Doğru Şekilde İşe Alıştırma (Booz Allen Hamilton’dan Sarah Hoban ile)

Deşifreyi Okuyun:

Podcast'lerimizin deşifresini bir yazılım programı kullanarak oluşturmayı deniyoruz. Bot her zaman yüzde 100 doğru çalışmadığı için lütfen olası yazım hatalarını mazur görün.

Ben Aston:

Daha iyi dijital projeler yönetmek için işe yarayan tavsiyeler vermek üzere teorinin ötesine geçtiğimiz DPM podcast'ine hoş geldiniz. Bizi dinlediğiniz için teşekkürler. Ben, The Digital Project Manager'ın kurucusu Ben Aston.

Yeni proje yöneticisi işe aldınız. Yanınızda oturuyor ama bütün gününü Facebook'ta gezinerek geçirdiğini fark etmekten kendinizi alamıyorsunuz. Bunun nedeni ne? Belki de onu düzgün şekilde işe alıştırmaya fırsat bulamadınız. Sonuçta bu gerçekten uzun zaman alıyor, değil mi? Yeni çalışanınız var ama hiçbir iş yapamıyor. Şimdi stresli ve öfkelisiniz; ancak iyi haber şu ki bunun böyle olması gerekmiyor.

Dinlemeye devam edin; çünkü bugünkü podcast'te yeni çalışanları ve ekip üyelerini hızlı ve etkili bir şekilde işe nasıl alıştıracağınızı anlamanıza yardımcı olacağız.

Bu podcast, kurumsal proje ve proje yönetimi yazılımlarında lider olan Clarizen tarafından sunulmaktadır. Daha fazla bilgi edinmek için clarizen'i ziyaret edin.

Bugün Washington, DC merkezli Booz Allen Hamilton'da Lider Proje Yöneticisi olarak görev yapan Sarah Hoban konuğumuz. PMP sertifikalı bir proje yöneticisi ve on yılı aşkın deneyime sahip bir strateji danışmanı. Kariyeri, proje yönetimi tekniklerini (bazen oldukça gizli bir şekilde) kullanarak stratejiyi ilerletmeye ve süreçleri iyileştirmeye odaklanıyor. Harika bir blogu var; proje yönetimi maceraları ve daha fazlası için sarahhoban.com adresine göz atın.

Sarah, hoş geldin ve programa katıldığın için teşekkürler.

Sarah Hoban:

Merhaba Ben, teşekkürler. Burada olmak harika.

Ben Aston:

Öncelikle insanların üzerinde çalıştığı projeler açısından neler yaptığını her zaman merak ederim. Şu sıralar senin için yeni olan ne var?

Sarah Hoban:

Aslında çok şey oluyor. Bu hafta aynı anda dört yeni projeye başladım.

Ben Aston:

Vay canına.

Sarah Hoban:

İlginç bir durum. Hiçbirinde kesinlikle uzman olduğumu söyleyemem ama tesisler ve ulaşım alanlarıyla ilgili projeler; geçmişte yaptığım işlerin büyük bölümü de bunlarla ilgiliydi. Bu yüzden çalışmalar gerçekten heyecan verici ve ilgi çekici olacak. Başlamak için sabırsızlanıyorum.

Ben Aston:

Dört projenin tümüne aynı hafta başlamak senin fikrin miydi, yoksa bu durum sana mı dayatıldı?

Sarah Hoban:

Evet, sanırım bunlardan biri planlanmıştı, diğer üçü ise plansız gelişti. Ama eğlenceli olmasını sağlayan da bu, değil mi?

Ben Aston:

Yeni bir projeye başlama konusunu konuşalım. Anlaşılan başlangıç toplantıları plansız gerçekleşmiş. Birçoğumuzun başına gelen bu durumda, proje başlatmanın normal ya da ideal yolu bir anda ortadan kalktığında ve hemen harekete geçmemiz gerektiğinde, senin proje başlangıcı için asgari uygulanabilir yaklaşımın nedir?

