RAID Günlüğü Nedir (Ve Proje İş Akışınıza Nasıl Entegre Edilir)?

Transkripti Okuyun:

Podcast'lerimizin transkripsiyonunu bir yazılım programı kullanarak deniyoruz. Bot her zaman %100 doğru olmadığı için lütfen olası yazım hatalarını mazur görün.

Galen Low: Yine gelen kutunuzu çılgınca arıyorsunuz. Bu kez projenizle ilgili bir kararı doğrulayan, yöneticinizden gelen e-postayı bulmaya çalışıyorsunuz. Adı neydi? Karar neydi? Bunu bulana kadar işler tamamen durmuş durumda. Bu yüzden bir demlik kahve koyuyor ve aramaya devam ediyorsunuz. Bu uzun bir gece olacak.

RAID günlüklerinin pratik yönlerini ve bunları proje iş akışınıza nasıl entegre edebileceğinizi inceleyeceğiz. Böylece paydaşlarınızla görüşmeleri yönlendirebilir, projenizin durumunu kolayca iletebilir ve yöneticinizden gelen o e-postayı aramak için bir daha saatler harcamak zorunda kalmazsınız.

Herkese merhaba, yayını dinlediğiniz için teşekkürler. Ben Dijital Proje Yöneticisi'nden Galen Low. Dijital profesyonellerden oluşan ve birbirimizin becerilerini geliştirmesine, özgüven kazanmasına ve bağlantılar kurmasına yardımcı olmayı amaçlayan bir topluluğuz. Böylece dijital dünyada proje yönetiminin değerini artırabiliriz. Bu konuda daha fazla bilgi edinmek isterseniz thedigitalprojectmanager.com adresini ziyaret edin.

Bugün RAID günlüklerinden ve projeleri başarıya yönlendirmek için proje risklerini, eylemleri, sorunları ve kararları takip etmenin inceliklerinden bahsediyoruz.

Bugünkü konuğum, işletmelerin veri odaklı karar alma süreçlerini kendi iş yapış biçimlerine yerleştirmesine yardımcı olmaya kendini adamış bir kuruluş olan Kolme Group'un eski yöneticisi Kim Essendrup. Ancak birçoğunuz onu, son derece popüler PM Happy Hour podcast'inin iki kurucu sunucusundan biri olarak tanıyor olabilir.

Hoş geldin, Kim!

Kim Essendrup: Merhaba Galen! Beni davet ettiğin için teşekkürler.

Galen Low: Programa katıldığın için teşekkürler. Aman Tanrım, bu benim için bir ünlüyle karşılaşma anı. PM Happy Hour çok eğlenceli. Dinlediğim her bölüm kahkaha tufanı gibiydi.

Her neyse, podcast'inizi kıskanıyorum. Bence harika. Dinleyicilerimizden bilmeyenler varsa mutlaka gidip dinlesin. Gerçekten çok iyi bir uyumu var. Aslında programa tam bir hayran sorusuyla başlamak istiyorum: İlk etapta PM Happy Hour podcast'ini başlatmanıza ne sebep oldu?

Kim Essendrup: Öncelikle ben de senin büyük bir hayranınım; yani hayranlığımız karşılıklı. Proje yöneticilerine çok fazla koçluk yaptım. Aynı koçluk önerilerini tekrar tekrar verdiğimi fark ettim ve şöyle düşündüm: Bunları bloga yazayım, insanlar da okuyup faydalansın. Sonra insanların proje yönetimi hakkında 10.000 kelimelik blog yazılarını okumayı gerçekten sevmediğini fark ettim.

Bu pek eğlenceli değil. Ayrıca üzerinde çalıştığım küçük bir girişim vardı. Farklı bir konudaydı ve danışman bana “Bir podcast yapmalısın,” dedi. Ben de nasıl yapılacağını öğrenerek, bir mikrofon edinerek ve tüm süreci tamamlayarak o girişim için podcast yapmaya başladım. Girişim pek ilerlemedi ama beni podcast dünyasına soktu.

İşlerin nasıl yürüdüğünü öğrendim. Sonra şöyle düşündüm: Belki bu blog yazılarından bazılarını alıp onları gerçekten ilgi çekici hâle getirebilirim. Proje yönetimini bile ilginç kılabilecek bir podcast'e benimle birlikte katılmasını isteyebileceğim tek kişi kim olurdu diye düşündüm.

