Rolünüzü Gereksiz Hale Getirerek Kariyerinizde Nasıl Hızla İlerlersiniz

Transkripti Okuyun:

Podcast'lerimizi bir yazılım programı kullanarak yazıya dökmeyi deniyoruz. Bot her zaman yüzde 100 doğru çalışmadığı için lütfen olası yazım hatalarını mazur görün.

Galen Low: Merhaba millet, yayını dinlediğiniz için teşekkürler. Ben The Digital Project Manager'dan Galen Low. Birbirimizin dijital dünyada proje yönetiminin değerini artırabilmesi için yetkinleşmesine, özgüven kazanmasına ve bağlantı kurmasına yardımcı olma misyonuyla çalışan bir dijital profesyoneller topluluğuyuz. Bu konuda daha fazlasını duymak isterseniz thedigitalprojectmanager.com adresine göz atın.

Bugün kendinizi gereksiz hale getirmekten ve bunun profesyonel kariyeriniz için yapabileceğiniz en iyi şey olabileceğinden bahsediyoruz. Bu süreçte süreçler, yetki devri ve dengeli bir yaşam arayışında huzur bulma konularına da değineceğiz.

Bugün yine konuğumuz, Operations Agency adlı harika danışmanlık şirketinin sahibi ve yöneticisi, çok satan The Sabbatical Method kitabının yazarı Alyson Caffrey.

Alyson, programa tekrar katıldığın için çok teşekkürler.

Alyson Caffrey: Galen, burada olduğum için çok heyecanlıyım. Beni tekrar davet ettiğin için teşekkürler.

Galen Low: Seni yeniden ağırladığım için ben de çok heyecanlıyım. Geçen seferki favori konuklarımdan biriydin; hatta çok kıskanmıştım. Sanırım verandandaydın ve hava güneşliydi. İçimden, podcast böyle yapılır, demiştim.

Alyson Caffrey: Hatırlıyorum. Eğlenceli bir gündü.

Galen Low: Geçen sefer operasyonlar hakkında derinlemesine konuşmuştuk. Bu kez biraz farklı bir konuyla geri döndük; kulağa mantığa aykırı geliyor olabilir.

Bölümün girişini dinlerken ben de bunun kulağa tuhaf geldiğini düşündüm. Ama açıklayacağız. Daha önce Alyson'ı programa konuk etmiştik. Bazılarınız onu tanıyor olabilir; bazılarınız da dünyada yaptığı diğer işlerden biliyor olabilir. Alyson, herkesin yararı için bize kim olduğunu ve Operations Agency'de ne yaptığını kısaca anlatır mısın?

Alyson Caffrey: Elbette. Galen'in söylediği gibi benim adım Alyson Caffrey. Mesleğim operasyon stratejistliği ve Operations Agency'nin kurucusuyum. İşletmelerin basit operasyon yapıları uygulayarak perde arkasındaki stresi azaltmasına yardımcı oluyoruz. Büyük ve kapsamlı dönüşümlere, uygulanması zor EOS ya da Scaling Up modellerine odaklanmıyoruz. Kurucuyu ve ekibi uzun vadede destekleyecek basit şeylere odaklanıyoruz.

İşletmelerle temelde bu şekilde ortaklık kuruyoruz. Bu yılın ilerleyen dönemlerinde Operations Agency'nin altıncı yıl dönümünü kutlayacağım; bu hâlâ gerçeküstü geliyor. Önümüzdeki altı yıl için pusulamız, kurucularla birlikte çalışarak operasyonların iş yapmanın bir parçası olduğunu anlamak.

Günün sonunda ekiplerimizi desteklerken, büyürken ve tüm bu işleri yaparken operasyonları görmezden gelebilir, bahaneler üretebilir ve sistem insanı ya da operasyon insanı olmadığımızı söyleyebiliriz. Bunların bir kısmını dışarıya vermeye çalışabiliriz. Ancak günün sonunda işletmemizden ve işletmenin içindeki işlerden sorumluyuz. Şirketteki herkes, oluşturduğumuz bu kolektifi desteklemek için bir şekilde operasyonel düşünce yapısına sahip olmalı. Bu nedenle içeride bir süreç kültürü oluşturmak bizim için çok önemli.