Sarah Hoban:

Benim durumumda aslında yeni bir proje için başlangıç toplantısı değildi; görevden ayrılan başka bir proje yöneticisinden devralma süreciydi. Bu nedenle projenin hangi aşamada olduğunu anlamaya ve kendi yaklaşımınızı ve çalışma tarzınızı sürece nasıl uygulayacağınızı belirlemeye çalışıyorsunuz. Bence aynı anda çok fazla değişiklik yapmaya çalışmamak, doğrudan değer katabileceğiniz alanları belirlemek önemli. İkinci olarak paydaşlarınızla bağlantı kurmak ve onlarla ilişki geliştirmek gerekiyor. Başlangıçta hemen düşünülmesi gereken en önemli iki konu muhtemelen bunlar.

Ben Aston:

Paydaş katılımından bahsedelim. Bunu nasıl yapmayı tercih ediyorsun?

Sarah Hoban:

Çalışacağım her müşteri temsilcisiyle ve ekip üyelerimle bire bir tanışmayı seviyorum; bunun çok önemli olduğunu düşünüyorum. Özellikle ekip üyeleriyle oturup bugüne kadar projedeki rollerini anlamaya çalışıyorum: Daha fazlasını yapmak istiyorlar mı, farklı bir rol mü arıyorlar? Ayrıca onları birer insan olarak tanımaya çalışıyorum. Yeni proje yöneticisinin karşısına çıkarılmış ve benim kim olduğumu ya da onlara ne yaptıracağımı bilmeyen kişiler olmalarını istemiyorum. Onları insan olarak tanımak çok önemli.

Ben Aston:

Tüm ekibiniz aynı yerde mi çalışıyor, yoksa bu çalışmaların çoğunu uzaktan mı yürütüyorsunuz?

Sarah Hoban:

Şimdilik uzaktan çalışıyoruz. DC'de benimle aynı yerde bulunan birkaç kişi var ama ABD'nin farklı bölgelerine dağılmış birkaç ekip üyemiz de bulunuyor; yani ikisinin karışımı.

Ben Aston:

İnsanlarla ilişki kurmaya çalışırken bunu bazen zorlayıcı buluyor musun? Onlarla ilk kez tanışıyorsun, yeni proje yöneticisisin ve onlar da “Neler oluyor, bu kişi kim?” diye düşünüyor. Seni sevmelerini nasıl sağlıyorsun?

Sarah Hoban:

Bu gerçekten iyi bir nokta. Uzaktan çalışırken kesinlikle daha zor; çünkü güven ve yakınlık oluşturmak daha güç. Benim yapmayı sevdiğim şeylerden biri kırılganlığımı kabul etmek. Onlara “Bu proje hakkında benden daha çok şey biliyorsunuz, bu yüzden beni biraz eğitmeniz gerekiyor” diyorum. Bunun insanları rahatlattığını düşünüyorum.

Ben Aston:

Güzel. Çok sayıda projeyi ve ortasından devralınan projeleri yönetmenin yanı sıra, genel olarak rolün kapsamında ne tür proje yönetimi zorluklarıyla karşılaşıyorsun?

Sarah Hoban:

Sanırım yeterli yapı ya da tanımlanmış çalışma yöntemleri olmayan bir projeyi devralmak ve bütçeyi aşmadan bu yapının bir bölümünü nasıl oluşturacağınızı bulmak. Bütçelenmiş rolleri ve nerede değer katabileceğimizi ya da işleri biraz kolaylaştırabileceğimizi anlamak bir zorluk. Diğer zorluk ise daha büyük bir proje portföyünü üstlenirken bunu nasıl daha iyi dengeleyeceğinizi bulmak. Gereğinden fazla dahil olmam gerekmeyen ayrıntılardan uzaklaşmak ve kontrolü bırakmak, özellikle işe daha az aşinaysanız, gerçekten zor. Şu anda kişisel olarak bunu yaşıyorum.

