8 Kolay Adımda Tedarik Yönetim Planı Nasıl Oluşturulur
Şöyle düşünüyor olabilirsiniz: tedarik mi? Bunun proje yöneticisi olarak rolümle nasıl bir ilgisi olduğunu anlamıyorum. Küçük bir ipucu: İlgisi var.
Bunun nedeni, bir tedarik yönetimi planı kullanmamanın ve tedarik ekibiyle birlikte çalışmamanın gereksiz proje riskleri yaratmasıdır. Örneğin, uluslararası bir kalkınma projesine liderlik ettiğimde, yüklenicileri ve kritik ekipman parçalarını tedarik etme ve yönetme becerimiz hem proje bütçemiz hem de zaman çizelgemiz üzerinde önemli bir etkiye sahipti.
Bu nedenle, proje yöneticileri genellikle tedarikleri doğrudan yönetmese de süreç hakkında bilgi sahibi olmak faydalıdır; böylece proje yaşam döngüsü boyunca sürecin etkili bir şekilde işlediğinden emin olabilirsiniz.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Bu makale, sağlam bir proje tedarik yönetimi süreci oluşturmanın temel noktalarını gözden geçirir ve bunu ilk kez yaparken nelere dikkat etmeniz gerektiğini açıklar.
Tedarik Yönetimi Planı Nedir?
Tedarik yönetimi planı, bir proje için edinim ve işletim ihtiyaçlarını önceden ortaya koymanızı sağlayan çerçevedir.
Risk yönetimi, tedarikçi yönetimi ve hatta kullanacağınız sözleşme türleri de dahil olmak üzere tüm tedarik sürecinin sınırlarını belirler. Ayrıca ilk proje planlama aşamalarından nihai teslimata ve sözleşmenin kapatılmasına kadar proje yaşam döngüsü boyunca gerçekleştirilecek tedarik faaliyetlerini kapsar.
Baştan itibaren sağlam bir tedarik planıyla başlamak, diğer proje ekibi üyelerinin aynı noktada buluşmasına yardımcı olur ve proje yönetimi planında belirtilen proje çıktılarının tamamlanabilmesini sağlamak için tedarikçilerden neye ihtiyaç duyduğunuzu ortaya koyar.
Genellikle, bir proje için tedarik faaliyetlerini özel olarak görevlendirilmiş bir tedarik yöneticisi yürütür; ancak proje yöneticisi de proje bütçesi ve zaman çizelgesi üzerindeki etkileri nedeniyle tedarik sürecinin tasarlanmasına katılmalıdır.
Tedarik Yönetimi Nedir?
Tedarik yönetimi, projeniz için hangi ek kaynaklara veya malzemelere ihtiyaç duyacağınızı (kurum içi kaynakların ötesinde) belirleme ve ardından proje çıktılarını tamamlamak için bu kaynakları veya malzemeleri yönetme sürecidir.
Tedarik yönetimi harici tedarikçilerle ilgilendiğinden, tedarikçi sözleşmeleriyle de ilgilenir. Tedarik yönetimi; değerlendirme, teklif verme ve resmi sözleşmelerin hazırlanması gibi sözleşme onay sürecinin çeşitli aşamalarını kapsar.
İlerleyen aşamalarda, tedarikçi performansını nasıl değerlendireceğinizi belirleyen performans ölçütlerini ortaya koyar.
Tedarik Sözleşmesi Nedir?
Tedarik sözleşmesi, projenin tamamlanması için gereken mal veya hizmetleri teslim etmek üzere kuruluşunuz ile dışarıdan bir tedarikçi arasındaki anlaşmadır.
Sözleşme, her iki tarafın da kalite, maliyet ve zaman çizelgesi açısından üzerinde anlaşılana sahip olmasını sağlayan, yasal olarak bağlayıcı bir ilişki oluşturur.
Tedarik Stratejisi ile Tedarik Planı Karşılaştırması
Tedarik planı, proje mal veya hizmetlerini üçüncü bir taraftan edinmek için izleyeceğiniz taktik adımları sıralarken, tedarik stratejisi proje mal ve hizmetlerini sağlamak üzere tedarikçilerle nasıl çalışacağınıza ilişkin vizyonu belirler.