Galen Low: Buna bayıldım. Bence bunu ne kadar özlü ifade ettiğin de harika. Haklısın. Proje yönetimi de bundan suçlu. Proje yönetimi ve operasyon kelimeleri bir açıdan belirsiz ve göz korkutucu; mekanik ve sıkıcı geliyorlar. Ama özüne indiğinizde birlikte bir şeyler yapmak demek, değil mi?

Proje yönetimi, başlayıp bitecek ve harika olacak bir şey üzerinde iş birliği yapmaktır. Operasyon ise birlikte çalışmak, işletmenin işlemesini sağlamak ve birlikte büyümektir. Söylediğin ve bende gerçekten yankı uyandıran şey, stresi azaltmaya yardımcı olduğunuzdu.

Çünkü çerçeveler, süreç tasarımı ve en iyi uygulamalar hakkında gün boyu konuşabilirsiniz. Milyonlarca akış şemanız olabilir. Ama neden? Gerçek sonuç, stresin azalmasıdır; çünkü kabul edelim, işletme yürütmek zordur. Bir işletmenin parçası olmak da zordur.

Bundan önce hazırlık odasında konuşuyorduk. Şu anda iş kolay diyen pek çok insan olduğunu sanmıyorum. Herkes hayatını kolaylaştıracak iyileştirmeler arıyor. Evet, bu süreç ve süreç kültürüne sahip olmakla ilgili olabilir; ama sıkıcı bir şekilde değil. Her şeyi daha iyi yapalım ki hepimiz saçımızı başımızı yolmayalım.

Buna bayıldım. Çok iyi.

Alyson Caffrey: Birlikte çalışmak da daha kolay oluyor, değil mi? Daha şeffaf olduğunda, birbirimizin neyi başardığını biraz daha iyi anladığımızı hissediyoruz. Bu yüzden bunun kesinlikle kritik olduğunu düşünüyorum.

Galen Low: Buna bayıldım. Evet. Şeffaflık aracılığıyla iş birliği yapıyoruz; hepimiz makinedeki dişliler değiliz.

Dişli gibi duyuluyor ama makinedeki dişliler değiliz. Ayrıca şuna da değinmem gerekiyor: Operations Agency ve altıncı yıl dönümü tebriklerinin yanı sıra yakın zamanda bir kitap da yayımladın.

Alyson Caffrey: Evet, bu benim ilk kitabım.

Galen Low: Kitabın adı The Sabbatical Method. Benim açımdan bu kitap, işletme sahiplerinin kendi yollarından çekilerek işletmelerinin ölçeklenmesine yardımcı olmaları için bir rehber. Bize kitabın adının, The Sabbatical Method'un, nereden geldiğini anlatabilir misin?

Alyson Caffrey: İlk oğlum Frank'i dünyaya getirdiğim zamana dönerek başlayayım. Bu yaz üç yaşına girecek. Onu yeni doğurduğumda gece kalacağımız kalıcı odaya geçtik. Hastane yatağında ilk oğlumla birlikte çekilmiş, kulaktan kulağa gülümsediğim güzel bir fotoğraf var. Doğum sürecinin bitmiş olmasından çok mutluyum. Ancak fotoğrafa yansımayan bir sonraki an, telefonumu kontrol edip Slack ve e-postalarıma bakmam, müşteri sorularını yanıtlamam ve ekip Slack kanallarını takip etmemdi.

Bence hayatta ve kariyerde önceliklerinizin nerede olduğuna dair böylesine fiziksel bir göstergeyle karşılaştığınız çok az an vardır. Bunu görmezden gelmek neredeyse imkânsızdır. Kelimenin tam anlamıyla, işletmemi kaldırabilmek için bebeğimi bıraktığımı düşündüm.

