Dijital Proje Yönetimi Sürecinizi İyileştirmenin 5 Yolu
“Dijital proje yönetimi süreci” pek çok şeyi ifade edebilir:
- web sitesi veya uygulama gibi belirli bir dijital proje türüne ilişkin süreç
- proje yönetimi yaşam döngüsünün aşamaları veya
- risk yönetimi veya değişiklik yönetimi gibi belirli proje yönetimi süreçleri
Dijital proje yaşam döngüsü, metodolojiler ve belirli süreçlere yönelik çeşitli nasıl yapılır kılavuzlarını bulabilirsiniz.
Bugün, proje yöneticilerinin günlük, haftalık ve aylık olarak yürüttüğü süreçlerden ve daha başarılı projeler sunmak için bu süreçlerin nasıl iyileştirilebileceğinden bahsedeceğim.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Neden mi?
Çünkü PMI tarafından gerçekleştirilen araştırmaya göre, şirketlerin %58'i, daha yerleşik uygulamalara ve süreçlere sahip olmanın projelerinin başarısı açısından kritik olduğunu belirtiyor. Bu da kuruluşunuzun dijital proje yönetimi süreçlerini erken ve doğru bir şekilde tanımlamanın kritik olduğu anlamına gelir. Bu makale size yardımcı olacaktır.
Dijital Proje Yönetimine Kısa Bir Giriş
Dijital proje yönetimi, proje yönetimi dünyasıyla yakından ilişkili olsa da dikkat edilmesi gereken bazı önemli farklılıklar vardır.
Dijital proje yönetimi, dijital unsurlar içeren projelerin yönetilmesiyle ilgilenir. Olağan proje yönetimi yaşam döngüsünü takip eder.
Bu yaşam döngüsünün temel aşamaları proje başlatma, proje planlama, proje yürütme, izleme ve kontrol ile proje kapatma aşamalarıdır. Dijital proje yönetimi sürecinin temel akışı budur.
Dijital projelerde, dijital proje yöneticisinin rolü, üzerinde çalıştığı projelerle ilgili her şey hakkında biraz bilgi sahibi olmayı gerektirir. Bu bilgiler, olağan proje yönetimi sorumluluklarının yanı sıra QA, UI/UX, grafik tasarım, kodlama, web sitesi barındırma, SEO ve analizleri içerebilir.
Dijital Proje Yönetimi Süreçlerinizi İyileştirmenin 5 Yolu
Kuruluşunuz üç temel düzeyden birinde olabilir:
- İyi çalışan ve uyarlanabilirliğe olanak tanıyan, tamamen oluşturulmuş süreçleriniz olabilir.
- İnce ayar yapılması veya genişletilmesi gereken bazı süreçleriniz olabilir.
- Hiçbir süreciniz olmayabilir.
Listedeki #2 veya #3 durumundaysanız dijital proje yönetimi sürecinizi iyileştirmenin veya oluşturmanın birkaç yolu vardır. İşte birkaç öneri:
1. Araçları Kullanın
Süreç oluşturmayı ve iyileştirmeyi kolaylaştırmak için tasarlanmış pek çok araç vardır. Daha yaygın olanlardan bazıları şunlardır:
- İş akışı yönetimi yazılımı; proje yönetimi iş akışlarını tasarlamak ve otomatikleştirmek için
- Sürecinizdeki değişiklikleri sistematik olarak uygulamak için değişiklik yönetimi araçları
- Süreçleri görselleştirmek, otomatikleştirmek, ayarlamak ve standartlaştırmak için iş süreci yönetimi sistemleri (BPMS)
Bu araçlar genellikle süreçleriniz tıkandığında yararlanabileceğiniz zengin bir bilgi kaynağı veya akran topluluğu (forum ya da tartışma panosu şeklinde) da sunar.
