Proje Teklifi Nasıl Yazılır (Somut Bir Örnekle)
Projeler ve proje teklifleri kadar eski, tanıdık bir sahnedir: proje yöneticileri, satış ekibinin gerçekleştirilmesi imkânsız bir şeyi sattığı için saçını başını yolarken, satış ekibi de ekibin hazırladığı plan işi kazanmak için fazla pahalı olduğu için saçını başını yoluyordur.
Çoğumuz uzun zamandır bunu işlerin doğal düzeni olarak kabul ediyoruz. Ancak size bunun böyle olmak zorunda olmadığını söylemek için buradayım.
Bu makalede, içinizdeki proje yöneticisini bir projeyi veya iş teklifini hem ikna edici hem de uygulanabilir olacak şekilde şekillendirme becerileriyle donatarak karşıt güçleri bir araya getireceğiz.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Bu makaleyi okuduktan sonra şunları yapabileceksiniz:
- Teklif yaşam döngüsünün herhangi bir aşamasına güvenle kollarınızı sıvayıp dahil olmak
- Satış ekibiniz ile teslimat ekipleriniz arasında köprü görevi görmek
- İş geliştirme çalışma arkadaşlarınızın saygısını ve güvenini kazanırken proje yönetimindeki meslektaşlarınızın saygısını ve güvenini korumak
Proje Teklifi Araçları
İşte bazı kullanışlı proje teklifi yazılımlarının bir listesi—bunlar teklifleri hızlıca yazmak ve onay sürecini yönetmek için en iyi araçlardan bazılarıdır.
Bunlar basit bir teklif şablonundan çok daha fazla işlev sunar ve satış ile müşteri yönetimi ekiplerinin RFP'lere yanıt vermesine, fiyat teklifleri oluşturmasına, belgeleri çevrim içi imzalamasına ve onaylar ile sözleşmeleri yönetmesine yardımcı olmak üzere tasarlanmıştır.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Daha fazla seçenek için bu RFP yazılımları listesine göz atın.
İş teklifi yazılımı kullanıp kullanmamanızdan bağımsız olarak yine de nasıl teklif yazacağınızı bilmeniz gerekir. Bir teklife nelerin dahil edileceğini ve nasıl yazılacağını öğrenmek için okumaya devam edin.
Proje Teklifi Nedir?
Amacımız doğrultusunda proje teklifini, ekibinizin bir hizmetler programını veya bir iş kapsamını sunmasını sağlamak üzere bir iç sponsora, müşteriye veya potansiyel müşteriye sunulacak gerekçeyi oluşturan bir belge olarak tanımlayalım.
Teklif önemlidir, çünkü projenizin müşteri için neden doğru proje olduğunu gösterir. Teklif, proje başlamadan önce, genellikle sizinle müşteri arasındaki bir dizi görüşmenin ardından hazırlanır.
Bazen, potansiyel müşterinizin ilgisini kazanmak için diğer kuruluşlarla rekabet edeceğiniz bir teklif talebine (RFP) yanıt veriyor olabilirsiniz.
Doğru Teklif Formatını Nasıl Seçerim?
Bir teklifin formatı, yeni projenin niteliğine ve teklif sürecinin resmiyetine bağlı olarak büyük ölçüde değişebilir. Bazı ekipler özel teklif yazılımları kullanırken diğer teklifler yalnızca özenle hazırlanmış e-postalardan veya doldurulacak büyük elektronik tablolardan oluşur.
Verebileceğim en iyi tavsiye şu: Bir teklif formatı belirtilmişse (örneğin RFP'de bir gereklilikse) o formatı kullanın. Elbette duvar boyutunda bir zihin haritasına dönüşen bir broşür sizi unutulmaz kılabilir, ancak elenmenize neden olabilir.
