En Önemli 11 Proje Yönetimi Zorluğu: Bunların Üstesinden Nasıl Gelinir?

Bu makale boyunca, 2020 yılında gerçekleştirilen ve katılımcılara o sırada karşılaştıkları en büyük zorluğun ne olduğunu soran yakın tarihli bir ankete yapılan atıfları göreceksiniz. Burada ele alınan zorlukların tümü bu ankete dahil edilmemiştir.

1. Proje Ekibi İçindeki Çatışmalar

Anketimize katılan bazı kişilerin belirttiği gibi, proje ekibi içindeki çatışmalar; zehirli çalışma ortamlarından veya kişilik çatışmalarından ve ayrıca proje ekibi içindeki hesap verebilirlik eksikliğinden kaynaklanabilir. Bu durum, iş birliğini ve ekip çalışmasını da engeller.

Ekipler zayıf iletişim veya iletişim kopukluğu sorunları yaşıyor ve uygun düzeyde iş birliği yapmıyorsa bu durum projenin başarısızlığına yol açabilir.

Harvard Business Review'a göre çatışmaların %39'u iletişim farklılıklarından, %22'si ise belirsiz beklentilerden kaynaklanır.

Etkili iletişim kurmak ve beklentileri belirlemek, proje yöneticilerinin sorumlu olduğu iki temel alandır. Bu da çatışmanın ortaya çıkma riskini tamamen azaltabilecekleri anlamına gelir (çatışma ortaya çıktığında çatışma çözme taktiklerini kullanmanın yanı sıra).

Bunun Üstesinden Nasıl Gelinir?

• Proje liderliği ve çatışma çözme teknikleri konusunda özel eğitim alın. Bu eğitim, çatışmalara ve ideal olmayan diğer durumlara yaklaşmak için araçlar sağlayabilir. 
• Açık bir hiyerarşi, SMART proje hedefleri ve proje amaçları ile bir hesap verebilirlik sistemi oluşturun. Ekip üyeleriyle düzenli kontroller planlayın ve onları teslim tarihlerine ve kalite standartlarına uymaktan sorumlu tutun.
• Psikolojik güvenliği artırmak için kanıtlanmış taktikleri uygulayın. Bu, ekip üyelerinin seslerinin duyulduğunu ve saygı gördüklerini hissetmelerini sağlar; bu da çatışmayı azaltmaya yardımcı olur.

2. Kaynakların Sınırlı Olması

Projeler eş zamanlı yürütüldüğünde ve ekipler birbiriyle yarışan öncelikler arasında bölündüğünde, proje yöneticileri kaynakları projelerine tahsis etmekte zorlanır.

Yorum
tarafındanu/beachbabe74, şu tartışmadan
içindeprojectmanagement

Bunun bir kısmı uygun bir proje planlama aşamasıyla çözülebilse de konu aynı zamanda proje bütçesine de bağlıdır. Daha küçük bütçeli projelerde, daha fazla kaynak gerektiren bir iş kapsamına sahip olsalar bile, genellikle daha az tahsis edilmiş kaynak bulunur.

Bunun Üstesinden Nasıl Gelinir?

• Kaynak dengeleme ve kaynak yumuşatma gibi temel kaynak yönetimi taktiklerine aşina olun. Her ikisi de ekip üyeleri arasındaki kaynak yüklerini dengelemeye yardımcı olabilir; ancak değiştirilemeyecek kesin bir teslim tarihiniz olduğunda kaynak yumuşatmayı kullanın. 
• Kaynak tahmini yeteneklerinizi geliştirin. İhtiyaç duyacağınız kaynakları ne kadar önceden bilirseniz, onları o kadar erken ayırtabilir ve ihtiyacınız olan herkese sahip olduğunuzdan emin olabilirsiniz. 
• Kaynak yönetimi yazılımı kullanın. Atamaları değiştirmek, ekibin kapasitesini ve iş yükünü izlemek ve gerçekte hangi kaynaklara ihtiyacınız olduğunu tahmin etmek için en kolay yöntem budur.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Eğitim veya Proje Yönetimi Becerilerinin Eksikliği

Proje yöneticileri çoğu zaman herhangi bir resmi eğitim (gerçi bu genellikle daha sonra gelir) veya kendilerini başarıya hazırlayacak proje yönetimi becerileri, teknik beceriler ya da sosyal beceri seti olmadan bu role getirilir.

