Tedarikçi Yönetimi ve Satın Alma: Faydalar ve Nasıl Yapılır Rehberi
Bu dünyada hiç kimse her şeyi kendi başına yapamaz. Hayatta kalabilmek için bizi destekleyecek başka insanlara ihtiyaç duyarız. Tıpkı bizim gibi kuruluşların da işlerini yürütmek için diğer şirketlerin desteğine ihtiyacı vardır. Bu diğer şirketler tedarikçiler olarak bilinir (satıcılar, sağlayıcılar ve hizmet sunanlar olarak da adlandırılır).
Tedarikçilerin temel görevi, faaliyet gösteren kuruluşa hizmet sunmak veya mal ve malzeme tedarik etmektir. Bu tür hizmetlerin alınması ya da tedarikçilerden mal satın alınması sürecine tedarik adı verilir.
Tedarikçiler bir işletmeyi desteklemek açısından kritik öneme sahip olduğundan, tedarikçi yönetimi tedarik sürecinin önemli bir unsurudur. Genel olarak, büyük şirketlerin çoğunda mal ve hizmet tedarik etmek için ayrı bir departman (tedarik zinciri yönetimi) bulunur.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Bu yazıda, tedarik sürecinde tedarikçi yönetiminin en iyi uygulamalarını ve faydalarını ele alıyorum.
Tedarik Nedir?
Tedarik, ürünlerin, hizmetlerin, malların veya malzemelerin farklı bir tüzel kişilikten satın alınması ya da edinilmesine yönelik genel süreçtir.
Birçok şirket tedarik, satın alma ve kaynak bulma terimlerini birbirinin yerine kullanır; ancak bu terimlerin anlamları farklıdır.
Kaynak bulma ve satın alma, genel tedarik sürecinin parçalarıdır. Bu terimler özellikle mal veya hizmetlerin sipariş edilmesini ve satın alınmasını ifade eder.
Tedarik, tüm süreci ifade ettiği için kaynak bulma ve satın almadan çok daha kapsamlıdır. Planlama, kaynak bulma, edinim ve ödemeleri kapsar.
- Planlama; nelerin tedarik edilmesi gerektiğinin, tedarik miktarının ve kalitesinin, tedarik takviminin belirlenmesi, farklı paydaşların rol ve sorumluluklarının tanımlanması, bütçelerin belirlenmesi ve onaylanması gibi birçok unsuru kapsar. Bir kuruluşun farklı departmanları arasında yakın koordinasyon gerektirir. Tedarik planlaması hakkında daha fazla bilgi edinmek için tedarik yönetimi planları hakkındaki ayrıntılı yazımızı okuyabilirsiniz.
- Kaynak bulma; potansiyel tedarikçilerin aranmasını, güçlü ve zayıf yönlerinin analiz edilmesini, tedarikçilerin kısa listeye alınmasını, ilişkilerin kurulmasını ve tedarikçi sözleşmelerinin imzalanmasını kapsar. Tedarikçilerin kısa listeye alınması genellikle rekabetçi teklif verme yoluyla yapılır. Bunun ardından seçilen tedarikçiye sözleşme verilir. En uygun koşulları bulmak için sözleşme verilmeden önce görüşmeler yapılır.
- Edinim; sözleşme yapılan tedarikçilerden ürünlerin sipariş edilmesini, teslimatların alınmasını, mutabakatı, denetimi ve mal ya da hizmetlerin kabulünü kapsar.
- Ödeme, tedarik sürecinin son adımıdır ve tedarikçi faturalarının kapatılmasını ve tedarik edilen ürünlerin ödemesinin yapılmasını kapsar.
Tedarikçi Yönetimi Nedir?
Tedarikçiler, faaliyet gösteren kuruluşa mal ve/veya hizmet sağlayan kişi ya da şirketlerdir. Tedarikçi yönetimi, genel tedarik sürecinin en önemli unsurlarından biridir. Tedarikçi yönetimi, mal ve malzemelerden ziyade insanlarla ilgilendiği için tedarik zinciri yönetimiyle karıştırılmamalıdır.
Büyük bir kuruluş herhangi bir zamanda, yüzlerce hatta binlerce tedarikçiyle çalışıyor olabilir ve bu tedarikçiler onlarca temsilci tarafından temsil edilebilir. Ayrıca her tedarikçinin farklı sözleşme koşulları olacaktır.