Aksi takdirde, hedef kitleniz hakkında biraz araştırma yaparak kısa ve öz olmayı ve sohbeti mi yoksa derinlemesine bir anlatımı mı tercih edeceklerine dair fikir edinmenizi öneririm. İlki kısa biçimli, 5-10 slaytlık bir sunum gerektirebilir. İkincisi ise çok daha büyük, bölümlere ayrılmış bir belge gerektirebilir.
5 Adımda Proje Teklifi Nasıl Yazılır?
Bir teklife liderlik etmeniz veya destek vermeniz istendiği anda, proje yöneticisi tarafınız muhtemelen hemen iki hedefe odaklanacaktır: teklifin zamanında sunulmasını sağlamak ve teklifin meslektaşlarınızın ve ekiplerinizin gerçekten teslim edebileceği bir şeyi yansıttığından emin olmak.
İçgüdüsel olarak süreç belgelerinize, risk yönetimi stratejilerinize ve lansman kontrol listelerinize uzanmaya başlayacaksınız, ancak alışık olmadığınız bir alandasınız.
İyi haber şu ki, bir teklif doğru şekilde hazırlandığında, proje yaşam döngüsüne benzer bir yaşam döngüsüne sahip olur. Teklif süreci genellikle şu şekilde ilerler:
Başarılı bir teklif oluşturma süreci 5 temel adıma ayrılabilir.
1. Fırsatın Uygun Olup Olmadığını Değerlendirin
İlk adım, sağlam bir iş gerekçesi oluşturabileceğiniz ve aynı zamanda ekibiniz için uygun olan fırsatları belirlemektir.
Fırsatlar dış kaynaklardan (örneğin alıcı tarafından yayımlanan teklif talebi aracılığıyla) veya iç kaynaklardan (örneğin bir müşteri hesabı ekibi ya da teslimat ekibi bir projeye ihtiyaç olduğunu görüp bu projeyi proaktif bir şekilde takip etmek istediğinde) belirlenebilir. Ancak asıl beceri, değerlendirme sürecinde yatar.
Bir fırsatı değerlendirmek için gereksinimleri derinlemesine incelemeniz ve fırsatı kuruluşunuzun yetkinlikleri, kültürü ve stratejisiyle karşılaştırmanız gerekir. Birçok satış ekibi, fırsatları nicel olarak değerlendirmek ve önceliklendirmek için bir değerlendirme matrisi veya puan kartı kullanır.
Bu puan kartlarında fırsatın kazanılabilirliği, uygulanabilirliği ve arzu edilirliği hakkında sorular yer alabilir ve bu bilgiler kullanılarak sayısal bir puan oluşturulabilir.
Genel olarak amaç, fırsatın takip edilip edilmeyeceği konusunda devam / vazgeç kararı vermek için değerlendirme sürecinden yararlanmaktır.
Bu karar, yalnızca kazanabileceğiniz, teslim edebileceğiniz ve aslında en başta istediğiniz fırsatları takip ettiğinizden emin olmak için kuruluşunuzdaki ilgili liderler tarafından verilmelidir.
2. Kazanma Stratejinizi Planlayın
Fırsatı takip etme kararı verildiyse bir sonraki adım, teklifi sunmak için bir plan hazırlamaktır. Kazanma stratejisi nedir? Teklifi oluşturacak ekip kimlerden oluşuyor ve bu kişilerin rol ve sorumlulukları neler? Teklifi oluşturmak ve sunmak için çalışma planı nedir?
Bu aşamada ekibi doğru şekilde bilgilendirmek, beklentileri açıkça belirlemek ve stratejiyi oluşturmak üzere ekibi bir araya getirmek önemlidir. Fırsat rekabetçi bir fırsatsa rakiplerinizi tanımaya çalışın ve pazardaki konumunuz konusunda gerçekçi olun.
Ağınızda alıcıyı tanıyan kişiler varsa onlara ulaşın. Arka plan bilgileri edinmek için alıcı kuruluş açısından nelerin önemli olduğunu araştırın: yıllık raporlara göz atın, liderlik ekiplerindeki yeni işe alımları kontrol edin ve son zamanlarda haberlerde hangi konularla yer aldıklarını öğrenin.
