Galen Low, pandemi sırasında aşıları onlara ihtiyaç duyan kişilerin ellerine ulaştırmak için çevik metodolojileri ve blok zinciri teknolojisini gerçekten sınayan bir projeyi derinlemesine incelemek üzere Martin Gelb ve Bill Moroz’a katılıyor.
Röportajdan Öne Çıkanlar
- Martin ve Bill’in geçmişi [2:16]
- Martin kariyerine teknik yazar olarak başladı. Bu, teknolojiye bir kavram olarak ve ürünlerin nasıl tamamlandığına büyük ilgi duymasını sağladı.
- Bir süre pazarlama tarafında daha fazla iş yaptı, ancak onu hükümete getiren kişi tarafından ürün yönetimine çekildi.
- Ürün yöneticisi olmak kelimenin tam anlamıyla kedileri gütmeye benzer.
- Bill, teknik proje yöneticisi veya program yöneticisidir. Çok uzun zaman önce McGill Üniversitesi’nden mezun olduktan sonra dBase üç programlamayla işe başladı. Uzmanlık alanı veridir; veri toplama ve içerik toplama.
- Martin’den yardımını isteyen bir telefon aldı. Bu, şimdiye kadar aldığı en iyi telefondu.
- Martin kariyerine teknik yazar olarak başladı. Bu, teknolojiye bir kavram olarak ve ürünlerin nasıl tamamlandığına büyük ilgi duymasını sağladı.
- Pandemi başladı. Dünyanın dört bir yanındaki hükümetler, aşılar kullanıma sunuldukça bunları en çok ihtiyaç duyan topluluklara ve bölgelere dağıtmakla yükümlü. Size verilen görev neydi? [6:09]
- Bir kavram kanıtı.
- Kanada Silahlı Kuvvetleri bir sistem oluşturdu; işe elektronik tablolarla başladılar. Martin geldiğinde, bir MVP tasarlamışlardı.
- Son derece manuel çalışıyorlardı; sürecin her iki tarafına 40 ila 50 kişi koyabiliyor, siparişi SAP’ye giriyor, sonra oradan çekiyor ve benzeri işlemler yapıyorlardı.
- Açıkça düzeltmeleri gereken bir şeydi. S/4HANA’ları vardı; tam kapsamlı, kurumsal bir ERP paketi, geliştirme kaynakları ve para mevcuttu.
- Proje yöneticisi açısından bu, Bill için yeni bir deneyim alanı getirdi; çünkü yaşam kalitesini bir parametre olarak oluşturmaları gerekiyordu.
- Günün sonunda her şey veriye dayanıyor.
- Ön uçta, Kanada genelinde kendi yargı bölgeleri adına sipariş veren yaklaşık 50 veya 60 kullanıcının bulunduğu güvenli bir portal var; bu yargı bölgeleri eyalet ve bölgelerden oluşuyor. Portal tasarımının bir parçası müşteri deneyimiydi.
- Geri bildirim kanalı oluşturmak ve bu yorumları gelecekteki sürümlerine dahil etmek için bir kullanıcı grubu oluşturdular.
- İnsanlarla bire bir görüşmeler yapıyor, mümkün olduğunca fazla geri bildirim almaya çalışıyorlar.
- Çevik davranma konusunda karşılaştığınız zorluklardan bazıları nelerdi? [14:52]
- Kendilerine daha esnek bir dizi sınır çizgisi verildi.
- 2.0 adını verdikleri bir plan hazırladılar. Ancak bu sırada, birinci sürüm kapsamında hâlâ 9 sürüm ve bunun içinde dört alt sürüm yaptılar. Yani bir yıl içinde 13 sürüm yayımlandı.
- Bu kadar kısa bir sürede 14 sürümü yayımlamayı nasıl başardınız? İş birliği nasıl yürüdü? [18:19]
- İletişime gereğinden fazla önem verdiler; her gün, gün boyunca iletişim kuruyor, çalışma oturumları düzenliyor, sonuçları gösteriyor ve hedefe odaklanıyorlardı. Keşif oturumunda birlikte geçirdikleri 45 dakikada neyi başarmak istediklerine odaklanıyorlardı.
- Başarının unsuru, büyük resmin ne olduğunu anlamak, hedefin büyük resim düzeyinde ne olduğunu kavramak ve başarıları kutlamaktır.
Mesele yapamayacaklarımız değil; ne yapabileceğimiz ve bunu nasıl yapabileceğimiz.
Bill Moroz
- Birçok kişi için dijital dönüşüm hâlâ elektronik tablolardan ibaret. Excel, Microsoft’un şimdiye kadar piyasaya sunduğu en iyi yazılım parçası; ancak özellikle birinin OneDrive’ında bulunduğunda bir veri yönetim aracı değil.
