Müşterilerinizle Projelere Daha İyi Nasıl Başlanır

‘Asıl’ başlangıç toplantısından önce müşteriyle bağlantı kurmanın ve görüşmenin amacı, potansiyel olarak çok daha politik olan ‘asıl’ başlangıç toplantısının bağlamı dışında beklentileri ortak bir düzeye getirmektir. Bu, müşterinizle bir iletişim ve yakınlık kurmak, temel proje ve ekip bilgilerini paylaşmak ve başlangıç toplantısı gündemini iyileştirmek için toplantıdan önce mümkün olduğunca fazla ilgili bilgi edinmek adına bir fırsattır. Görüşme, birlikte nasıl çalışacağınız üzerine odaklanmalı ve mümkün olduğunca beklentileri belirleyip uyumlu hâle getirmelidir.

Örnek proje öncesi müşteri başlangıç toplantısı gündemi

Gündeme hızlıca göz atmak için videomuzu izleyin:

Pre-Client Kickoff Meeting Agenda | 10 Things You Should Know

Her proje kendi gündeminde değişiklikler yapılmasını gerektirecek olsa da bu temel konulardan bazılarını ele aldığınızdan emin olmanın faydası vardır. İşte bunu 60 dakikalık bir toplantıya sığdırabilmeniz için yaklaşık süreler:

• Tanışma – biraz sıcak ve samimi sohbet (5 dk)
• Proje ekiplerini gözden geçirme – kim neden sorumlu? (3 dk)
• Onay süreci – çıktıları onaylayacak süreç ve kişiler? (3 dk)
• İş Tanımı (SoW) incelemesi – ne yapıyoruz, ne zaman ve nasıl yapıyoruz, ne üreteceğiz? (20 dk)
• Risk, Sorun ve Değişiklik Yönetimi’ni görüşme – müşterinin risk ve değişiklikleri yönetmeye yönelik tutumu ve yaklaşımı nasıl? (3 dk)
• Raporlama – proje ilerlemesini nasıl takip edip kime ileteceğiz? (3 dk)
• İş birliği – birlikte çalışmak için hangi araçları kullanacağız? (3 dk)
• Varlıklar – başlamak için nelere ihtiyacımız var? (5 dk)
• Başlangıç toplantısı gündemi – müşteri başlangıç toplantısında neleri görüşeceğiz? (5 dk)
• Diğer konular – görüşmemiz gereken başka bir şey var mı? (5 dk)

1. Tanışma – biraz sıcak ve samimi sohbet (5 dk)

Müşteriniz projedeki tüm ekibi toplantıya getirmediyse bu, projeyi daha iyi yürütebilmek ve kötü sürprizleri azaltmak için samimi bir sohbet etme fırsatıdır. Buradaki amaç, müşterinizi proje bağlamının dışında tanımak ve zaman içinde gelişerek projenin iniş ve çıkışlarında size destek olacak bir ilişki ve güven düzeyi oluşturmaya başlamaktır.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Proje ekiplerini gözden geçirme – kim neden sorumlu? (3 dk)

‘Asıl’ başlangıç toplantısında, roller ve sorumluluklar hakkında tüm proje ekibiyle tekrar konuşma fırsatı olacaktır. Bu nedenle proje ekibini görüşmenin amacı, ekip dinamikleri hakkında fikir edinmek ve bazı bilgileri paylaşmaktır.

Projeye kimlerin ve ne ölçüde dâhil olacağına dair perde arkasındaki bakış açısını edinmeye çalışıyorsunuz. Projenin ilerlemesine yardımcı olmaları için onlarla iletişim kurmanın en iyi yolunu bilmek istersiniz. Projenin olası müttefiklerinin veya destekçilerinin kimler olabileceğini ve kimin sorun çıkarma ihtimalinin en yüksek olduğunu anlamak gerçekten faydalıdır.

