Kaynak Tahmini: En İyi Uygulamalar ve Nasıl Yapılır Rehberi

Kaynak Tahminini Hangi Faktörler Etkiler?

En uygun kaynak kararlarını bilgilendiren faktörler şunlardır:

• Bütçe: Bütçenizi bilmek, proje yatırımından elde edilen getiriyi önceliklendirmenize ve kaynakları stratejik olarak tahsis etmenize olanak tanır. Sağlıklı bir bütçe, stratejik öncelikleri net biçimde ortaya koyar ve uygun bir risk tamponuna (%10 ile %20 arasında) sahiptir.
• Kapsam: İyi tanımlanmış bir kapsam, proje kaynaklarıyla ilgili kararlarınızı bilgilendirir. Ayrıca kaynak tahmini doğruluğunu olumsuz etkileyebilecek kapsam kaymasını önlemenize yardımcı olur.
• Ekip üyesinin beceri ve deneyim düzeyi: Görevler farklı beceri düzeyleri ve farklı efor seviyeleri gerektirir. Yüksek beceri ve deneyime sahip ekip üyelerini kritik görevlerle, düşük beceri ve deneyime sahip ekip üyelerini ise daha az önemli, yedek veya tekrarlanan görevlerle eşleştirin.
• İzin süresi ve beklenmeyen devamsızlıklar: Planlı izinleri hesaba katmaz veya plansız izinleri tahmin etmezseniz, devam durumu kaynak tahmininin doğruluğunu büyük ölçüde etkiler. Beklenmeyen devamsızlıkları azaltmak için iletişim, güven, şeffaflık ve psikolojik açıdan güvenli liderlik uygulamalarına dayalı güçlü ilişkiler kurun.
• Tam zamanlı çalışanlara karşı serbest veya yarı zamanlı ekip üyeleri: Mevcut kurum içi kaynakların (tam zamanlı çalışanların) en iyi nasıl kullanılacağını ve dış kaynak kullanımının ne zaman gerekli olduğunu (yarı zamanlı veya serbest çalışanların işe alınmasını) değerlendirin. Tam zamanlı çalışanlar daha uzun görevler için ekonomik bir tercihtir; serbest çalışanlar ise kısa süreli olarak uzmanlık gerektiren görevler için iyi bir seçenektir.
• Yaklaşan ve beklenmeyen projeler: Ekibinize haftalarının %80'ini dolduracak kadar iş vererek esnek kalmalarını sağlayın. Ekip üyeleri %100 kapasitedeyse, rekabet eden talepler karşısında çevik kalma beceriniz ortadan kalkar ve kaynak tahmininiz geçerliliğini yitirir.
• Kurumsal araçlar ve teknoloji: Bunlar, stratejik kararlar almanıza yardımcı olmak üzere kaynakları planlarken erişim, görünürlük ve yetkinlik sağlar. Doğru kaynak yönetimi araçları riski azaltmanıza ve kârlılığı korumanıza olanak tanır.

Kaynak Tahmini Neden Önemlidir?

Kaynak tahmini, ihtiyaç duymadan önce neye ihtiyacınız olacağını bildiğiniz için projenizin nasıl sonuçlanacağı üzerinde kontrol sahibi olmanızı sağlar. İşte size ve ekibinize sağladıkları.

• Paydaşlara karar vermeleri için ihtiyaç duydukları bilgileri sunar: Net bir tahmin, yöneticilere her projenin arkasındaki maliyeti, zamanlamayı ve personel ihtiyacını gösterir. Tahminler yerine gerçeklere dayanarak işi onaylayabilir, erteleyebilir veya önceliklerini yeniden belirleyebilirler.
• Teslimatın programa uygun ilerlemesini sağlar: Kime ve ne zaman ihtiyaç duyulduğunu bildiğinizde, başka işlere atanılmadan önce kişileri rezerve edebilirsiniz. Bu da eksik becerilerden veya aşırı görevlendirilmiş ekip üyelerinden kaynaklanan gecikmelerin azalması anlamına gelir.
• Bütçenizi korur: Doğru bir tahmin, gerçek kaynak maliyetlerini önceden gösterir. Kâr marjınızı azaltan beklenmedik yüklenici ücretlerinden, acil işe alımlardan ve fazla mesai maliyetlerinden kaçınırsınız.
• Portföy genelindeki çatışmaları önler: Tahmin, projenizin talebinin diğer projelerle nasıl çakıştığını gösterir. İki teslim tarihi çakışmadan önce ortak kaynakları diğer proje yöneticileriyle planlayabilirsiniz.
• Gelecekteki projeler için kıyaslama ölçütleri oluşturur: Her tahmini gerçekleşen sonuçlarla karşılaştırmak size bir şeyler öğretir. Zamanla benzer projeleri daha hızlı ve daha az sürprizle planlamak için gerçek verilere sahip olursunuz.