Ben Aston:

Güzel. Projeleri üstlenip bir proje portföyüne bakarken şu anda araç setinde neler var? Farklı iş akışlarını ve projelerin kendisini yönetmek için neler kullanıyorsun?

Sarah Hoban:

Her proje için harcama planları hazırlıyorum. Bunları tamamladığımda en azından bir rahatlama hissediyorum; çünkü bütçe açısından hangi sınırlar içinde çalıştığımı anlayabiliyorum. İnsanlarla tanışmanın dışında yapacağım ilk şey bu olurdu. Ardından tüm önemli proje belgelerini, sözleşme belgelerini, proje bildirimini ve kapsam bildirimini okuyarak çalışmaya aşina olmaya başlıyorum. Sonra da çok fazla dinliyorum, toplantılara katılıyorum ve konuşup süreci yönetmek yerine arka planda kalıp projenin ilerlemesine izin veriyorum; ancak ihtiyaç duyulan yöne yönlendirmek için hazır bulunuyorum.

Ben Aston:

Kullandığın yazılım araçları açısından, şu anda projeleri yönetmek için en sevdiğin yazılım hangisi?

Sarah Hoban:

Microsoft Planner'a bayılıyorum.

Ben Aston:

Tamam.

Sarah Hoban:

Belki özellikle Planner'a bağlı değilim ama Kanban panosu aracının fikri benim için çok önemli. Bir proje portföyünü genel olarak görmemi, günümü planlamamı ve öncelikleri anlamamı sağlıyor. Böylece her şey dağınık hissettirse bile etrafta kontrolsüzce koşuşturmuyorum. Ayrıca genç proje yöneticilerimin de olup bitenleri görmesini sağlıyor.

Ben Aston:

Bunu projeleri yönetmek için sadece sen mi kullanıyorsun, yoksa ekibin de aracı kullanmasını mı sağlıyorsun?

Sarah Hoban:

Ekipler de kullanıyor.

Ben Aston:

Son zamanlarda hayatını daha iyi hale getiren başka bir şey keşfettin mi? Microsoft Planner'dan bahsettin; başka araçlar ya da yöntemler var mı?

Sarah Hoban:

Planner benim için en önemli olanı. Ayrıca zamanıma biraz daha sınır koymaya çalışıyorum. Çok fazla işim olsa da kendime ayırabileceğim zamanlar oluşturuyorum. Böylece işe yenilenmiş olarak dönebiliyor ve ekibimin yanında olabiliyorum. Bunun bir yöntem olup olmadığını bilmiyorum ama zaman yönetimini geliştirmeye çalışmak sürekli devam eden bir çaba.

Ben Aston:

Projelerin yoğunluğundan uzaklaşıp kendini nasıl yeniliyor ve bağlantını nasıl kesiyorsun?

Sarah Hoban:

Haftada iki kez işten sonra saat dörtte çıkıp spor salonuna gidiyorum; bu benim dokunulmaz zamanım. Daha sonra çevrim içi olmam gerekirse oluyorum ama o sırada işten çıkmış oluyorum. Haftada iki sabah da egzersiz yapmaya çalışıyorum. Günlere göre değişiyor: Bazı günler erken geliyorum, bazı günler erken çıkıyorum; ama diğer tarafta bunu telafi ediyorum. Bu son derece önemli. Bundan vazgeçersem dengem tamamen bozuluyor.

Ben Aston:

Kendi blogun sarahhoban.com ile diğer proje yöneticilerine ilham veriyorsun. Peki kişisel gelişim ve ilham için nereye başvuruyorsun?