Ayrıca, proje için ayırdığınız kaynakları satmak ve müşterinin müşteri başlangıç toplantısında yer alacak ekibe güven duymasını sağlamak için de bir fırsattır. Ekibiniz hakkında perde arkasından biraz bilgi vererek, umarız müşteriniz de karşılık verir ve projeyi iyi ya da kötü yönde etkileyebilecek kişilerin karakterleri hakkında bilgi paylaşır.

3. Onay süreci – çıktıları onaylama süreci ve bu süreçte yer alacak kişiler? (3 dk.)

Proje ekiplerindeki “kim kimdir” konusunu ele alıp ekibi belirledikten sonra, yönetişime ve proje sırasında neyin kim tarafından imzalanması gerekeceğine geçmek kolaydır. Zaman çizelgesi ve revizyon turları açısından onay sürecine ilişkin varsayımların neler olduğunu SoW üzerinden netleştirmek önemlidir.

Müşteriden, SoW belgenizde varsaydığınız sürecin işe yarayıp yaramayacağı konusunda bir anlayış edinmeye çalışıyorsunuz. Zaman çizelgesi yeterince uzun mu? SoW kapsamında yeterli sayıda revizyon turu öngörülmüş mü? Ekipteki bazı kişilerin toplantılarını veya onaylarını planlamak zor mu? Proje sırasında tatilde mi olacaklar?

4. SoW incelemesi – ne yapıyoruz, ne zaman ve nasıl yapıyoruz, ne üreteceğiz?

Gündemdeki tüm maddeler arasında bu konu, seviyeyi ve beklentileri belirlemek açısından muhtemelen en önemlisidir; bu nedenle üzerinde önemli miktarda zaman harcamaya değer. “Gerçek” başlangıç toplantısına, bu konuyu ayrıntılı olarak görüşmüş ve beklentiler konusunda aynı noktada olduğunuzdan emin olmuş şekilde gitmeniz gerekir.

Bu, müşteriyi taslak SoW belgeniz üzerinden ayrıntılı biçimde geçirmek için bir fırsattır ve evet, bu; projenin nasıl yürütüleceğini, hangi faaliyetlerin tamamlanabileceğini ve ne ölçüde tamamlanabileceğini (önerilen bütçe ve zaman çizelgesi dâhilinde) ve çıktıların neler olacağını açıklamak anlamına gelir. Projenin nihai olarak ne sunacağı konusunda aynı anlayışa sahip olmanız için inceleme turlarını, bağımlılıkları ve varsayımları vurgulamanız önemlidir.

SoW hakkındaki görüşmeyi “gerçek” müşteri başlangıç toplantısına bırakırsanız işler çirkinleşebilir; kapsam dâhilinde olması ve olmaması gerekenler hakkındaki fikirlerini paylaşan büyük bir müşteri ekibinin dinamikleri hiçbir zaman hoş değildir. Kapsamla ilgili görüşmeler, müşterinizle küçük toplantılarda yapılmaya en uygunudur; böylece görüşmeyi yuvarlak masa tartışmasına dönüştürmeden konuyu ele alabilirsiniz.

5. RAID (Riskler, Varsayımlar, Sorunlar, Bağımlılıklar) ve değişiklik yönetimini görüşün – müşterinin risk ve değişiklik yönetimine yönelik tutumu ve yaklaşımı nedir? (3 dk.)

SoW hakkındaki görüşmeyi tamamlamanın bir parçası olarak, müşterinin riskler ve sorunlarla başa çıkma tercihinin yanı sıra değişikliklere ne ölçüde açık olduğunu görüşmeye değer. Mümkünse toplantınızdan önce bir risk kaydı veya RAID kaydı hazırlayın ve görüşmenizin bir parçası olarak bunu ele alın. Riskleri ve sorunları belirleme ve bunlara birlikte, iş birliği içinde yanıt verme konusunda en baştan şeffaf olmak istediğiniz yönünde bir beklenti oluşturmanız gerekir.