Proje Kaynakları 7 Adımda Nasıl Tahmin Edilir?

Kaynakları nasıl tahmin edeceğiniz ve bunu düzenli bir proje kaynak yönetimi uygulaması haline nasıl getireceğiniz aşağıda açıklanmıştır:

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Proje İş Hattınızı İnceleyin

Proje portföyünüzü incelemek, diğer projeler için hangi ortak kaynakların kullanıldığını netleştirecektir. Diğer projeleri aksatmadan projenizi ekibin iş planına etkili bir şekilde dahil etmek için diğer proje yöneticileriyle iletişim kurun.

Bu, projenizin ne zaman gerçekleştirilebileceği ve kaynak kapasitesine göre gerçekçi süresinin ne olacağı konusunda size fikir verecektir.

Eylem Maddeleri:

• Proje iş akışınızı planlamak için proje yönetimi yazılımınızı kullanın
• Kaynak tahsisini görüşmek için diğer proje yöneticileriyle toplantılar planlayın
• Ortak kaynakların uygunluğuna göre proje zaman çizelgelerini ayarlayın

2. Kaynak ve Beceri Gereksinimlerini Belirleyin

Bir kaynak ayrıştırma yapısı (RBS) oluşturun. Projenin kapsamını düşünün ve projeniz için gereken becerileri, deneyim düzeylerini, istihdam türünü, ekipmanı, yazılımı ve malzemeleri ana hatlarıyla belirtin.

Kapsamlı bir kaynak bütçesi tahmini oluşturmak için sabit ve değişken tüm maliyetleri dahil edin. Seyahat giderleri, izinler, araçlar ve diğer ücretler gibi kalemlerin maliyetlerini dikkate almayı unutmayın.

Eylem Maddeleri:

• Kaynak yönetimi aracınızda ayrıntılı bir RBS oluşturun.
• Gereken tüm becerileri, kaynakları ve maliyetleri listeleyin.
• Bütçe tahminlerinizi oluştururken geçmiş proje verilerini kullanın.

3. Benzer Geçmiş Projelerden Verileri İnceleyin 

Ardından, geçmiş proje verileri ile mevcut projeniz arasındaki benzerlikleri kıyaslayın. Geçmiş projelerde kaynak planlaması açısından neler iyi gitti? Nelerin iyileştirilmesi gerekiyordu? Gerçekleşen sonuçlardan en fazla farklılık gösteren proje kaynak tahminlerini not edin.

Eylem Maddeleri:

• Benzer geçmiş projelere ilişkin raporları almak için yazılımınızı kullanın.
• Kaynak kullanımındaki örüntüleri belirleyin ve tahminlerinizi buna göre ayarlayın.
• İyileştirmeleri ve kaynak riski azaltma stratejilerini belgeleyin.

4. Mevcut Uygunluğu ve Becerileri Belirleyin

Kaynak yazılımınızdaki mevcut ekip üyesi profillerini inceleyin. Projenizin gerektirdiği becerilere kimlerin sahip olduğunu belirleyin ve uygunluklarını kontrol edin.

Bazı ekip üyeleri müsait değilse programlarındaki olası esnekliği görüşün. Gerekli becerilere sahip ekip üyelerini belirleyip uygunluklarını doğruladıktan sonra onları proje görevleriyle eşleştirebilirsiniz. 