- Elektronik tabloları ortadan kaldırmaya gerçekten odaklanıyorlar, ancak aynı zamanda hayatı da zorlaştırmıyorlar.
- Bill ve Martin, Memphis’teki FedEx Mothership’te bir ekiple çalıştı. Bir süre önce Don Tapscott’ın blok zinciri konferansında FedEx’in CTO’suyla tanışma fırsatı buldular.
- Günün sonunda mesele defterle ilgili. Defterler yeni bir şey değil; eski çağlarda insanlar defter tutuyordu. Ancak artık bilgi işlem gücüne, akıllı insanlara ve inanılmaz ağlara sahibiz; bu nedenle defterler etrafında oldukça etkileyici işler yapabiliyoruz ve blok zinciri de tam olarak bu.
- Veriler, gerçek kutunun içindekiler kadar, hatta onlardan daha önemli. Her şey veri odaklı.
- Ürünlerle yaptığımız iki şey var: ya para tasarrufu sağlarız ya da para kazanırız. Blok zincirini nasıl uygulayabiliriz? Mesele, onunla zamandan ve paradan tasarruf etmek ve verilerimizi güvence altına almak.
- Gerçekten harika kaynaklara sahiptiler; harika bir geliştirme ekibi, çok sayıda iyi proje ve destek vardı. Bu bir ekip çalışması. Günün sonunda mesele hizmet.
- Mesele Kanada için fark yaratmak; bu çok güçlü bir motivasyon kaynağı.
- Bill ve Martin zorluklar, ekip tükenmişliği ve bunların hepsini nasıl yönettikleri hakkında konuşuyor [31:26]
- Ajansları onlara karşı çok iyi davrandı. Pandemi müdahalesinde yer alan herkesi sanal olarak gerçekleştirilen iki haftalık bir toparlanma programına gönderdiler.
- Bazı destek personelleri, güvenlik çalışanları ve birinci seviye destek gibi ön saflarda destek sağlayan kişiler var. Ardından konu, profesyonel olarak yönetilen bir hizmet ortamına yükseltiliyor.
- Ekibin geri kalanına gelince, veri ve yürürlükte olan diğer sözleşmelerden bazılarını yönetmelerine yardımcı olan bir tedarikçi yönetimi işlevleri var.
- Öylece bir yazılım satın alıp yükleyemezsiniz. Onu tedarik etmeniz gerekir ve bu genellikle bir süreç üzerinden yapılmalıdır.
- Bağlılık çok önemlidir.
- Teknolojinin neleri yapıp neleri yapamayacağı konusunda insanları ortak bir anlayışta buluşturmak için başvurduğunuz yöntem nedir? [40:20]
- Onlara sadece şunu sorun: Çözebileceğimizi düşündüğünüz hangi sorununuz var? Ya da hangi raporları görmek istersiniz? Sunulmasını istediğiniz veriler neler ve bunların nasıl sunulmasını istersiniz?
Beklentileri yönetin, verilere odaklanın, yapabileceğimizi bildiğimiz şeyi yapın ve müşteriye büyük ölçüde odaklanın. Günün sonunda, bir ürün yöneticisi olarak yapabileceğiniz tek şey bu.
Martin Gelb
- Liderlik desteğiniz, harika bir müşteriniz ve ürününüzde göz önünde bulundurmanız gereken her şeye sahipseniz, çok iyi bir konumdasınız demektir.
- Teknolojiyi güncel tutun; yinelemeye devam etmeniz gerekecek.
- Müşterinin sesini günlük ayakta toplantılarınıza nasıl dahil edersiniz? Bunun devam edeceğini düşünüyor musunuz? Yoksa bu daha çok tek seferlik bir şey mi? [47:14]
- Bu, tekrar teslimat için kullanılabilecek ve farklı ortamlara aktarılabilecek bir metodoloji örneği; çünkü her şey teslimatla ilgili.
- İnsanlar tarafından yönlendirildiği için devam edip etmeyeceğini söyleyemem.
- Çevik yaklaşım, onu kullanan insanlara aittir. Çevik yaklaşım her kuruluşta farklı şekilde tanımlanır. Dolayısıyla onu ve kavramlarını benimserseniz, kesinlikle evet.
Konuğumuzla Tanışın
Bill Moroz
William (Bill) Moroz, Çevik müşteri odaklı bir Dijital Teslimat Şampiyonudur. Şu anda Health Canada COVID 19 için kritik öneme sahip teknoloji platformu uygulamalarının teslimatında tedarik zincirini güçlendirmeye yönelik dijital dönüşümü mümkün kılmaktadır.
