Proje Sözleşmesi ve Kapsam Belgelerinde Dikkat Edilmesi Gereken Temel Noktalar
Her proje yöneticisi işe doğru adımla başlamak ister; bu kesin. Sizden tam olarak neyi teslim etmenizin beklendiğini anlamak ve ardından ekibin bunu gerçekleştirmesi için bir proje planı oluşturmak istersiniz.
Bunu yapabilmek için satış belgelerini nasıl ayrıştıracağınızı bilmeniz gerekir. Bu, proje yaşam döngüsünün proje başlatma aşamasında yer alan ve müşterilerinizle proje ekibiniz arasında ihtiyaç duyduğunuz uyumu sağlamanıza yardımcı olacak kritik bir adımdır.
Bir projeyi devraldıysanız ve kapsam belirleme sürecine dahil olmadıysanız ya da yeni bir projenin kapsamını belirlediyseniz ancak müşteri size bunun nihai sözleşmesini gönderdiyse, çeviri sırasında bazı şeylerin kaybolması riski yüksektir. Satış belgelerini okumak belirsizliği ortadan kaldırır veya projenize başlarken takip görüşmeleri başlatmanız ve netlik kazanmanız için size neden sunar.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Satış Belgelerinin Önemi
Neden bu tür belgeleri okumayı önemsemelisiniz?
- Müşterinin sözleşme versiyonunun, ajansınızın proje çalışması kapsamı veya teklif belgesinde sağlanan ayrıntılarla eşleştiğinden emin olmanız gerekir.
- Projenin kapsam belirleme sürecine dahil olmadınız; bu nedenle satış veya müşteri hesap ekibinizden duyduklarınızın sözleşmede belirtilenlerle eşleştiğinden emin olmanız gerekir (ayrıca bunu müşteri kaynak yönetimi yazılımında belgelenenlerle karşılaştırabilirsiniz).
- Proje hakkında fazla bilgi sahibi değilsiniz; bu nedenle ayrıntıları ve proje teslimatlarını bir araya getirmek için satış belgelerini kullanıyorsunuz.
- Firmanızın fiyatlandırmasında hesaba katılmamış, sonradan sorun yaratabilecek gereksinimler olmadığından emin olmanız gerekir.
- Müşterinize proje parametrelerini anladığınızı ve bunları yönetmek için bir plan oluşturacağınızı gösterebilmelisiniz.
- Proje risklerini azaltmak sizin görevinizdir.
Her PM sağlıklı bir dozda şüpheciliğe sahip olmalıdır. Her türlü uyarı işaretini ortaya çıkarmayı ve çok geç olmadan bunların önüne geçmeyi istemelisiniz. Bu nedenle, projenizi planlama ve başlatma sürecindeyken yapmanız gereken ilk şeylerden biri satış belgelerini baştan sona okumaktır. Belgeler genellikle şunları içerir:
- Müşterinin Teklif Talebi ("RFP")
- Ajansınızın proje teklifi (bazen sunum dosyası veya satış teklifi olarak adlandırılır)
- Nihai imzalı mali sözleşme
Bu üç belgenin tamamına erişebiliyorsanız bu ideal durumdur. Okumanız gereken yalnızca bir belge varsa, bu imzaların bulunduğu nihai sözleşmedir. Bu belge hukuken bağlayıcıdır ve içerdiği tüm ayrıntılara aşina olmalısınız.
Hangi belgeyi okuyor olursanız olun, hepsini aynı ayrıntılar açısından dikkatlice incelemelisiniz. Zamanlama, mali durum, teslimat veya süreç yönlendirmesiyle ilgili bu ayrıntılar; nasıl bir takvim oluşturacağınızı, ürünü nasıl şekillendireceğinizi, bütçenizi nasıl yöneteceğinizi veya temel paydaşlarınızla nasıl iletişim kuracağınızı belirleyecektir.
RFP'ler ve sözleşmeler çok uzun olabilir ve genellikle size pek anlamlı gelmeyebilecek teknik veya hukuki proje yönetimi ayrıntılarıyla doludur; bu normaldir. Odaklanın, ince yazıları okuyun ve sizin için önemli olan anahtar kelime ve ifadeleri arayın: takvim, bütçe, zamanlama ve lojistikle ilgili terimler.
Hangi Soruları Sormalıyım?
RFP'yi, teklif sunumlarını ve sözleşme ayrıntılarını okurken hesaba katmanız gereken maddeler için aşağıdaki kontrol listesini kullanabilirsiniz. (Sorulacak daha önemli başlatma soruları burada!)
Bütçe Ayrıntıları
- Onaylanan bütçe tutarı nedir?
- Oran nedir?
- Bütçe, aşamalara veya teslimatlara göre (ör. yeniden tasarım ile lansman sonrası sürekli destek) bölümlere ayrılmış ya da belirli bir şekilde tahsis edilmiş mi?
