Ekip Uyumu İçin 6 Proje Başlangıç Sunumu Slaytı
Proje başlangıç toplantınız için her şeyin hazır olduğunu varsayalım. Bir gündem hazırladınız, toplantı daveti gönderdiniz, ekibinizi bir iç başlangıç toplantısıyla hazırladınız ve önceden müşteriyle görüştünüz.
Şimdi proje sponsoru ve proje ekibinizin karşısında sunum yapmaya hazırsınız, ancak müşterinin takip edebileceği hiçbir görsel yok. Şık ve son derece profesyonel bir proje başlangıç sunumu oluşturmak, bu senaryodan kaçınmanıza yardımcı olur.
Proje Başlangıç Toplantısı Sunumunuza Neleri Dahil Etmelisiniz?
Her şeyden önce, proje başlangıç toplantısı PowerPoint sunumunuzun (veya Google Slaytlar sunumunuzun) gündeminizle uyumlu olduğundan emin olun. Gündem maddeleriyle örtüşmeyen slaytlarla katılımcıların başlangıç toplantısı sırasında kafasını karıştırmak istemezsiniz.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Proje başlangıç toplantısı sunumunuzun izleyebileceği ve gündemimizle uyumlu örnek bir taslak aşağıda yer alıyor. Slaytlarınızın, konuşacağınız konuların madde işaretli hâllerini içerdiğinden emin olun. Hiç kimse, sesli olarak söylenenlerle birebir eşleşen tam paragrafları okumak istemez.
Tanışma
Bu bölüm yalnızca ekibinizin isimlerini ve rollerini tanıtmaktan ibaret değildir. Şunları unutmayın:
- Mutlu, gülümseyen yüzler ve bir organizasyon şeması
- Ajansınız hakkında biraz bilgi: ne yaptığınız ve bunu nasıl yaptığınız (her şeyin son derece ilgili olduğundan emin olun; hiç kimse bir ajansın tarihini dinlemek istemez)
Proje Geçmişi
Bu bölümde kesinlikle müşterinin katkısını almak istersiniz. Toplantıdan önce sunum dosyanıza ekleyebilmeniz için müşteriden kendi içeriklerini istemeyi unutmayın. Toplantı sırasında sunumlar veya dizüstü bilgisayarlar arasında geçiş yapmaya çalışmak zaman kaybettirir ve toplantının akışını etkiler.
Proje Bilgilendirmesi
Burada da müşterinin katkısını almak isteyeceksiniz. Müşteri bu bölümü ayrıntılı şekilde ele aldıktan sonra, yeni proje keşif sürecinde bulduğunuz ve proje ekibi üyeleriniz ile temel paydaşlarınız için anlamlı olacak diğer notları veya bilgileri ekleyin. Aşağıdakilerin ele alındığından emin olun:
- Projenin amacı
- Projeyi anlama
- Proje hedefleri
- Projenin çözmek üzere tasarlandığı iş sorunu
- Proje kapsamı
Başarı
İdeal olarak, başlangıç öncesi toplantıda bunu müşteriyle kısaca görüşmüş olmalısınız; böylece başarılı bir projenin nasıl göründüğüne dair başlangıç niteliğinde ortak bir anlayışınız olur. Bu notları sunumunuza ekleyin.
Aksi takdirde, belirli proje türü veya sektör için kullanma eğiliminde olduğunuz bazı KPI'lar, başarı ölçümleri veya proje başarısının diğer göstergelerini ekleyebilirsiniz. Müşteriyle yapılacak görüşmeye açık bırakın ki onun katkısına da değer verildiği görülsün.
Proje Yönetimi
Burada, gündemde belirtilen standart proje yönetimi konularını ele alın:
- Proje planı
- Proje zaman çizelgeleri ve kilometre taşları (burada Gantt çizelgeleri harika görsellerdir!)
- Metodoloji
- Belirli görevler ve teslimatlar (RACI çizelgenize hızlı bir genel bakış sunmak genellikle iyi bir fikirdir)
- Riskler ve bağımlılıklar
- İletişim planı, iletişim kanalları ve ekip çalışması planı
- Değişiklik yönetimi planı
- Proje durum raporları ve proje ilerlemesinin takibi
Her konu için yeni bir slayt kullanmaktan çekinmeyin ve slaytları kısa ve öz tutun.
Diğer Konular
Bu bölüm biraz daha açık uçludur; başka nelerin ele alınması gerektiğine müşteri karar versin. Zaman elverirse konuyu proje ekibinize de açabilirsiniz (gerçi sorularını toplantıdan önce gözden geçirmeniz faydalı olabilir!)
Sonraki Adımlar
Proje ekibinin ve müşterinin tarafında bundan sonra yapılması gerekenleri ele alın. Eylem maddelerini, zaman çizelgelerini ve proje yöneticisi olarak ne zaman takip yapacağınızı açıkça listeleyin. Görevler konusunda net olmak ve zaman çizelgelerine bağlı kalmak, proje ekibinin ve müşterinin desteğini almanıza yardımcı olacaktır.
Proje Başlangıç Toplantısı Gündem Şablonu
Proje başlangıç toplantısı gündem şablonumuzu indirin ve bir sonraki proje başlangıcınız için önden hazırlık yapın. Ayrıca, şablonu tam olarak nasıl dolduracağınızı görebilmeniz için bir örnek de ekledik. Bu şablon, hem kendi gündeminizi hem de kendi proje başlangıç toplantısı sunumunuzu oluştururken oldukça faydalıdır.
Bu şablon, çeşitli diğer proje başlangıç şablonlarıyla birlikte DPM üyeliği kapsamında sunulmaktadır.
Sırada Ne Var?
Proje başlangıç toplantınızı gerçekleştirmeye hazırsınız! Bunun proje başlatma sürecinin önemli bir parçası olduğunu unutmayın—başlangıç toplantısının amacı, sizin ve ekibinizin müşterinin ne istediğini tamamen net bir şekilde anlamasını ve müşteriyle beklentileri belirlemenizi sağlamaktır.
Ayrıca, herkesin aynı noktada olduğundan emin olmak için müşteriyle yapılacak başlangıç toplantısından hemen önce proje ekibiyle son bir 10 dakikalık kontrol toplantısı yapmak da iyi bir fikirdir (dahili proje başlangıç toplantınızdan ayrı olarak).
Proje başlangıçları ve diğer proje başlatma faaliyetleri hakkında daha fazla bilgi için The Digital Project Manager bültenine abone olun.