Bill, özel sektör telekomünikasyon ve finansal hizmetler sektörlerinde 25 yılı aşkın sağlam deneyiminden yararlanmaktadır. Karmaşık, çok boyutlu, kurumsal çapta web portalı, ürün kataloğu ve sipariş yönetimi veri odaklı projelerini başarıyla teşvik eder, geliştirir, teslim eder, taşır ve kurtarır.
Bill, McGill Üniversitesi mezunudur ve Kanada’nın Toronto kentinde yaşamaktadır.

Teknoloji platformunun ne olduğundan ve raporlamanın nasıl yapıldığından bağımsız olarak, önemli olan işleri doğru yerde, doğru zamanda, bütünlük ve kaliteyle gerçekleştirmektir.
Bill Moroz
Martin Gelb
Martin, işletmelerin teknolojiyle sorunlarını çözmelerine yardımcı olduğu uzun bir kariyerin ardından, Kanada’nın COVID-19 aşılarının kullanıma sunulmasını destekleyen tedarik zinciri platformunu tasarlayan, geliştiren ve teslim eden ekibi yönetmekten onur duymaktadır. Aşı uzmanları, kurum içi kaynaklar, dış sistem entegratörleri, aşı üreticileri ve üçüncü taraf lojistik hizmet sağlayıcılarıyla birlikte çalışan ekip, aşıların tüm Kanadalılar için erişilebilir olmasını sağlamaya devam etmektedir.

İnsanların aşıyı kollarına yaptırması önemlidir. Ancak işimizi yapmazsak ve o şeyi teslim ettiğimizi ve bütünlüğünün korunduğunu bilmiyorsak, aşıyı kollarına yaptıramazlar.
Martin Gelb
Bu bölümden kaynaklar:
- Dijital Proje Yöneticileri Topluluğuna Katılın
- Bültene abone olun ve en son makalelerimiz ile podcast’lerimizi alın
- LinkedIn’de Martin ve Bill ile bağlantı kurun
İlgili makaleler ve podcast’ler:
Deşifreyi Okuyun:
Podcast'lerimizin deşifrelerini bir yazılım programı kullanarak oluşturmaya çalışıyoruz. Bot her zaman yüzde 100 doğru çalışmadığı için lütfen yazım hatalarını mazur görün.
Galen Low: COVID-19 salgını dünyayı kasıp kavurdu ve krize yanıt vermek için binlerce projenin başlatılmasına yol açtı. Bununla birlikte, salgın artık dünyanın dört bir yanındaki halk sağlığı yetkilileri tarafından resmen sona ermiş kabul edilirken, insanlığın bu süreci atlatmasına kelimenin tam anlamıyla yardımcı olan insani iş birliklerini hâlâ gerçekten kutlamak için durup düşünmedik.
Bugünkü iki konuğum, ekiplerinin hükümetlerine yenilikçi, amaca özel ve blok zinciri tabanlı akıllı bir tedarik zincirini birkaç ay içinde kurmalarına nasıl yardımcı olduğunu anlatmayı kabul ettiğinde çok sevindim. Böylece aşıların, geniş bir coğrafi alanda güvenli biçimde ve uygun koşullar korunarak teslim edilmesi sağlandı.
Gerçekten çevik ve kritik öneme sahip bir dijital projenin perde arkasını, baş proje yöneticisi ve baş ürün yöneticisinin bakış açısından öğrenmek istiyorsanız dinlemeye devam edin. Teknoloji, kullanıcı deneyimi tasarımı, ekip tükenmişliği ve hükümet süreçlerindeki yeterince çevik olmayan kısıtlamalarla ilgili karşılaştıkları zorlukları ve ülkelerini güvende tutmak için bunların üstesinden nasıl geldiklerini ele alacağız.
Merhaba arkadaşlar, yayınımızı dinlediğiniz için teşekkürler. Ben The Digital Project Manager'dan Galen Low. Dijital dünyada proje yönetiminin değerini artırabilmemiz için birbirimizin becerilerini geliştirmesine, özgüven kazanmasına ve bağlantılar kurmasına yardımcı olmayı amaçlayan dijital profesyoneller topluluğuyuz. Bu konuda daha fazla bilgi edinmek isterseniz thedigitaprojectmanager.com adresini ziyaret edin.
Bugün, salgın sırasında ihtiyaç duyan kişilere aşı ulaştırmak için çevik yöntemleri ve blok zinciri teknolojisini gerçek anlamda sınayan bir projeyi derinlemesine ele alacağız. Bugünkü konuklarım, projeye öncülük eden Ürün Yöneticisi Martin Gelb ve Proje Yöneticisi Bill Moroz.
Beyler, bugün bize katıldığınız için teşekkür ederim.
