Proje Yönetiminde Kaynak Takvimi Nedir?

Ayrıca resmî tatilleri, çalışılmayan günleri veya proje ekibi üyelerinin uygun olmayacağı günleri (izin, planlı olarak işe gelmeme vb.) de hesaba katar. 

Takviminizi bir projenin başlangıcında (proje planınızla birlikte) oluşturmalı ve düzenli olarak güncellemelisiniz. Takvimi doğrudan kaynak yönetimi yazılımınızda veya projelerinizi yönetmek için kullandığınız araçta oluşturmanız en iyisidir. Genellikle proje yöneticisi tarafından oluşturulur, ancak bir kaynak yöneticisi de oluşturabilir.

Kaynak Takviminin Amacı

Kaynak takviminin amacı, insan kaynaklarınızın genel uygunluğunu ve doğru kaynakların mevcut olup olmadığını belirlemektir.

Kaynak takviminin, kaynak kısıtlamaları nedeniyle bir projenin mümkün olmadığını göstermesi alışılmadık bir durum değildir. Bu da proje takviminde, kapsamda, kaynak tahsisinde veya maliyette değişiklik yapılmasını gerektirebilir.

Kaynak Takvimine Neler Dahil Edilmeli?

Projenin hedeflerine ulaşmak için gereken tüm ekip üyeleri veya proje kaynakları hakkında aşağıdaki bilgileri eklemeniz gerekir:

• Adlar: Belirli görevler için kimin uygun olduğunu kolayca tespit edebilmek amacıyla, görev alan her ekip üyesini veya kaynağı listeleyin.
• Unvanlar: Beceri ve sorumluluklarını proje gereksinimleriyle eşleştirmeye yardımcı olması için her kişinin iş unvanını veya rolünü ekleyin.
• Başlangıç tarihleri: Her ekip üyesinin proje üzerinde çalışmaya ne zaman uygun hâle geldiğini kaydedin.
• Bitiş tarihleri: Özellikle yükleniciler, geçici personel veya belirli proje aşamalarına atanmış ekip üyeleri için, bir kaynağın görev almasının ne zaman sona erdiğini belirtin.
• Normal çalışma günleri: Yarı zamanlı çalışma düzenlemeleri veya farklı saat dilimlerindeki farklı çalışma saatleri de dahil olmak üzere, düzenli çalışma programlarını belgeleyin.
• Projeye özel uygunluk: Her kişinin tüm çalışma haftasının uygun olduğunu varsaymak yerine, projeye hangi günlerde ve kaç saat ayırabileceğini takip edin.
• Planlı izinler: Programlama çakışmalarını önlemek için tatilleri, resmî tatilleri, uzun süreli izinleri ve onaylanmış diğer devamsızlıkları ekleyin.
• Çakışan iş öncelikleri: Her kişinin ayırabileceği zamanı azaltan diğer projeleri ve devam eden sorumlulukları hesaba katın.

İşte bunun nasıl göründüğüne dair bir örnek:

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kaynak Takvimi Nasıl Oluşturulur?

Kaynak takvimi oluşturma adımları aşağıda verilmiştir.

1. Yeni Bir Takvimle Başlayın

Kaynak yönetimi aracınızda yeni bir takvim oluşturarak veya bir takvim şablonu kullanarak başlayın. kaynak planlama araçlarının başlıca faydalarından biri, kaynak planlama sürecini kolaylaştırmanıza yardımcı olmak üzere özel olarak tasarlanmış olmalarıdır. Takvimi, tüm ekip üyelerinin görebileceği, kolayca erişilebilir bir konuma kaydedin.

Çoğu kaynak yönetimi yazılımının sunduğu izin işlevleriyle erişimi kontrol edebilir, ekip üyelerinin kendi girişlerini görüntülemesine, düzenlemesine ve eklemesine izin verebilirsiniz. Bu iş birliğine dayalı özellik yalnızca şeffaflığı teşvik etmekle kalmaz, aynı zamanda ekip içindeki koordinasyonu ve üretkenliği de artırır.

En İyi Kaynak Yönetimi Yazılımı

1. 

   Dayshape

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website
2. 

   Productive

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website
3. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website

2. Ekip Üyelerini ve Kaynakları Ekleyin

Bir sonraki adım, ekip bilgilerini kaynak yönetimi aracınıza girmektir. Her ekip üyesinin çalışma günlerini ve çalışma süresinin projeye ayrılabilecek yüzdesini belirleyin.

Örneğin, pazartesiden cumaya çalışan bir ekip üyesinin operasyonlara odaklanan çalışmaları için günde yaklaşık 3 saat ayırması gerekebilir; bu nedenle projeye haftalık olarak ayırabileceği süre 20 çalışma saati olabilir.

proje kaynak yönetimi en iyi uygulamalarını kullanarak bu tahsisleri kolayca izleyebilir ve ayarlayabilirsiniz. Böylece her ekip üyesinin iş yükünün dengeli olmasını ve proje zaman çizelgesinin gerçekçi kalmasını sağlayabilirsiniz.

3. Ekibin Kullanılamayacağı Zamanları Belirleyin

Takviminizde ekip üyelerinin kullanılamayacağı zamanları da işaretleyin. Buna şirket tatilleri, resmî tatiller, planlanmış izinler, uzun süreli izinler, ücretsiz izinler ve işten uzak kalınan diğer tüm zamanlar dahildir.

Bu zamanı aracınızda kullanılamaz olarak işaretleyerek kaynakların uygunluk durumuna ilişkin daha kapsamlı bir görünüm elde edersiniz. Bu, planlama çakışmalarından kaçınmanıza ve proje planlamanızın mümkün olduğunca gerçekçi olmasını sağlamanıza yardımcı olur.