Cevap kesinlikle Kate'ti. Kate'e ulaşıp “Hey, bu çılgın şeyi yapmak ister misin?” dedim. Kate de hemen kabul etti. O zamandan beri giderek daha fazla eğleniyoruz.

Galen Low: Buna bayılıyorum. Gerçekten iyi bir uyumunuz var. Neredeyse sabah radyosu, hem de çok iyi bir sabah radyosu dinliyormuşum gibi hissediyorum. Çok komik bir sohbet ama konu projeler.

Benim tarzım bu. Gerçekten benim tarzım. Her neyse, büyük bir hayranınızım. Dinleyiciler, henüz dinlemediyseniz PM Happy Hour ya da Project Management Happy Hour, gördüğüm kadarıyla neredeyse tüm podcast uygulamalarında mevcut.

Kim Essendrup: Bulabildiğimiz her yerde.

Galen Low: İşte böyle. Harika. Tamam, konuya girelim.

Bugün RAID günlükleri hakkında biraz teknik konuşacağız. Dinleyicilerimiz için temel bir çerçeve oluşturmak adına, RAID günlüğünün sizin için ne olduğunu ve neden önemli olduğunu tanımlayabilir misin?

Kim Essendrup: Elbette. Mümkün olduğunca basit ifade etmek gerekirse RAID günlüğü; Riskler, Eylemler, Sorunlar ve Kararlar kelimelerinin İngilizce karşılıklarının baş harflerinden oluşan bir kısaltmadır. Bazı kuruluşlar eylemler ve kararlar yerine varsayımları ve bağımlılıkları tercih eder; bunu birazdan konuşabiliriz.

Temel fikir şu: Özellikle PMI gibi bir metodolojiyi takip ediyorsanız yapmanız öğretilen risk kaydı, eylem kaydı ve diğer tüm kayıtlar vardır. Bu öğeleri takip etmek ve hepsini aynı elektronik tabloda tutmak tarihsel olarak kullandığımız yöntemdir. Ben onlarca yıl önce proje yönetimine başladığımda bile bu eski usul bir yöntemdi.

Dolayısıyla uzun zamandır var ve proje yöneticilerinin projelerini yürütmesine yardımcı olan vazgeçilmez bir operasyonel araç. Anketlerimizde proje yöneticilerinin yaklaşık yarısının, hatta üçte ikisine yakınının bunu kullandığını veya bildiğini görüyoruz. Gerçekten kritik bir araç ve şu anda bunu yaygınlaştırmaya çalışıyoruz.

Galen Low: Çok güzel. Ben de bu kişilerden biriydim. Aslında farkında değildim ama insanlarla RAID günlüğümüz hakkında konuştuğum bir oturumdaydım. Bana riskler, varsayımlar, sorunlar ve bağımlılıklar modeli öğretilmişti. Birisi elini kaldırıp “Bunun şu olması gerekmiyor mu?” diye sordu. Biz de “Hangisini ve neden tercih ediyorsun?” diye düşündük.

Kim Essendrup: Ben eylemleri ve kararları seviyorum. Bir varsayımı düşünürsen, bu bir planlama varsayımıdır. “Bu projeyi yapacağım.” Kapsamla ilgili varsayımlarımız neler veya planımızı geliştirirken hangi varsayımlara sahibiz? Varsayım, başlangıçta bir girdi olarak kullanılan bir şeydir.

Dolayısıyla bir varsayım aslında bir riske dönüşür; çünkü varsayımınız geçersizse bu bir risk yaratır. Bu nedenle varsayımlar benim için doğal olarak R, yani risk kapsamına girer. Bağımlılıklar da aynı şekilde. Projenizde harici bir bağımlılık varsa bu ya bir risktir ya da zamanlamayla ilişkili olduğu, öncülleri ve ardılları bulunduğu için doğrudan proje takviminizde yer almalıdır.

Genellikle bu iki yerden birine girer. Bazen harici bağımlılıklar o kadar kritik olabilir ki bunlar için özel bir sekme açmak gerekebilir; bu durumda sanırım RAIDD olur. Ancak eylem maddelerine ve kararlara odaklanırsanız bunlar daha operasyonel unsurlardır. Projenizin teslimi boyunca takip etmeniz gereken şeylerdir. Bu da RAID günlüğünüzü kendinizi yönetmek ve düzenli kalmak için günlük olarak kullandığınız operasyonel bir araca dönüştürür.

