Uzaktan Çalışan Ekipler İçin Proje Planlama: 5 Husus

Net bir yönlendirme ve beklentiler sağlayarak tüm proje ekibi üyelerinin ve paydaşların projeyi başarıyla tamamlamaya yönelik ilerlemesine yardımcı olur.

Herhangi bir işe başlamadan veya bilgileri proje planlama aracınıza girmeden önce, proje ekibi üyelerine ve temel paydaşlara (projede üstlendikleri role bağlı olarak farklı düzeylerde) plan hakkında danışın.

Doğru proje planlama tekniklerini kullanarak destek alma olasılığınız artar ve proje ilerlemeye başladığında proje planında önemli değişiklikler yapma ihtiyacınız azalır.

Projeler Uzaktan Nasıl Planlanır?

Uzaktan çalışan ekip üyeleriyle çalışırken görüşmeniz gereken en önemli konu, işin nasıl tamamlanacağı ve birbirinizle nasıl iletişim kuracağınızdır.

Bu, farklı saat dilimlerine dağılmış ekipler için özellikle önemlidir. Herkes için uygun zamanlarda (yani ‘çalışma saatleri’ içinde) sanal toplantılar planlamak, proje yöneticisi olarak sizin de dahil olduğunuz tüm ekip için iş-yaşam dengesinin korunmasına yardımcı olur.

Ekip üyeleri arasındaki mesafenin daha kısa hissedilmesine yardımcı olmak ve geliştiricilerin eşleşerek çalışması veya kullanıcı kabul testleri ve QA gibi süreçleri kolaylaştırmak için uzaktan proje yönetimi yazılımlarını, sanal beyaz tahtaları, video konferansları ve ekip iş birliği için kullanılan diğer araçları kullanın. Projeyi başlatmadan önce bu ihtiyaçlar için plan yaptığınızdan emin olun.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Projeleri Uzaktan Planlarken Dikkate Alınması Gereken 5 Husus

Projeleri uzaktan yönetirken bu beş hususu aklınızda bulundurun—bunlar, projenizi mutlu ve uyumlu bir proje ekibiyle başarıyla tamamlama olasılığınızı artırmanıza yardımcı olur. Önemli adımları atlamamak için bunları proje planlama kontrol listenize ekleyin.

1. Dağıtık ekip üyelerinizin çalışma saatleri

Uzaktan çalışan ekibinizin nasıl yapılandırıldığına bağlı olarak, saat dilimleri arasında 1-12 saat fark bulunan kişilerle çalışıyor olabilirsiniz. Proje ekibi oluşturulurken saat dilimlerini ve toplantıları nasıl planlayacağınızı göz önünde bulundurun. 

Bir proje yönetimi danışmanı olarak Philadelphia'da yaşıyorum, ancak şu anda New York, California, Kanada, Avustralya, Prag ve Chicago'daki müşterilerle çalışıyorum. Bu nedenle proje ekiplerime uyum sağlamak için toplantı ve çalışma saatleri konusunda bazen esnek olmam gerekiyor.

Yeni müşterilerle veya yeni ekip üyeleriyle çalışırken, yeni bir projeye başlamadan önce her zaman tercih ettikleri toplantı saatlerini sorarım. Bu bilgileri, yeni bir işi planlamaya ve başlatmaya başladığımda oluşturduğum bir tabloda saklar ve proje veya çalışma süresince güncel tutarım.

Tercihler ne olursa olsun, ekip üyelerinin normal çalışma saatleri dışında toplantı planlamadan önce her zaman izin isterim. İnsanların programlarının ne ölçüde ve hangi zamanlarda esnek olduğunu bilmeniz için bu, bir proje planlarken görüşülmesi gereken iyi bir konudur. 

Bu, toplantıları ve proje kontrollerini planlamayı kolaylaştırır. Saat dilimleri nedeniyle bir toplantı düzenlemek gerçekten mümkün değilse proje yönetimi araçlarını kullanarak eşzamansız iletişim de kurabilirsiniz.

2. İletişim tarzları ve tercihleri

İnsanlara nasıl iletişim kurmayı tercih ettiklerini sorun—bazı uzaktan çalışan ekipler toplantı ağırlıklı çalışırken, diğerleri sorunları ve güncellemeleri farklı yollarla paylaşmayı tercih eder.

