Proje Yolunda Gitmediğinde Proje Liderlerinin Yaptığı İlk Şey
Sakin Liderlik: Bir liderin kötü haberlere verdiği soğukkanlı tepki, ekipteki dürüstlüğün ve iletişimin tonunu belirler.
Teşhis Yaklaşımı: Bir sorunun kapsamını tam olarak anlamak, harekete geçmeden önce farklı bakış açılarını toplamayı gerektirir.
Açık Bir Toparlanma Yolu: Başarılı toparlanma planları somuttur ve hem acil sorunları hem de gelecekteki riskleri ele alır.
Sonlandırma Cesareti: Bir projeyi ne zaman sonlandıracağını fark etmek, profesyonel cesaret gerektiren stratejik bir karardır.
Düşünülmüş İlk Hamle: Dürtüsel tepkiler yerine bilinçli ilk yanıtlar, etkili proje yöneticilerini kahramanlardan ayırır.
Her proje yöneticisi er ya da geç şu anla karşılaşır: durum raporu kırmızıya döner, önemli bir kilometre taşı kaçırılır ya da biri ofisinize duymayı ummadığınız bir haberle gelir. Sonraki dakikalarda, saatlerde ve günlerde yaşananlar, projenin toparlanıp toparlanmayacağını veya çözülmeye devam edip etmeyeceğini belirler.
Böyle anlarda içgüdü, hızla harekete geçmektir. Konuyu üst kademeye taşımak, sorunu çözmek ve bir şeyler yaptığı görülmesini sağlamak. Ancak en deneyimli uygulayıcılar bu içgüdüye direnme eğilimindedir. proje yönetimi koçları ve uygulayıcılarla yapılan görüşmelerde belirgin bir örüntü ortaya çıktı: ilk müdahale nadiren en bariz olandır. Çoğu proje yöneticisinin beklediğinden daha bilinçli, daha insani ve daha teşhis edici bir yaklaşımdır.
Uzmanlarımız, bir proje yolundan çıktığında ne yapacaklarını şöyle anlatıyor.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Meşgul Olmadan Önce Sakinleşin: Tonu Belirleyen Liderlik Tepkisi
Herhangi bir taktik müdahale gerçekleşmeden önce, daha temel bir şeyin yaşanması gerekir. Bir liderin kötü haberi karşılama biçimi, ekibin bu haberleri getirmeye devam edip etmeyeceğini belirler.
Rothman Consulting Group'un sahibi Johanna Rothman, liderlere bu konuda net olmalarını tavsiye ediyor: "Kötü bir haber alırsanız kaşlarınızı çatmadığınızdan, başınızı ellerinizin arasına almadığınızdan veya buna benzer bir şey yapmadığınızdan emin olun. Eğer yaparsanız da şöyle söyleyin: Kötü haberi getiren kişi, sana kızgın değilim; bana söylediğin için çok memnunum... Kötü habere kızgınım." Basit görünüyor, ancak ayrım her şeyi değiştiriyor. Mesajı haberciyle karıştıran bir lider — bunu bir yüz buruşturma veya iç çekmeyle bile yapsa — ekibine dürüstlüğün cezalandırıldığını öğretir. Sorunları gün yüzüne çıkarmayı bırakan ve erkenden zor konuşmalar yapamayan bir ekip, bu sorunların krize dönüşmesini garanti eder.
Kötü bir haber alırsanız kaşlarınızı çatmadığınızdan, başınızı elinizin üzerine koymadığınızdan veya buna benzer bir şey yapmadığınızdan emin olun. Eğer yaparsanız şöyle söyleyin: ‘Kötü haberi getiren kişi, sana kızgın değilim; bana söylediğin için çok memnunum.'
O anda gereken soğukkanlılık yalnızca haberleri karşılamanın ötesine geçer. OnlinePMCourses.com CEO'su ve Kurucusu Dr. Mike Clayton, sorun yaşayan bir projede liderlik etmenin ne anlama geldiği konusunda doğrudan konuşuyor: "Projelerin kahramanlara ihtiyacı yoktur. Durumu sakin bir şekilde ele alacak profesyonellere... [onları] sessizce bir araya getirip roller dağıtacak ve sorunun üzerinde çalışacak kişilere ihtiyaçları vardır." İşe hızla el atıp kontrolü ele alma ve günü kişisel olarak kurtarma isteği bir tuzaktır. Kaosun ortasında görev dağıtmaktan korkmayan sakin, yapılandırılmış ve profesyonel bir yaklaşım, aslında o anda gerekli olandır.