Tedarik stratejisi, iş hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olan tedarikçi seçimi yönergelerini içerir. Bir tedarik stratejisinin unsurları şunları içerebilir:
- Küçük bir işletme gibi belirli bir tedarikçi türünden tedarik yapmak
- Yalnızca kuruluşunuzun faaliyet gösterme lisansına sahip olduğu ülkelerden tedarik yapmak
- Maliyeti azaltmak veya kurum içi uzmanlık eksikliği nedeniyle belirli hizmetleri üçüncü taraflardan tedarik etmeyi seçmek
Tedarik Planı Neden Önemlidir?
Tedarik yönetimi planını birkaç nedenle oluşturursunuz.
İlk olarak, tedarik ettiğiniz tedarikçi ve kaynakların ne kadara mal olacağına ilişkin bir fikir sağlayarak projenizin bütçe dahilinde kalmasına yardımcı olur. Ayrıca tedarikçilerin çalışmalarını proje zaman çizelgesinin sınırları içinde tamamlayabilmesini sağlamanıza yardımcı olur.
İkinci olarak, paydaşlar neyin tedarik edildiğini anlamak için projenin ilk planlama aşamasında tedarik yönetimi planına başvurabilir (böylece kendi açılarından sürprizlerin önüne geçilir). İyi bir plan, proje tedarik faaliyetleri için gerçekçi beklentiler oluşturur.
Neler Dahil Edilmeli: Tedarik Yönetimi Planının 10 Bileşeni
Tedarik yönetimi planını bir iş kapsamı belgesi, teklif talebi (RFP) veya maliyet belirleme beyanlarıyla karıştırmayın.
İşlevsel bir tedarik planı şu 10 bileşeni içermelidir:
- Proje çıktılarının geliştirilmesi için gereken beceri setlerinin, proje ekibi üyelerinin rol ve sorumluluklarıyla eşleştirilmesi (eksiklerini belirleyebilmeniz için sahip olmadıkları beceri ve yetkinlikler de dahil)
- Tedarik etmeniz gereken her türlü malzeme ve ekipman için gereksinimler
- Proje için, özellikle proje çıktıları ve diğer önemli kilometre taşları için zamanlama
- Maliyet tahminleri
- Varsayımlar ve kısıtlamalar
- Karar ölçütleri ile proje ekibi üyelerinin rol ve sorumlulukları da dahil olmak üzere tedarikçi yönetimi süreçleri ve yönergeleri
- Ön yeterlilikten geçmiş tedarikçilerin kısa listesi
- Bir risk yönetimi planı
- Hukuki ayrıntılar
- Ödeme planları ve bütçe sorunları
Her bir unsurun ayrıntıları bir tabloda aşağıda verilmiştir:
| Tedarik Bileşeni | Bu Neleri Kapsar? | Kimlerin Dahil Olması Gerekir? |
|---|---|---|
| Proje gereksinimlerinin rol ve sorumluluklarla eşleştirilmesi | Proje çıktılarının gerçekleştirilmesi için gereken beceri setlerinin, seçtiğiniz proje ekibi üyeleriyle ve yapacakları işlerle eşleştirilmesi. Her kişi için sorumlulukları açıkça ortaya koyun, güçlü yönlerinden yararlanın ve beklentileri en baştan belirleyin; ideal olarak performansı değerlendirme yöntemlerinize dair bir ipucu da verin. Eksik olduğunuz beceri ve yetkinlikleri de dahil ettiğinizden emin olun; böylece boşlukları belirleyebilirsiniz. | İdeal olarak tüm ekip bu sürece dahil olmalıdır; ancak büyük bir projede bunu ekip liderleriyle sınırlayabilirsiniz. Ekibe birini daha dahil etmeniz gerekebileceği için üst yönetimle erkenden ve sık sık görüşün. |
| Her türlü malzeme ve ekipman için gereksinimler | Proje çıktıları için gereken her türlü malzeme veya ekipmana ilişkin özellikler. | Proje yöneticisi konu uzmanlarına danışmalı ve fiyat seviyesine bağlı olarak üst yönetimden onay almalıdır. |
| Zamanlama | Proje zaman çerçevesiyle ilgili her şey. Buna çalışılan saatler, toplantı programları, proje kilometre taşları ve her aşama için teslim tarihleri dahildir. | Küçük bir projede bunu kendiniz yapabilirsiniz; ancak siz ve tedarik yöneticisi hem proje hem de tedarik programları hakkında birbirinizi bilgilendirmelisiniz. |