Böylece bütün bu süreç başladı. İlk başta bunu bir gurur nişanesi olarak gördüm: İşime ve işletmeme ne kadar bağlı olduğuma bakın. Sonra onu eve getirdikten sonraki aşamada, işletme üzerinde çalışmaya ne kadar, müşterilerimizle ne kadar zaman geçirdiğimi ve benzeri şeyleri yeniden değerlendirdim.

Bunu sürdüremeyeceğimi fark ettim. Operasyon uzmanının kendi operasyonunu netleştirmesi ve gerçekten standartlaştırması gerekiyordu. Kitabın adını The Sabbatical Method koymamın nedeni, bu deneyimden çıkan çerçevenin bana işletmeden biraz uzaklaşarak olayları net görme ve burada nasıl yer almak istediğimi düşünme fırsatı vermesiydi. Uzaklaştığımda ne dağılıyor? İleriye taşınması gereken kritik şeyler hangileri? Hangileri arka plana atılabilir ya da tamamen ortadan kaldırılabilir?

Bu yöntemleri kullanarak bakış açımızı değiştirmek, dinlenmek ve işletmeyi yeniden kurmak mümkün. Kitap için araştırma yaparken ve bu süreci sağlamlaştıracak hangi hikâyeleri anlatacağımı düşünürken Everest'e tırmanan Ian Taylor'ın ilginç bir hikâyesiyle karşılaştım. Everest'e tırmananların zirveye ulaşamamasının bir numaralı nedeninin ana kamplarda yüksekliğe alışmak için yeterince zaman geçirmemeleri olduğunu söylüyordu.

Basit bir grip bile onları yere serebilir; çünkü bedenlerinin bir sonraki aşamaya hazır olması için yeterince dinlenmemişlerdir. Bunu küçük, yüksek performanslı ekipler, kurucular ve girişimciler açısından düşündüm. Sürekli koşturuyorlar; bir proje biter bitmez diğerine geçiyorlar.

Küçük işletmedeki görevimiz onu kırmaksa, yani büyürken bir şeyleri bozuyor ve projeleri yürütmenin en iyi yolunu bulmaya çalışıyorsak, sonra hemen bir proje daha ekliyorsak, bir noktada şöyle diyoruz: Bu pek iyi çalışmadı, bir dahaki sefere bunu düşünelim. The Sabbatical Method, günlük dilde, tırmanışın bir sonraki aşaması için yeniden yapılanmak amacıyla dinlenmenin bir yolu.

Galen Low: Buna bayıldım. Değişime alışma fikrini de seviyorum. Haklısın; pek çok kuruluş hızla büyüyor, kendini dönüştürüyor ve bu değişim neredeyse bir irtifa gibi. Büyümeyi dikey bir hareket olarak görürsek, Kuzey Yıldızımıza doğru durmadan ilerlemek yerine biraz zaman ayırmamız gerekiyor. Çünkü dinlenmezsek zirveye ulaşamayabiliriz.

Alyson Caffrey: Seni yere serebilir, değil mi? Basit bir grip bile. Geçen gün sosyal medyada bir şey okuyordum: Herkesin dinlenmeye ihtiyacı var. Bunu yeterince uzun süre görmezden gelirseniz, en uygunsuz zamanda karşınıza çıkar. Ben de evet, doğru, diye düşündüm.

Galen Low: Bir süre film sektöründe çalıştım. Buna bağışıklık konisi derdik. Yönetmenlerin, birinci yönetmen yardımcılarının ve yapımı gerçekten yöneten kişilerin çekimleri tamamlamak için bağışıklık tepkilerini bir şekilde bastırdığı, ardından çöktüğü garip bir olguydu.

Çekimler bittiğinde artık hasta olabileceklerini söylerlerdi. Bu durumu bağlama oturtursak, gerçekçi ve muhtemelen güvenilir olmayan bir yöntem; ancak günümüzdeki pek çok işletme yaklaşımını yansıtıyor. Özellikle de sizin gibi bir girişimci ve işletme sahibi açısından. İşletmeyi kurduğunuzda marka sizsiniz; siz markasınız, siz işletmesiniz.