Diğer tüm kaynaklar için bunlara erişmek üzere gereken süreyi, fiyatı ve yolu belirlemek farklılık gösterecektir. Bir projedeki tüm kaynakların edinimini ve kullanımını takip etmek için bu değişkenleri kaynak tahmininizde belgeleyin.

Eylem Maddeleri:

• Yazılımınızdaki ekip üyesi profillerini beceriler ve uygunluk bilgileriyle güncelleyin.
• Kaynak uygunluğunu ekibinizle doğrulayın.
• Ekip üyelerinin kapasitesine göre proje görevlerini ayarlayın.

5. Kaynakları Görevlere Eşleştirin

Projenizin gerektirdiği becerileri anladıktan sonra görevleri ekibinize atayabilirsiniz. Farklı proje görevlerinin ne kadar karmaşık olduğunu daha iyi anlamak için ekip üyelerinizle konuşun. Görevlerin süresi, gereken kaynaklar ve zaman aralıkları hakkında içgörülere sahip olabilirler.

Yapılacaklar:

• Kaynakları görevlere eşleştirmek için kaynak yönetimi yazılımı kullanın.
• Görev tahminlerini iyileştirmek için ekip üyeleriyle iletişim kurun.
• Optimum kaynak tahsisini sağlamak için gerektiğinde atamaları ayarlayın.

6. Devamsızlıkları, Personel Devir Oranını ve İşe Alım Eğilimlerini Dikkate Alın

Beklenmedik veya planlı devamsızlıkları, personel devir oranını ve işe alım eğilimlerini hesaba katmak zorunludur. Böylece bu faktörlerin proje takvimi ve bütçesi üzerindeki potansiyel etkisini proaktif bir şekilde azaltabilirsiniz.

Proje yöneticileri, devamsızlıkları hesaba katmak için tamponlama tekniklerinden ve acil durum planlamasından yararlanabilir. Proaktif bir işe alım stratejisinin yanı sıra yedekleme planlaması da personel devir oranını yönetmek için kullanılabilecek faydalı ve kurum içi bir yöntemdir.

Yapılacaklar:

• Proje takviminize acil durum planları ekleyin ve planlanan izinlerin oluşturduğu boşlukları erkenden doldurun.
• Ekip üyelerini farklı görevler için eğitin ve temel süreçleri belgeleyin.
• İşe alım eğilimlerini takip edin ve planları buna göre ayarlayın.

7. İzleyin ve Gerektiğinde Ayarlayın

Bir kaynak tahmini, proje kaynak yönetimi planınızın yalnızca bir bileşenidir. Projenizi sürekli izleyin ve kaynak tahmininizi gerektiği şekilde ayarlayın; esnek ve değişikliklere duyarlı kalmak için veri ve iletişim araçlarından yararlanın.

Proje faaliyetlerini gerektiğinde izlemek ve ayarlamak için kaynak yönetimi yazılımı kullanmanızı öneririm. Bu araçlar; çalışanlar, zaman çizelgeleri ve faaliyet durumu hakkında görünürlük sağlarken güvenilir yardımcılarınız olur. İşlevler arası iş birliğinin faydalarını basit ve erişilebilir hâle getirirler.

Yapılacaklar:

• İlerlemeyi takip etmek ve ayarlamalar yapmak için kaynak yönetimi yazılımı kullanın.
• Kaynak tahsisini görüşmek için ekibinizle düzenli değerlendirme toplantıları planlayın.
• Kaynak tahmininizi gerçek zamanlı verilere ve geri bildirimlere göre güncelleyin.

Kaynak Tahmini Teknikleri

En kullanışlı kaynak tahmini teknikleri; benzerlik analiziyle tahmin, aşağıdan yukarıya tahmin, üç nokta tahmini, kapasite ve talep karşılaştırması analizi, senaryo planlaması ve sürekli güncellenen tahminlerdir. Her birinin nasıl çalıştığını ve ne zaman kullanacağımı aşağıda açıklıyorum.

