirileceğine karar verdiği toplantıdır. Bu toplantı, Scrum törenleri olarak bilinen ve Scrum çerçevesinin parçası olan beş uygulamadan biridir.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Sprint, işin başlayıp sona erdiği dönemi ifade eden bir terimdir ve süresi bir ila birkaç hafta arasında değişebilir; ancak iki haftalık sprintler en yaygın olanıdır. Sprint planlama süreci yapı sağlamalı, beklentileri belirlemeli ve yaklaşan sprint için iş listesini tanımlamalıdır.
Sprint Planlama Toplantısı Ne Zaman Yapılmalı?
Sprint planlama oturumunuzu bir sonraki sprintin başlamasından bir veya iki gün önce yapmanız en iyisidir. Nedeni şu:
- Sprintin başlamasına çok yakın yaparsanız planlama çalışmalarına değerli bir iş gününü harcamış olursunuz.
- Sprintin başlangıcından çok uzakta yaparsanız ekibiniz etkili bir planlama için ihtiyaç duyduğu bilgilere sahip olmaz. Örneğin önceki sprintin sonuçlarını ve/veya bir sonraki sprint sırasında ekip üyelerinin uygunluk durumunu bilmiyor olabilirler.
Sprint Planlama Toplantısı Nasıl Yürütülür?
Sprint planlama toplantısının nasıl ilerlemesi gerektiğini gösteren görsel bir yardımcı aşağıdadır:
- Sprint Planlama Toplantısı Hazırlığı
- Sprint Planlama Toplantısı Sırasında
- Sprint Planlama Toplantısından Sonra
- Proje Planlama Toplantısı Nasıl Yürütülür?
Sprint Planlama Toplantısı Hazırlığı
Muhtemelen bir sprint planlama toplantısının en önemli kısmı, toplantı başlamadan önce yapılan hazırlıktır.
İş listesini gözden geçirin (yani iş listesi iyileştirmesi)
Sprint planlamasından önce ürün sahibi, sprint için değerlendirilebilecek iş listesindeki öğelerin (özellikler, işlevler, hatalar, geri bildirimler vb.) ekibin hazır olma tanımını karşılamasını sağlar.
Ürün sahibi, bağımlılıkları belirlemek veya kaldırmak, test senaryoları yazmak, kabul kriterlerini listelemek ve ekibin her bir öğenin bağlamını anlaması için açıklamalar oluşturmak üzere iş listesindeki öğeleri inceler.
Bu iş listesi genellikle çevik proje yönetimi yazılımında veya Scrum yazılımında bulunur.
Kullanıcı hikâyelerini ölçün
Ürün sahibi, ekibin yardımıyla, her bir kullanıcı hikâyesinin uygun boyutta olmasını, yani çok büyük veya çok küçük olmamasını da sağlamalıdır. Ekip birlikte ne kadar uzun süre çalışırsa bunu daha iyi değerlendirebilir.
Ekibin taahhüdünü değerlendirin
Ekip üyelerinin uygunluk durumunu değerlendirmek için takvime göz atın. Yaklaşan tatiller var mı? Baş geliştiriciniz izinli olacak mı? Bir sonraki sprint boyunca insanların ne kadar süreyle uygun olacağına dair bir anlayışla toplantıya gelin.
Hızınızı belirleyin veya bunu nasıl ölçeceğinizi kararlaştırın
Bu, her takım için benzersizdir. Her sprintte genellikle tamamlanan ortalama iş miktarına sahipseniz, sprinti planlarken ne kadar işin tamamlanabileceğini ölçmek için bunu temel ölçütünüz olarak kullanın.
Yeni kurulmuş bir takım için bunu belirlemeye çalışıyorsanız, sprintten sprinte kaç hikâye puanının tamamlanıp kabul edildiğini takip ettiğinizden emin olun.
Kapasitenizi değerlendirin
Bu, takımın kullanılabilirliğiyle ilişkili başka bir ölçümdür. Takımınız tek bir ürüne tamamen adanmış değilse veya başka işler üzerinde çalışmak için görevinden çekilebilecekse, sprinti planlarken bunu mutlaka dikkate alın. Her takım üyesinin sprint için gerçekçi olarak ne kadar zaman ayırabileceğini belirlemek üzere bir kaynak yönetimi, proje planlama veya proje zamanlama aracı da kullanabilirsiniz.