Anketimize katılan birkaç kişi, özgüven eksikliğini en büyük zorlukları olarak belirtti ve özellikle üç yanıt, proje yönetiminde yeni olmaktan söz etti. Bir katılımcı, “temel yönetimden küçük ölçekli projeleri yönetmeye kadar [kendi] becerilerini geliştirmekte zorlandığını” belirtti.

Bunun Üstesinden Nasıl Gelinir

• Yönettiğiniz dijital projenin türü veya ölçeği ne olursa olsun esnek kalma pratiği yapın. Durumlara hızla uyum sağlayın ve hatalarınızdan ders çıkarın. 
• Kişisel öğrenme ve proje yönetimi eğitimi için zaman ayırın. Topluluk gruplarına katılın ve meslektaşlarınızla ağ kurun. Slack topluluğumuz (DPM üyeliğinin bir parçası), sohbete katılmak için harika bir yerdir.
• Artık DPM üyeliği aracılığıyla sunulan Dijital Proje Yönetiminde Uzmanlaşma kursumuza katılın. Kursta, tüm proje yaşam döngüsünün yanı sıra çevik proje yönetimi ve şelale gibi temel metodolojiler ve başarılı projeler yürütmeye yönelik taktikler ele alınır.

4. Net Süreçlerin Olmaması

Anketimize katılan birçok kişi, en büyük proje yönetimi zorluklarının belirli proje süreçleri veya şirket süreçleri fark etmeksizin süreçlerle ilgili olduğunu belirtti. Birkaç yanıtta, kuruluşlarında iş akışlarının eksik olduğu ve bunları oluşturup uygulama görevinin proje yöneticilerine kaldığı ifade edildi.

Diğerleri ise belirlenen süreçleri başkalarının takip etmemesinden duydukları hayal kırıklığını dile getirdi.

Yorum
tarafındanu/wookiedaywalker tartışmadan
içindeproje yönetimi

Bunun Üstesinden Nasıl Gelinir

• Süreç belgeleri oluştururken şablonları kullanın. Sıfırdan bir süreç belgesi oluşturmak yerine mevcut bir süreç belgesini düzenleyebileceğiniz için bu size zaman kazandırır ve kafa karışıklığını önler. Mevcut belgelerinizden şablonlar oluşturabilir veya başlangıç noktası sağlayabilecek çok sayıda ücretsiz ve ücretli şablondan yararlanabilirsiniz. 
• Kök neden analizi yapın. Çözümlere geçmeden önce, süreçlerin neden atlandığını veya işe yaramadığını anlamak için kök neden analizini kullanmayı düşünün. Bu analiz, eğitimdeki eksiklikleri, sorumlulukların belirsizliğini veya iş akışını desteklemeyen araçları ortaya çıkarabilir.
• Yeni süreçleri ve mevcut süreçlerdeki değişiklikleri uygulamaya koymak için bir değişiklik yönetimi komitesi oluşturun. Herkesin görüşünü bildirebilmesi ve yeni süreci benimsemesi için farklı departmanlardan ekip üyelerini dahil edin.

5. Kapsam Dahilinde Kalmak

Birkaç katılımcı, en büyük zorluklarının kapsam olduğunu belirtti: özellikle proje kapsamı içinde kalmak, kapsam kaymasını önlemek ve kapsamda yapılan son dakika değişikliklerini yönetmek. Kapsam kayması çoğunlukla müşterilerden (“Ben sadece umut etmiştim…” “Bir fikir daha…”) kaynaklanır, ancak gerçekten etkilemek isteyen ekip üyelerinden de gelebilir. 

Bir yanıtta, kapsam değişikliklerinin yarattığı zincirleme etkiden ve kapsam değişiklikleri proje takviminde veya bütçede de değişiklik gerektirdiğinde ortaya çıkan paydaş yönetiminden söz edildi.

Bunun Üstesinden Nasıl Gelinir

• İş tanımına ve/veya proje kapsam bildirimine geri dönün. Bir müşteri bu belgelerin hiçbirinde belirtilmeyen bir şey isterse, incelemesi için ilgili belgeye yönlendirin. 
• Bir değişiklik talebi süreci uygulayın. Örneğin bir müşteri, başlangıçta kapsam dahilinde olmayan bir özellik isterse, bu özelliğin oluşturulmasının projenin bütçesi, zaman çizelgesi ve kaynakları üzerindeki etkilerini açıklayan bir değişiklik talebi formu doldurun. Değişiklik talebini inceleyip devam etmemeye karar verebilirler; ancak devam ederlerse proje zaman çizelgesini veya bütçesini uygun şekilde ayarlayabilirsiniz.