Bu kadar çok tedarikçiyi yönetmek oldukça zahmetli hale gelebilir. Tedarikçiler yapılandırılmış bir şekilde gerektiği gibi yönetilmezse kuruluşunuz gereğinden fazla ödeme yapmak zorunda kalabilir veya tedarikçilerle hukuki anlaşmazlıklar yaşayabilir.
Tedarikçi yönetimi; tedarikçilerin aranmasını, geçmişlerinin araştırılmasını, tedarikçilerin kısa listeye alınmasını, koşulların müzakere edilmesini, sözleşmelerin imzalanmasını, ödemelerin yapılmasını, taleplerin çözüme kavuşturulmasını ve tedarikçi ilişkilerinin yönetilmesini kapsar. Ayrıca KPI'ların ve SLA'ların tanımlanmasını, tedarikçi performansının değerlendirilmesini, finansal durumlarının izlenmesini ve sözleşme yönetimini de içerir.
Tedarikçi Yönetimine Neden Odaklanmalısınız?
Kuruluşunuzun başarısı, tedarikçilerinin başarısına bağlıdır. Tedarikçiler müşterilerinize mal ve hizmet sunmanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda kârlılığı ve büyümeyi artırmada da önemli rol oynar. Zaman içinde bir tedarikçi, kuruluşunuzun faaliyet ve işlevlerinin merkezinde yer alan stratejik tedarikçiniz haline gelebilir.
Geçmişte tedarik, mal ve/veya hizmet satın alan bağımsız bir departman olarak faaliyet gösteriyordu; ancak son birkaç yılda işler değişti. Tedarik işlevi artık genel iş stratejisinin temel bir unsurudur. Dünyanın dört bir yanındaki kuruluşlar, en yüksek değeri elde etmek amacıyla tedarikçilerini yönetmek için stratejik bir yaklaşım benimsemektedir.
Tedarikçi Yönetimi Süreci
Basitçe ifade etmek gerekirse tedarikçi yönetimi süreci, tedarikçileri kısa listeye alma, sisteme dahil etme, iş birliği kurma ve yönetme adımlarından oluşur. Aşağıdaki adımları içerir.
1. Tedarikçileri arayın
Tedarikçi araması; iş rehberleri, gazete ilanları, B2B (işletmeden işletmeye) web siteleri, referanslar ve kurumsal listeler kullanılarak yapılabilir. Tedarikçileri ararken bir tedarikçi seçim kriteri oluşturabilirsiniz. Örneğin, tedarikçinin son üç yılda en az 100 milyon $ ciroya sahip olması, bazı sektörel sertifikalara sahip olması gerektiğini belirtebilirsiniz.
2. Teklifleri davet edin ve tedarikçileri kısa listeye alın
Tedarikçileri kısa listeye aldıktan sonra, teklif taleplerini yönetmek ve tedarikçi tekliflerini (teknik teklifler ve fiyat teklifleri) toplamak için RFP yazılımını kullanabilirsiniz. Tekliflerini inceleyip karşılaştırdıktan sonra tedarikçileri kısa listeye alabilirsiniz.
Tedarikçi tekliflerini sıralamak için değerlendirme kriterleri oluşturabilir ve puan kartları tasarlayabilirsiniz. Amacınız, uzun vadeli tedarikçi ilişkileri kurabileceğiniz doğru ortakları bulmak olmalıdır.
Aksaklıkları önlemek için iyi tedarikçiler bulmak önemlidir. Deloitte'a göre, "katılımcıların yüzde 87'si son iki ila üç yıl içinde üçüncü taraflarla yaşanan aksatıcı bir olayla karşılaştıklarını kabul etti".
3. Sözleşmeyi müzakere edin ve imzalayın
Teklifleri analiz ettikten sonra tedarikçileri kısa listeye alabilir ve onlarla müzakere edebilirsiniz. Sözleşme müzakeresi hem fiyat hem de hüküm ve koşullar üzerinden yapılabilir.
Müzakere her iki tarafa da yardımcı olur; bu nedenle tedarikçilere fazla baskı uygulamamalısınız. Tedarikçilere karşı açık olun; böylece onlar da sizinle kendi lehlerine uygun koşullar üzerinde müzakere edebilir.
Bir müzakere buzları eritir ve güçlü bir iletişim kurmanın temelini oluşturur. Kazan-kazan yaklaşımına dayalı bir müzakere, uzun süreli tedarikçi ilişkileri kurmada büyük katkı sağlar.
Müzakerelerin ardından, karşılıklı olarak fayda sağlayan tedarikçilerle bir sözleşme imzalayabilirsiniz.