Sunduğunuzu düşündüğünüz değerin bir parçası, yüksek temas düzeyidir: Slack'te olmak, her şeyi yönetmek, her şeye dokunmak, tüm müşterilerle ilişkiler kurmak. Müşteriler sizi ister ve işletmeniz siz olursunuz. Oysa büyümenin tohumu, kendinize nasıl dinlenme imkânı sağlayacağınız ve bu dinlenmeyi mümkün kılacak süreçleri nasıl kuracağınızla ilgilidir. Bu, hem akıl sağlığınız ve sağlığınız için hem de ölçeklenebilen bir işletme yapısı oluşturmak için önemlidir.

Dinlenme fikri etrafında bir yapı kurduğunuzda bunun harika olduğunu düşünüyorum. Şunu sormalıyım: Bu yöntem diğer yöne de işler mi? Sonunda buna geleceğim; ancak kitlenizin çoğunlukla işletme sahipleri, girişimciler ve sizin gibi insanlardan oluştuğunu biliyorum.

Sizce bu yöntem herkesin dinlenebilmesi için çevreye yayılan bir şey mi? Yoksa yalnızca sahipler ve liderlik ekipleri için mi?

Alyson Caffrey: Kesinlikle herkese yayılıyor. The Sabbatical Method'un temel misyonu olarak işletmenin tek bir kişiden bağımsız çalışmasını istiyoruz.

Okuldan geçip ilk profesyonel kariyerlerimize başlarken başarılı olmak için kendimizi vazgeçilmez kılmamız gerektiği öğretiliyor. Oysa küçük bir işletme ortamında esnek olabilmek ve karşımıza çıkan farklı alanlara ve fırsatlara büyüyebilmek için kendimizi ikame edilebilir hale getirmemiz gerekiyor.

Kulağa mantığa aykırı geliyor ama büyüme yolculuğunun nasıl görünebileceğini düşünün. Küçük bir ekipteyseniz, kurucu izin aldığında ve onun yürüttüğü bazı üst düzey görevler yeniden dağıtıldığında doğrudan devreye girip bunları üstlenebilirsiniz.

Kuruluş için değeriniz artar. Altınızdaki bir ekibe liderlik edebilir, daha fazla deneyim kazanabilir, büyümeyi ve geliri artırabilirsiniz. Ben bunu ikinci komutanım Lauren ile açıkça konuştum. Ona, ben yokken müşteri yükünü üstlenmek ve operasyon stratejisini yürütmek gibi bazı görevler sana devredilirse, öğrenebilmen için hangi alanlarda yapı oluşturmamız gerektiğini bana söylemelisin, dedim.

İkinci olarak, neyi gerçekten seviyorsun ve neyi sevmiyorsun? Lauren için bu daha çok içeride proje yöneticiliği ve genel sekreterlik rolüydü. DPM okuluna gitti. Döngüleri tamamlamayı ve her şeyin yolunda olduğundan emin olmayı seviyor.

The Sabbatical Method'a odaklanmasaydım ve bu projeye yoğunlaşmak için bir anlamda izin almasaydım, Lauren'ı genel sekreterlik ve içeride proje yöneticiliği rolüne yükseltecek konumda olamazdık.

Bunun ekibe gerçekten yayıldığını düşünüyorum. Lauren'la artık uyguladığım bir kural var: Her izin aldığında, gün bitmeden bir sonraki iznini planlamalısın ki her zaman sabırsızlıkla beklediğin bir şey olsun.

Bunu ekibe yerleştirmek önemli. Ekiplerimiz işletmelerimizi ve projelerimizi çok önemsedikleri için kendilerini işe kaptırabiliyorlar. Onlara şunu öğretmek istiyoruz: İşinizi yapmanın ayrıntıları içinde kaybolmayın; geriye çekilip bunu müşterilerimiz, ürünlerimiz ve hizmetlerimiz için nasıl daha verimli ve daha değerli yapabileceğinizi düşünün.

Galen Low: Aklımdan şunu geçiriyorum: The Sabbatical Method'u yazmak için gerçekten izin aldın. Daha kalemi kâğıda koymadan önce Lauren'la bu konuşmayı yapıyordun. İkinci komutanınla. Bunu duygusal olarak nasıl yaşadın? Bırakma fikri senin için ne ifade etti? Lauren açısından nasıldı? Korkutucu, farlara yakalanmış geyik gibi bir an mıydı, yoksa ikiniz de buna hazırlanmış mıydınız?