6. İlerleme Durumunun Görünür Olmaması

Proje yöneticileri, proje gecikmelerinden veya sorunlardan genellikle çok geç olana kadar haberdar olmamaktan ve ne kadar bütçe ve zaman harcandığıyla karşılaştırıldığında ne kadar işin tamamlandığını görememekten sıkça şikâyet eder. 

Üstelik, uygun bir raporlama çözümü olmadığında bu bilgileri bulup takip etme süreci çok büyük bir zaman kaybına dönüşür: 

Yorum
tarafından şu tartışmadan
şu topluluktaproje yönetimi

Bunun Üstesinden Nasıl Gelinir?

• Proje yönetimi yazılımı kullanın. Bu yazılımlar, kullanılan bütçe miktarı, her kaynağın kapasitesi ve bir görevin veya kilometre taşının ne kadarının tamamlandığı gibi ölçümleri takip etmek için panolar oluşturmanıza olanak tanır. Ayrıca ekip üyelerinizin üzerinde çalıştığı diğer projeleri görmenizi sağlar; böylece öncelikleri değerlendirebilir ve gerektiğinde ayarlamalar yapabilirsiniz. 
• Kazanılmış değeri hesaplayın. Bu, proje ilerlemenize parasal bir değer atayan bir ölçüttür; böylece harcanan zaman miktarını harcanan bütçeyle doğrudan karşılaştırabilirsiniz. 
• Ekip üyelerinizle düzenli olarak iletişim kurun. İş yükleri, karşılaştıkları engeller veya zorluklar ve onları nasıl daha iyi destekleyebileceğiniz hakkında kapsamlı bilgi edinmek için düzenli bire bir görüşmeler yapın. 

7. Doğrudan Size Bağlı Olmayan Kişileri Yönetmek

Proje yöneticileri, projelerinde çalışan ekip üyelerinin çoğu zaman doğrudan yöneticisi değildir.

Bu nedenle bu kişilerin programları, çalışma saatleri, izledikleri süreç veya çalışma biçimleri üzerinde mutlaka yetkileri olmayabilir. Bu durum proje yöneticisi ile ekip arasında, proje yöneticileri ile diğer yöneticiler arasında veya farklı ekip üyeleri arasında çatışmalara yol açabilir. 

Bunun Üstesinden Nasıl Gelinir?

• Ekip üyelerinizle iyi bir ilişki kurun; böylece iş yükleriyle ilgili endişelerini size aktarabileceklerini hissetsinler. Birini insan olarak tanımak, onunla zor konuşmalar yapmayı kolaylaştırır. 
• Tüm yöneticilerin (proje yöneticileri ve diğerleri) öncelikleri ve olası kaynak çatışmalarını görüşmesi ve uyumu sağlaması için düzenli (haftalık, iki haftada bir vb.) toplantılar düzenleyin. Böylece ekip üyeleri farklı kişilerden farklı şeyler duymaz; bu da hayal kırıklığına ve kafa karışıklığına yol açabilir. 
• Ekip üyelerine iş yükleri veya tercihleri hakkında açık uçlu sorular sorun ve yönlendirici ya da küçümseyici sorulardan kaçının.

8. Çakışan Öncelikler

Kuruluşların devam eden çok sayıda projesi vardır ve yukarıda ele alındığı gibi bu projelerin ihtiyaç duyduğu kaynaklar kıt olabilir. Ekip üyeleri çoğu zaman oldukça fazla işe dağılmış durumdadır; bu da moral ve motivasyonu azaltabilir. Üstelik proje yöneticileri de farklı öncelik seviyelerine sahip birden fazla proje arasında kendilerini çoğu zaman aşırı dağılmış bulur.

Şu ifade durumu oldukça iyi özetliyor: 

Yorum
tarafından şu tartışmadan
şu topluluktaproje yönetimi

Bunun Üstesinden Nasıl Gelinir?

• Görev yönetimi yazılımı uygulayın ve proje yönetimi uygulamaları veya araçları kullanın. Bunlar, ekip üyelerinizin üzerinde çalıştığı işleri ve kendilerine atanmış diğer projeleri ve görevleri takip etmenize yardımcı olabilir. 
• Bir önceliklendirme matrisi oluşturun ve görevleri ne kadar önemli veya acil olduklarına göre kategorilere ayırın; hem önemsiz hem de acil olmayan her şeyi kaldırın. 
• Yetki devretmeyi öğrenin. Proje yöneticileri işlerin tamamlanmasından sorumlu olsalar da işi mutlaka kendilerinin yapması gerekmez. Risk yönetimi taktikleri veya acil durum planları için beyin fırtınası yapma sürecine ekibi de dahil edin.