Herkes yüz yüze birlikte çalışırken birinin kapısını çalmak veya gün içinde hızlı bir güncelleme paylaşmak kolay olsa da uzaktan çalışan ekiplerin iletişimlerini planlamak için ekstra çaba göstermesi gerekir. Bu durum, harici müşterilerle çalışan kurum içi ve ajans ekipleri için de geçerlidir.

Herkesin iletişim tercihleri dikkate alınmalı olsa da müşterinin tercihlerine daha yüksek öncelik verilmesi gerekebilir; sonuçta yapılan işin ücretini ödeyen taraf onlardır. Örneğin, Slack'i veya Microsoft Teams'i yoğun olarak kullanıyorlarsa ihtiyaç duydukları şeyi almalarını ve projenin iyi bir tempoda ilerlemesini sağlamak için onlarla bu kanal üzerinden iletişim kurmanız gerekir.

Ayrıca ekibin ne ölçüde eşzamansız iletişime tahammül edebileceğini de değerlendirin. Slack genellikle proje ekibi üyelerinden anında yanıt almak için kullanılan bir araç olarak görülür, ancak bu her zaman mümkün olmayabilir. 

Planlama sürecinde bildirimleri duraklatma ve uygunluğu belirtmek için durum güncellemelerini kullanma gibi özelliklerden yararlanma konusunu görüşün. Kullanımlarıyla ilgili beklentiler belirlemek, ekip üyelerinin birlikte daha verimli çalışmasına ve kesintileri en aza indirmesine yardımcı olabilir.

3. Ekibin proje çalışmasını tamamlamak için ihtiyaç duyduğu araçlar ve kaynaklar

Planlama sürecinin başlarında proje yönetimi yazılımı, iletişim araçları, video konferans, dosya paylaşımı, sanal beyaz tahtalar, üretkenlik uygulamaları ve kullanacağınız diğer araç ve kaynakların kullanımını görüşün.

Uzaktan proje yönetimi, ofislerde genellikle bulunan şeylerin (beyaz tahta gibi) yerini alacak ek araçlar gerektirebilir. Ekip üyeleri, daha etkili çalışmalarını sağlayacak ek monitörler veya başka teknolojiler de talep edebilir.

Bir projeyi başlatmadan önce bunlar için bütçenizi veya bunları nasıl talep edeceğinizi anlayın. Örneğin, ekibiniz için bir Zoom hesabının ücretini ödeyebileceğinizi bilmek, toplantı katılımcılarının sayısını sınırlamaktan veya toplantıları 40 dakikayla kısıtlamaktan kaçınmanıza yardımcı olabilir (gerçi zaman sınırları her zaman kötü bir şey değildir). 

Araçlar ve kaynaklar için ihtiyaç duyduğunuz bütçeyi belirlemek amacıyla, projenin başlangıcından önce ekibinizle bir istek listesi oluşturun—ardından yazılım fiyatlandırma sayfalarına göz atarak ve gerekli ekipman veya donanımı araştırarak bazı tahminler elde edebilirsiniz. Uzaktan çalışan ekipler için kaynak yönetimi hakkında daha fazla bilgi burada.

Araçları değerlendirirken dikkate almanız gereken başka bir konu da entegrasyonlardır. Bazı araçlar kutudan çıktığı hâliyle birlikte çalışırken diğerleri özelleştirme veya API kurulumu gerektirir. Ekibinizin beceri setine ve yapısına bağlı olarak, yerleşik entegrasyonlara sahip araçları kullanmak daha kolay olabilir.

4. Proje boyunca geri bildirim ve performansı yönetme yolları

Bazı ekiplerin uzaktan çalışmayla ilgili bildirdiği zorluklardan biri, performansı yönetmek ve ilerleme fırsatları yaratmaktır.

Bazıları yüz yüze iletişimin kariyerinizi geliştirmek için gerekli olduğunu düşünse de bunun her zaman doğru olduğunu düşünmüyorum. Önemli olan görünür kalmak, etkin bir şekilde katılım göstermek ve başarılarınızı ve fırsatlarınızı nasıl ifade edeceğinizi bilmektir.