Galen Low: Bunu sevdim. İleriye doğru hareket ettiren yönünü seviyorum ve sana kesinlikle katılıyorum. Tüm varsayımlarımı ve bağımlılıklarımı aslında risk olarak görmekte zorlanıyordum. Projelerimde hepsi bana risk gibi görünüyordu ve “Bunu doğru mu yapıyorum?” diye düşünüyordum.

Kim Essendrup: Evet. Risk günlüğüne başlamanın en iyi yolu, ilk etapta planınızı oluştururken dayandığınız tüm varsayımları ve bağımlılıkları listelemek olabilir.

Galen Low: Sonra bu varsayımlardan bazılarını geçersiz kıldığınızda veya doğruladığınızda onları kaldırabilirsiniz. Bunu sevdim. RAID günlüğünün ne kadar önemli olduğundan ve özellikle kararlar açısından değerinden bahsettik.

Her şeyi, özellikle tek bir günlükte bir arada tutmak çok faydalı. Aksi hâlde insanların proje boyunca incelemesi ve güncel tutması gereken sekiz farklı belge oluyor; açıkçası çoğu zaman kimse bunlara bakmıyor.

Kim Essendrup: Ya da Outlook'ta arama yapmak zorunda kalıyorsunuz: “Aman Tanrım, o e-posta nerede? Burada bir yerde olduğunu biliyorum.”

Galen Low: Outlook aramalarının kralıyım; çünkü gelen kutumu hiç düzenlememenin de kralıyım. Ama evet, bu kesinlikle mantıklı. Daha önce konuştuğumuz şeylerden biri de şu: Bu yalnızca risklerle ilgili değil; projenizin felaket senaryolarına sürüklenmesini önleyebilir. Kulağa fazla korkutucu gelmesini istemem ama gerçekten işlerin rayında kalmasına yardımcı oluyor. RAID günlüğünü bunu yapmak için işlevsel olarak nasıl kullanırsın?

Kim Essendrup: Bunu herhangi bir projeyi yürütmek veya kurtarmak için kullanabileceğinizi düşünmeyi seviyorum. “Yürütmek” kısmı gerçekten önemli; çünkü bunu yapmıyorsanız muhtemelen sonunda kendi projenizi kurtarmak zorunda kalacaksınız.

Projelerinizi yönetmek için kullandığınız araçları düşünün. Planınız veya iş listeniz vardır; yaptığınız, çıktılarınızı doğrudan oluşturan tüm işler oradadır. Bu harika; yaptığımız şey bu, değil mi? Ancak RAID günlüğü şu soruya yanıt verir: Bu işlerin doğru şekilde tamamlanmasını nasıl sağlarsınız?

RAID günlüğü planın kendisi değildir; planın uygulanmasını sağlayan araçtır. Ayrıca hangi proje kusursuz ilerler? Eğer böyle bir projeniz varsa çok şanslısınız. Sorunlar ve zorluklar yaşayacaksınız. İşler ters gidebilir ve ters gider.

Bunları yönetmek için ne kullanırsınız? Takviminizi değil, RAID günlüğünüzü kullanırsınız. Nelerin yanlış gidebileceğini, geride kalmamak ve ekibinizin geride kalmasını önlemek için hangi eylem maddelerini takip etmeniz gerektiğini, ortaya çıkan sorunları en hızlı şekilde nasıl çözeceğinizi belirlemek için RAID günlüğünü kullanırsınız.

Ayrıca beklemeniz, planlamanız, uygulamanız veya yanıt vermeniz gereken kararlar nelerdir? Projenin başında düşünmediğiniz hangi kararların alınması gerekiyor? Proje planlarımızı rayında tutmak ve başarıyla teslim etmek için yapmamız gereken şeyler bunlardır.

Risk hakkında düşünmediğinizde, planlama yapmadığınızda, kararların alınmasını ve kayıt altına alınmasını sağlamadığınızda plan dağılmaya başlar. Temel olarak iş, bu temel unsurları yönetmektir. Projeler genellikle temellere dikkat edilmediğinde ve bunlar takip edilmediğinde yanlış gider. RAID günlüğünün sihri de burada. Çok basit görünür ama temellere hâkim olmamıza yardımcı olmak açısından son derece önemlidir.