• Benzer projelere dayalı tahmin: Başlangıç noktası olarak benzer bir geçmiş projeden alınan verileri kullanın. Son web sitesi yeniden tasarımınız 300 tasarım saati sürdüyse, buradan başlayın ve kapsam farklılıklarına göre ayarlayın. Hızlıdır, ancak yalnızca geçmiş verileriniz kadar iyidir.
• Aşağıdan yukarıya tahmin: Projeyi bir iş kırılım yapısıyla görevlere ayırın, ardından her görev için gereken kişi ve saatleri tahmin edin. Toplam talebi elde etmek için bunları toplayın. Daha uzun sürer, ancak karmaşık veya alışılmadık projelerde buna en çok güvenirim.
• Üç noktalı tahmin: Her görev için işi yapacak kişiden iyimser, en olası ve kötümser tahmin alın. Bunların ortalamasını hesaplayın ve en olası rakama daha fazla ağırlık verin. Bu yöntem, her şeyi sabit bir yüzdeyle şişirmek yerine tahmininize gerçekçi tamponlar ekler.
• Kapasite ve talep analizi: Projenizin rol bazında ihtiyaç duyduğu saatleri, ekibinizin kullanabileceği saatlerle karşılaştırın. Bir kaynak açığı analizi, nerede işe alım yapmanız, serbest çalışanlardan destek almanız veya zaman çizelgelerini değiştirmeniz gerektiğini gösterir.
• Senaryo planlaması: Tahmininizin üç versiyonunu oluşturun: temel durum, gecikmiş başlangıç ve kapsam artışı. Müşteri bir teslim tarihini öne çektiğinde veya özellikler eklediğinde, bunun ekibinizi nasıl etkileyeceğini zaten biliyor olursunuz.
• Sürekli güncellenen tahminler: Önümüzdeki dört ila sekiz haftayı ayrıntılı olarak tahmin edin ve sonraki aşamaları üst düzeyde tutun. Daha fazla bilgi edindikçe tahmini her hafta veya sprintte güncelleyin. Ayrıntılı altı aylık planların nadiren geçerli olduğu uzun süreli veya çevik projelerde bunu kullanın.

En İyi Kaynak Yönetimi Yazılımları

Proje kaynaklarını planlamak, izlemek ve optimize etmek için en iyi araçlar burada.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Dayshape — Best AI powered Resource Management for Professional Services firms
2. 2. Productive — Best resource planning and capacity forecasting
3. 3. Saviom — Best for resource planning & capacity management
4. 4. Retain — Best for multi-departmental complex organisations
5. 5. Scoro — Best for forecasting team utilization
6. 6. Float.com — Best for resourcing with financial visibility
7. 7. Runn — Best for real-time team capacity planning
8. 8. Kantata — Best for people-centric resourcing
9. 9. Teamhood — Best for capacity planning on a low per-seat cost
10. 10. Resource Guru — Best for resource visibility with heatmaps

Kaynak Tahmini Örneği

Bir müşteri için dört aylık bir mobil uygulama geliştirme projesinde çalıştığınızı varsayalım (The Fun App). Ekipte kurum içi bir proje yöneticisi, tasarımcı, geliştirici, görsel yaratıcı ve kalite güvence test uzmanının yanı sıra saatlik 50 $ ücret alan serbest çalışan bir metin yazarı bulunuyor.

