Risk Yönetimi Planı Nedir ve Nasıl Oluşturulur (+ Şablon)
Bir risk yönetimi planı (RMP), proje tehditlerini zaman çizelgelerini, bütçeleri veya paydaşların güvenini sarsmadan önce belirlemenize yardımcı olur. Ekiplerin risk planlamasını karar alma aracı yerine evrak işi olarak ele alması nedeniyle sağlam projelerin başarısız olduğunu gördüm.
Bu rehberde, risk etkisini değerlendirmenize, daha hızlı yanıt vermenize ve projeleri başarısızlığa sürükleyen hatalardan kaçınmanıza yardımcı olacak pratik bir planı nasıl oluşturacağınızı öğreneceksiniz.
Risk Yönetimi Planı Nedir?
Risk yönetimi planı, proje ekibinizin projeyi etkileyebilecek riskleri, sorunları veya diğer beklenmedik ya da belirsiz olayları nasıl izleyeceğini ve bunlara nasıl yanıt vereceğini açıklayan bir belgedir.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kuruluşunuzda veya projenizde mevcut olan potansiyel riskleri analiz eder, bu riskler ortaya çıktığında bunlara nasıl yanıt vereceğinizi belirler ve her riski izlemesi ve gerektiğinde harekete geçmesi için bir sorumlu kişi atar.
En basit hâliyle bir risk yönetimi planı, aşağıdakileri açıklayan birkaç sayfadan oluşabilir:
- proje riskinin hangi noktada üst kademeye taşınması gerektiği
- riskin nasıl ve ne zaman değerlendirileceği
- risk sahiplerinin rol ve sorumlulukları
Risk Yönetimi Planının Amacı Nedir?
Risk yönetimi planının amacı, projede çalışmaya başlamadan önce proje risklerini ve diğer potansiyel sorunları belirlemenize yardımcı olmaktır. Böylece işler ters gittiğinde tepkisel bir şekilde yanıt vermek yerine bunları azaltmak için bir plan oluşturabilirsiniz. Riskleri ne kadar erken belirler ve fark ederseniz etkileri de o kadar düşük olur.
Ayrıca belirsizliği daha tutarlı bir şekilde planlamanıza ve yönetmenize, projenizi zamanında, bütçe dâhilinde ve kapsam içinde tutmanıza yardımcı olur.
Risk Yönetimi Planı Şablonu
DPM üyeleri basit risk yönetimi planı şablonumuzu indirebilir.
Nasıl kullanılacağı aşağıda açıklanmıştır:
Risk Yönetimi Planına Neler Dâhil Edilmeli?
Risk yönetimi planınıza dâhil etmeniz gereken temel bileşenler aşağıda yer almaktadır.
Risk Yönetimi Yaklaşımı
Risk yönetimine ilişkin genel stratejinizi ve yaklaşımınızı ayrıntılı olarak açıklayın. Bunlar şunları içerir:
- Risk toleransı: Projenizde hangi düzeyde riski kabul etmeye istekli olduğunuzu belirleyin. Kuruluşunuzun, tüm projelerde geçerli olan bu konuyla ilgili daha kapsamlı yönergeleri olabilir.
- Risk azaltma stratejileri: Riskten kaçınma, riskin devredilmesi ve riskin paylaşılması gibi yöntemlerden nasıl yararlanacağınızı tanımlayın. Bu kapsamda risk matrisleri, SWOT analizleri ve olasılık ile etki değerlendirmeleri gibi araçlar da yer alır.
- Risk yönetişimi: Bireysel risklerin ve genel olarak risk yönetiminin sorumluluğunu kimin üstleneceğini belirleyin ve riskleri yönetirken uymanız gereken kuralları ve uygulamaları ele alın.
RAID Günlüğü
Bir RAID günlüğü, proje ekibinin ve sponsorun inceleyip üzerinde daha fazla görüşebilmesi için riskleri, varsayımları, sorunları ve bağımlılıkları takip eder.
Bu, risk önem derecesini hesaplamak için tasarlanmış resmi bir risk kaydından daha yalın bir yöntemdir. Daha da basit bir yaklaşım için haftalık durum raporunuzda yalnızca bir liste tutabilirsiniz. Bu yöntem, risk yönetimi için standart bir yaklaşımı olmayan bir kuruluşta 3-4 kişilik bir ekip tarafından yürütülen küçük ve teknik olmayan projeler için kullanışlıdır.
Projeniz kusursuz ilerliyorsa çok şanslı birisiniz. İşler ters gidebilir; gerçekten de ters gider. İşlerin nerede ters gideceğini belirlemek için RAID günlüğünüzü kullanın. Projeyi yolunda tutmak için bunları mümkün olan en hızlı şekilde nasıl çözeceğinizi planlayın.
Risk Matrisi
Etki matrisi veya risk değerlendirme matrisi olarak da bilinen risk matrisi, risk önem derecesinin hesaplanmasında risk faktörleri arasındaki ilişkiyi gösterir. Olasılığı ve etkisi yüksek olan riskler en ciddi risklerdir.