Martin Gelb: Teşekkürler Galen. Ekibimizin bu dönemde yaptıklarını biraz anlatabildiğimiz için oldukça mutluyuz.
Galen Low: Ben teşekkür ederim. Projeleri, özellikle de bu ölçekteki bir projenin ürün yöneticisi ile proje yöneticisini birlikte dinleyerek ele alma fırsatını nadiren buluyoruz. Bugün dinleyicilerimizle gerçekten değerli bilgiler paylaşabileceğimizi düşünüyorum. Programa katıldığınız için tekrar teşekkürler; konuya girmek için sabırsızlanıyorum.
Öncelikle dinleyicilerimize kendinizden biraz daha bahsedebilir misiniz? Martin, kendinizi yazmayı seven bir teknoloji ürün yöneticisi olarak tanımlıyorsunuz. Yer aldığınız ürün türlerinden ve ürün yönetimine nasıl başladığınızdan biraz söz eder misiniz?
Martin Gelb: Aslında uzun zaman önce teknik yazar olarak başladım. Bu, teknoloji kavramına ve ürünlerin nasıl tamamlandığına büyük ilgi duymamı sağladı. İlk yaptığım işlerden bazıları gereksinim ve keşif toplantılarıydı. Böylece yöntemi anlamaya ve o dönemde geliştiricilerle nasıl konuşacağımı öğrenmeye başladım.
Bir süre pazarlama tarafında çalıştım, ancak beni hükümete getiren kişi sayesinde ürün yönetimine yöneldim. Uzun zaman önce birlikte çalışmıştık ve bu, çok erken dönemlerde kullanılan bir bulut uygulamasıydı. Kendimi ele vermek istemem ama yönetme fırsatı bulduğum ilk gerçekten eğlenceli ve başarılı ürünlerden biriydi. Ontario'da sağlık hizmetleri için, bir Alman ortakla birlikte geliştirilen planlama ve zaman takibi uygulamasıydı.
Daha sonra finansal hizmetler alanında çalıştığım bir projeyle gurur duyuyorum. Finansal hizmetler için uyumluluk şirketi kuran bir tanıdığım vardı. KYC ve AML gibi konularla ilgileniyordu; bugün buna sanırım finansal teknoloji deniyor. Ancak bu 2013-2014 yıllarıydı ve bu kısaltma henüz piyasada yaygınlaşmamıştı.
Daha sonra KYC ve AML alanına yöneldik ve başarıyla pazara çıktık. Birkaç iş daha yaptık, ardından salgın başladı. Birlikte çalıştığım kişi beni aradı ve gerisi tarih oldu. İki yıl sonra buradayız; geçen hafta salgının resmen sona erdiği ilan edildi.
Galen Low: Resmen sona erdi. Harika. Bu hikâyede sevdiğim üç şey var. Birincisi, dijital dünyada insanların çoğu zaman işin içine sürüklenmesi. Ürün yönetimine nasıl sürüklendiğinizi anlattınız. Teknolojiler bir anda ortaya çıkmıyor; finansal teknoloji, blok zinciri ve diğer kavramlar bir gecede oluşmuyor.
Bunların hepsi zaman içinde yavaş yavaş gelişiyor ve süreç boyunca yineleniyor.
Martin Gelb: Evet, ürün yöneticisi olmak gerçekten kedi sürüsü gütmeye benziyor. Buraya geldiğimde aramam gereken ilk kişinin Bill olduğunu hemen anladım.
Galen Low: Bill, programın düzenli dinleyicileri sizi muhtemelen tanıyordur; ancak yeni dinleyenler için geçmişte yönettiğiniz proje ve program türlerinden biraz bahseder misiniz?
Bill Moroz: Kritik görevlerin teslimine yönelik sistem platformlarıyla ilgileniyorum. Teknik proje yöneticisi, program yöneticisi ya da istediğiniz başka bir tanım diyebilirsiniz. Çok uzun zaman önce McGill Üniversitesinden mezun olduktan sonra dBase III programlamayla başladım. Uzmanlık alanım verilerin ve içeriklerin bir araya getirilmesi.
Her zaman çözülmesi gereken bir iş sorunu vardır. Sonra Martin arayıp “İhtiyacım var, müsait misin?” dedi. Bu, şimdiye kadar aldığım en iyi telefonlardan biriydi; çünkü fark yaratıyoruz ve biz orada olmasak bile fark yaratmaya devam edecek bir yapı kurduk.
Bu önemli girişim için oluşturduğumuz temeller ve sütunlarla kendi kendini ileriye taşıyan bir yapı kurduk.
Galen Low: Çok güzel. Kritik görevler açısından bundan daha iyi bir örnek olamaz. Projenin tanımı etrafında dolaşıp durduk; bence artık doğrudan konuya girebiliriz.