1. Proje iş hattınızı gözden geçirin: Önümüzdeki dört ay içinde hangi diğer projelerin tasarımcınızı ve geliştiricinizi paylaşacağını kontrol edin. Başka bir lansman ikinci ayda geliştiricinin zamanının tamamını alacaksa, müşteriye taahhütte bulunmadan önce o projenin yöneticisiyle bir başlangıç tarihi üzerinde anlaşın.
2. Kaynak gereksinimlerini ve becerileri belirleyin: Kapsamı bir iş kırılım yapısına ayırın ve her teslimatın ihtiyaç duyduğu becerileri listeleyin. Her biri 100 $ olan iki yazılım lisansı gibi iş gücü dışı maliyetleri de ekleyin.
3. Benzer geçmiş projelerden gelen verileri gözden geçirin: Son uygulama geliştirmenizden gerçek saatleri alın. Geliştirme tahminin %25 üzerinde gerçekleştiyse, tahmini paylaşmadan önce bu tahmini ayarlamak için bu oranı kullanın.
4. Kaynak uygunluğunu belirleyin: Her kişinin rezervasyonlarını ve planlanan izinlerini, ihtiyaç duyulacakları aşamalarla karşılaştırın. Tasarımcının ilk ay müsait olduğunu, ancak kalite güvence test uzmanının dördüncü ayda bir hafta izinli olduğunu göreceksiniz.
5. Kaynakları görevlendirmelerle eşleştirin: Tasarımcıyı birinci aşamaya, görsel yaratıcıyı ve metin yazarını içeriğe, geliştiriciyi ise geliştirme ve lansmana atayın. Test uzmanının izninden önce tamamlanması için kalite güvence testlerini dördüncü ayın daha erken bir dönemine taşıyın.
6. Devamsızlıklar, çalışan kaybı ve işe alım için plan yapın: Yedek serbest çalışan metin yazarlarından oluşan kısa bir liste tutun ve tasarımcının veya geliştiricinin yerine geçebilecek kurum içi çalışanları belirleyin.
7. Gerektikçe izleyin ve ayarlayın: Gerçek saatleri her hafta tahminle karşılaştırın. Bir aşama uzadığında, bunun bir sonraki aşamaya sarkmasını önlemek için görevleri veya zaman çizelgelerini yeniden dengeleyin.

Kaynak Tahmini İçin En İyi Uygulamalar

Tahmin için en iyi uygulamalar, başarılı projeler teslim edebilmeniz amacıyla kaynak yönetimini optimize etmenize ve standartlaştırmanıza yardımcı olur.

• Kaynak tahsisini en iyi duruma getirin kaynak tahsisini: Faturalandırılabilir veya yüksek değerli çalışmalara daha fazla, "işle ilgili işlere" ise daha az zaman ayırın.
• Uyum sağlamaya hazır olun: Değişim kaçınılmazdır. Özellikle geçmişte projelerde tahminlerin yetersiz kaldığı durumlarda, projenin zamanına ve bütçesine esneklik payı ekleyin.
• İletişim kurun ve iş birliği yapın: Proje ekibi ve paydaşlarla sürekli iletişim kurarak kaynaklara erişmenize, eksikleri kapatmanıza ve zorlukların üstesinden gelmek için ağınızdan yararlanmanıza yardımcı olacak ilişkiler kurabilirsiniz.

Kaynak Tahmininde Karşılaşılan Yaygın Zorluklar

Kaynak tahmininde en sık karşılaşılan zorluklar; planlama boşlukları, müşteri gecikmeleri, gerçekçi olmayan zaman çizelgeleri, net olmayan bütçeler, belirsiz bir satış hattı ve güvenilmez geçmiş verilerdir. Her tahminde bu sorunlardan en az biriyle karşılaşılır; bu nedenle her birini şöyle planlardım.