- Kaç iş kodu oluşturmanız gerekiyor (ör. Yeniden tasarım, destek vb.)?
- Yansıtılacak maliyetler var mı?
- Depozito veya başlangıç peşinatı var mı?
- Dikkate alınması gereken bir satın alma siparişi veya sözleşme numarası var mı?
- Faturalandırma ayrıntıları neler?
- Bu sabit ücretli mi, yoksa zaman ve malzeme esaslı mı (veya başka bir faturalandırma düzenlemesi mi söz konusu)?
- Faturanın kime gönderilmesi gerekiyor?
- İletişim bilgileri neler?
- Faturanın nasıl teslim edilmesi gerekiyor (e-posta, basılı kopya vb.)?
- Ödeme koşulları neler?
- Müşterinin faturada bulunmasını istediği özel notlar var mı?
Planlama Ayrıntıları
- Belgenin herhangi bir yerinde belirtilmiş bir başlangıç tarihi veya teslim tarihi var mı?
- Belge, projenin aşamaları veya kilometre taşları ve bunların ne zaman tamamlanması gerektiğiyle ilgili varsayımlarda bulunuyor mu?
- Listelenmiş zaman çizelgesi belirleyicileri var mı (ör. projenin akademik öğretim yılının başlangıcından önce yayına alınması gerekiyor)?
- Planlanan kilometre taşlarına uyulmaması durumunda herhangi bir ceza veya dikkate alınması gereken husus var mı?
Özellikler
- Zorunlu özelliklerin bir listesi var mı?
- Kapsam, projenin hangi unsurları içerdiği ve nihai web sitesine nelerin dahil edilmesi gerektiği konusunda ne söylüyor?
- Başka bir projedeki kod veya varlıklardan yararlanacağınız ya da bir şeyi belirli bir şekilde oluşturacağınız varsayılıyor mu?
- Projenin nasıl çalışacağı veya görüneceğiyle ilgili belirlenmiş beklentiler ya da proje hedefleri listelenmiş mi?
- Projenin başka herhangi bir hizmet veya platformla entegre olması gerekiyor mu?
- Erişilebilirlik veya güvenlik uyumluluğuyla ilgili beklentiler listelenmiş mi?
- Burada, ekip üyelerinizin yerine getirebileceğinden emin olmadığınız özellikler veya gereksinimler var mı?
Operasyonel Ayrıntılar
- Ekip dinamikleri veya karar vericilerle ilgili varsayımlar var mı?
- Kapsam, üretim için kurum içi kaynakların kullanılmasına ilişkin herhangi bir şey söylüyor mu?
- İş birliği yapmak için belirli bir proje yönetimi yazılımını veya başka proje yönetimi araçlarını kullanacağınız varsayılıyor mu?
- Yol haritanıza dahil edilmesi gereken özel incelemeler veya onaylar var mı (ör. Belediye Meclisi incelemesi, hukuki veya düzenleyici inceleme süreci, Yönetim Kurulu onayı, üst düzey yönetici sponsorunun incelemesi vb.)?
- Bu incelemeler ne kadar sürebilir?
- Herhangi bir başvuru kılavuzu sağlanmış mı, yoksa bunları edinmek için takip yapmanız mı gerekiyor?
- Sizin tarafınızda veya müşterinin tarafında hesaba katılması gereken herhangi bir bağımlılık var mı?
- Etkileşim kurmanız gerekebilecek başka dış tedarikçiler listelenmiş mi?
Önemli bir nokta da satış süreci sırasında, nihai bütçe ve sözleşme üzerinde anlaşmaya varıldığında RFP'nin veya sunum dosyasının güncelliğini yitirmesine neden olabilecek bir dizi müzakere yapılmış olabileceğidir.
En güncel belgenin hangisi olduğunu belirlemek için satış veya müşteri hesap ekibinizle koordinasyon sağlayın (satış iş birliği araçları bu konuda oldukça faydalıdır). Emin olmadığınızda, imzaların ve tarihlerin bulunduğu belgeyi her zaman esas alın.
Sırada Ne Var?
Satış veya müşteri hesap ekibinizle henüz bir ilişki kurmadıysanız bu belge inceleme sürecini, iletişim kurmanın ve satış sürecine daha fazla dahil olmanın bir yolu olarak kullanın. Daha fazla motivasyon için Galen Low'un tekliflerin neden önemli olduğu hakkındaki blog yazısını veya kazandıran teklifler oluşturma konusundaki ipuçlarını okuyun.
Mali belgeleri iyi kavrayan proje yöneticileri, proje planlama aşamasında yalnızca kendilerine değil, tüm ekibe de katkı sağlar. Kolları sıvayın, küçük yazıları okuyun ve güvenle ilerlemek için ihtiyacınız olan tüm ayrıntıları edinin!