Bu, yüksek düzeyde ayrıntı gerektiren daha kapsamlı bir yaklaşımdır. Ayrıca nitel ve nicel risk analizlerini gerçekleştirmek için izleyeceğiniz metodolojinin tam bir açıklamasını ve bir etki matrisini de ekleyebilirsiniz. Bunu, her bir riskin düzeyini ölçmek üzere sayısal önem derecesi puanlarını önceliklendirmek ve atamak için de kullanabilirsiniz.
Risk Ayrıştırma Yapısı
Daha üst düzey risk kategorilerini daha küçük ve daha özel risk alt kategorilerine ayırmak için bir risk ayrıştırma yapısı oluşturabilirsiniz
Bu, karmaşıklık yaratmakla ilgili değildir—daha fazla ekip, birden fazla paydaş ve işletme üzerinde önemli bir etki yaratabilecek yüksek riskler içeren büyük kurumsal projelerde siz ve ekibiniz bu ayrıntı düzeyine sahip olmaktan memnuniyet duyacaksınız.
Risk Yönetimi Yazılımı
Risk yönetimi yazılımı ve proje yönetimi yazılımı; risk yönetimi planlamasını destekleyebilir, çok miktarda manuel işin yerini alabilir ve proje başarısı olasılığını artırmak amacıyla riskleri nasıl yöneteceğiniz konusunda ekibiniz ve proje sponsorunuzla yapılacak görüşmeleri kolaylaştırabilir.
Daha geniş bir kapsamı ele alan ve tüm risk yönetimi sürecini daha kapsamlı proje yönetimi planıyla bütünleştiren GRC araçlarını da kullanabilirsiniz. Bu araçlar genellikle risk yönetimi özellikleri içerir; ancak uyumluluk takibi, politika yönetimi, düzenleyici raporlama ve iç denetimlere kadar uzanır.
Risk Yönetimi Planı Nasıl Oluşturulur
Risk yönetimi planı oluşturma sürecindeki adımlar aşağıda verilmiştir.
1. Destekleyici Belgeleri Hazırlayın
Risk yönetimi planınızı hazırlamadan önce mevcut proje yönetimi belgelerini inceleyin. Bu belgeler şunları içerir:
- Proje beratı: Bu belge proje hedeflerini, proje sponsorunu ve proje yöneticisi olarak sizi tanımlar. Size bir proje yönetimi planı ve risk yönetimi planı oluşturma yetkisi verir. Kuruluşunuzda resmi proje beratları kullanmıyorsanız, en azından bunları bir e-postada veya daha az resmi bir brifingde belgelemiş olmalısınız.
- Proje yönetimi planı: Bu plan, hangi proje metodolojisinin kullanılacağı, ilerlemenin nasıl raporlanacağı, sorunların nasıl üst kademeye taşınacağı ve benzeri konular da dâhil olmak üzere projenizi nasıl yöneteceğinizi, izleyeceğinizi ve kontrol edeceğinizi açıklar. Risk yönetimi planınız, proje planının bir alt bileşenidir.
- Paydaş kaydı: Riski değerlendirmeden önce proje paydaşlarının kimler olduğu konusunda sağlam bir fikriniz olsun. Her paydaş grubu; insanlar, süreçler ve teknoloji söz konusu olduğunda farklı bir risk kümesi barındırır. Ayrıca paydaşları proje boyunca riskleri belirlemeye ve hatta risk sahipleri olarak görev almaya davet edebilirsiniz.
2. Bağlamı Belirleyin
Proje beratındaki proje açıklamasını ve hedeflerini alın ve bunları projenin iş değerini ve projenin başarısız olması durumunda ortaya çıkacak olumsuz etkileri ana hatlarıyla açıklamak için kullanın.
Risk yönetimi planınızın giriş bölümü, planın amacını ve kapsayıcı proje planıyla ilişkisini açıklamalıdır. Ekibiniz ve proje sponsorunuzla risk yönetimi hakkında bir görüşme yürütmek için bu bağlamı kullanın.
3. Riskleri Nasıl Belirleyip Değerlendireceğinize Karar Verin
Farklı proje türleri için farklı metodolojiler uygundur. Seçtiğiniz yöntemlerin, ekibin proje boyunca uygulayabileceği kadar sürdürülebilir olması da gerekir.
Önemli olan, proje yaşam döngüsünün başlarında doğru görüşmeleri yapmak ve ekibinizle paydaşlarınızın fikirlerini alarak uzlaşma sağlamaktır. Risk kategorileri, risk yanıt planları ve risk önem derecesinin nasıl hesaplanacağı konusunda anlaşmak için bu görüşmelerden yararlanın.
4. Riskleri Sürekli Olarak Belirleyin
Riskleri belirlemek, değerlendirmek ve bunlara yönelik yanıtlar planlamak için ekibinizi, temel paydaşları, proje sponsorunu ve konu uzmanlarını içeren bir risk çalıştayı veya grup oturumu düzenleyin.