Uzaktan çalışan proje ekiplerini yöneten bir proje yöneticisi olarak, projedeki performansı yönetme ve performans sorunlarıyla ilgilenme planı hakkında kuruluşunuzdaki ekip yöneticileri veya İK ile görüşebilirsiniz.

Ekip üyelerinin haftalık zaman takibini tamamlamaması veya proje yönetimi araçlarını güncellememesi gibi daha küçük performans sorunlarının gözden kaçması daha kolay olsa da proje yöneticisi olarak rolünüz, ekip performansını yakından takip etmeye yardımcı olmaktır.

Vadesi geçmiş görevler, bağımlılıkların devredilmemesi veya proje ilerlemesinin belirli bir eşiğin gerisinde kalması gibi proje sorunları hakkında sizi uyarması için bir pano oluşturun veya rapor hazırlayın. Adil ve özlü gerçek zamanlı geri bildirim vermenin ve beklentilerin üzerinde performans gösteren kişileri takdir etmenin yollarını bulmak sizin için faydalı olacaktır. 

İnsanların proje yaşam döngüsü boyunca hak ettikleri geri bildirim ve takdiri almalarını sağlamak için performansla ilgili sorunları ve teşekkürleri takip etmek üzere ayrı bir Google dokümanı veya bir yerde (özel bir Google Drive klasörü gibi) not da tutabilirsiniz.

Author's Tip

Kişisel bir not olarak, koçluk yapmak veya bir anlaşmazlığı çözmek gibi zor ya da duygusal konuşmaların mümkün olduğunca yüz yüze gerçekleştirilmesi gerektiğini güçlü bir şekilde düşünüyorum.

 

Bu, insanların birbirlerinin duygularını görmesine ve ses tonunu duymasına, soru sormasına ve gerçek zamanlı olarak bir çözüme ulaşmasına olanak tanır. E-postaların gidip gelmesi ve ses tonunun kaybolması, bu tür konuşmaları çoğu zaman daha zor, sorunları da çözülmesi daha güç hâle getirebilir.

5. Ekip kaynaşması

Birlikte iyi çalışan uyumlu bir ekibe sahip olmak, uzaktan iş birliği ve proje başarısı için hayati önem taşır. Yeni bir proje planlarken ve uzaktan çalışan ekipleri bir araya getirirken, uzaktan çalışanların birbirini tanıması için fırsatlar oluşturduğunuzdan emin olun. Ekibinizin ilk kez birlikte çalışıyor olması mümkündür ve bu, işi daha az zorlayıcı ve daha eğlenceli hâle getirebilir.

Bunun klişe ve modası geçmiş tanışma etkinlikleri şeklinde olması gerekmez. Proje planlaması başlamadan önce (ekipte kimlerin yer alacağını öğrendikten sonra) bir anket göndermeyi ve ekibin ortak noktalarını raporlamayı deneyin. Örneğin, ekip üyelerinin %75'inin gece kuşu olduğunu veya ekibin %58'inin sabahları 2 fincan kahve içmeden verimli çalışamadığını bilmek eğlenceli olabilir.

Proje yöneticisi olarak yapmak isteyebileceğiniz başka bir şey de ekibin iş konuşmaları olmadan bir araya gelmesi için planlanmış bazı fırsatlar sunacak zamanı uzaktan çalışma planına dâhil etmektir.

Müşterilerimden birinin çoğu hafta, ekiplerin Zoom üzerinden bir oyun oynamak veya güncel bir konu (örneğin yapay zekâ ya da vizyondaki en yeni gişe rekortmeni film) hakkında konuşmak için bir araya geldiği yarım saatlik bir zamanı oluyor. İnsanların birbirlerini tanımaları ve yoğun proje çalışmasının dışında bağlantı kurmaları için zaman ayırmak, harika bir proje ekibi yönetimi stratejisidir.

Sırada Ne Var?

Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Slack'te 100'lerce diğer dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurmanın yanı sıra 100'den fazla şablona, örneğe ve uygulama örneğine erişmek için üyelik topluluğumuza katılın ve erişim sağlayın.