Sprint planlama toplantısı gündemi oluşturun
Bir gündem oluşturun ve bunu takımınıza dağıtın (ayrıntılar aşağıda). Sprint incelemeniz ve/veya sprint retrospektifinizdeki görüşmeleri ve geri bildirimleri dikkate almayı unutmayın.
Gündem hazırlığının bir parçası olarak, aşağıdakiler de dâhil olmak üzere gerekli toplantı düzenlemelerini yaptığınızdan emin olun:
- Toplantı odalarını rezerve etmek
- Gerekli tüm malzemeleri temin etmek
- Toplantının yapılacağını takıma önceden bildirmek
- Video konferansı ve diğer bağlantı ayrıntılarını doğrulamak.
Toplantının süresi, takımın sprintlerinin uzunluğuna bağlıdır. İki haftalık sprintler kullanıyorsanız sprint planlama iki ila dört saati aşmamalıdır (ancak deneyimlerime göre 60-90 dakikalık bir toplantı yeterlidir.)
Sprint Planlama Toplantısı Sırasında
Sprint planlama süreci için harika bir sprint planlama toplantısı gündemi geliştirdik. Adımların nasıl göründüğünü göstermek için gündemi biraz daha ayrıntılı ele alacağım:
Takımla hâl hatır sorun
Özellikle uzaktan çalışma ortamlarında, ortamı yumuşatmak ve takımın katılımını sağlamak için kısa sohbetlerin önemini küçümsemeyin. Yaratıcı düşüncelerin akmasını sağlamak için standart bir tanışma sorusuyla başlamayı bile düşünebilirsiniz.
Yaklaşan öncelikleri gözden geçirin
Takım rahatlayıp hazır olduğunda, ürün iş listesini açın ve yaklaşan öğeleri tek tek gözden geçirin. İş listesindeki her bir öğeyi incelerken takımın tartışması ve sorular sorması gerekecektir. Ürün sahibi, iş listesindeki her öğenin ayrıntılarını açıklığa kavuşturmaktan sorumludur.
Öncelikleri tahmin edin
Öğeler henüz tahmin edilmediyse, bir sprint için kaç tanesinin seçilebileceğine dair fikir edinmek amacıyla tahmin yapın. Bu süreci kolaylaştırmak için planlama pokerini kullanabilirsiniz.
Yol haritasındaki ilerlemeyi gözden geçirin
Muhtemelen Scrum master, ürün sahibi veya başka bir takım üyesi, takımın son sprint planlamasından bu yana dış paydaşlardan güncellemeler almıştır. Yaklaşan sprintin nasıl görüneceğine ilişkin bağlamı oluşturmak için yol haritasını etkileyen yeni içgörüleri gözden geçirmek önemlidir.
Öngörülen hızı gözden geçirin
İzinleri, tatilleri ve rekabet hâlindeki projeleri ele alın; bu, takımın elindeki zamanı olduğundan fazla tahmin etmemesini sağlayan önemli bir adımdır. Ardından, takımın bir sonraki sprintte ele alacağı kullanıcı hikâyelerini seçerken hızının farkında olduğundan emin olun. Üzerinde çalışılacak bir hız ölçütüne sahip olmak, içgüdüsel bir tahmine güvenmekten her zaman daha kolaydır.
Sprint iş listesi öğelerini seçin
İş listesinin en üstünden başlayın ve bu sprintte ele alınacak öğeleri seçmek için iş birliği yapın. Her bir öğeyi kimin üstleneceğini görmek için takımın öğeleri gözden geçirmesine izin verin.
Amaç, toplantıdan herkesin tam olarak ne üzerinde çalıştığını, işi nasıl tamamlayacağını ve her öğe için tamamlanmış tanımının ne olduğunu (yani görevin tamamlandığını nasıl anlayacağınızı) kavrayarak ayrılmaktır.
Sprint hedefini tanımlayın
Sprint için öğeleri seçtikten sonra, bu öğelerin sprint için hedeflenen sonuçla uyumlu olduğundan emin olun. Sprint iş listesinde gerekli düzenlemeleri yapın.