4. Tedarikçileri işe dahil edin
Tedarikçilerle sözleşmeyi imzaladıktan sonra onları işe dahil etmelisiniz. Tedarikçi işe alıştırma süreci, onları kuruluşunuzun ağına entegre etmenize yardımcı olur. Sorunsuz bir işe alıştırma süreci, tedarikçi ilişkilerinin yönetilmesine yardımcı olur.
Tedarikçiler yeni olduklarında ve kuruluşunuzun sistemlerinden haberdar olmadıklarında verimli bir şekilde katkıda bulunamayabilirler. İşte bu noktada, tedarikçileri kuruluşunuz hakkında eğitmek ve bilgilendirmek için uzmanlığınıza ihtiyaç duyulur.
5. Hedefler belirleyin
İşletmenizde size destek olmalarına yardımcı olmak için tedarikçileriniz açısından net hedefler belirlemelisiniz. En iyi yaklaşım, ulaşılabilir ve gerçekçi olan net ve nesnel performans ölçütlerini, KPI'ları ve SLA'ları paylaşmaktır.
Sizinle tedarikçiler arasında karşılıklı bir anlayış oluşması için beklentilerinizi tedarikçilere iletmelisiniz.
6. Tedarikçi performansını izleyin
Hedefler belirlemek yeterli değildir. Beklentilerinizi tedarikçilere sürekli olarak iletmeli ve sözleşmede yazılı hükümlere uymalarını istemelisiniz. Performanslarını düzenli olarak izlemeli ve ellerinden gelenin en iyisini yaptıklarından emin olmalısınız.
İzleme sırasında onlara düzenli geri bildirimde bulunmalı ve sonuçları sunabilmeleri için gerekli desteği sağlamalısınız.
7. Tedarikçileri ödüllendirin
Bu isteğe bağlı bir adımdır, ancak uzun vadeli ilişkiler kurma açısından büyük katkı sağlar. Tedarikçileri katkıları nedeniyle ödüllendirirseniz kendilerini kuruluşunuzun bir parçası olarak görür ve hedeflere ulaşmak için ekstra çaba gösterirler.
8. Düzenli iletişim
Tedarikçilerle düzenli iletişim kurmak; doğru beklentileri belirlemek (#5 yukarıda), tedarikçi performansını izlemek (#6 yukarıda) ve ilişkiler kurmak (#9 aşağıda) açısından önemlidir.
Düzenli iletişim kurarak hoş olmayan durumlardan kaçınabilir ve tedarikçi risklerini erken aşamada yönetebilirsiniz. Açık iletişimi sağlamak için resmî ve gayriresmî iletişim mekanizmaları oluşturmalısınız.
9. İlişkiler kurun
İyi tedarikçiler bulmak zordur; bu nedenle sözleşme imzalandıktan sonra onlarla olan ilişkilerinizi geliştirmelisiniz. Onlarla kötü bir ilişki nedeniyle iyi tedarikçileri kaybetmenin hiçbir anlamı yoktur. İlişkileri kurmak ve sürdürmek için stratejik bir yaklaşım benimsemelisiniz.
Tedarikçilerinizle başarılı ilişkiler kurmak için aşağıdakilerin tümünü yapabilirsiniz:
- Bilgileri ve öncelikleri paylaşın: Gerekli bilgileri tedarikçilerinizle zamanında paylaşmalı ve onlara önceliklerinizden bahsetmelisiniz. Bu, verimli çalışmalarını ve hedeflerinize ulaşmaya yönelmelerini sağlayacaktır. Uygulama ve kullanıma sunma tarihleri, pazara çıkma planları ve işlerini yapmalarına yardımcı olabilecek diğer ilgili bilgileri paylaşabilirsiniz.
- Strateji geliştirme sürecine onları dahil edin ve yenilik yapmalarına olanak tanıyın: Siz ve tedarikçileriniz, iş hedeflerine ulaşmak için ortak bir strateji geliştirmek üzere birlikte çalıştığınızda en iyi sonuçları elde edebilirsiniz. Onları strateji toplantılarına davet edebilir ve yenilik yapmaları için alan tanıyabilirsiniz. Onları en başta neden işe aldığınızı hatırlamanız gerekir – kendi alanlarında uzmandırlar. Ürününüzü daha iyi hale getirebilecek paha biçilmez içgörüler ve yenilikçi öneriler sunabilirler. Size rekabet avantajı sağlamada önemli bir rol oynayabilirler.