| Maliyet tahminleri | Bu kolaydır. Tedarikin ne kadara mal olması gerektiğini toplayın ve ardından en az %10 beklenmeyen gider payı ekleyin. Gider onay süreci için bazı yönergeler oluşturun; böylece daha sonra hesap verebilir bir süreci o anda oluşturmaya çalışmak zorunda kalmazsınız. | Siz ve muhasebe. Neye ihtiyaç duyduklarını anlamak için ekip liderleriyle konuşun, size söyledikleri rakamlara pay ekleyin ve onay için yönetime sunun. Tahminlerin çok yüksek olduğu söylenirse B Planı tahminiyle hazırlıklı olun. |
| Varsayımlar ve kısıtlamalar | İşlerin nasıl ilerleyeceğine ilişkin en iyi, en kötü ve en olası varsayımları burada ana hatlarıyla ortaya koymak için elinizden geleni yapın. Projenizin kısıtlamaları hakkında bir fikir geliştirin ve planınızı bunlara göre yapın. | Kısıtlamalarınız için üst yönetimle başlayın, ardından en olası varsayımları geliştirmek üzere kendi başınıza çalışın. Ekipte web tasarımı deneyimi olan bir grafik sanatçısı gibi belirli uzmanlığa sahip biri varsa ona da danışın. |
| Tedarikçi yönetimi | Birilerinin proje gereksinimlerini teslimatlar için somut siparişlere dönüştürmesi gerekir. Tedarikçilerinizle çeşitli biçimlerde farklı sözleşmeler imzalayacaksınız; bu nedenle ihtiyaç duyacağınız şablonları hazırlamak için burası iyi bir yerdir. Ayrıca seçim ölçütleri, tedarikçilerle nasıl iletişim kuracağınıza ilişkin yönergeler ve ekibinizde kimin ne yapmaya yetkili olduğunu belirlemeniz gerekir. | Proje yönetimi ve üst düzey yöneticiler. Tedarikçi temsilcileriyle bir çalışma grubu bile oluşturabilirsiniz; ancak iç ve dış iletişim kanallarını ayrı tutmanız gerekeceğini unutmayın. |
| Ön yeterlilikten geçmiş tedarikçiler | Muhtemelen bu tedarikçilerden bazılarıyla daha önce başka projelerde çalıştınız. Onlarla çalışmak olumlu bir deneyim olduysa burada kısa listeye ekleyin. | Güvendiğiniz tedarikçilerle doğrudan iletişim kurabilirsiniz. Daha büyük projelerde tedarikçiler için tek bir iletişim noktası (tedarik yöneticisi) bulunmalıdır; bu, herkes projenin diğer bölümleriyle meşgulken kaynak bulma ve tedarik belgelerinin hazırlanmasını kolaylaştırır. |
| Risk yönetimi | Bir tedarikçinin teslimat yapamaması veya tedarik zincirindeki bir sorunun sizi bir aylığına faaliyetlerinizi durdurmak zorunda bırakması durumunda ne yapılacağına ilişkin planlar geliştirin. Bu riskleri yönetmek için yedek planlar ve alternatif süreçler oluşturun. | Bu işi sizin için yapacak deneyimli bir risk yöneticiniz olabilir. Bu kadar şanslı değilseniz sorumluluk, B Planları (veya C, D Planları vb.) geliştirmek üzere tedarik yöneticisiyle birlikte çalışması gereken proje yöneticisine düşer. |
| Hukuk | Hukuki sorunları önceden çözmenin zamanı şimdi. Bu, hangi sözleşme türünün gerekli olduğu gibi görece küçük ayrıntıları veya yargı yetkisi ve sözleşme yönetiminin daha özel unsurlarından bazılarını içerebilir. | Avukatlar! Kuruluşu olası sorunlara karşı korumada ilk savunma hattınız onlardır. |
| Bütçe | Maliyet tahminleri, bir sözleşme imzalamadan önce ne kadar ödeme yapacağınızı düşündüğünüzü gösterir. Tamamlandığında, tedarik sözleşmeleriniz belirli bir programa göre tedarikçilere ödeme yaptığınız tedarik bütçenize dönüşür. Planlama aşamasında maliyet tahminlerini kullanın; ancak mevcut kaynakları harcadıkça gerçek değerlerle güncelleyin ve tedarikçilerin kendilerinden kesin rakamlar alın. | Ekip liderleri ve muhasebe bütçeye dahil olmalıdır. Muhasebecilerin katkısı açıktır; ancak liderlerin bütçe sınırlarının altında veya üstünde kalmalarının nedenini gerekçelendirmeleri gerekir. |
Tedarik Planı Nasıl Oluşturulur?