Sarah Hoban:

Çok okuyorum [inaudible 00:08:56] proje yöneticisi. Trello blogunu da gerçekten seviyorum. Girl's Guide to PM harika. Birkaç tanesini düzenli olarak okuyorum. Fast Company'de çok sayıda makale okuyorum ve üretkenlik hakkında da birçok kitap okuyorum. Biraz entelektüelce gelebilir ama rahatlamama yardımcı olan şey bu. Şu anda Highly Effective People'ın 7 Alışkanlığı'nı okuyorum. Klasik olduğunu biliyorum ve kitabın dörtte birini bile bitirmedim ama çok sevdim. Şimdiden çok iyi; kesinlikle tavsiye ederim.

Ben Aston:

Artık son derece etkili misin?

Sarah Hoban:

Hâlâ son derece etkili olmanın ne olduğunu [inaudible 00:09:34] aşamasındayım. Şimdilik kendimi iyi hissediyorum; “Tamam [inaudible 00:09:37], anladım” diyorum.

Ben Aston:

Harika. Etkili olmaktan söz etmişken yazın da gerçekten etkili olmakla ilgili: yeni ekip üyelerini işe alıştırmak ve çevremizdeki insanların mümkün olduğunca kısa sürede etkili olmasını sağlamak. Sarah yazısında, yeni bir ekip üyesi işe aldığımızda asıl zorluğun onu hızlıca işe alıştırmak olduğunu anlatıyor. Yazıyı henüz okumadıysanız mutlaka göz atın. Bir çalışan el kitabına nelerin dahil edilmesi gerektiğini ve bazı harika örnekleri açıklıyor. Çalışan el kitaplarına standart işletim prosedürleri, işe alıştırma kılavuzları veya kullanıcı kılavuzları da denebilir. Ancak yazının temelinde, işe alıştırma sürecini etkili, verimli ve tekrarlanabilir olacak şekilde operasyonel hale getirmek yer alıyor.

Tartışmanın özüne dönelim: Bunu gerçekten yapmamız gerekiyor mu? İnsanları işe alıştırmayı neden önemsemeliyiz?

Sarah Hoban:

Bu gerçekten iyi bir soru. Birden fazla nedeni olduğunu düşünüyorum. Öncelikle insanları ekibe dahil ettiğinizde ilk andan itibaren olumlu bir deneyim yaşamalarını istersiniz. Bazen bu, yapılacaklar listesindeki en düşük öncelik olabilir; çünkü çok fazla işimiz vardır ve insanların kendilerinin çözebileceğini düşünürüz. Ancak ekip üyelerine saygı duyduğunuzu ve onları değerli gördüğünüzü, onlara insan olarak davrandığınızı, zamanlarına önem verdiğinizi ve onları ekibin bir parçası olarak karşılamak istediğinizi gösteren bir ekip kültürü oluşturmak gerçekten önemlidir. İnsanların erkenden işe alışmasını sağlayacak bir planınızın olması da çok önemlidir.

Ekipte altı ay ya da bir yıl geçirmiş bazı kişilerle konuşmaya başlayana kadar bunun ne kadar önemli olduğunu düşünmemiştim. İşe alıştırma sürecinde ideal olmayan bir şey olmuşsa bunu hatırlıyorlardı. Benim hiç önemsemeyeceğim kadar küçük bir şey bile olabilir; ancak ilk izlenimler gerçekten etki yaratıyor.

İkinci neden ise kendi akıl sağlığınız. İnsanlar ilk başladığında genellikle yapacak çok işleri olmadığı bir dönem olur. Bu dönem, yapılacaklar ya da ofis düzeni listenizdeki bazı şeylerle ilgilenmek için onların zamanından yararlanabileceğiniz bir fırsattır. Bu nedenle yerleşik bir planınızın olması çok önemlidir.

Ben Aston:

Kesinlikle. İlk izlenimlerin çok önemli olduğunu düşünüyorum. Dediğin gibi, bu izlenimler çoğu zaman ilk birkaç günde oluşuyor. Bazen “Ben zorlu bir başlangıç yaşadım; bat ya da çık, deneyimin bir parçası” diye düşünebiliriz. Ancak insanlara iyi bir deneyim yaşatabilir, işe başladıklarında kendilerini etkili ve bir şeyler yapabilecek durumda hissetmelerini sağlayabilirsek bunun gerçekten önemli olduğunu düşünüyorum.