9. Doğru Tahminler Elde Etme

Bir görevin ne kadar zaman alacağını ve dolayısıyla ne kadar bütçe kullanacağını tahmin etmek, hem proje yöneticileri hem de ekip üyeleri için her zaman zordur.

Proje yöneticileri işi yapan kişiler değildir ve ekip üyeleri, özellikle de tüm bilgilere sahip değillerse, belirli bir süre taahhüt etmekte tereddüt edebilirler; bazen durum gerçekten de böyledir.

Bunun Üstesinden Nasıl Gelinir

• Benzerlik temelli tahmin, parametrik tahmin veya üç nokta tahmini gibi tahmin tekniklerini kullanın. Benzerlik temelli tahmin önceki projelerden elde edilen verileri kullanır; parametrik tahmin ise benzer projelerden belirli değişkenleri alır ve bunları mevcut projenin parametrelerine uygular. Üç nokta tahmini, en iyi durum senaryosunun, en kötü durum senaryosunun ve en olası senaryonun ortalamasını alır.
• proje tahmini şablonumuzu kullanın (DPM üyeliğiyle kullanılabilir). Müşterilere mümkün olan en doğru tahmini sunduğunuzdan emin olmak için şablonumuza ve kontrol listemize erişin. 

10. İletişim Eksikliği

Ekip üyeleri birbirleriyle iletişim kurmadığında veya proje paydaşları projenin ilerlemesini sürdürmek için doğru bilgileri ya da onayları sağlamadığında, projenin başarısız olma riski artar.

Yorum
tarafındanu/wookiedaywalker adlı kullanıcının
şuradaki tartışmasındanproje yönetimi

Bunun Üstesinden Nasıl Gelinir

• Açık bir iletişim planı oluşturun. Bu plan, proje ekibinin, proje yöneticisinin ve paydaşların proje boyunca nasıl bilgi alışverişinde bulunacağını açıklar. Kullanacağınız kanalları, ne sıklıkta iletişim kuracağınızı ve yüz yüze ya da telefonla ne sıklıkta durum değerlendirme toplantıları yapacağınızı belirtin. 
• Uygun bir proje başlangıç toplantısı düzenleyin ve ayrıca sizle müşteri arasında bir başlangıç öncesi toplantı yapın. Bu, iyi bir iletişim kurabilmeniz için aranızda yakınlık oluşmasına yardımcı olur, böylece projenin geri kalanında etkili bir şekilde iletişim kurabilir ve proje boyunca iletişimin düzeyi ile sıklığına ilişkin beklentileri belirleyebilirsiniz. 

11. Ekiplerin Yalıtılmış Çalışması

Ekip üyeleri kendi küçük dünyalarında çalıştığında ve geri bildirim döngüleri bulunmadığında, işin kalitesi düşer, işler tekrarlanır ve kimin neden sorumlu olduğu net olmaz.

Bu durum nihayetinde proje ekibi ve paydaşlar arasında büyük bir hayal kırıklığına neden olur; morali ve motivasyonu düşürür ve ekibin işle bağını koparır. 

Bunun Üstesinden Nasıl Gelinir

• Bir RACI şeması uygulayın. Bu, belirli proje görevlerinden ve teslimatlarından kimin sorumlu, hesap verebilir, danışılan ve bilgilendirilen kişi olduğunu netleştirir. Yalıtılmış çalışmayı azaltmak ve “danışılan” rolündeki ekip üyelerinin geri bildirim verecek doğru kişiler olduğundan emin olmak için şemayı stratejik olarak doldurun.
• Bir geri bildirim döngüsü oluşturun. Buna işin kendisiyle ilgili geri bildirim almak dahildir; ancak proje yöneticileri süreçler, engeller ve projenin genel olarak nasıl ilerlediği hakkında da her zaman geri bildirim istemelidir. Süreçleri ne kadar çok iyileştirir ve yalıtılmış çalışmayı ortadan kaldırmanın yollarını bulursanız, moral ve işin kalitesi de o kadar artar.

Sırada Ne Var?

Etkili proje yönetimi ve bunlar gibi diğer yaygın proje yönetimi zorluklarını çözme konusunda yardım almak için, üyelik topluluğumuza kaydolun ve Slack'te sohbete katılın; yüzlerce diğer dijital proje yöneticisiyle birlikte.