Teklif Ekibi Oluşturma: Roller ve Sorumluluklar
Doğru teklif ekibi çoğu zaman teklifin kendisi kadar önemlidir. Deneyimlerime göre, teklif ekibi için “doğru” bir ekip yapısı yoktur ve teklif ekibindeki roller ile sorumluluklar oldukça farklılık gösterebilir. Aslında bir teklif ekibi, fırsatın niteliğine ve kullanılan teklif sürecine bağlı olarak birçok farklı şekil ve boyut alabilir.
Ancak kesin olarak söyleyebileceğim tek şey, “yanlış” bir ekip yapısının olduğudur: Bu, teklifi sonuçlandırmak için gereken işlerin yapılmasını sağlayacak yeterli kapsamın bulunmadığı herhangi bir yapılanmadır. Öyleyse ne tür bir kapsama ihtiyaç duyabileceğinize bakalım.
Hangi Teklif Ekibi Rollerine İhtiyacım Olabilir?
“Doğru” bir ekip yapısı olmadığını söyledim, biliyorum; ancak bazen başlamak için bir noktaya ihtiyaç duyarsınız. Aşağıda, 500.000 – 2,5 milyon $ (USD) aralığındaki sözleşmeler için bir ajans veya danışmanlık şirketinde birlikte çalışabileceğim tipik bir teklif ekibine örnek verilmiştir. Bunlar kuruluştan kuruluşa ve fırsattan fırsata değişebilir; ancak bu alan ekibiniz için yeniyse, size iyi bir başlangıç noktası sunabilir.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Teklif ekibiniz, kuruluşunuzun büyüklüğüne bağlı olarak burada listelenen rollerin bazılarını veya tamamını içerebilir.
Teklif Yöneticisine Sahip Olmak Neden Önemlidir?
Yukarıda listelediğim ve üzerinde biraz hızlıca geçtiğim bir rol var: Teklif Yöneticisi.
Kuruluşunuz yeni iş konusunu ciddiye alıyorsa (almalı da!), bir teklif yöneticisine sahip olmak gerçekten önem kazanır. Mesele şu: teklifler, yönetilmesi gereken projelerdir. Bir Teklif Yöneticisine sahip olmak; geç teslim yapma, RFP sürecine uygun olmadığı için elenen bir teklif sunma, düşük kaliteli bir teklif hazırlama veya teklifinizin başarısız olmasına yol açabilecek diğer risklerle karşılaşma olasılığını büyük ölçüde azaltabilir.
Bir Teklif Yöneticisinin sağlayabileceği özel katkılardan bazıları; teklif teslim gereksinimlerini izlemek için bir uygunluk matrisi oluşturmak, katkı sağlayan kişileri görevlendirip planlamak ve teslim takvimini oluşturup denetlemek gibi işlerdir.
Teklif Yöneticisi görevini üstlenen biri olmadığında, son anda gelen geri bildirimlerle, kimin ne yaptığına dair netlik eksikliğiyle, teklif gereksinimlerinin yorumlanması konusunda kopukluklarla, teslimden yalnızca bir gün önce fark ettiğiniz teklif eksikleriyle ve genel stres artışıyla karşılaşırsınız.
Ve evet, bunu kendi acı deneyimlerime dayanarak söylüyorum!
Kapsam Nasıl Sağlanır?
Teklif ekibinizin yapısı ne olursa olsun, ekibinizin doğru kapsama sahip olduğundan emin olmanız gerekir. Bunu yapmak için, PM araç setinize başvurabilir ve ekibinizle birlikte bir RACI tablosu veya kapsam kontrol listesi oluşturabilirsiniz.
Kısacası ekip, teklifin teslim edilmesi için yapılması gereken tüm işleri beyin fırtınası yöntemiyle belirler ve her birine bir sorumlu (hesap verebilir kişi) atar. İşiniz bittiğinde herhangi bir boşluk varsa, ekibinizi güçlendirmeniz veya birinin öne çıkarak bu sorumlulukları üstlenmesini sağlamanız gereken yer burasıdır.
Teklif kapsamı kontrol listesi, proje yöneticilerinin teklif göndermeden önce her şeyin ele alındığından emin olmasına yardımcı olur.
Teklif Ekibini Kurmak ve Ekibe Üye Kazandırmak
Aynı derecede önemli bir diğer unsur da ekibi nasıl oluşturduğunuz ve bilgilendirdiğinizdir. Ekibinizi oluşturmakla sorumlu kişi sizseniz, işte birkaç ipucu.
- İlgili tüm bakış açılarını dahil ettiğinizden emin olun. UX ekibini veya QA ekibini sürecin dışında bırakıp, onlar olmadan rekabetçi ve gerçekçi bir teklif hazırlayabileceğinizi düşünmeyin.
- Önemli ekip liderlerinizin, bir miktar belirsizlik karşısında tahmin yapma konusunda rahat olduğundan emin olun. Tüm yanıtları bilmesi beklenen bir tahmin ekibi büyük bir hayal kırıklığı yaşayacaktır.
- Aynı şekilde, daha önce hiç teklif hazırlamamış bazı kişileri de ekibe dahil edin; böylece hem yeni bir bakış açısı elde edebilir hem de onlar için bir öğrenme fırsatı yaratabilirsiniz.
- Kuruluşunuzda alıcıyı tanıyan veya benzer kapsamda iş teslim etme deneyimine sahip kişiler varsa, onları sürece dahil etmenin bir yolunu bulun.
Ekip üyelerini bilgilendirme konusunda ise işte birkaç iyi uygulama:
- Planlama aşamasında; alıcı, problem tanımı, talebin kapsamı, temel riskler ve başvuruyla ilgili önemli tarihler hakkında ayrıntıları içeren bir Fırsat Özeti hazırlayın.
- Yeni ekip üyelerini bilgilendirirken bağlam sağlamak ve görüşmeyi daha üst bir seviyeye taşımak için her zaman Fırsat Özeti'ni kullanın. Sorularını oluşturabilmeleri için özeti önceden onlarla paylaşın ve teklifin kendi bölümleri üzerinde çalışırken bu özete başvurmalarını teşvik edin.
- Satış süreci boyunca bilgiler elde edildikçe Fırsat Özeti'ne ayrıntılar eklemeye devam edin: kazanma temalarınız, üst düzey kapsam veya yaklaşım, önerilen ekip, hedeflenen bütçe aralığı vb.
- Teklifiniz kabul edilip proje onaylandığında, bilgi sürekliliğini sağlamak ve her şeyi baştan yapmak zorunda kalmamak için Fırsat Özeti'ni Proje Özeti'ne dönüştürün.
İpucu:
Herkesin proje veya teklif vizyonu ve kapsamı konusunda aynı doğrultuda olması için ekip üyelerini nasıl doğru şekilde bilgilendireceğinize dair ipuçları mı arıyorsunuz? Bugün topluluğumuza katılın ve Usta Proje Bilgilendirme atölyemize katılın!
Siz Ne Düşünüyorsunuz?
Tekrarlanabilir sonuçlar üreten sağlam bir ekip yapınız var mı? Teklif ekipleri ve işlerin ters gittiği ya da sorunsuz ilerlediği durumlar hakkında paylaşabileceğiniz hangi hikâyeler var? Yalnızca roller ve sorumlulukların ötesinde, sizi başarıya ulaştıran hangi sosyal beceriler ve ekip dinamikleri var? Yorumlarda bana bildirin!
Tekliflerle ilgili daha fazla ipucu için Galen Low'un kazanan teklifler hazırlamaya yönelik en iyi ipuçlarına göz atın.