Bence önemli olan başka bir nokta da senin yazında konuştuğumuz farklı işe alıştırma düzeyleri. Kuruma ya da ajansa işe alıştırma var; ardından bu süreç daha alt düzeylere ayrılıyor. Üst düzey bilgiler var, ayrıca ekibe, projeye ve role işe alıştırma da söz konusu.

Bu sürecin nasıl işlemesi gerektiğini düşünüyorsun? Az önce bir projeye işe alıştırmadan söz ettin. İşe alıştırmayı bütünsel olarak düşündüğümüzde bu süreç her zaman herkese uyan tek bir kalıp mı olmalı? Yoksa etkili olması için nasıl uyarlamalıyız?

Sarah Hoban:

Ajans ya da kuruluş düzeyinde, rol, proje veya ekip ne olursa olsun tutarlı olması iyi olur. Çünkü bu, şirket kültürünün ne olduğunu ve insanların bu kültür içinde kendilerine nasıl yer bulabileceklerini gösterir.

Ben Aston:

Anladım.

Sarah Hoban:

Bu düzeyde standardizasyon önemli; ancak diğer boyutlara, yani ekibe, projeye ve role indiğinizde sürecin kişiselleştirilmesi ve herkese uyan tek bir kalıba bağlı kalınmaması gerektiğini düşünüyorum. Her ekibin kendine özgü bir karakteri ve kişilik yapısı var. Projenin farklı öncelikleri ya da işe alıştırma sürecinde odaklanılması gereken konuları olabilir. Rol ise doğal olarak kişiye özel olacaktır. Bunun bir kısmına yeni çalışanın karar vermesi gerektiğini düşünüyorum; ancak neyin nasıl görüneceğini yönlendirmek için genel bir yapı sağlamak önemli.

Ben Aston:

Kötü işe alıştırmadan söz edelim. Bence başlamak için ilginç bir konu. Kötü bir işe alıştırma deneyimi yaşadın mı? Booz Allen'da on yıldır olduğunu biliyorum ama öncesinde ya da Booz Allen içinde, ekip, proje ve rollere işe alıştırma açısından böyle deneyimler yaşamış olmalısın. Kötü işe alıştırma sana göre nasıl görünür?

Sarah Hoban:

Herkes bunu gördüğünde anlar. Gelirsiniz ve kimse başlayacağınızı hatırlamıyor gibidir; sizin için bir kalem bile yoktur. Bir miktar belirsizlik olmasını beklersiniz ama staj yaptığım dönemde ilk haftam olduğu sürpriz olmuştu. “Aa evet, bir stajyerimiz vardı” denmişti ve insanlar benimle ne yapacaklarını tam olarak bilmiyordu. Bu kesinlikle kötü bir işe alıştırma deneyiminin göstergesi. İşe alım sürecinde işe alım yöneticisi, işe alım uzmanı ve aday arasında açık iletişim kanallarının bulunması da önemli. İşe başladıktan sonra ilk gününden heyecan duyduğunuzu önceden belirten bir not göndermek, iletişim ve plan eksikliğinin tersine, çok büyük fark yaratır.

Ben Aston:

Bazen tüm bunlar işler aceleye geldiğinde pencereden dışarı çıkıyor.

Sarah Hoban:

Kesinlikle.

Ben Aston:

Yeni bir proje geldiğinde ve ekibi hızla büyütmeye çalıştığımızda çoğu zaman böyle bir telaş yaşanıyor. Ben de bunu yaptım: Cuma günü birini işe alıyorsunuz, pazartesi başlayacak ve pazartesi geldiğinde henüz bilgisayarı bile hazır değil. Sabah masa, monitör ve bilgisayar bulmaya çalışıyorsunuz ve bunun gerçekten çok kötü olduğunu düşünüyorsunuz. Yani ben de kötü işe alıştırma konusunda suçluyum.