Alyson Caffrey: Geriye dönüp o özel konuşmayı Lauren'a sormayı çok isterdim. Benim açımdan Lauren çok dengeli biri. Ben olaylar karşısında çok heyecanlanırım; işler yolunda gitmediğinde de çok üzülürüm. Kendime karşı zaman zaman çok sertim.

Lauren ise benim çılgın, iddialı fikirlerimle geldiğimde sakince dinliyor. Düşünüyor ve hemen bir plan uygulamaya koyuluyor. Yetkin bir ikinci kişi ve harika bir proje yöneticisi için tam olarak istediğiniz şey bu.

Konuşmayı, kalemi kâğıda koymadan önce yaptık. Operations Agency'nin uzun ömürlü olması ve mesajımızı netleştirmek için iki projeye odaklanmamın önemli olduğunu söyledim: Müşteri işlerinden uzaklaşıp kitabımızı yazmak ve markayı yenilemek.

İlk birkaç hafta herkes çok heyecanlıydı. Sonra benim fazla dâhil olmadığım işler ortaya çıkmaya başladı. Bir süre sonra belirli sorunların çözülmesine yardımcı olmak için az miktarda dikkatimi ayırabileceğim ve ardından kendi projelerime dönebileceğim bir geri bildirim döngüsü oluşturmamız gerekti.

Bunu The Sabbatical Method'a ekledim; çünkü birçok kurucunun bırakmakta ve sorumluluğu devretmekte zorlandığını biliyorum. Bu bir kas gibidir. Bir dahaki sefere yeni bir proje yürüttüğümde ya da işletmede yeni bir şeye odaklanmam gerektiğinde, bu deneyimden yararlanıp süreci başlangıçta yaşadığımız o zorlu dönemi azaltacak şekilde yapılandırabiliriz.

Bunu geliştirmeniz ve sürekli çalıştırmanız gerekir. Aksi halde biri uzun hafta sonu ya da bir hafta izin aldığında herkes bunun etkisini hisseder.

Galen Low: Pek çok kuruluş böyle. İzin ve ilgili avantajlar var ama biri tatile çıktığında herkes geriliyor. Başka birinin daha fazla çalışması, projenin ilerlememesi ya da birinin izin almasının işletme için büyük bir rahatsızlık yaratması bekleniyor.

Rest etrafında bir işletme kurma fikrini ve bunun bilinçli yapısını gerçekten takdir ediyorum. Pek çok kişi bundan söz ediyor ama uygulamakta zorlanıyor. Özellikle ajanslarda herkesin kaynak kullanımını yüzde 70'e çıkarmaya çalışıyorlar. Yeni proje gelince herkesi yüzde 100 dolduruyor, fazla mesai yaptırıyor ve izin alınmamasını istiyorlar. Sonra her şey dağılıyor.

Sizin yaptığınız şeyin değerli tarafı, işletmeyi yürütmek için her şeyi belgeleyip mükemmel bir kullanım kılavuzu oluşturmaktan ziyade daha yinelemeli bir yaklaşım benimsemeniz. Anahtarları devrediyorsunuz, birkaç hafta her şey yolunda gidiyor ve sonra sorunlar ortaya çıkıyor. Ne kadar iyi bir devir teslim ya da belgeleme yaparsanız yapın, daha sonra beklemediğiniz şeyler ortaya çıkabiliyor.

Bu bir ortaklık gibi görünüyor: İşletmeyi bu modele geçirmek için hepimizin birlikte çalışması gerekiyor. Bu yalnızca benim, kitabımın ya da iznimin meselesi değil; bir işletme ortaklığı meselesi.

Alyson Caffrey: Bence bu, bazı prosedürel atılımların ya da darboğazların nerede olabileceğini belirlemeye başlamanın kolayca uygulanabilir bir yolu.