Salgın başlamıştı. Dünyanın dört bir yanındaki hükümetler, aşılar kullanılabilir hâle geldikçe bunları ihtiyaç duyan topluluklara ve bölgelere dağıtmakla yükümlüydü. Size verilen temel zorluk neydi?
Martin Gelb: Bu esasen bir kavram kanıtıydı Galen. Önceden kurulmuş bir sistem vardı, ancak bulut tabanlı değildi. Bu sistemi Kanada Silahlı Kuvvetleri kurmuştu; çünkü böyle bir işi kim yapabilirdi? Bir anda yüz, yüz elli ya da iki yüz kişiyi nereden bulup görevlendirebilirdiniz?
İşe elektronik tablolarla başladılar ve elektronik tablolar konusunda gerçekten iyiydiler. Gün boyunca ve gece boyunca elektronik tablolarla çalışabilecek yüzlerce kişileri vardı. Üstelik sistem o dönemde günün yirmi dört saati, haftanın yedi günü çalışıyordu.
Ben geldiğimde, anlattığım platform temel alınarak asgari uygulanabilir ürün olarak adlandırdıkları şeyi zaten tasarlamışlardı. Ancak bu, kelimenin tam anlamıyla asgari bir uygulanabilir üründü; belki de zar zor uygulanabilir bir üründü. Yapacak çok işimiz vardı. Ayrıca iş gereksinimleri, geliştirme ve ürün yönetimi konusunda fazla kontrol yoktu.
Bill Moroz: Bununla birlikte sistem çalışıyordu, ancak oldukça...
Martin Gelb: Son derece manuel çalışıyordu. Süreç o kadar manueldi ki, işlemin her iki tarafına kırk ya da elli kişi yerleştirip siparişi SAP'ye giriyor, çıkarıyor ve gerekli işlemleri yapıyorlardı.
Bunu elbette düzeltmemiz gerekiyordu ve bunu yapacak araçlara sahiptik. Tam kapsamlı bir SAP S/4HANA kurumsal kaynak planlama paketimiz, geliştirme kaynaklarımız ve bütçemiz vardı. Bill ile birlikte hemen güçlü bir çerçeve oluşturduk.
Bir süre sonra silahlı kuvvetler görevden ayrılıyor, sivil yönetime geçiş yapılıyordu. Bu zordu; çünkü yüz elli kişiyi görevlendirecek kaynak yoktu. Personel sayısı yüz elliden yaklaşık otuz ya da kırk kişiye düştü. Bu nedenle süreçleri çevik biçimde ve çok hızlı bir şekilde yeniden düzenlememiz gerekti. Otomatikleştirdiğimiz parçaları aşamalı olarak ilerletip başka neleri sisteme katabileceğimizi belirledik.
Bill Moroz: Proje yöneticisi açısından bu, benim için yeni bir deneyim alanı oluşturdu; çünkü yaşam kalitesini bir ölçüt olarak dikkate alarak geliştirme yapmamız gerekti. Operatörlerin yaşam kalitesi, dijital dönüşümün ilk aşamasında yüzlerce kişiden yaklaşık otuz kişiye, ardından bulunduğumuz sonraki aşamaya geçişte önemliydi.
Martin Gelb: Şimdi sistemi işleten kişi sayısı ondan az.
Galen Low: Vurguyu netleştirmek gerekirse bu, kriz yönetimi ve müdahalesi açısından tipik bir hükümet kriziydi. Kaynağa sahip olduğunuz yeri, muhtemelen orduyu, bir sistem kurmak üzere görevlendiriyorsunuz. Anlattığınız yapı zar zor uygulanabilir bir ürün olsa da oldukça zekiceydi.
S/4HANA arka ucuna, sistemi çalıştıran çok sayıda kişiye sahipti; ancak hâlâ büyük ölçüde elektronik tablolara dayanıyordu. Verileri çıkarıyor, tekrar giriyor ve kendi yöntemleriyle değiştiriyorlardı. Sürecin içinde çok sayıda kişi vardı ve hata payı yüksekti.
Salgın sırasında ilk olarak yaraya geçici bir çözüm uygulamak, ardından sistemi daha akıllı hâle getirmek gerekiyordu. Hata payı bu tür bir salgında çok küçük olduğu için sistemin daha az hata noktası içerecek şekilde akıllı hâle getirilmesi gerekiyordu.
Martin Gelb: Bizim için günün sonunda her şey veriye dayanıyor. Kamyonların yükleme rampasından ayrılmasını izleyip ürünleri bir kontrol listesinde işaretlemiyoruz. Elimizde yalnızca veri var. Bu veriyi güvence altına alabilirsek aşıların kalite kontrolden geçtiğini, sevkiyata hazır olduğunu, parti numarasını, son kullanma tarihini, sıcaklık eşiklerini ve nereye gitmesi gerektiğini bilebiliriz.