Birlikte, birkaç kazanma teması geliştirin — alıcınızın veya karar vericinin önem verdiği unsurlara dayanarak ekibinizin neden seçilmesi gerektiğini açıklayan ifadeler — ve bu temaları teklifinizin tamamına yayacak bir süreç oluşturun.
Son olarak, önerilen proje için üst düzey bir yaklaşımın yanı sıra teklifin kendisini geliştirmek için bir çalışma planı üzerinde anlaşmak isteyeceksiniz.
Teklif ekibinin teklifi oluşturmak için yeterli zamanı ayırabildiğinden emin olun; böylece teslim tarihi yaklaşırken hazırlıksız kalmazsınız. İlerlemeyi kontrol etmek ve içerik üzerinde iş birliği yapmak için düzenli toplantılar planlayın. Bunu bir proje planlamak gibi ele alın!
3. Güçlü Bir Yaklaşım ve Teklif Belgesi Oluşturun
Teklifin kendisini oluşturmak, — ideal koşullarda — yinelemeli bir değerlendirme süreciyle birlikte yürütülen yinelemeli bir süreçtir. Bu, en iyi yaklaşımı geliştirirken uzmanlarınızla sürekli bir gerçeklik kontrolü yaparak denge kurmanıza yardımcı olur.
Teklifin oluşturulması sırasında PM becerileriniz her teklif ekibine değerli bir katkı sağlayacaktır. Kapsam belirleme ve tahmin sürecine liderlik ederken riskleri ve belirsizlikleri varsayımlara dönüştürebilen biri olarak, süreç boyunca karşılaşacağınız çeşitli ve zaman zaman birbiriyle çelişen görüşleri ortak bir paydada buluşturmak için uygun konumdasınız.
Bu sırada teklifin diğer bileşenlerinin de bir araya getirilmeye başlanması gerekir:
- Vaka çalışmaları seçilip düzenlenecek
- Önerilen ekip üyelerinin özgeçmiş bilgileri toplanıp uyarlanacak
- Referanslarla izin almak için iletişime geçilecek
- Yeni ekip katkı sağlayıcıları bilgilendirilecek
- İçerik bölümlerinin redaksiyonu ve düzenlemesi yapılacak, ardından tek bir mesajı tek bir ses tonuyla aktaracak şekilde yeniden şekillendirilecek
4. Yinelemeli Olarak Gözden Geçirin ve Gerekli İncelemeleri Yapın
Teklifi hazırlarken taslakları süreç boyunca gözden geçiren kişilerin önüne sunmaya özen gösterin: proje kapsamını ve yaklaşımını konu uzmanlarınızla, liderlik ekibinizle, hukuk ekibinizle ve özellikle teklif için son onayı verecek kişiyle değerlendirin.
Yukarıda belirttiğim gibi, bunu yinelemeli bir süreç olarak yürütmek en iyisidir: oluşturun, gözden geçirin, tekrarlayın. Bunun iki nedeni vardır: gözden geçirmeyi sona bırakmak alacağınız geri bildirimin kalitesini sınırlayabilir ve bazı ciddi son dakika değişiklikleri yapılmadığı sürece teklifin teslim için onaylanmaması riskini doğurabilir.
Yinelemeli yöntem, süreç boyunca fikir birliği oluşturmanıza yardımcı olur, teklifinizi son onaya hazırlar ve teklifinizi mümkün olduğunca güçlü kılacak çeşitli bakış açılarından değerli katkılar toplar.
5. Teslim Edin ve Sonraki Adımlara Hazırlanın
Teklifi teslim etmek yalnızca gönder düğmesine basmaktan ibaret değildir: sağlam bir planlama yapmanız gerekir. Herhangi bir belirsizliğe yer vermek istediğiniz yer burası değildir. Teslim gerekliliklerini üç kez kontrol edin ve lojistiği doğrulayın. Yazım denetimi yapın ve rakamları kontrol edin.