2. Bir Süreç Sahibi Atayın
Süreçlerinizi iyileştirmeye yönelik bir başka ipucu da süreç iyileştirmelerini ve oluşturulmasını denetlemekle görevli bir kişi veya grup olan süreç sahibini atamaktır. Çoğu kuruluşta bu görev genellikle proje yönetimi ofisine (PMO) verilir; çünkü proje yöneticilerinin tamamının aynı doğrultuda ilerlemesini sağlamak üzere süreçler için merkezi bir merkez görevi görebilir ve süreçler üzerinde son onaya sahip olabilir (bu, proje yönetimi ofislerinde yapay zekânın da yardımcı olabileceği bir konudur).
Kuruluşunuzda bir PMO yoksa, bir veya birkaç kişiyi süreç sahibi olarak görevlendirebilirsiniz. Süreç değişiklikleri, yeni süreçler ve süreçler için nihai onay konusunda başvurulacak tek bir kişi veya komite olduğunda, süreçlerin kuruluş genelinde nasıl yürütüldüğü konusunda uyumu ve süreçler arasındaki uyumu güvence altına alan tek bir bilgi kaynağı oluşturulur. Bu süreç sahibi kalite güvencesi, operasyonlar veya iş analizi alanında çalışan biri olabilir.
3. Yönetimin Desteğini Alın
Süreç oluşturma veya değişikliklerini yönetime gerekçelendirmek dirençle karşılanabilir.
Direncin ardındaki nedenleri öğrenmeye ve yönetimin bakış açısını anlamaya çalışın. Ardından uzlaşma yolları bulabilir veya süreç iyileştirmelerinin neden gerçekten faydalı olacağını açıklayabilirsiniz. Yönetimin bakış açısı, süreç iyileştirmelerini ertelemeye veya tamamen rafa kaldırmaya karar vermenize bile yol açabilir.
4. Süreçlerdeki Boşlukları Bulun
Mevcut süreçlerinizde boşluklar nerede ve bunları nasıl doldurabilirsiniz?
Eksik olan iki tür süreci arayın:
- Süreçler arasındaki boşlukları arayın. Örneğin, bir risk yönetimi süreciniz olabilir, ancak herhangi bir kalite yönetimi yönergeniz olmayabilir.
- Süreçlerin içindeki boşlukları arayın. Ekip ile öğrenilen dersleri gözden geçirmeye yönelik bir adımı eksik olan bir proje kapanış süreciniz olabilir.
Aşağıda, eksik olabilecek birkaç günlük proje yönetimi süreci listelenmiştir. Bunları dikkatlice değerlendirmek için biraz zaman ayırın. Her birini nasıl daha iyi gerçekleştirebilirsiniz? Her biri için bir süreci nasıl uygulayabilirsiniz?
Risk Yönetimi
Risk yönetimi; riskleri öngörme, bunlara hazırlık yapma, etkilerini azaltma ve bunlardan kaçınma süreçlerini kapsar. 2018 yılında yapılan bir araştırmada proje yöneticileri, risk yönetimi stratejilerini yalnızca %62 oranında uyguladıklarını belirtmiştir. Bu dijital proje yönetimi sürecinin göreceli önemini göz önünde bulundurduğunuzda bu oran oldukça düşüktür.
Risk yönetimi stratejinizi geliştirmenin birkaç yolu vardır.
En kolay yollardan biri, proje yöneticilerinizin RAID günlüğü gibi şeyler için kullanabileceği belge şablonları oluşturmaktır.
Bir proje sırasında risk yönetiminin nasıl ve ne zaman yürütüleceğine ilişkin yönergeler belirlemek de faydalı olacaktır. Bunu proje sürecinizde her zaman aynı zamanda yürütmek (tercihen geç değil, erken) ekibinizin riskleri sorunlara dönüşmeden önce tespit etme konusunda daha verimli ve etkili olmasını sağlayacaktır.