Dinlenmenin yüksek performanslı her planın kritik bir unsuru olduğunu düşünürsek, basit operasyon yapıları oluşturmak yeni bir bakış açısı kazanmak için zaman planlamak kadar kolay olabilir. Dinlenin, bir an hayal kurun, işlerin nereye gittiğine bakın ve sonra yenilenmiş olarak geri dönün.

Pek çok kişi bir sonraki şeye koşuyor. Sistem insanı olmadığını ya da düzenli olmadığını söylemek, benim için dün gece uyumayı planladım ama uyumadım demek gibi.

Sağlıklı uyku uyuyor, iyi besleniyor, bol su içiyor ve hareket ediyorsanız neredeyse her şeyin üstesinden gelebilirsiniz. İşletmedeki kritik dinlenme noktası budur. Bu yalnızca operasyonlarla değil, işletmeye sağlıklı alışkanlıklar yerleştirmekle ve ekibin tükenmesini önlemekle ilgilidir.

Şirketler bunu, özellikle ekiplerini ve projelerini yönetme biçimleriyle sık sık gözden kaçırıyor. Bir çalışma döngüsü yapıyorlar, sonra hemen bir tane daha. Bence bu sürdürülebilir değil.

Galen Low: Bu, özellikle uyku bağlamında ne kadar sürdürülemez olduğunu gösteriyor. İş günümüzün sonuna bir iş günü daha eklesek iyi olur muydu? Muhtemelen olmazdı. Pek çok dinleyici artık bunun nasıl yapılacağını merak ediyor. Hikâyeler güzel ama benim işletmemin buna ihtiyacı var; sırları anlatın.

İşletmenizden kopma fikrinden bahsettin. İnsanların telefonlarını alıp Slack'e ve e-postalarına bakması, işlerinin içinde kalması çok yaygın. The Sabbatical Method herhangi bir çalışan profesyonele fayda sağlayabilir mi, yoksa özellikle işletme sahipleri için mi?

Alyson Caffrey: Açıkçası herkes için. Bunu annelerle bile konuştum. Bir adım geri çekilmek, hayatınızı ve genel yolculuğunuzu değerlendirmek, neden yaptığınız şeyle yeniden bağlantı kurmak çok etkili.

Bu, karar verdiğiniz filtreyi güçlendirir. Dinlenme döneminden kazandığınız netlikle geri döndüğünüzde iki kat daha etkili ve yönünüze iki kat daha odaklanmış olabilirsiniz.

Bence bu, şimdiye kadarki en zarif üretkenlik yöntemlerinden biri. Çok basit başlayabilir. Öğle yemeğinizi takvime koyun ve telefonunuzu, bilgisayarınızı bırakın. Sabah ve öğleden sonra 20 dakikalık dinlenme dönemleri planlayın; merkezlenin, dışarı çıkın, çimlere basın ve güneşten yararlanın.

Operasyon açısından yararlanabileceğiniz üç izin kişiliği var: destekçi, eğitmen ve yönetim kurulu üyesi.

Destekçi, işi bizzat yapmadığınız; ekranınızı kaydederek nasıl çalıştığınızı gösterdiğiniz ve gelecekte başka birinin başarılı olmasını sağladığınız roldür. Şirket bilgi tabanınızı oluşturmak, rolünüz veya işletmenin tamamı hakkındaki bilgileri merkezi bir yerde toplamak buna örnektir.

İkinci kişilik eğitmendir. Bu, net proje yapıları oluşturmak demektir. İnsanlar projeleri nasıl başlatacaklarını, sürdüreceklerini ve arşivleyeceklerini bilmelidir. Siz üst düzey beklentiyi ve stratejiyi belirlersiniz, ekip de ayrıntıları doldurur.

Üçüncü kişilik yönetim kurulu üyesidir. Warren Buffett gibi düşünün. Üç aylık stratejiyi sunar, liderlerin bu stratejiyi nasıl uygulayacağını belirlemesine izin verir.