Platformumuzun arka ucunda SAP S/4HANA bulunuyor. Genellikle malzeme yönetimi ile satış ve teslimat modüllerini, birkaç iş süreci düzenleme bileşeniyle birlikte kullanıyoruz. Ön tarafta ise Kanada genelinde yaklaşık elli veya altmış kullanıcının kendi bölgeleri için sipariş verdiği güvenli bir portal var.
Bill Moroz: Portal tasarımının bir parçası da müşteri deneyimiydi. Kullanımın kolay olmasını istedik. Bunun yalnızca başka bir düz, sıkıcı hükümet portalı olmasını istemedik. Kullanıcı deneyimini, müşteri deneyimini ve kullanım kolaylığını özellikle vurgulamak istedim.
Bunlar insanların hayatını kurtarmak için kollarına uygulanan aşılardı. Bu nedenle kullanıcı deneyiminin kolay olması çok önemliydi. Müşterileri dinledik, kullanılabilirlik açısından neleri görmek istediklerini öğrendik ve geri bildirimleri gelecekteki sürümlere dâhil etmek için bir kullanıcı grubu oluşturduk.
Martin Gelb: İnsanlarla bire bir görüşmeler yaptık ve mümkün olduğunca çok geri bildirim almaya çalıştık. Çünkü bunlar, çeşitli bölgelerde bu görevi üstlenmek zorunda kalan halk sağlığı çalışanlarıydı. Çoğu lojistik uzmanı değildi. Bu yüzden portalı yeniden oluştururken mümkün olduğunca anlaşılır ve iş birliğine dayalı olmaya çalıştık.
İlk sürüm iyi değildi; ancak çok sayıda geri bildirim ve inceleme toplantısıyla onu yeniden oluşturduk. Bu, geleneksel ürün yönetiminin temel uygulamalarından biriydi.
Galen Low: Bunu çok sevdim. Kanada hükümetini düşündüğümüzde çevik yaklaşımın hükümetimizin güçlü olduğu bir alan olduğunu genellikle düşünmeyiz. Ancak Mart 2020'den bir süre sonra başlayıp ekim ayına kadar birden fazla yineleme yaptığınızı ve müşteri geri bildirimleri topladığınızı söylediniz. Çevik kalmak açısından karşılaştığınız zorluklar nelerdi?
Martin Gelb: Bize olağan koşullardan daha esnek sınırlar verildi. Bundan kötüye yararlanmadık; ancak ne kadar ileri ve ne kadar hızlı gidebileceğimizi gördük ve bunu yaptık. Operatörlerin hayatını kolaylaştırmak için gece gündüz çalıştık. Sistemimizi, e-postalarımızı ve mesajlarımızı sürekli izliyorduk.
Yeni bir varyant ortaya çıkıyor, yeni bir ürün eklememiz gerekiyor, ardından terapötikler ve koruyucu ürünler sisteme alınıyordu. Bir noktada sistemde standart SAP işlevlerinin dışında elli veya altmış özel işlem bulunduğunu fark ettik.
Bunun üzerine bir plan hazırladık. Bill, 2.0 olarak adlandıracağımız sürüm için olağanüstü bir plan oluşturdu. Bu arada birinci sürüm altında dokuz, ayrıca dört alt sürüm yayımladık. Bir yıldan biraz uzun sürede yaklaşık on üç sürüm çıkardık.
Bill Moroz: Başarının temelinde iletişimi gereğinden fazla önemsemek vardı. Gün boyunca toplantı davetleriyle takvimleri doldurmak değil; her gün, bütün gün iletişim kurmak, çalışma oturumları düzenlemek ve sonuçları göstermek gerekiyordu. Her oturumda, örneğin kırk beş dakika içinde neyi başarmak istediğimizi belirledik. Hedefe ulaştığımızda bunu kutladık.
Sanal ortamda çalışıyorduk. Bazı ekip üyeleriyle iki yıl boyunca birlikte çalışmamıza rağmen yüz yüze hiç tanışmamıştık. Sonunda Toronto'da bazı tedarikçilerimizle ekip toplantısı yaptığımızda, sanki aynı iş birliği odasında sürekli birlikte çalışıyormuşuz gibi oldu.
Büyük resmi, ana hedefi ve bizi oraya götüren küçük hedefleri anlamak; başarıları kutlamak; neyi yapamayacağımıza değil, neyi nasıl yapabileceğimize odaklanmak çok önemliydi.