Müşteriden ne kadar bütçe esnekliği bulunduğunu öğrenmeniz faydalı olacaktır. Bunu çerçevelemenin yararlı bir yolu, yeni fırsatlar ortaya çıktığında projeyi farklı bir yöne çevirmek için ek bütçe olup olmadığını müşteriye sormaktır; örneğin ek tasarım geliştirme, özellik geliştirme veya kullanıcı testi turları için. Müşterinin neyi umduğu konusunda ortak bir anlayışa sahip olmanız gerekir

Ayrıca beklenmedik durum bütçesinin kullanımından bahsetmeyi ve bu bütçenin ne için ayrıldığı ve nasıl kullanılabileceği konusunda mutabık kalmayı unutmayın; bu bütçe riskler ve sorunlar için mi kullanılacak, yoksa proje ilerledikçe ortaya çıkan küçük değişiklikleri karşılamak için mi? Projede planlamadığınız bir durum ortaya çıktığında ne yapacağınız konusunda netlik sağlamak için, bu bütçenin nasıl kullanılması gerektiğini düşündüğünüze ilişkin bir yaklaşım önerin.

6. Raporlama – proje ilerlemesini nasıl takip edip kime ileteceğiz? (3 dk.)

Proje ilerlemesini takip etmek için projenin bütçe, zaman çizelgesi, görevler ve kilometre taşları açısından nasıl ilerlediğini gösteren bir durum raporu gerekir. Riskleri nasıl yönetmeyi planladığınızı göstermek için yapmanız gereken hazırlığa benzer şekilde, müşterinizle paylaşabileceğiniz bir durum raporu hazırlamak ve biçim ile ayrıntı düzeyinin onlar için uygun olduğundan emin olmak da yararlıdır.

Durum raporunuzun biçimini ve ayrıntılarını doğru belirlemek önemli olabilir; çünkü bu rapor genellikle faturalandırmayla bağlantılıdır. Müşterinin, faturaların ödemesini geciktirmemesi için gereken düzeyde düzenli ayrıntıyı aldığından emin olmanız gerekir. Buna yardımcı olmak için durum raporunuzda bütçeyi, yaklaşan fatura tutarı ve faturalandırılacağı tarih ile birlikte takip edin.

Durum raporunun dağıtım listesini, bilgilendirilmesi gereken herkes projenizde olup bitenlerden haberdar olacak şekilde belirleyin. Raporu kesinlikle gerekli olandan daha geniş bir kitleye dağıtmak her zaman daha iyidir; böylece işler planlandığı gibi gitmezse hiç kimse sonradan habersiz olduğunu iddia edemez. Müşteri raporlama yazılımı bunu bir ölçüde otomatikleştirmenize ve oluşturduğunuz her durum raporu için bu kararı verme ihtiyacını ortadan kaldırmanıza da yardımcı olabilir.

7. İş birliği – birlikte çalışmak için hangi araçları kullanacağız? (3 dakika)

Çoğu proje yöneticisi ve ekip, varsayılan iş birliği araç setini belirlemiş olur. Ancak Basecamp veya Jira, Trello ya da Businessmap (eski adıyla Kanbanize) kullanıyor olmanız fark etmez; birlikte nasıl çalışacağınızı ekibinizle planlayın. Böylece müşterinizle hangi araçları ve bunları nasıl kullanacağınızı paylaşabilirsiniz. Ardından seçilen araç setinden memnun olduklarından ve bu platformu dosya paylaşmak, bilgi ve durum güncellemeleri göndermek ve proje hakkında görüşmeler yapmak için kullanabildiklerinden emin olmak üzere müşteriyle kontrol edin.

Daha fazla okuyun: Büyüyen müşteri listenizi yönetmek için yardıma mı ihtiyacınız var? En iyi müşteri veritabanı yazılımları listemize göz atın.