Bu üç yaklaşım profesyoneller, işletme sahipleri ve ebeveynler için geçerlidir. İnsanlar işletmelerine bebekleri gibi davranmayı sever. Ancak işletme ne zaman yetkin bir ergen, hatta gelişen bir yetişkin olacak? Bir noktada eğitim tekerleklerini çıkarmamız ve işletmenin kendi yöntemini oluşturmasına izin vermemiz gerekir.

Galen Low: Şu anda hızla ilerliyoruz; dinlenmeden sürekli koşuyoruz. Bu noktadan bu üç modele nasıl geçilir? Bir başkasının işi yapmasına yardımcı olmak, onu eğitmek ya da yalnızca vizyon göstermek, işi kendiniz yapmanızdan daha yavaş olabilir. Bu geçişi kendi işletmende nasıl yönettin?

Alyson Caffrey: Destekçi kişiliğiyle bugün başlayabilirsiniz. Yaptığınız görev listesini ekran kaydıyla kaydedin. Tek kişilik işletme sahiplerine ya da küçük ekipleri olanlara, işe alım veya ekip kurma öncesinde bilgi tabanı oluşturmalarını öneriyorum. Böylece biri ekibe katıldığında ihtiyaç duyduğu her şeye sahip olur.

Her gün yaptığınız işleri kaydedin. Her şeyin idari olması gerekmez. Yaptığınız her şeyi kaydedebilirsiniz.

Atomic Habits kitabında sevdiğim bir ifade var: Optimize etmeden önce standartlaştır. İşletmeler büyürken kusursuz müşteri yolculuğu, satış döngüsü ve süreçler tasarlamaya çalışıyoruz. Ama bunlar hiç tam olarak planlandığı gibi gerçekleşiyor mu? Muhtemelen hayır.

Bu nedenle önce mevcut durumumuzu dürüstçe görmeli, sonra standardizasyonu oluşturmalı ve zaman içinde yüzde 1 daha iyi olmaya çalışmalıyız. Ekran kayıtlarını oluşturduktan sonra hangilerinin daha düşük değerli işler olduğunu belirleyip destek alabileceğiniz kişileri düşünebilirsiniz.

Lidere değer gösteren bir konuşma yapın: Bu işler için bana saat başına şu kadar ödüyorsunuz; bunları daha düşük bir maliyetle yaptırabiliriz. Kurucuysanız ve şirkete katkınız saat başına yüksek bir değere sahipse müşterileri işe almak gibi düşük değerli işlerle uğraşmamalısınız.

Galen Low: Teraziye çıkma benzetmesini çok sevdim. Olmak istediğiniz yerde değil, gerçekte nerede olduğunuzu görüyorsunuz. Sistemleştirme ve yetki devri bazen tembel görünür. İnsanlar daha az çalışmaya çalıştığınızı düşünebilir.

Ancak yaratılan değer önemlidir. Bu, işletmenin çocukluktan ergenliğe, oradan da tamamen işleyen bağımsız bir yetişkine dönüşmesine yardım etmekle ilgilidir. Bunu, daha fazla değer sunabilmek için yaptığınızı açıklamanız gerekir.

Bir diğer duygusal boyut da işi sevdiğiniz için sürekli açık olmanızdır. Sevdiğiniz işlerden kopmak üzüntü ve pişmanlık yaratabilir. Yönteminiz bu duygularla nasıl başa çıkıyor?

Alyson Caffrey: Ben de bunu işletmenin farklı aşamalarında yaşadım. Müşterilerime hizmet etmeyi seviyorum. Kolları sıvayıp işletmenin içine giren biri olmayı seviyorum. Bu nedenle müşterilerimle bunu yapacağım belirli zamanları planlıyorum.

İlk olarak, işi farklı bir seviyede yapabilirsiniz. Uzun vadeli ve yüksek gelir getiren bir müşteri ilişkisi varsa, bu görevleri üstlenmeniz mantıklı olabilir.

İkinci olarak, tıpkı bir bebeğin farklı dönemlerde size farklı şekillerde ihtiyaç duyması gibi, işletme de farklı zamanlarda farklı şeylere ihtiyaç duyar. Bir çocuğun hâlâ bebek bezi kullanması gerekiyorsa, ergenlik döneminde bez değiştirmeyi özlemeniz sorun olur. Bu, gelişimi engeller.