Martin Gelb: Birçok kişi için dijital dönüşüm hâlâ elektronik tablolardan ibaret. Elektronik tablolar benim de en büyük sorunlarımdan biri oldu. Excel'in Microsoft'un piyasaya sürdüğü en iyi yazılım olduğunu düşünüyorum; ancak özellikle birinin OneDrive'ında duruyorsa veri yönetimi aracı değildir.
Bu nedenle elektronik tablolara olan bağımlılığı azaltmaya odaklandık, ancak çalışanların hayatını zorlaştırmak da istemedik. Her gün aşıları işliyor, siparişleri alıyor ve gönderiyorlardı.
Çalışma yöntemimiz klasik ürün yönetimi yöntemine yakındı: günlük ayakta toplantılar, engeller, ihtiyaçlar ve birbirimize nasıl yardımcı olabileceğimiz üzerine görüşmeler. Blok zinciri konusunda haftalık toplantılar yaptık ve bir sonraki adımları belirledik.
Galen Low: FedEx ile olan ilişkinizden biraz bahsedebilir misiniz?
Martin Gelb: FedEx'in teknoloji yöneticisiyle tanıştık. Bu tür malzemelerde izlenebilirlik çok önemli. Ürünlerin yalnızca depoda dururken değil, taşınırken ve teslim edilirken de belirli koşulları koruması gerekiyor.
Ürünler stoğa alınmadan önce bir kalite güvence sürecinden geçiyor. Bunun tamamının belgelenmesi gerekiyor. Günün sonunda konu kayıt defterine dayanıyor. Kayıt defterleri yeni bir şey değil; ancak günümüzde güçlü bilgisayarlarımız, akıllı ekiplerimiz ve gelişmiş ağlarımız var. Blok zinciri de bu kayıt yapısının değiştirilemez biçimde tutulmasını sağlıyor.
Malzemeler süreç boyunca ilerlerken farklı taraflar ürüne dokunuyor, bilgi ekliyor veya çıkarıyor. Değiştirilemez kayıt sayesinde baştan sona ne olduğunu biliyor ve süreci güvence altına alabiliyoruz. Bu izlenebilirlik paha biçilemez.
Bill Moroz: Aşılar açısından konu soğuk zincir. Aşıların belirli, çok düşük sıcaklıklarda tutulması gerekiyor. Bu nedenle veriler, kutunun içindeki ürün kadar önemli; hatta bazı durumlarda daha da önemli.
Martin Gelb: Ürüne göre değişiyor; ancak amacımız süreci anlamak ve FedEx ile birlikte verileri başlangıçtan sona izlemekti. Artık işlemleri mümkün olduğunca eş zamanlı biçimde toplamaya ve tedarik zinciri boyunca senkronize etmeye çalışıyoruz.
Hükümette denetçiler de var. Denetçi geldiğinde ne yaptığımızı gösterebilmemiz gerekiyor. Değiştirilemez blok zinciri kaydı burada büyük bir avantaj sağlıyor.
Galen Low: Bu proje, yüksek riskli ve hızlı bir kriz olmasının yanı sıra gerçek zamanlı veri, son derece doğru bilgiler ve daha küçük bir ekibin yüksek sorumlulukla çalışmasını sağlayacak bir kullanıcı arayüzü gerektiriyordu. Artık aynı yaklaşım, denetlenebilir kayıtlar ve süreç görünürlüğü gerektiren başka alanlarda da kullanılabilir.
Martin Gelb: Biz projeyi ilerletirken uçağı uçuş sırasında inşa ediyor gibiydik. Ancak çok iyi kaynaklarımız, güçlü bir geliştirme ekibimiz, iyi proje yöneticilerimiz, analistlerimiz ve destek ekiplerimiz vardı. Bu, büyük bir ekip çalışmasıydı.
Bill Moroz: Her şey Kanada için fark yaratmakla ilgiliydi. Hepimiz doğru nedenlerle oradaydık. İnsanların hayatı ve Kanadalıların güvenliği söz konusuydu. Bu, bizi ileriye taşıyan en önemli motivasyondu.
Galen Low: Peki ekip tükenmişliğiyle nasıl başa çıktınız?
Martin Gelb: Açık konuşayım, ben bu noktada tükendim. İki yıl boyunca yüzde yüz yirmi performansla çalıştım. Kurum, salgın müdahalesinde yer alan herkesi iki haftalık bir toparlanma programına gönderdi. Programda üçüncü taraf danışmanlığı ve terapi vardı. Ekip arkadaşlarımızla deneyimlerimizi paylaştık. Bu çok faydalı oldu.
Ekibimdeki herkesin bu programa katılmasını sağladım. Başta ben katılmak istemiyordum; ancak ekip arkadaşlarım geri dönüp bana “Senin de gitmen gerekiyor” dediler. Haklıydılar.