Ne yaptığınızı artık bildiğinize göre, bunu nasıl yapacağınızı bilmek de işinize yarar. Tedarik planınızı hazırlamaya koyulurken izlemeniz gereken sekiz adım aşağıda yer alıyor.
1. Proje gereksinimlerini gözden geçirin ve mevcut kaynaklarla eşleştirin
Projenizi yürütmek için hangi becerilere ihtiyacınız var? Gereksinimleri proje kapsamına göre gözden geçirin ve bu projeyi başarıyla teslim etmek için nelerin gerekli olduğunu değerlendirmek üzere konu uzmanlarıyla ve proje yönetimi çalışma arkadaşlarınızla görüşün.
Ardından, gereksinimleri belirledikten sonra bunları ekibinizde kimlerin bulunduğu ve yetkinlikleriyle karşılaştırın. Eksiklikleri ve sahip olmadığınız beceri ya da yetkinlikleri not edin. Örneğin, karmaşık bir planlama veya randevu rezervasyon sistemi gerektiren bir klinik web sitesi projesi üzerinde çalıştığınızı, ancak kurum içinde kıdemli bir UX tasarımcınızın bulunmadığını düşünün. Aşağıdaki ikinci adımdan önce bunu not edin.
İhtiyaç duyacağınız malzeme veya tedariklerle ilgili gereksinimleri de eklemeyi unutmayın.
Bu aşamada ne kadar spesifik olursanız, proje ve teslim edilecek işler için tedarikçi bulma konusunda o kadar başarılı olursunuz.
2. Tedarik edilmesi gereken becerileri ve diğer ihtiyaçları belirleyin
Projeyi başarıyla tamamlamak için ihtiyaç duyduğunuz kişilerin %100'üyle bir projeye başlamanız pek olası değildir. Ekip üyelerinin rolleri ve sorumluluklarına ilişkin ilk listenizi oluşturduğunuzda, mutlaka eksiklikler olacaktır.
Bu eksiklikleri giderebilecek ve ekibe dahil edebileceğiniz kişileri belirlemek için İnsan Kaynakları ile birlikte çalışın. Örneğin Python ile kod yazabilen birine ihtiyacınız varsa, bu şirket içinde birinin sahip olması gereken özel bir beceridir. Şirket içinde böyle biri yoksa, makul bir saatlik ücretle çalışan bir serbest çalışan bulmanız gerekebilir.
Bu eksiklikleri planlama aşamasında fark etmek, ileride yaşanacak pek çok sorunu önler.
3. Proje ve tedarik için bir takvim oluşturun
Takvimi olmayan bir plan, hayal kurmaktan ibarettir; bu nedenle takvimi çıkarıp işaretlemeye başlayın. Kilometre taşları konusunda olabildiğince gerçekçi olun. Hafta sonlarını ve tatilleri hesaba katmayı unutmayın. Örneğin, ekibinizdeki hiç kimsenin yaz tatiline çıkmayacağını varsaymak gerçekçi mi?
Aynı zamanda tedarik için başlangıç ve bitiş tarihlerini ve gereken gün ya da saat sayısını belirleyen bir tedarik takvimine ihtiyacınız olacaktır.
Açık bir takvim oluşturmak, olası engelleri önceden fark etmenize yardımcı olur. Temel takviminizi gelecekteki proje planlama çalışmalarında kullanılacak bir girdi olarak sakladığınızdan emin olun.
4. Tedarikçiler için performans standartları belirleyin
Tedarikçi performansını değerlendirmek için tarafsız ölçütler geliştirin ve her iki taraf açısından da sürprizleri önlemek için bu standartları doğrudan tedarikçiye bildirin.
Bu aşamada takviminizi tamamlamış olmanız büyük fayda sağlar; çünkü tedarikçilere son tarihlerinizin ne kadar ciddi olduğunu gösterir. Teslimatlar için beklenen süreci de açıkça ortaya koymalısınız (ipucu: tedarikçiler arasında tutarlı bir süreç kullanmak, kurum içinde düzenli kalmanıza yardımcı olur).