Basılı bir teslim mi yapılacak? Öyleyse kaç kopya gerekiyor? Posta zarflarını kim basacak? Dijital bir teslim yapılacaksa, e-postayla gönderilebileceğinden emin olmak için PDF dışa aktarımını yeterince önceden test edin.
Teklif gönderildikten sonra teslim alındığına dair bir onay aldığınızdan emin olun. Ardından çok uzun süre rehavete kapılmayın — hikâye burada sona ermiyor. Sonraki adımlara hazırlıklı olmak kritik öneme sahiptir. Ekibi sözlü sunumlara veya açıklama taleplerine hazırlayın.
Kapsam müzakere edildikçe özeti güncelleyin. Önerilen ekip üyelerini takip edin; böylece proje başladığında uygun olup olmayacaklarını bilirsiniz.
Her projede olduğu gibi bu süreç de her zaman kusursuz ilerlemez! Yaygın teklif zorluklarının üstesinden gelmek veya bunlardan kaçınmak istiyorsanız DPM üyesi olmayı ve Proje Tekliflerinde Ustalaşma mini kursumuza katılmayı değerlendirin!
Proje Teklifi Örneği
Daha önce belirtildiği gibi, proje teklifinizin kesin yapısı ve içeriği fırsata ve talebin gerekliliklerine bağlı olarak değişir. Ancak verebileceğim en iyi tavsiye, teklifinizi sizin önem verdiğiniz şeylere göre değil, hedef kitlenizin önem verdiği şeylere göre yapılandırmanızdır.
Her bölüm, tutarlı bir dizi kazanma temasını desteklemelidir. Araştırmanızı yapın ve proje paydaşlarıyla karar vericiler için olduğu kadar genel olarak kuruluş için de nelerin önemli olduğunu anlayın.
Proje Teklifi Şablonu
Şablonunuzu buradan indirin ve doldururken bu kılavuzu kullanın – bu makaledeki bilgiler, sağlam bir proje teklifi oluşturmanıza yardımcı olacaktır.
Yukarıdaki şablon kesin bir proje teklifi şablonu olarak kullanılmamalıdır; bu nedenle sizi, yönetici kitlesine yönelik tipik sayılabilecek kısa biçimli bir proje teklifi olarak gördüğüm proje teklifi taslağıyla tanıştırmak istedim. Parametreler şunlardır:
- Alıcı teklifi önceden okuyacak, ancak teklifi kendilerine sunma fırsatımız olacak.
- Alıcı, işletmenin farklı bölümlerini temsil eden birden fazla yöneticiden oluşuyor.
- Bu yeni bir müşteri değil. Alıcıyla mevcut bir ilişkimiz var ve bu teklifi talep ettiler.
- Alıcı, niteliklerimizden çok onlar için ne yapacağımızı duymak istiyor.
Yukarıdaki parametrelere dayalı örnek bir yapı şöyledir:
1. Teklifinizi ve Niteliklerinizi Kısa Bir Girişte veya Yönetici Özetinde Özetleyin
İlk sayfa mutlaka okunacak ilk sayfa değildir; ancak yönetici özeti, yalnızca ilk sayfayı ve fiyat etiketini okumayı planlayan birine mesajınızı aktarmanıza yardımcı olur.
Aşağıdaki temel noktaların her birini açıklamak için 1-2 cümle kullanın: zorluğa ilişkin anlayışınız, yaklaşımınız, ekibinizin neden doğru seçim olduğu, onların ekibiyle nasıl çalışacağınız ve sonraki adımlar.
2. Sorunu Veya Zorluğu Anladığınızı Gösterin
Teklifin gövde bölümüne geçerken, sorunu ve projenin arka planını yeniden çerçeveleyerek başlamak çoğu zaman iyi bir fikirdir.