Bill Moroz: Değişimin benimsenmesi ve kalıcı hâle gelmesi çok önemli. Yeni bir sistem geldiğinde çalışanlar eski elektronik tabloları kullanmaya devam ederse gerçek bir benimseme gerçekleşmez. Yeni yöntemin daha iyi yol olduğunun anlaşılması gerekir.
Martin Gelb: Bir ürün yöneticisine tek bir tavsiye verecek olsaydım, değişim yönetimine dikkat etmesini söylerdim. Kullanıcıların yeni sistemin nasıl uygulanacağını, hayatlarını nasıl etkileyeceğini ve liderliğin bu değişimi nasıl destekleyeceğini anlamasını sağlayın. Bunu ne kadar erken yaparsanız ürününüz o kadar başarılı olur.
Galen Low: Doğru ekip, doğru tutum ve büyük bir görev.
Martin Gelb: Her şey ekiple ilgili. Doğru insanlar ve doğru tutumlar olmadan bu gerçekleşmez. Herkesin motivasyonu çok yüksek.
Bill Moroz: Bazen kolaymış gibi gösteriyoruz; ama kolay değil.
Martin Gelb: Profesyonellerin yaptığı budur Bill. Zor olanı kolaymış gibi gösterirler.
Galen Low: Dijital dünyanın özelliği bu. Teknolojiyi bir düğmeye basmak kadar kolay gösterdik; çünkü siz ve ekipleriniz karmaşık işleri kolay görünür hâle getirdiniz.
Martin Gelb: Dijital okuryazarlık yalnızca hükümette değil, her yerde büyük bir zorluk. Paydaşları teknoloji konusunda nasıl eğitiyorsunuz?
Martin Gelb: Onlara önce hangi sorunu çözmeye çalıştıklarını soruyorum. Çözümü nasıl uygulamamız gerektiğini söylemelerini istemiyorum; sorunlarını anlatmalarını istiyorum. Hangi raporları görmek istediklerini, hangi verilerin nasıl sunulmasını beklediklerini soruyorum. Daha sonra bunu yazılım gereksinimlerine dönüştürüyoruz.
Ekibimizde operasyon grubunun içinde bulunan ve fiilen ekibimizin bir parçası olan bir kişi var. Bu kişi, Ulusal Operasyon Merkezi'yle aramızdaki bağlantı noktası. Böyle bir süper kullanıcıya sahip olmak ürün yöneticisi için büyük bir avantaj.
Galen Low: Proje, Kanada hükümetinde çevik yöntemlerle çalışma becerisini geliştirdi mi? Yoksa tek seferlik bir durum muydu?
Bill Moroz: Kesinlikle geliştirdi. Bu, tekrar kullanılabilecek ve başka teslimatlarda uygulanabilecek bir yöntem örneği. Çeviklik, onu kullanan insanlara aittir. İletişime, etkinliğe, yaratıcılığa, dinlemeye ve hızlı kazanımları kutlamaya önem verirseniz bu yöntemi farklı kuruluşlarda da kullanabilirsiniz.
Bunun hükümet içinde devam ettiğini görmek istiyorum. Eğlenceli, ciddi ve günün sonunda sonuç üreten bir yaklaşım. Ekibimiz bunu aynı şekilde yeniden yapmaya hazır.
Galen Low: Harika. Martin, Bill; bugün paylaştığınız bilgiler için çok teşekkürler. Programa katıldığınız ve hikâyenizi anlattığınız için büyük bir memnuniyet duydum. Bu proje ve karşılaştığınız zorluklar hakkında daha fazla soru sormak isteyenleri topluluğumuzda ağırlamaktan mutluluk duyarız.
Martin Gelb: Teşekkürler Galen. Hikâyemizi anlatabilmek harika. Bunun resmî olarak ne kadar anlatılacağını bilmiyorum; ancak Bill ve benim için inanılmaz bir deneyimdi. Ekibimizle gurur duyuyor ve ülkemize hizmet etme fırsatı için minnettarız.
Galen Low: Size ve ekibinize teşekkürler. Bu hikâyelerin arkasında, hepimizin güvende olmasını sağlayan ve çoğu zaman adı duyulmayan çok sayıda insan var.
Bill Moroz: Teşekkür ederim.
Galen Low: İşte böyle. Her zaman olduğu gibi, binden fazla benzer düşüncedeki proje yönetimi savunucusuyla sohbete katılmak isterseniz topluluğumuza katılın. Daha fazla bilgi için thedigitalprojectmanager.com/membership adresini ziyaret edin. Bugün duyduklarınızı beğendiyseniz abone olun ve thedigitalprojectmanager.com üzerinden iletişimde kalın.
Bir sonraki bölüme kadar bizi dinlediğiniz için teşekkürler.