5. Sözleşme kategorilerini ve maliyetleri belirleyin
Bu, çetrefilli bir hukuki meseledir ve sözleşme hazırlarken uzman yardımının yerini hiçbir şey tutmaz. Tedarikiniz yazılı sözleşmeler gerektiriyor mu, yoksa eyaletiniz sözlü bir anlaşmayı geçerli kabul ediyor mu? Bir hizmet sözleşmesine, satın alma anlaşmasına veya telif hakkı feragatine mi ihtiyacınız olacak? Hukuk ekibine danışın ve onların tavsiyelerine göre hareket edin.
6. Riskleri değerlendirin
Dürüst bir risk değerlendirmesi, projenizi planlamak için önemli bir araçtır. Bu aşamada şunları yapmanız önemlidir:
- Sizi yolunuzdan çıkarabilecek tedarikle ilişkili olası tehlikeleri belirleyin
- Ne kadar zarar oluşabileceğini önceden değerlendirin
- Her bir olası sorunun gerçekleşme ihtimalini ve risk azaltmaya yönelik olası adımları değerlendirin
- Bulgularınızı belgeleyin
- Amaçtan sapmayı ve odağın kaybolmasını önlemek için proje yaşam döngüsü boyunca risk değerlendirmesini gözden geçirip güncelleyin.
7. Sözleşmeleri onaylayın
Tedarik süreci sözleşmeler gerektirir ve her şeyin usule uygun olmasını ve sorunsuz ilerlemesini sağlamak için sözleşmelerin işleyen bir onay sürecine ihtiyacı vardır.
Sözleşme onay sürecini önceden geliştirin ve projeniz devam ettiği sürece süreci yakından takip edin. Yeni bir tedarikçi eklediğiniz veya iş ortaklarınızı değiştirdiğiniz her seferde sözleşme sürecinizi yeniden değerlendirin ve engelleri ortadan kaldırmak için gerektiğinde düzenlemeler yapın.
8. Tedarikçileri yönetin
Eğer bu, tedarik süreçlerini içeren ilk projenizse, tedarikçilerinizi sürekli olarak yakından yönetmenin gerekli olmadığını düşünebilirsiniz. Bu müdahalesiz yaklaşım, özellikle geçmişte birlikte çalıştığınız tedarikçilerin çoğu için işe yarayabilir; ancak teslimattaki tek bir gecikme bile tüm projenize ciddi bir darbe vurabilir.
İşleri şansa bırakmayın.
Tedarik ihtiyaçlarınızı tedarikçilere nasıl ileteceğinize ve belirtilen hedefleri gerçekleştirme becerilerini nasıl takip edeceğinize ilişkin bir plan geliştirin. Tedarikçilerin kontrol alanı içinde kalan aşım ve gecikmeler için mali yaptırımlar da dâhil olmak üzere, tedarikçileri yapıcı bir çalışma düzenine nazikçe geri yönlendirebilecek çeşitli önlemler oluşturun.
Tedarik Yönetimi Yazılımı
İyi kurulmuş bir tedarik yönetimi yazılımı, tedarikçilerle etkileşimi kolaylaştırarak manuel süreçlerde harcadığınız zamandan ve emekten büyük ölçüde tasarruf etmenizi sağlayabilir. Hizmet olarak yazılım (SaaS) ve güncel güvenlik ve işlevsellik güncellemelerine sahip bulut tabanlı sistemleri değerlendirin.
İdeal olarak yazılımınız şunları içermelidir:
- Planlama aşamasında gereksinimleri belirtmenin bir yolu
- Satın alma siparişlerini otomatik olarak oluşturacak bir motor
- Bir bakışta okuyabileceğiniz basit çıktılar üreten bir raporlama işlevi
- Finansal tabloları ve süreç kapsamında görüşlerini almak üzere muhasebe veya hukuk ekiplerine iletebileceğiniz diğer belgeleri oluşturmanın bir yolu (bu işlem muhasebe proje yönetimi yazılımı ile de yapılabilir)
Sırada Ne Var?
Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Üyelik topluluğumuza katılın ve erişim elde edin; 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişin ve Slack'te yüzlerce başka dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurun.