Bunun gerekçesi, okuyucularınızın muhtemelen önce kendileri hakkında, sizin hakkınızda değil, bilgi edinmek istemesidir. Anlayışınızı göstermenin ötesine geçerek alıcının işletmesinin nasıl işlediğini ve projenin daha geniş kapsamlı etkilerini anladığınızı yansıtmaya çalışın.
Önerilen projenin kapsamını ve hedeflerini anladığınızı açıkça belirtin; varsayımlarınızı ifade edin.
3. Yaklaşımınızın Sorunu Nasıl Çözeceğini Genel Hatlarıyla Açıklayın
Doğrudan konuya girmek istediğinizde, zorluğu anladığınızı belirttikten sonra bu zorluğun üstesinden nasıl geleceğinize ilişkin önerilen vizyonu sunmak iyi olur.
Bu genellikle “neden” sorusunu “ne” veya “nasıl” sorusundan daha fazla yanıtlayan, yaklaşımınızın genel hatlarıyla açıklamasıdır. Genellikle yaklaşımımızın işletmeye sağlayacağı değeri ve alıcının talebiyle bağlantılı olarak hangi somut sonuçları elde edeceğimizi vurgularız.
Yaklaşımınızın genel bir özetini sunun ve bu yaklaşımı benimseme kararınızın ardındaki “neden”i açıklayın.
4. Yaklaşımınızı Ve Proje Planınızı Ayrıntılı Olarak Açıklayın
Bu daha kısa formatta, bir görüşme başlatmaya yetecek düzeyde ayrıntıyla planımızı göstermek istiyoruz (ancak sunum sırasında tüm ayrıntılı yanıtları hazırladığınızdan emin olun!).
Bu çoğu zaman temel aşamaları, kilometre taşlarını ve teslimatları veya sonuçları içeren genel bir zaman çizelgesini kapsar. Buna bir Gantt şeması da dahil olabilir veya yalnızca daha geniş zaman aralıkları açıklanabilir. Bunu genellikle yalnızca ne yapacağımızı (“ne” ve “nasıl”) değil, yaratacağımız değeri (“neden”) temel alarak çerçeveleriz.
5. Ekibi Tanıtın: Kim Ne Yapacak Ve Bu Kişiler Neden Bu İş İçin En Uygun İnsanlar?
Bazı alıcılar için ekip, yaklaşım kadar önemlidir. Güçlü ve nitelikli bir ekip sunduğunuzu varsayarsak, onları bu iş için en iyi kişiler yapan belirli nitelikleri vurgulayın ve projeye ne gibi katkılar sağlayacaklarını açıklayın.
6. Bunu Daha Önce Yaptığınızı Kanıtlayın
İlgili vaka çalışmaları teklifinizin ikna ediciliğini artırabilir. İlgisiz vaka çalışmaları ise yalnızca kafa karışıklığı yaratabilir. Mümkünse aşağıdaki kriterlerden en az ikisini karşılayan vaka çalışmalarına yer verin ve vaka çalışmasının okuyucularınız açısından neden ilgili olduğunu açıkça belirtmekten çekinmeyin:
- Benzer kapsamda veya yaklaşımla gerçekleştirilmiş bir proje
- Benzer türde bir kuruluş için, karşılaştırılabilir ölçekte gerçekleştirilmiş bir proje
- Öne sürdüğünüz ekibin aynısını kullanmış bir proje
- Güçlü, kıdemli ve iletişime geçilebilecek bir referansınızın bulunduğu bir proje
7. Varsayımlarınızı ve Başarılı Olmak İçin Okuyucularınızdan Neye İhtiyaç Duyacağınızı Açıklayın
Bu aşamada, alıcınızı ayrıntıları aşırıya kaçan varsayımlarla korkutmak istemeyebilirsiniz; ancak tahmininizin temelini açıklarken başarılı olabilmek için alıcınızdan neye ihtiyaç duyduğunuzun da zeminini hazırlamak istersiniz.