Uyumu doğrulayın
Scrum yöneticisi, önerilen planı ekip hızı ve ekip kapasitesine ve ürün vizyonuyla uyumuna göre değerlendirir. En önemlisi, Scrum yöneticisi ekibin plan üzerinde hemfikir olmasını sağlar. Bu, herkese plan konusunda kendini rahat hissedip hissetmediğini sormak anlamına gelir.
Umarız herkes aynı doğrultudadır ve bugün bildiklerine dayanarak bu iş parçasını teslim edebileceğinden emindir. Kaçınılmaz olarak bazı şeyler değişecektir; ancak ekip sprint hedefini gerçekleştireceğinden eminse, buradaki işiniz (şimdilik) tamamlanmış demektir.
Sprint Planlama Toplantısından Sonra
Bırakın ekip çalışsın! Sprint planlamasının ardından herkesin yapacak çok işi olmalıdır. Ekip ayrıntılara dalmaya veya bazı kullanıcı hikâyeleri üzerinde birlikte çalışmaya istekli olabilir. Yarın günlük ayakta toplantıda (diğer adıyla günlük Scrum toplantısında) ekiple görüşebilirsiniz.
Sprint Planlama Toplantısına Kimler Katılır?
Scrum yöneticisi, ürün sahibi ve geliştirme ekibi sprint planlama toplantılarına katılır.
Scrum Yöneticisi
Scrum yöneticisi; toplantı odalarının rezerve edilmesini, gerekli malzemelerin hazır bulunmasını ve insanların hazırlıklı olmasını sağlamak da dâhil olmak üzere sprint planlama toplantısını kolaylaştırır.
Scrum yöneticisi, toplantı süresini sprintin uzunluğuna göre sınırlandırmalıdır. Örneğin ekip iki haftalık sprintlerle çalışıyorsa sprint planlama toplantısı 2-4 saati aşmamalıdır (mümkünse daha kısa olması tercih edilir!)
Scrum yöneticisi, toplantı sona ermeden önce ekibin sprint hedefi üzerinde aynı doğrultuda olmasını sağlamak için zamanı uygun şekilde yönetmelidir.
Ürün Sahibi
Ürün sahibi, sprint planlama toplantısından önce iş listesini hazırlamaktan sorumludur. Her bir ürün iş listesi öğesinin ayrıntılarını açıklığa kavuşturmalı ve kullanım senaryoları ve/veya kabul kriterleri hakkındaki soruları yanıtlayabilmelidir.
Geliştirme Ekibi
Tasarımcılar, geliştiriciler, test mühendisleri—iş ürününe katkıda bulunacak herkesin aktif olarak katılım göstermesi gerekir. Sprint planlama toplantısının ardından, kendilerinden ne beklendiğini ve sonraki sprintte üzerinde çalışılacak önceliğin ne olduğunu iyice anlamış olmalıdırlar.
Ekiplerin zamanla sprint planlamasında daha iyi hâle geldiğini unutmayın. Bir ekip yeni kurulmuşsa (veya çevik proje yönetiminde yeniyse), her sprint içinde ekibin gerçekçi olarak ne kadar işi tamamlayabileceği konusunda daha az kesinliğe sahip olacaktır. Ekip birlikte çalışmaya devam edip çeviklik konusunda daha fazla deneyim kazandıkça öngörüler de iyileşecektir.
Sprint Planlama Toplantısı Neden Yapılmalı?
Ekiplere ne üzerinde çalışmaları gerektiğini ve daha da önemlisi neden çalışmaları gerektiğini anlamalarında yardımcı olmak için sprint planlama toplantıları yapmalısınız.
Tüm ekibin bu toplantılara katılması iş birliğini teşvik eder—ekip birlikte çalışırken daha verimli hâle gelir ve teslim etmesi gerekenler konusunda kendini daha güvende hisseder.
Aşağıda sprint planlama toplantılarının en önemli birkaç faydasından bahsedeceğim.
- Hedeflerinizi Daha İyi Tanımlayın
- Ekip Uyumu ve Katılımını Teşvik Edin
- Hızı Ölçmek İçin Bir Referans Noktası Sağlayın
1. Hedeflerinizi Daha İyi Tanımlayın
Geliştirme çalışmaları gerçekleştiren ve çevik yöntemleri kullanan bir ekibin Scrum yöneticisiyseniz sprint planlama toplantısı yapmalısınız.