- Geleceği hedefleyin: Bir iş ilişkisinin gerçek değeri, uzun vadeli ortaklıklar kurmaktan gelir. Size yalnızca kısa vadeli kazançlar ve sınırlı faydalar sağlayacak kısa vadeli ilişkiler aramayın.
- Kazan-kazan anlaşmaları için iş birliği yapın: Tedarikçilerinize ödeme yapıyor olsanız da onlara eşitleriniz olarak davranmalısınız. Sizinle, uzmanlıkları nedeniyle birlikteler. Bu nedenle onlarla müzakere ederken üzerlerinde aşırı baskı kurmamalısınız. Bu yalnızca gelecekte sorunlara yol açabilecek bir kızgınlık yaratır. Güven oluşturmalı ve anlaşmaları iyi niyetle müzakere etmeye odaklanmalısınız. Bu, her iki tarafın da memnuniyet duymasını sağlayacaktır.
İşte ilişkiler kurma hakkında size daha fazla fikir verebilecek ilginç bir konuşma (bu içeriğe erişmek için üye olmanız gerekir).
Tedarikçi Yönetiminin Faydaları
Kolaylaştırılmış ve yapılandırılmış tedarikçi yönetimi, işletmelere birçok açıdan yardımcı olur. Aşağıda iyi tedarikçi yönetiminin başlıca avantajlarından bazıları yer almaktadır.
1. Risklerin azaltılması
Aksama riskine rağmen üçüncü taraf risklerini ölçme ve yönetme uygulaması şu anda henüz başlangıç aşamasındadır. Yakın tarihli bir araştırma, kuruluşların %82'sinin maruz kaldıkları tüm üçüncü taraf risklerini belirleyip belirlemediklerinden emin olmadığını veya bunlardan habersiz olduğunu ortaya koymuştur.
Proaktif tedarikçi yönetimi görünürlüğü artırır ve tedarikçi risklerini azaltır. Tedarikçileri sürekli olarak takip etmenizi sağlar; bu da gelecekte ortaya çıkabilecek öngörülemeyen olayların yönetilmesine yardımcı olur.
Kuruluşunuzu potansiyel risklerden korumak için risk değerlendirmesi yapabilir, bilgi paylaşımı süreçleri oluşturabilir ve performanslarını düzenli aralıklarla izleyebilirsiniz. Ciddi sorunlara dönüşmeden önce potansiyel aksaklıkları belirlemek ve iyileştirmeler önermek için performans sisteminizdeki verileri kullanabilirsiniz.
2. Performans optimizasyonu
Tedarikçilerin performansını izlemek yalnızca tedarikçi riskini azaltmakla kalmaz, aynı zamanda sonuçları da iyileştirir. Tedarikçilerinizin gereksinimleriniz ve beklentilerinizle uyumlu olmasını sağlamak için performanslarını izleme, değerlendirme ve ölçme süreçleri oluşturabilir ve kolaylaştırabilirsiniz. Bu, onları performanslarını geliştirmeye ve optimize etmeye teşvik edecektir.
3. Maliyetlerin azaltılması
Düzenli iletişim ve periyodik izleme görünürlüğü artırır; bu da tedarik sürecindeki gizli maliyetleri belirlemenize yardımcı olabilir. Böylece israfı azaltabilir ve maliyetleri kontrol edebilirsiniz.
Ayrıca tedarikçilerle uzun süredir devam eden bir ilişkiniz varsa daha iyi fiyatlar ve sözleşme koşulları için müzakere edebilirsiniz; bu da maliyet tasarrufu sağlayabilir. Bu durum, kâr marjlarınızı artırabilir.
4. Uzun vadeli ilişkiler
İyi tedarikçiler bulmak kolay değildir. Zaman ve çaba gerektirir. İyi tedarikçileri destekleyerek ve güçlü ilişkiler kurarak tedarik verimliliğini artırabilirsiniz.
İlgili Dinleme: Sanal Yüklenicilerle Uzun Vadeli Sadakat Nasıl Oluşturulur?
5. İdari işlerin verimliliğinde iyileşme
Yapılandırılmış bir tedarikçi yönetimi programına sahip olmak, idari işlerin verimliliğini önemli ölçüde artırabilir. İdari işler; fatura işleme, kayıt tutma, ödemeler, taleplerin yönetimi, raporlama ve performans yönetimini içerebilir.
6. Markanın korunması
Uygun tedarikçilere sahip olmadığınızda kuruluşunuzun marka değeri zedelenebilir. Profesyonellikten uzak ve etik olmayan tedarikçilerin dürüst olmayan eylemleri itibarınıza zarar verebilir. Ancak sağlam bir tedarikçi yönetimi programı, yalnızca iyi tedarikçileri sisteme dahil ederek bunu önleyebilir.
Tedarikçi Yönetimindeki Yaygın Zorluklar
Üçüncü taraf tedarikçilerle çalışmak, sorunlar veya zorluklar olmadan gerçekleşmez. Tedarikçileri yönetirken uyumluluk, marka değerinizi & itibarınızı koruma, anlaşmazlıklardan kaçınma ve yaşam döngüsü boyunca talepleri & karşı talepleri yönetmeyle ilgili sorunlarla karşılaşabilirsiniz.
Tedarikçi yönetiminin zorlukları, kuruluşunuzun büyüklüğü ve sözleşme yapılan tedarikçilerin sayısıyla birlikte artma eğilimindedir.
Aşağıdaki zorlukların üstesinden gelmek için tedarikçi yönetimi sürecinizi geliştirmeli ve ince ayar yapmalısınız:
- Bir tedarikçi ekosistemini yönetmek. Kuruluşunuz yüzlerce farklı tedarikçiyle çalışıyor olabilir. Sistemleriniz ve süreçleriniz tüm bu tedarikçileri verimli bir şekilde yönetebilmelidir. Sistemler; fatura işleme, ödemeler, talep yönetimi, kalite kontrolü ve uyumlulukla ilgili sorunları ele alabilmelidir.
- Tedarikçilerin sayısı arttıkça sözleşmelerin sayısı da artar. Her sözleşme kendine özgü zorlukları beraberinde getirir. Sözleşme yapma süreci; hukuk, satın alma, pazarlama ekibi ve üretim gibi birçok farklı departman arasında yakın koordinasyon gerektirir. Ayrıca farklı sektörlerde yaygın olan farklı sözleşme türleri vardır.
- Risklerin yönetimi her zaman karmaşık bir iştir. Tedarikçi yönetimi süreçleriniz ne kadar gelişmiş ve düzenli olursa olsun, belirsizlik her zaman vardır. Risklerin belirlenmesi, analiz edilmesi, önceliklendirilmesi ve müdahale planlaması, tedarikçilerle ilgili risk yönetimi sürecinin önemli bir yönüdür.
- Doğru kişileri işe almak, yapılandırılmış süreçleri uygulamak ve proaktif tedarikçi yönetimi sistemleri oluşturmak idari maliyetleri artırır. Bu maliyetleri kontrol altında tutmak zordur.
- Satın alma faaliyetlerine dahil olan çok sayıda personeliniz olduğunda, tedarikçi verilerinin ihlal edilme ihtimali her zaman vardır. Günümüzde işletmeler büyük ölçüde verilere bağımlıdır ve her türlü veri sızıntısı itibar ve finansal kayba yol açabilir. Ayrıca işletmeler süreçlerini otomatikleştirip çevrim içi ortama taşıdıkça, siber saldırılar kuruluşların en önemli endişelerinden biri hâline gelir.
Sırada Ne Var?
Büyük veya küçük hiçbir şirket tedarikçilerle çalışmaktan kaçamaz. Her şirketin yalnızca üçüncü bir tarafça tedarik edilebilecek bir şeye ihtiyacı vardır.
Son birkaç yılda tedarikçileri yönetmek, bir işletmeyi yürütmenin önemli bir unsuru hâline geldi. Uzun vadeli ilişkiler kurmak ve tedarikçilerinizden en yüksek değeri elde etmek için onlarla düzenli olarak iletişim kurmanız, etkileşimde bulunmanız ve onları desteklemeniz gerekir.
Tedarikçileri yönetmek zorluklardan bağımsız değildir, ancak etkili tedarikçi yönetiminin faydaları bu zorluklardan daha ağır basar.
Kuruluşunuzda tedarikçilerinizi nasıl yönetiyorsunuz? Tedarikçi yönetimi stratejiniz nedir? Tedarikçi yönetimi için standart süreçleriniz var mı? Tedarikçi yönetimindeki en iyi uygulamalarınız nelerdir?
Lütfen aşağıya bir yorum bırakın ve bu makaleyi iş arkadaşlarınızla da paylaşın.
Bu makaleyi beğendiyseniz, bu tür içerikleri doğrudan gelen kutunuza almak için The Digital Project Manager bültenine abone olmalısınız.