“Sizden İhtiyaç Duyacağımız Katkılar” başlıklı bir bölüm eklemenizi öneririm. Bu bölümde verilere ve geçmiş araştırmalara erişim, proje boyunca belirlenmiş bir iletişim kişisi, sistemlere ve belgelere erişim, iki haftada bir gerçekleştirilen planlama ve değerlendirme oturumlarına ekibin katılımı gibi unsurlara yer verilebilir.
8. Maliyeti, Değeri Bağlamında Ele Alın
Kariyerimin ilk dönemlerinde sıkça yaptığım büyük bir hata, herhangi bir bağlam sunmadan bir sayfaya yalnızca maliyet dökümü eklemekti.
Alıcılar fiyat etiketi karşısında mutlaka bir tepki verecektir ve buna karşı koymanın en iyi yolu, maliyeti değerle olan ilişkisi üzerinden çerçevelemektir. Bu sayfada anlaşmayı özetleyin: alıcınızın ne istediğini, hangi değeri sunacağınızı ve ardından bu değerin maliyetini açıklayın.
9. Uygunsa Ek Bilgileri Ek Olarak Sunun
Belirli okuyucular için ek nitelikte olan ve dahil etmek istediğiniz ayrıntılar varsa bunları bir ekte sunun ve eki açıkça adlandırın.
Bu ek; düşünce liderliği içeriklerini, metodolojinizin ayrıntılı bir açıklamasını, şirketinize ve yönetim yapısına genel bir bakışı, mali tabloları, sürdürülebilirlik ve kurumsal sorumluluk yaklaşımınızı, ödülleri vb. içerebilir.
Bunlar bazı okuyucular için önemli olabilir; ancak argümanınızın temelini oluşturmaz. Okuyucularınızın bilişsel yükünü gereksiz yere artırmayın.
Uzman Tavsiyesi: Proje Teklifinizin Öne Çıkmasını Nasıl Sağlarsınız?
Bütçenizi Teslimatların Arasında Gizlemeyin
Tekliflerinde etkileyici bir %80 kabul oranına sahip olan Jason Swenk de fiyatlandırmayı teklifinizin teslimatlar bölümünden ayırmanızı öneriyor.
Fiyat hakkında konuşmak rahatsız edici olabilir; ancak fiyatlandırma kendine ait bir bölümü hak eder. Fiyatı teslimatların yanına sıkıştırarak müşterinin odağını onun için neler yapabileceğinizden uzaklaştırmış olursunuz. Müşterinin bütçesine ne kadara mal olduğunuzu değil, birlikte neler başarabileceğinizi hayal etmesini istersiniz.
Geçmiş Başarılarınızla Müşterinize Değerinizi Kanıtlayın
İş koçu Nathan Ingram, tekliflerin “ücretsiz örnek çalışma” içermediğini söylüyor. “Bir müşteri size ödeme yapmadan önce onun için bir ana sayfa taslağı hazırlamazsınız, değil mi?” Bir müşteri yetkinliğinizin kanıtını istiyorsa bunun yerine örnekler ve referanslar sunun.
Müşterinizin Sorununa Bir Fiyat Biçin
İkna edici olun. Proje Yönetimi Enstitüsü konferansında 2009 yılında Eddie Merla şöyle demişti: “bazen kavram doğru bir şekilde ifade edilmiş olabilir, ancak projenin gerekçesi zayıftır.”
Projeyle ilerlemek için ikna edici bir kavram kanıtı argümanı oluşturmanız gerekir. Buna yaklaşmanın bir yolu, soruna bir fiyat biçmektir. Müşteriler, mevcut sorunun kendilerine para kaybettirdiğine inanırlarsa ilerlemeye çok daha istekli olacaktır.
Siz Ne Düşünüyorsunuz?
Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Slack'te 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişmek ve yüzlerce başka dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurmak için üyelik topluluğumuza katılın ve erişim sağlayın.