Başarılı sprint planlama toplantıları, herkesin her sprintteki çalışmanın hedefinin tam olarak ne olduğunu anlamasını sağladığından ekibinizin başarıya ulaşmasına yardımcı olur.
Sprint planlaması sırasında iki önemli şeyi tanımlayacaksınız: sprint hedefi ve sprint iş listesi.
Sprint hedefi
Sprint hedefi, ekibin sprint boyunca tamamlamayı planladığı şeyin kısa (bir veya iki cümlelik) açıklamasıdır. Ekip bunu birlikte yazar ve insanların istedikleri zaman başvurabilmesi için yayımlar.
Sprint hedefi, paydaşların iş listesinin ayrıntılarına girmek zorunda kalmadan ekibin ne üzerinde çalıştığını okuyup anlamasını sağlayan hızlı ve kolay bir ifadedir.
Sprint hedefine bir örnek şöyle olabilir: Tatil lansmanına denk gelecek şekilde X özelliğini geliştirmek (belirli bir dönüm noktasına kadar özellik tesliminin ana sprint hedefi olduğunu gösterir).
Sprint iş listesi
Sprint iş listesi, ekibin sprint sırasında üzerinde çalışmak üzere seçtiği ve taahhüt ettiği ürün iş listesi maddelerinin listesidir. Ayrıca işi teslim etmek için gereken görevleri ve her görevin ne kadar sürmesi gerektiğine ilişkin bir tahmini de içerir.
2. Ekip Uyumu ve Katılımını Teşvik Edin
Sprint planlama toplantıları, gerekli çıktılara ulaşmak için iş birliğine dayalı bir ekip çalışması gerektirir. Sprint sırasında ne kadar işin tamamlanacağına, baskın bir ürün sahibinin veya dışarıdan bir paydaşın değil, ekip karar verir.
Ekip üyeleriniz, iş akışlarının sorumluluğunu üstlenerek güçlenmişlik duygusu da kazanır. Yeni sprint boyunca işlerinin nasıl bir araya geleceği hakkında konuşmak için zamanları olduğundan, diğerleriyle daha iyi bir uyum içinde çalışmanın faydasını görürler.
3. Hızı Ölçmek İçin Bir Referans Noktası Sağlayın
Sprint hızı, bir ekibin tek bir sprint sırasında ne kadar işi ele alabileceğini tanımlayan bir metriktir. Bir ekip bir süre birlikte çalıştıktan sonra, her sprintin sonunda tamamlanan kullanıcı hikâyesi puanı tahminlerini toplayarak ortalama hızı hesaplayabilirsiniz.
Örneğin ekip 1. sprintte 25 hikâye puanı, 2. sprintte 35 ve 3. sprintte 30 puan tamamladıysa, ekip hızı 30 olur.
25 + 35 + 30 = 90/3 = 30
İlerleyen süreçte tüm Scrum ekibi, sprint başına ortalama 30 hikâye puanı tamamladığını bilir ve sprint planlamasında iş listesi maddelerini ele alırken bunu bir rehber olarak kullanabilir.
Hız zaman içinde artıp azalacaktır; ancak olgun bir çevik ekibin hızı, ekip birlikte çalışmaya ve ürüne daha fazla alıştıkça yükseliş eğilimi göstermeye başlayacaktır. Ürün sahibi, ürünün bir sonraki sürümünü yayımlamanın kaç sprint süreceğini belirlerken hızı göz önünde bulundurmalıdır.
Sprint Planlama Toplantısı Gündemi [İndir]
Şablonunuzu buradan edinin (üye olmanız gerekir) ve bu makaledeki bilgileri kullanarak şablonu doldurup bir sonraki sprint planlama toplantınızda kullanıma hazır hâle getirin.
Ayrıca toplantıya hazırlanmanıza yardımcı olacak kullanışlı bir sprint planlama kontrol listesi (rolünüz ne olursa olsun) ve paydaşlara ve diğer davetlilere gönderebileceğiniz bir e-posta şablonu da edineceksiniz.
Sırada Ne Var?
Sprint planlama toplantısı yürütme konusunda daha fazla ipucu mu arıyorsunuz? Paylaşmak istediğiniz kendi önerileriniz mi var? DPM Üyeliği ile diğer yüzlerce dijital proje yöneticisiyle Slack'te sohbete katılın!