Zorluk	Çözümler ve Dikkat Edilmesi Gerekenler
Kaynak planlaması: Önceden planlanmış izinler, hastalık izinleri ve başka projelerde görevlendirilmiş kişiler tahmininizde boşluklar oluşturur.	İşleri atamadan önce bilinen izinleri tahmininize ekleyin. Her rol için en az bir kurum içi kişiyi farklı görevler konusunda eğitin ve hiç kimsenin %100'ün üzerine çıkmaması için görevlendirmeleri bir planlama veya kapasite planlama platformunda takip edin.
Müşteri gecikmeleri: Müşteriden gelen yavaş geri bildirimler veya geciken varlıklar ekibinizi boşta bırakır, ardından işleri zaten dolu oldukları haftalara iter.	Sözleşmeye her inceleme turu için üç iş günü gibi geri bildirim süreleri ekleyin. Müşteri bu süreyi kaçırırsa, etkilenen görevleri hemen kaydırın ve çakışmaların birikmesine izin vermek yerine ekibi yeniden planlayın.
Gerçekçi olmayan proje zaman çizelgeleri: Satış veya yönetim tarafından belirlenen teslim tarihleri, portföy genelinde ekibinizin zaten üstlendiği işleri çoğu zaman göz ardı eder.	Taahhütte bulunmadan önce zaman çizelgesini mevcut kapasiteyle karşılaştırın. Rakamlar uyuşmuyorsa diğer proje yöneticilerine ve paydaşlara daha ileri bir başlangıç tarihi, daha küçük bir ilk sürüm veya ek serbest çalışan desteği gibi seçenekler sunun.
Bütçe şeffaflığı: Planlanan ve gerçekleşen maliyetleri tam olarak görmeden, bir kaynak bütçe aşımını düzeltmek için çok geç olana kadar fark edemezsiniz.	Serbest çalışanlar, lisanslar ve seyahat dahil olmak üzere her bütçe kalemini listeleyin ve bunları proje toplamında birleştirin. Faturalar geldikçe gerçekleşen maliyetleri kaydedin ve sapmaları erkenden yakalamak için bunları tekliflerle karşılaştırın.
Belirsiz satış hattı: Yeni projeler çoğu zaman çok az uyarıyla gelir; bu nedenle ya bunlara personel atamak için telaş edersiniz ya da hiç gelmeyecek işler için insanları boşta tutarsınız.	Olası anlaşmaları, bir olasılık yüzdesiyle (ör. %50 veya %80) geçici görevlendirmeler olarak tahmininize ekleyin. Bu görevlendirmeler gerçek işleri etkilemeden önce netleştirmek veya kaldırmak için satış ekibiyle görüşün.
Güvenilmez geçmiş veriler: Ekibiniz görevler için harcanan zamanı kaydetmiyorsa geçmiş projeler gelecekteki projeler hakkında size fazla bilgi veremez.	Ekibinizden yalnızca faturalandırılabilir projelerde değil, her projede görevler için harcanan zamanı takip etmesini isteyin. Temiz veriler içeren birkaç projeniz olana kadar geçmiş ortalamalara güvenmek yerine aşağıdan yukarıya tahmin ve üç noktalı tahmin yöntemlerini kullanın.

Kaynak Tahmini SSS

Kaynak Tahmini ile Kaynak Planlaması Arasındaki Fark Nedir?

Kaynak tahmini, bir projenin hangi kaynaklara ve ne zaman ihtiyaç duyacağını tahmin eder. Kaynak planlaması ise bunları nasıl elde edip atayacağınıza karar verir. Ben tahmini talep tarafı, planlamayı ise gerçekleştirdiğiniz eylem olarak düşünürüm. Gerçekçi bir kaynak planı oluşturmak için önce bir tahmine ihtiyacınız vardır.

Kaynak Tahmini ile Kapasite Planlaması Arasındaki Fark Nedir?

Kaynak tahmini, bir projenin veya portföyün hangi kaynaklara ihtiyaç duyacağını öngörür. Kapasite planlaması ise ekibinizin sahip olduğu kişiler ve çalışma saatleriyle neler sunabileceğine bakar. İkisini karşılaştırdığınızda nerede işe alım yapmanız, dış kaynak kullanmanız veya teslim tarihlerini değiştirmeniz gerektiğini görürsünüz.

Kaynakları Ne Kadar İlerisi İçin Tahmin Etmelisiniz?

Çoğu ekip üç ila altı ay sonrasını tahmin eder ve sonraki dört ila sekiz haftayı ayrıntılı şekilde planlar. Kısa süreli ajans projeleri için yalnızca bir veya iki ay yeterli olabilir. Uzun süreli kurumsal programlar genellikle bir yıl sonrasını planlar, ancak ilerleyen ayların değişebileceğini göz önünde bulundurur.

Kaynak Tahmininden Kim Sorumludur?

Çoğu ekipte proje yöneticisi kendi projesinin ihtiyaçlarını tahmin eder. Daha büyük kuruluşlarda kaynak yöneticisi veya PMO, portföy genelindeki bu tahminleri birleştirir ve çakışmaları çözer. Her iki durumda da ekip liderlerini sürece dahil ederdim; çünkü işin ne kadar sürdüğünü onlar bilir.

Her Projede Güvenle Tahmin Yapın

Sağlam bir tahmin doğru araçlar ve şablonlarla başlar; ücretsiz bültenimiz ve üyeliğimiz ise size her ikisini de sunar. Ayrıca her gün kaynak planlayan diğer teslimat liderleriyle haftalık içgörülere ve yalnızca üyelere özel etkinliklere erişebilirsiniz.