Gerçeği Bulun: Çözüm Önermeden Önce Teşhis Koyun
Soğukkanlılık sağlandıktan sonra sıradaki ayartı sorunu çözmeye başlamaktır. Buna direnin. Tam olarak anlamadığınız bir şeyi düzeltemezsiniz ve sorunlu bir projenin resmî durumu nadiren bütün resmi yansıtır.
Horizontal Digital Kıdemli Başkan Yardımcısı Pam Butkowski'nin ilk hamlesi, derinlemesine incelemeden önce kapsamı genişletmektir. Şöyle açıklıyor: "Herkesle konuşun! Yalnızca proje yöneticimin sözüne güvenmem. Yalnızca müşterinin sözüne de güvenmem. Herkesle konuşurum. Herkesin bakış açısını alın ve ardından tüm bu farklı anlatılar arasındaki gerçeğin nerede olduğunu belirleyin." Bir proje zorlandığında duygular yükselir ve bakış açıları farklılaşır. Onun yöntemi bunun üstesinden gelir: "Yaptığım ilk şey, aslında nerede olduğumuzu belirlemektir. Ardından verileri kullanırım. Ancak insanlarla başlarım."
Herkesle konuşun! Sadece PM’imin söylediklerini olduğu gibi kabul etmem. Sadece müşterinin söylediklerini de olduğu gibi kabul etmem. \u003cem\u003eHerkesle\u003c/em\u003e konuşurum. Herkesin bakış açısını alın ve ardından tüm bu farklı anlatılar arasındaki gerçeğin nerede olduğunu bulun.
Bill Dow için teşhis sürecinin belirli bir başlangıç noktası vardır. "Bir proje sorun yaşadığında, gideceğim ilk yer takvimdir," diyor. "Kim ne üzerinde çalışıyor, neredesiniz, ne kadar geridesiniz, bu nasıl görünüyor, bir projeyi takvime göre nasıl yoluna koyarız?" Ona göre takvim, temel belgedir. İşlerin nerede bozulduğunu ve toparlanmanın gerçekte neler gerektireceğini en net şekilde anlatır.
Grampians Health'te Kıdemli İş Ortağı ve PMO'da görev yapan Suzanne Peck, aynı teşhis sürecine iş birliğine dayalı bir yaklaşım getiriyor. Yukarıdan aşağıya bir yaklaşım benimsemek yerine, ilk adımı tüm paydaşları bir odaya toplamak oluyor: "Engellerin, nedenlerin ve katkıda bulunan faktörlerin neler olduğunu birlikte ele almalarını sağlamak." Bu oturumların her zaman sorunsuz başlamadığını kabul ediyor — "başlangıçta genellikle çok fazla yakınma ve suçlama olur" — ancak tam da mesele bu.
İnsanlar birlikte aynı odaya girdikten sonra gerçek tablo ortaya çıkmaya başlar. Yöntemi basittir: ekip üyelerinden sorunları ve engelleri yazmalarını istemek, ardından bunları grubun hep birlikte görebilmesi için duvara asmak üzere Post-it notları kullanmak. Buradan sonra odak, çözüm üretmeye yönelik beyin fırtınasına ve yaratıcı iş birliğine kayar.
İlerlenecek Yolu Belirleyin: Kırmızıdan Yeşile
İşlerin mevcut durumuna dair dürüst bir tablo ortaya çıktığında toparlanma çalışmaları başlayabilir. En etkili toparlanma planlarının ortak bir niteliği vardır — bunlar hedefe yönelik temenniler değil, somut planlardır.
Nalini Vadivelan, Yeşile Giden Yol veya PTG adını verdiği bir çerçeve kullanıyor. İşlerin rayından çıkmaya başladığına dair ilk işarette, "ilk müdahale, duruma bakıp yeşile dönüş yolunun nasıl göründüğünü sormak olur" diyor. Ancak mevcut sorunu düzeltmekle yetinmiyor. Ayrıca ekiplerin "işlerin yeniden ters gitmesine yol açabilecek şeyleri araştırmasını" — toparlanma planını ve risk azaltma planını eş zamanlı olarak oluşturmasını — öneriyor.
İlk müdahale, duruma bakıp yeşile dönüş yolunun nasıl göründüğünü sormak olur.