Bırakmanın genel gelişime hizmet edebileceğini düşünün. Ekip sevdiği bir işi yapıyorsa, bunu daha fazla değer yaratacak farklı bir seviyede nasıl yapabileceğini sorun. Süreci iyileştirip ölçekleyerek başkalarının işini yönetmek size tatmin edici gelebilir.

Oğluma tuvalet eğitimini vermek çok zordu. Ev hayatımı da fazlasıyla böldü. Çalışmaya ara verip onun yanında bulunmam, sabırlı olmam gerekti. Hayal kırıklığı ve gözyaşları yaşadık. Ama sonunda aramızdaki bağ güçlendi; çünkü bunu kendi başına yapabileceğine inandığımı gördü.

Galen Low: Bu daha derin bağlantı fikrini seviyorum. Bir çocuğun yetişkin olduğu halde hâlâ bez kullandığını düşünmek bile bunun ne kadar etkili bir benzetme olduğunu gösteriyor. Bez değiştirmeyi ne kadar sevseniz de böyle bir durum istemezsiniz.

Kitabı yazmak için izin aldın. Geçmişteki kendine, takılıp kaldığı bir konuda ne tavsiye ederdin?

Alyson Caffrey: Sorunları kendim çözmek yerine ekibime güvenirdim. Biraz daha uzun sürse bile onlara güvendiğimi ve çözümü bulabileceklerini söylemek ekiple aramdaki bağı güçlendiriyor.

Eskiden biri işi perşembeye kadar bitiremezse perşembe öğleden sonra devreye girip kendim bitirirdim. Çünkü zihnimde yapay teslim tarihleri oluşturuyordum. Oysa geri çekilip ekibimdeki insanları güçlendirdiğimde yalnızca onların bunu yapabileceklerine inanmalarını değil, benim de onlara inandığımı bilmelerini sağlıyorum.

Bu, süreci zenginleştiriyor ve içeride daha ortaklaşa yaratıcı bir çalışma ortamı oluşturuyor. İşletmeyi yalnızca bizim beslememize izin verirsek ondan nefret etmeye başlarız ve işletme bize bağımlı hale gelir. Bunun yerine ekip üyeleri arasında iş birliği kurarak işletmenin iyi çalışmasını sağlamalıyız.

Galen Low: Bu gerçekten iyi bir cevaptı. Pek çok kişi biraz yavaş gittiğini görünce yeniden devreye giriyor ve ekibine verdiği güveni zedeliyor. İnsanların işi kendi yöntemleriyle yapmasına izin vermek ve onların gelişimini desteklemek çok değerli.

Alyson, programa katıldığın ve benimle tekrar sohbet ettiğin için çok teşekkürler. Kitap hakkında daha fazla bilgi edinmek ve bir kopya edinmek isteyenler nereye gidebilir?

Alyson Caffrey: Kitap operationsagency.com adresinde bulunuyor ve ilgili Amazon bağlantılarına yönlendiriyor. Ayrıca kitapla birlikte bir araç seti de yayımladım; çünkü ben uygulamaya dönük biriyim. Kitabı alırsanız araç setinin de dâhil olduğunu bilin. Kritik adımları uygulamak ve her şeyi doğru şekilde kurmak isteyenler bundan yararlanabilir.

Galen Low: Elbette bir araç setin var. Bu tam sana göre. Harika. Alyson, tekrar teşekkürler.

Alyson Caffrey: Teşekkürler, Galen.

Galen Low: Evet millet, bölümümüzün sonuna geldik. Binden fazla benzer düşünceli proje yönetimi savunucusunun bulunduğu sohbete katılmak isterseniz kolektifimize katılın!

Daha fazla bilgi için thedigitalprojectmanager.com/membership adresine gidin. Bugün duyduklarınızı beğendiyseniz abone olun ve thedigitalprojectmanager.com üzerinden iletişimde kalın.

Bir dahaki sefere kadar, dinlediğiniz için teşekkürler.