Takvimin proje boyunca güncel kalmasını sağlamak için ekip üyelerinizin kaynak yönetimi aracınızdaki çalışma dışı zamanlarını kolayca güncellemesine ve ayarlamasına da olanak tanıyabilirsiniz.

4. Kaynak Takvimini Yayımlayın

Takviminiz doldurulduktan sonra onu ekiple ve paydaşlarla paylaştığınızdan emin olun. Takviminizi bir kaynak yönetimi aracında oluşturmak paylaşımı kolaylaştırır ve herkesin gerçek zamanlı olarak güncel kalmasını sağlar.

Takvimin geniş ölçüde görünür olması, proje ekibi üyelerinin ve paydaşların neler olup bittiğini bilmesine ve ekibin karşı karşıya kalabileceği uygunluk sorunlarını anlamasına yardımcı olur.

Örneğin, kış tatilleri yaklaşıyor mu? Bu durum proje kapasitesini nasıl etkileyecek? Ekibinizin izin yapma ihtiyacını hesaba katmanın ve buna saygı göstermenin çok önemli olduğunu unutmayın; dinlenmek, motivasyonu korumak için hayati önem taşır.

5. Kaynak Takvimini Düzenli Olarak Gözden Geçirin

Kaynak takviminizi paylaştıktan sonra iş bitmiş olmaz. Takvimi ekibiniz ve paydaşlarınızla düzenli olarak gözden geçirmelisiniz. Takviminizi bir kaynak yönetimi aracında oluşturmanın akıllıca olmasının bir başka nedeni de budur.

Bunu yapmak, ekip üyelerinizin işten uzak kaldıkları zamanları düzenli olarak girmesini ve güncellemesini kolaylaştırır. Takvimin düzenli olarak gözden geçirilmesi doğruluğunu korumaya yardımcı olur ve takvimin güncelliğini yitirerek yönetilmesinin zorlaşmasını önler.

Zamanında güncellemeleri teşvik etmek ve herkesin uyum içinde kalmasını sağlamak için yazılımınızın bildirim özelliklerini de kullanabilirsiniz.

Play Video

Author's Tip

Proje ilerledikçe ekipten takvimdeki uygunluk durumlarını güncellemelerini isteyebilirsiniz; ancak daha sonra sürprizlerle karşılaşmamak için gelişmeleri takip ettiğinizden emin olun. Değişiklikler uygulandığında bildirim almanızı sağlayan her türlü araç veya uygulama son derece faydalıdır!

Kaynak Planlama Şablonu

Bir kaynak planlama şablonu, projeniz için gereken kişileri, zamanı ve bütçeyi düzenlemenize yardımcı olabilir. Bu ücretsiz elektronik tablo; proje tarihlerini, ekip rollerini, tahmini saatleri, maliyetleri ve diğer kaynak gereksinimlerini tek bir yerde belgelemenizi sağlar.

Planlanan kaynak taahhütlerini ekibinizin gerçek uygunluk durumuyla karşılaştırmak için bunu kaynak takviminizle birlikte kullanın.

Kaynak Takvimi ile Proje Takvimi Karşılaştırması

Kaynak takvimi, ekip üyelerinin görevler üzerinde çalışmak için ne zaman müsait olduğunu gösteren ve kaynakların uygunluğunu izlemek için kullanılan bir programdır. Proje takvimi ise projenin ilerlemesini izlemek için kullanılan, planlanan görevlerin ve kilometre taşlarının programıdır. 

Ekip üyeleri, proje üzerinde çalışmak için ne zaman müsait olduklarını belirtmek üzere kaynak takvimini kullanırken proje takvimleri, hangi görevlerin ve teslimatların kime atandığını ve işin ne zaman tamamlanması gerektiğini gösterir.

Proje takvimleri ve kaynak takvimleri birlikte, proje yöneticilerinin veya ekip liderlerinin ekip üyelerinin uygunluğunu, proje kilometre taşlarını ve zaman çizelgelerini görmelerini sağlar. Böylece, aksi takdirde fark edilmeyebilecek olası darboğazları önceden belirleyebilirler.

Bu takvimlerin her birinin nasıl görünebileceğine bakalım.

Proje Yönetiminde Kaynak Takvimi Kullanmanın Faydaları

Bir kaynak takvimine gerçekten ihtiyacınız olup olmadığına karar vermeye çalışıyorsanız göz önünde bulundurmanız gereken bazı temel faydalar şunlardır.

• Dengeli iş yükleri: Birkaç kişiyi aşırı iş yükü altında bırakmak yerine proje görevlerini ekip genelinde daha dengeli dağıtın.
• Daha iyi kaynak kullanımı: Ekip üyelerinin aşırı görevlendirilmesini veya yetersiz kullanılmasını önleyerek gereksiz tükenmişlik yaşamadan verimliliğin korunmasına yardımcı olun.
• Daha hızlı kaynak tahsisi: Görevleri atamadan önce kimin müsait olduğunu ve ne kadar zaman ayırabileceğini görün.
• Daha doğru planlama: Kaynak uygunluğunu ve projenin uygulanabilirliğini öngörürken yaklaşan izinleri ve diğer öncelikleri hesaba katın.
• Daha net görünürlük: Bireysel programları veya elektronik tabloları tek tek incelemek yerine ekip uygunluğunu bir bakışta görüntüleyin.

Başlayın

Kaynak takvimi oluşturma söz konusu olduğunda yazılım araçlarının kullanımı Google takvimlerinden ve elektronik tablolardan çok daha kolaydır. Ekibiniz ve projenizin ihtiyaçları için doğru seçeneği bulmak üzere kaynak planlama yazılımı listelerimize göz atın.