The COO Solution'ın Kurucusu ve CEO'su Derek Fredrickson, gerçek bir kırmızı duruma ulaşmanın liderlik düzeyinde neyi tetiklemesi gerektiğine odaklanıyor. "Kırmızı, raydan çıkmış olmak demektir. Kendimize güvenmiyoruz. Raydan çıktık ve yeniden nasıl rayına sokacağımızı bilmiyoruz," diye açıklıyor. Bu durumda, üst düzey liderlerin artık mesafelerini koruyamayacağını savunuyor: "Bu, CEO için özellikle güçlü bir durumdur; çünkü genellikle yeniden devreye girmeleri gereken nokta burasıdır. Belki gerçek hedefin ne olduğunu netleştirmeleri gerekir ya da insanların rollerini açıklığa kavuşturmaları gerekir; belki de mesele kaynakların tahsisidir." Toparlanma her zaman tek başına çözülebilecek bir PM sorunu değildir — bazen yönü yeniden belirleme yetkisine sahip kişilerin bu yetkiyi gerçekten kullanması gerekir.
More Articles
- Hiç İstemediğiniz Hâlde Proje Lideri Olduğunuzda Nasıl Proje Liderliği Yaparsınız?
- 4 Lider Bize Anlatıyor: Bir Proje Yöneticisi Aniden İstifa Ederse Yapacakları İlk Şey
- Verimliliğinizi Artıracak 10 Proje Yönetimi Hilesi
- Dijital Proje Yöneticilerinin Aldığı En İyi 9 Karar: Uzmanların Hikâyeleri
- Proje Başarısı İçin 15 Proje Yönetimi Stratejisi 2026
Fişi Ne Zaman Çekmeniz Gerektiğini Bilin: Sonlandırmayı Önerme Cesareti
Rayından çıkan her proje kurtarılmamalıdır. Bu, proje toparlanmasındaki belki de en zor gerçek ve çoğu PM'nin harekete geçmeye en az hazır olduğu konudur.
Aksys Consulting Inc.'te Mentor olan Kiron Bondale, bunu mesleki cesaret meselesi olarak ele alıyor: "Projenin kendisinden beklenen faydaları artık sağlayamayacağını anlayabiliyorsanız, bayrağı kaldırıp faydalarımızın eridiğini ve bu projeye yatırım yapmaya devam ederek önemli fırsat maliyetlerine katlanacağımızı söyleyen kişi siz olmalısınız," diyor. Bu tür durumlarda asıl tehdit, ivmenin çekim gücüdür — hâlihazırda çok fazla harcama yapıldığı için şimdi durmanın tüm bunların boşuna olduğu anlamına geleceği düşüncesi. Bu düşünceye yanıtı nettir: "Burada batık maliyet yanılgısına kapılmayalım. Bu projeyi sonlandıralım."
Projenin kendisinden beklenen faydaları artık sağlayamayacağını anlayabiliyorsanız, bu durumu işaret etmesi gereken kişi siz olmalısınız.
Sonlandırılmasını önermek başarısızlık değildir. Bu, bir proje yöneticisinin atabileceği stratejik açıdan en sağlam adımlardan biridir — ve herhangi bir kurtarma planından daha fazla cesaret gerektirir.
İlk Hamleniz Her Şeyden Önemlidir
Burada açıklanan tüm yaklaşımların ortak temelinde bilinçli hareket etmek vardır. İlk adım kendi tepkinizi düzenlemek, her paydaşla dürüst konuşmalar yapmak, zaman çizelgesini incelemek, bir çalıştay düzenlemek, projenin yeniden yeşile dönmesi için bir yol haritası çıkarmak ya da projenin durdurulmasını önermek olsun — en iyi proje yöneticileri tepki verme dürtüsüne direnerek bunun yerine bilinçli ve üzerinde düşünülmüş bir ilk adım atar.
Bu ilk adımın nasıl görüneceği projeye, ekibe ve sorunun niteliğine bağlı olacaktır. Ancak onu düşünerek seçme içgüdüsü — paniğe veya sahte bir aciliyet duygusuna kapılmak yerine — profesyonelleri kahramanlardan ayıran şeydir.
Dr. Mike Clayton'ın ifade ettiği gibi, projelerin kahramanlara ihtiyacı yoktur. Durumu sakince ele alacak profesyonellere ihtiyaçları vardır.
Bu nedenle bir proje bir dahaki sefere ters gittiğinde, başka hiçbir şey yapmadan önce duraklayın. Ardından ilk hamlenizi akıllıca seçin.
Bugünkü yazıda yer verilen uzmanlarınkine benzer daha fazla içgörü mü istiyorsunuz? Ücretsiz DPM üyeliğine kaydolun.