Çalıştay sırasında risk yönetimi planınızı doğrudan güncelleyin:
E-R sütunlarındaki her şeyi görüşün ve her kutuda açık, SMART sonuçlar bulunduğundan emin olun. Rolünüz, toplantıyı kolaylaştırmak ve paydaşlarla birlikte hem bilinen riskleri hem de gözden kaçmış olabilecek olası riskleri değerlendirmek üzere beyin fırtınası yapmaktır.
Çalıştayın sonunda paydaşların proje riskleri, istenen risk yanıtı ve risklerin beklenen etkisi konusunda aynı görüşte olması gerekir. Başarılı bir risk yanıtı için paydaşların desteğini almak kritik öneme sahiptir.
5. Risk Sahiplerini Atayın
Riskleri belirlerken, gerektiğinde kendiniz de dâhil olmak üzere sahipleri atamak için ekiple birlikte çalışın. Proje yöneticisi her şeyin sahibi olamaz. Risk sahipleri atamak zor olabilir; çünkü bu, paydaşların sorumluluk üstlenmesini gerektirir.
Risk sahiplerinin risk yönetimi planını incelediğinden ve sorumluluklarını net bir şekilde anladığından emin olun. Proje yaşam döngüsü boyunca riski izlerken onlarla takip görüşmeleri yapın.
6. Risk Kaydını Doldurun
Risk çalıştayının ardından risk kaydı için gereken tüm bilgileri girmeyi tamamlayın. Buna riskin açıklaması, risk yanıtı kategorisi, ayrıntılı risk yanıtı, risk durumu ve risk sahibi dâhildir.
Risk yanıtının, ilgili riskin ciddiyetini ve önemini yansıttığından emin olun. Riskler arasında bulunabilecek daha geniş kapsamlı ilişkileri anlamak için risk kaydını gözden geçirin.
7. Risk Kaydını Yayımlayın
Herkese çıktıyı okumaları ve değerlendirmeleri için zaman tanımak amacıyla, çalıştaydan sonraki 48 saat içinde güncellenmiş risk kaydını paylaşın.
Bir projenin veya tamamlanması gereken belirli eylemlerin zaman çizelgesini açıklamak ya da tanımlamak için risk kaydını daha geniş kapsamlı proje görüşmelerinde de kullanabilirsiniz. Çıktının diğer proje belgelerinde kullanılabilmesi için zamanında hareket etmek önemlidir.
8. Riskleri Sürekli Olarak İzleyin ve Değerlendirin
Proje boyunca sürekli olarak yeni risklerle karşılaşacaksınız. Hatta bir riski azaltmak, başka bir risk yaratabilir veya “artık risk” bırakabilir.
Uygunsa, proje süresi boyunca periyodik olarak risk çalıştayları düzenleyin veya risk kaydı incelemelerini diğer yinelenen planlama faaliyetlerine dahil edin. Risklerin nasıl ortaya çıktığını daha iyi anlamak için kök neden analizi de kullanabilirsiniz; özellikle de aynı tür sorunlar tekrar tekrar ortaya çıkıyorsa.
Bir riskten kaçınmak için yön değiştirirken gözünüz kapalı şekilde çok daha büyük başka bir riske sürüklenmek kadar moral bozucu bir şey yoktur.
9. Planınızı Arşivleyin
Projenizden sonra, gelecekte başvurmak üzere risk yönetimi planınızı arşivleyin. Her risk yönetimi planı her projeye uygun olmasa da risk ve yanıt stratejileri geçerliliğini koruyabilir. Bir sonraki projeniz için temel oluşturmak amacıyla geçmiş riskleri kullanın.
Risk Yönetimi Planı Örneği
İşte bir projeyi kurtaran basit bir risk yönetimi örneği:
Bir ajans, son derece teknik bir proje için iddialı bir zaman çizelgesini kabul etti. Ekip, proje başlatılırken endişelerini dile getirmişti ancak yönetim yine de ilerlemek istiyordu. Proje yöneticisi ve teknik mimar, proje başlamadan önce zaman çizelgesi riskini kaydetti ve risk yanıtı stratejileri, Monte Carlo simülasyonu kullanarak proje zaman çizelgesini yeniden değerlendirmekti.
Kritik yoldaki her proje faaliyeti için kötümser, iyimser ve olası süreyi hesapladıktan sonra, projenin teslim tarihine yetişme olasılığının matematiksel olarak %3 olduğunu belirlediler.
Risk kaydınızda bu durum şu şekilde görünebilir:
Proje yöneticisi bu konuyu müşteriyle görüştü ve müşteri, işe başlamadan önce projenin kapsamını yeniden belirlemeyi ve projenin temel planını yeniden oluşturmayı kabul etti. Üstlenmeleri için çok büyük bir riskti.
Sırada Ne Var?
İster acemi ister deneyimli bir proje yöneticisi olun, iyi bir risk yönetimi planına sahip olmak projenin başarısı için hayati önem taşır. Başarılı bir risk yönetimi planının anahtarı ise uyarlanabilirliktir. Yürüttüğünüz her projede risk yönetimi planını projenize, sektörünüze ve kuruluşunuza uyarlayabildiğinizden emin olmanız gerekir.
Bu stratejileri, kapsamlı risk yönetimi kurslarından birine kaydolarak daha derinlemesine inceleyin.