Risk yönetimiyle yakından ilişkili olan konu, sorun yönetimidir. Sorun yönetimi hâlihazırda ortaya çıkan sorunlar veya problemlerle ilgilenirken risk yönetimi, bir proje sırasında ortaya çıkabilecek veya çıkmayabilecek potansiyel risklerle ilgilenir.
Daha Fazla Bilgi: risk yönetimi planı hazırlama kılavuzumuza göz atın.
Bütçeleme ve Tahmin
Bütçeleme ve tahmin, her projenin önemli parçalarıdır ve ekip üyelerinin yanlış tahminleri, projeler boyunca müşterilerin değişiklik talepleri ve projeler sırasında öngörülemeyen sorunların ortaya çıkmasının kaçınılmaz olması nedeniyle çoğu zaman sürekli risk altındadır.
Her seferinde bütçeyi tam olarak doğru belirlemek zor olsa da müşterilerinize veya üst yöneticilerinize sunmak üzere daha iyi tahminler elde etmek için kullanabileceğiniz çeşitli stratejiler vardır.
İlginç bir şekilde Gartner, bütçesi daha yüksek olan projelerin aynı zamanda daha yüksek başarısızlık oranına sahip olduğunu ortaya koymuştur — 1 milyon doların üzerinde bütçesi olan projelerin başarısızlık oranı, bütçesi 350.000 doların altında olan projelere kıyasla %50 daha yüksektir.
Bunun nedeni, daha yüksek bir bütçeyle birlikte gelen daha yüksek beklentiler veya zaman ve kaynakların yanlış tahmin edilmesi olabilir.
Proje bütçeniz ne olursa olsun, bu bütçeyi tahmin etmeye ve proje yaşam döngüsü boyunca tahmini izlemeye yönelik bir süreç kritik öneme sahiptir.
Daha Fazla Bilgi: proje tahminine ilişkin kılavuzumuz, etkili bir süreci ana hatlarıyla açıklayan kapsamlı bir rehberdir. Kendi tahmin sürecinizi geliştirmeye başlamak için harika bir yerdir—ancak bunu daha da geliştirmek için kendi fikirleriniz olabilir!
Proje Planlaması
Proje planı oluşturmak da bir diğer kritik süreçtir. Tahminler oluşturmaya, teslimatları ve proje kapsamını tanımlamaya, bağımlılıkları ve kilometre taşlarını izlemeye ve kaynakları yönetmeye yardımcı olur.
Proje planlaması için bir süreç tanımlamak, proje planlarını oluşturma konusunda giderek daha hızlı olmanızı ve doğru kişilerin tümüne danışılarak plan üzerinde anlaşmaya varılmasını sağlayacaktır.
Daha Fazla Bilgi: proje planı oluşturma rehberimiz, ekibiniz için işe yarayan bir süreç oluşturmak üzere geliştirebileceğiniz bir proje planlama süreci oluşturma veya iyileştirme konusunda bazı ipuçları içerir.
Değişiklik Yönetimi
Projelerin sonuçları, bir kuruluş için birçok değişikliğe yol açabilir. Değişiklik yönetimine ihtiyaç duyduğunuz durumlara ilişkin örnekler arasında kuruluş yapısındaki, personel kadrosundaki ve eğitimdeki değişikliklerin yanı sıra süreç ve politikaların uygulanması ile daha fazlası yer alır. Bu sonuçların benimsenmesini yönetmek için bir değişiklik yönetimi sürecine sahip olmak önemlidir.
Günümüzde şirketlerin yaklaşık %68'i, projeleri oluşturma süreçlerine değişiklik yönetimini dahil ediyor. Değişikliklerin projeler ve kuruluşun genel başarısı üzerindeki etkisi göz önüne alındığında, projelerdeki ve süreçlerdeki değişiklikleri hesaba katmak isteğe bağlı olmamalı veya yalnızca zaman zaman yapılmamalıdır.