8. Varlıklar – başlamak için nelere ihtiyacımız var? (5 dakika)

Projelerin düzgün bir şekilde başlayabilmesi için önceden ihtiyaç duyulan her zaman bazı “şeyler” vardır. Başlayabilmeniz için müşteriden istemeniz gereken her şeyi, en kritik maddeleri önce ele alabilmeleri için öncelik sırasına göre listeleyin.

• Giriş bilgileri – CMS, analiz, sosyal medya, görsel kütüphaneleri
• Marka – logolar, yazı tipleri, stil kılavuzları, şablonlar
• Depo – site dosyaları, veritabanları
• VPN – müşterinin intranetine erişmek için
• Faturalandırma – kime başvurmaları gerekiyor? Kim onaylıyor?

9. Başlangıç toplantısı gündemi – müşteriyle yapılacak başlangıç toplantısında neleri konuşacağız? (5 dakika)

Bu, “asıl” başlangıç toplantısının gündemini gözden geçirmek için bir fırsattır. Müşteriyle yapılan ön toplantı, beklentileri ve anlayışı aynı hizaya getirmek için bir fırsatken “asıl” başlangıç toplantısı, projenin daha geniş bağlamını ve başarısını etkileyecek faktörleri anlamak için kullanılmalıdır.

Müşteriyle yapılacak başlangıç toplantısı kılavuzuna göz atın; ancak genel hatlarıyla, başlangıç toplantısı gündeminizde şunlar yer almalıdır.

• Tanışma – proje üzerinde kimler çalışıyor ve rolleri ne? (15 dakika)
• Projenin arka planı – bu proje özeti, daha geniş stratejiye ve diğer projelere nasıl uyuyor? (10 dakika)
• Proje bilgilendirmesi – iş sorunu ve müşteri ihtiyacı nedir? (30 dakika)
• Başarı – başarılı olup olmadığımızı ve daha önce nelerin başarısız olduğunu nasıl anlayacağız? (10 dakika)
• Proje yönetimi – zaman çizelgesini, teslimatları, rolleri, raporlamayı, tahmini ve değişiklik yönetimini gözden geçirme (10 dakika)
• Diğer konular – konuşmamız gereken ama konuşmadığımız başka neler var? (10 dakika)
• Sıradaki adımlar – projeyi ilerletmek için sonraki adımlar neler? (5 dakika)

10. Diğer konular – görüşmemiz gereken başka bir şey var mı? (5 dakika)

Konuşmayı, açıkça tanımlanmış bazı sonraki adımlarla ve müşterinin ele almak istediği başka konuları gündeme getirebileceği bir fırsatla sonlandırın. Çoğu zaman yalnızca “Bilmemiz gereken başka bir şey var mı?” diye sormak, müşterilerin daha önce bahsetmedikleri ancak bilinmesinde fayda olan şeyleri paylaşmasını sağlar.

Son olarak, konuşmayı mutlu bir notla bitirdiğinizden emin olun. Başlarken yaptığınız şakalaşmaya geri dönün – bu, aranızda yakınlık geliştirmeniz ve onları daha iyi tanımanız için bir fırsattır; iş dışında nelerden hoşlandıklarını, hafta sonu ne yaptıklarını, Netflix’te ne izlediklerini veya hangi sporla ilgilendiklerini öğrenin. Onları bireyler olarak tanımak için gerekli temeli oluşturun; böylece bir sonraki iletişiminizde onlarla konuşabileceğiniz bir şeyiniz olur.

İpucu

Projeyi başarıya hazırlamak için ne kadar çok şey yaparsanız, müşterileriniz proje sonuçlarından o kadar memnun kalır. Bu, ajansınızın müşteri bağlılığını ve büyümesini sağlamak açısından son derece önemlidir.

 

Ajansınız için itibar yönetimi yazılımını da faydalı bulabilirsiniz.

Sırada ne var?

Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak ister misiniz? Üyelik topluluğumuza katılın ve erişim elde edin; 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişin ve Slack'te yüzlerce diğer dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurun.