Tedarik Yönetimi: Proje Yöneticileri İçin Eksiksiz Rehber
Proje yöneticileri tedarik yönetimi sürecinde nereye dahil olur? Bu süreç projelerimizi etkiler, ancak yine de projelerimizde çalışacak satıcıları ve tedarikçileri bulan kişiler çoğu zaman biz olmayız. Aynı zamanda önemli bir risk kaynağıdır—tedarik ettiğiniz geliştirici ortadan kaybolursa projenize ne olur?
Benim adım Shash Roy ve son 20 yıldır proje yönetimi dünyasında yer alıyorum. Son 10 yıldır tedarik yönetimi eğitimi veriyorum ve bu konunun çoğu proje yönetimi tartışmasında pek popüler olmadığını, ancak projeler için çok önemli olduğunu gördüm.
Proje tedarik yönetiminden proje yöneticisinin bakış açısıyla bahsedecek ve doğru yönetilmediğinde bunun nasıl risklere ve sorunlara yol açacağını ele alacağım.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tedarik Yönetimi Nedir?
Tedarik, mal veya hizmetlerin dış bir tedarikçiden ya da satıcıdan edinilmesini kapsar. Herhangi bir projede donanım, yazılım veya belirli becerilere sahip ek kaynaklar ya da ekip üyeleri tedarik etmeniz gerekebilir.
Tedarik yönetimi, belirli proje için gereken her türlü kapasitede satıcıları bulma, onlarla anlaşma yapma ve çalışma sürecidir.
Proje yöneticileri çoğu zaman bu alanı gözden kaçırır ve bunun sonucunda bir tedarik gecikmesi nedeniyle sorun yaşar. Bir iskambil kulesi düşünün: Bir kart düşerse geri kalan kartlar da otomatik olarak düşer. Bu nedenle tedarik gerektiği şekilde ele alınmazsa projeyi geciktirir.
Proje Yöneticilerinin Tedariki Anlaması Neden Önemlidir?
Tedarik süreci, tedarik gerektiğinin belirlenmesiyle ve ardından tedarik yöneticisi ya da departmanıyla koordinasyon sağlanmasıyla başlar. Projeniz için tedarik yapılması konusunda onay aldıktan sonra, tedarik için gereken süreyi içeren bir tedarik takvimi hazırlayın. Örneğin, ek bir geliştiriciye ihtiyacınız varsa, bu kişiye kaç saat, gün veya hafta ihtiyaç duyacağınızı ve proje üzerindeki çalışmasına ne zaman başlayıp ne zaman bitireceğini değerlendirin.
Tedarik takvimi proje takvimine dahil edilip paydaşlarla paylaşıldığında, proje zaman çizelgesinin eksiksiz bir görünümü ortaya çıkar. Tedarik, ayrı bir faaliyet olarak ve diğerlerinden izole biçimde ele alınmamalıdır. Çoğu zaman tedarik proje faaliyetlerinden biri olarak değerlendirilmez ve bu da potansiyel olarak projenin gecikmesine neden olabilir.
Proje takvimi (tedarik süresi dahil edilmiş şekilde) çeşitli paydaşlarla (hem iç hem de dış paydaşlarla) paylaşıldığında, hem proje ekibi hem de tedarik ekibi arasındaki beklentileri belirleyin. Şeffaflık, proje güvenini sağlar ve olumlu bir atmosfer oluşturur. Düzenli paydaş toplantıları (hem iç ekip toplantıları hem de müşteri durum toplantıları), tedarikin nasıl ilerlediğini izlemeye yardımcı olur.
Tedarikle Doğrudan İlişkili Bazı Riskler Nelerdir?
Tedarik sürecinin doğasında bulunan ve proje takvimini etkileyebilecek bazı risklerden bahsedelim. Tedarikteki gecikme nedeniyle ortaya çıkan risk, muhtemelen projelerde görülen en yaygın risktir.
Gerçek hayattan bazı durumlar arasında donanım tedarikindeki gecikme, yeni veya yükseltilmiş yazılımların uyumsuzluğu ya da yapılandırma zorlukları veya kritik bir dönemde kilit kaynakların ayrılması yer alabilir.
Bu nedenle bir proje yöneticisi olarak tüm bu olası durumları öngörmeniz ve projenin en başında bunları risk olarak gündeme getirmeniz gerekir. Bu riskler proje başlatma belgesinde listelenir ve tüm paydaşlarla paylaşılır.
Proje Yaşam Döngüsü Boyunca Tedarik
Aşağıdaki paragraflarda projenin beş aşaması, proje yöneticilerinin ve tedarik ekiplerinin bu aşamalar boyunca nasıl birlikte çalışabileceği ve kimin neden sorumlu olduğu ele alınmaktadır.
Başlangıç
Proje için ne tür bir tedarik gerektiğini belirleyin: donanım, yazılım veya kaynak. Bunları en baştan belirlemenin faydası, tüm proje paydaşlarına karşı şeffaf olabilmeniz ve onların tedarikin önemini ve bununla ilişkili riskleri anlamasını sağlamanızdır.
Bu başlatma aşamasında, proje yöneticisi projeye atanır ve işe iş tanımını inceleyerek başlar. İş tanımı, yapılması gerekenleri ana hatlarıyla açıklayan bir kapsam bildirimini içerir. Bunun tek kişinin yapacağı bir iş olmadığını unutmayın!
Proje yöneticisi tedariki belirler ve bunu müşteriyle doğrular. Bu muhtemelen müşteriyle yapılan proje başlangıç toplantısında gerçekleşir; bu toplantı, proje ekibi ve tüm proje paydaşlarıyla (proje ekibinin de proje paydaşlarının bir parçası olduğunu unutmayın) uygun iletişimi sağlar. Tedarik, proje sözleşmesinde de belirtilir.
Tedarik belirlendikten sonra şunları yapmak için iyi bir zamandır:
- Kuruluştaki tedarik sürecini anlamak
- Tedarik yöneticisini ve tedarik departmanındaki diğer tedarik profesyonellerini tanımak
- Tedarik sürecini başlatmak. Birçok kuruluş başlangıçta bir form doldurulmasını gerektirir. Bu, formların ortak bir portaldan veya SharePoint gibi bir platformdan indirilmesini gerektirebilir.
- Tedarik departmanı veya yöneticisiyle iletişim kanallarını, sıklığını ve beklentilerini belirlemek.
- Genel tedarik zaman çizelgelerini anlamak. Bu tür bir tedarik ne kadar sürer? Bunu proje paydaşlarıyla paylaşın.
Planlama
Proje planlama aşamasına geçerken müşteri, proje stratejisini ayrıntılı olarak bilmek isteyecektir. Projeyi nasıl yöneteceksiniz? Çıktıları ne zaman göreceğim? Beklentiler nelerdir?
Tipik proje yönetimi planlama faaliyetleri bu aşamada yürütülür. Proje yöneticisi zaman çizelgesini oluştururken, proje planı içindeki tedarik zaman çizelgelerini de oluşturur. Bu, herkesin kazandığı bir stratejidir; çünkü tedarik zaman çizelgelerini proje planınıza dahil etmek yalnızca tedarik yönetimi sürecine şeffaflık kazandırmakla kalmaz, aynı zamanda tedarikle ilgili kilometre taşlarını ve temel faaliyetleri hatırlamanıza da yardımcı olur.
Tedarik gerektiren birçok projede proje yöneticileri, proje yönetimi faaliyetlerinin bir parçası olarak bir tedarik yönetimi planı içermelidir. Bazen bu tedarik yönetimi planı bağımsız bir planlama belgesidir (örneğin iletişim yönetimi planı veya kalite yönetimi planı) ya da ana proje yönetimi planının bir alt bölümüdür.
Bu nedenle bir proje yöneticisi olarak, tedarikleri projenizdeki diğer tüm alanlarla eş zamanlı olarak planlamanızı öneriyorum. Dolayısıyla bir proje yöneticisi şunları yapar:
- Tedarik yönetimi planını hazırlamak
- Tedarik zaman çizelgelerini proje planınıza eklemek
- Bunu müşteriyle paylaşmak ve gerektiğinde açıklamak
- Tedarik yöneticisini veya departmanını önemli durum toplantılarına davet etmek
Bu aşamada tedarik ekibi; satın alma siparişleri, satın alma talepleri, tedarik sözleşmeleri ve diğerleri gibi tedarik belgeleriyle ilgilenir.
Yürütme
Tedarikler planlandıktan sonra gerçekleştirilmeye başlanır. Tedarik yürütmesinin, projenin yürütme aşamasından önce tamamlanabileceğini her zaman unutmayın. Örneğin Java geliştiricilerine ihtiyacınız olabilir ve Java geliştiricilerinin tedariki tamamlanana kadar projenin yürütme aşamasına başlayamayabilirsiniz.
Planlamayı tamamlarken, projeye dahil olan herkesin kilometre taşlarından ve çıktılardan haberdar olmasını sağlayacak bir proje yol haritası oluşturmalısınız. Tedarik süreci de başlayacak ve tedarik yöneticisi satıcı ve tedarikçilerden teklif istemeye başlamış olacaktır. Proje yöneticisi olarak tedarik yöneticisiyle sürekli iletişim halinde olacaksınız.
Proje yöneticisi olarak tedarikleri mikro düzeyde yönetmenize gerek yoktur (bu, tedarik yöneticisinin işidir); ancak proje planı tedarik faaliyetlerini takip etmenize yardımcı olur. Tedarik yöneticileri ayrıca sözleşme yönetimi, tedarikçi yönetimi veya satıcı yönetimi gibi işlerle ve tedarikçi ilişkisini sürdürmekle de ilgilenir.
Tedarik yöneticisi, satıcıyı seçme ölçütlerinin belirlenmesine proje yöneticisini dahil eder. Bu görüşmenin planlama aşamasında gerçekleşmiş olacağını ve muhtemelen durum toplantıları sırasında devam edeceğini unutmayın.
Yürütme aşamasında proje yöneticisinin tedarikle ilgili faaliyetleri şunları içerir:
- Proje programını yönetin ve tedarik kilometre taşlarını takip edin
- Tedarik yöneticisiyle görüşün (iletişim beklentilerine uygun olarak)
- Tedarik yöneticisinin yönelttiği tedarikle ilgili soruları yanıtlayın
- Tedarik durumuyla ilgili güncellemeleri (diğer tüm faaliyetlerle birlikte) müşterilere ve diğer tüm paydaşlara sağlayın
İlgili Dinleme: Sanal Yüklenicilerle Uzun Vadeli Sadakat Nasıl Oluşturulur?
İzleme
Bir proje yöneticisi olarak tedarik görevlerinden haberdar olmanız gerekir. Proje takibinin sizin için en önemli şey olduğunu her zaman hatırlayın; ancak tedarik departmanı birden fazla tedarik işlemiyle ilgilenir ve sizin tedarik işleminizi buna göre planlar. Bu durum hayal kırıklığına ve endişeye yol açabilir. Tedarik yöneticisinin görev alanına müdahale etmemeyi unutmayın.
Amaç sakinliği korumak, beklentileri yönetmek ve proje programını ve belirlenen diğer zaman çizelgelerini titizlikle izlemektir. İyi niyetin korunmasını, teslimatın planlandığı gibi gerçekleşmesini (umarız) ve projenin plan doğrultusunda ilerlemesini sağlayacaksınız. Bu aynı zamanda müşterinin desteğini kazanmanıza yardımcı olur; bu izleme sayesinde müşteriyi hem proje takvimi hem de tedarik takvimi hakkında güncel tutabilirsiniz.
Riskler açısından, olası tedarik gecikmesi zaten bir risk olarak kaydedilmiş olmalıdır; bu nedenle bunu da sürekli olarak izlemelisiniz.
More Articles
Kapanış
Tedarik teslim alındığında ve projenizde uygulandığında tedarik tamamlanmış kabul edilir. PMBOK 6.0, tedarik işlemleri için kapanışı özel olarak belirtmez; çünkü teknik olarak proje kapanışını gerçekleştirdiğimizde her şey kapanır. Ancak bu dönem, çıkarılan dersleri ve neyi daha iyi yapabileceğimizi düşünmek için iyi bir zamandır.
Sırada Ne Var?
Umarım bu makale faydalı olmuş ve projenizde tedarik işlemlerini yönetme konusunda bir anlayış kazandırmıştır!
Tedarik işlemleri ve proje yönetiminin daha geniş dünyası hakkında daha fazla bilgi için The Digital Project Manager’ın bültenine abone olun.