Yukarıda belirtildiği gibi, değişiklik yönetimini yönlendirmesi için bir süreç sahibi (veya sahipleri) atayın. Bu şekilde, tabiri caizse mutfaktaki aşçıların sayısını sınırlarken kuruluşunuzun geri kalanından da görüş almaya devam edersiniz. Değişiklik süreci üzerinde geniş kapsamlı bir mutabakat sağlayın ve sonraki değişiklikler için kontrol ve denge mekanizmaları oluşturun.
İletişim Yönetimi
Doğru iletişim, projeler için son derece kritiktir. Belirli bir proje için iletişim yönergelerini ve süreçlerini projenin başlangıcında oluşturmak, iletişim yönetimi söz konusu olduğunda en iyi uygulamalardan biridir.
Bir iletişim planı oluşturmak, bu yönergeleri ve süreçleri belirlemenin bir yoludur. Geri bildirim almaktan kapsam ve bütçe durumu güncellemeleri sağlamaya ve toplantıların sıklığını belirlemeye kadar, kime neyin ve ne zaman iletileceğini ortaya koyabileceksiniz.
Standartlaştırılmış bir iletişim yönetimi süreci, proje başarısının ötesinde faydalar sağlar — aynı zamanda beklentilerin belirlenmesine ve yönetilmesine, müşterilerin ve paydaşların yönetilmesine ve projelerin planlanmasına yardımcı olur.
Kalite Yönetimi
Yerleşik bir kalite yönetimi süreci olmadan, teslimattan teslimata ve projeden projeye kaliteyi tutarlı ve doğru bir şekilde güvence altına almak mümkün değildir. Belirli projeniz için bir kalite yönetimi süreci tanımlamak önemli olsa da bunu kuruluşunuz genelinde tanımlamak daha da iyidir. Yeni bir projeye başladığınızda standartlarınız zaten hazır olur ve her seferinde yeniden bir şeyler icat etmeniz gerekmez.
Her iki durumda da her proje için bir kalite yönetimi planı oluşturmanız gerekir. Bunun projeleriniz için pek çok faydası vardır — genel teslimat kalitesini artırır, iş birliğini ve geri bildirimi geliştirir ve genel giderleri azaltır. Bunun için kurumsal bir süreç oluşturmak, bu faydaları yalnızca projenize değil, kuruluşunuzun tamamına sağlayacaktır.
5. Belge Şablonları Oluşturun
Süreçleri iyileştirmenin kolay bir yolu, en yaygın proje yönetimi görevleri için standartlaştırılmış belge şablonları oluşturmaktır. Tüm proje yöneticileri işe aynı belgeyle başlarsa standartlaştırma daha kolay ve daha tutarlı olur.
DPM üyeliğimizde kullanıma hazır 90'dan fazla proje yönetimi şablonunun yanı sıra süreç yönetimi hakkında sohbet edebileceğiniz diğer proje yöneticilerinden oluşan bir topluluk da bulunur.
İşe Yarayan Bir Süreç Oluşturmak Sürekli Bir Çabadır
Dijital proje yönetimi sürecinizi oluşturduktan sonra, bunun zaman içinde değişmesi ve uyum sağlaması kaçınılmazdır. İşleri yapmanın yeni yollarını keşfeder, daha fazla verimlilik elde eder veya iş akışlarınızı hızlandıracak yeni araçları ya da yazılımları sürecinize dahil edersiniz.
Süreçlerinizin zaman içinde nasıl değiştiğini takip etmek ve iş akışlarınızı optimize etmek için bir uygulama kılavuzu oluşturmak iyi bir fikirdir. Proje ortamı sürekli değişir; dolayısıyla süreçleriniz de değişmelidir.
Aslında 700'den fazla üyeden oluşan topluluğumuzun ardındaki tüm felsefe, dijital projelerin gelişen doğasına dayanır. Proje yöneticileri olarak dijital projelerin nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin uygulama kılavuzunu yazmaktan sorumlu kişiler biziz. Bu oldukça heyecan verici bir şey; bu nedenle mutlaka göz atın!