İyi işe alıştırma açısından yaptığımız şeylerden biri, işe alıştırma sürecini Trello'ya koymak. İnsanların okuyabileceği belgelerden oluşan büyük bir Kanban panosu hazırlıyoruz. Birinci hafta, ikinci hafta ve üçüncü hafta ne yapılacağını süreç olarak gösteriyoruz. Böylece her kişi için yeni bir Trello panosu oluşturup bunu takip edebiliyorlar.

Üst düzeyden bakarsak, bu panoya ya da sürece neleri dahil etmeliyiz? Sana göre iyi işe alıştırma nasıl görünür?

Sarah Hoban:

Birkaç şey var. Bunlardan biri, başlamadan önce yapılması gerekenler. Kişiyi işe aldığınızda, işe alım yöneticisi olarak kişi başlamadan önce telaşa kapılmamanızı sağlayacak bir kılavuz ya da belgenin bulunması önemli. Ekibimde yakın zamanda bir işe alıştırma kılavuzu hazırladık ve en son işe aldığımız kişiden, deneyimine dayanarak bu kılavuzu geliştirmesini istedik. Ajans bilgileri nasıl olmalı gibi konuları bu şekilde kayda aldık.

Ayrıca bu kişileri işe alıştıracak yöneticiler için ayrı bir kılavuz oluşturduk. Örneğin, “Çalışanınızın başlamasına iki hafta kaldı; bilgisayar sipariş etmeyi unutmayın” gibi bilgiler vardı. Söylediğin gibi bunu unutabilir ve kişi geldiğinde çalışacağı hiçbir şey hazır olmayabilir. Bu, yöneticinin ve kişiyi ekibe dahil eden ekibin işini kolaylaştıran bir kontrol listesi.

Yeni çalışan açısından ise kendisini hoş karşılanmış ve dahil edilmiş hissetmesi önemli. Başlamadan önce hoş geldin e-postası göndermeye çalışıyoruz. Genellikle pizza öğle yemeği ya da insanların yeni kişiyle tanışmak için uğrayabileceği bir kahve buluşması düzenliyoruz. Ofis dışında büyük ve resmi bir öğle yemeği için zamanımız olmasa bile herkes böyle rahat bir buluşma için zaman ayırabiliyor.

Sonra güçlendirme geliyor. Kılavuzu verip “Al, bunları yapmaya başla” diyoruz. Bazıları yan haklar hakkında okumak ya da özgeçmişini dolduracak bir etkinlik yapmak gibi şeyler. Bazıları da ekipteki düzen işleri oluyor. “Buradasın, bunlardan bazılarını yapabilir misin?” diyoruz. Bu, onların gerçek görevlerle başlamasını ve erken aşamada katkı sağladıklarını hissetmelerini sağlıyor.

Ben Aston:

Kesinlikle. İnsanları en başından güçlendirmek ve onlara özerklik vermek önemli. “Yapmanız gereken on şey var; bunları nasıl gerçekleştireceğiniz tamamen size kalmış” diyebilmek. Özellikle toplantı planlamak söz konusu olduğunda “Konuşmanız gereken on kişi burada, bunu gerçekleştirin” demek insanların hemen yapacak bir şeyleri olduğunu hissetmesini sağlıyor.

Bir programa sahip olma fikrini seviyorum. İşe alıştırma sürecinde birinci gün, ikinci gün, birinci hafta, ikinci hafta, ilk ay gibi aşamalar için bir plan olmalı. Böylece insanların ne zaman anlamaya ve ne zaman katkıda bulunmaya başlamalarının beklendiğini bilmelerini sağlayabiliriz. Çok fazla okuma materyali verebiliriz ama bu biraz sıkıcı olabilir. Bu nedenle onları işe başlamaları için güçlendirmek ve gerekli araçları sağlamak önemli. Proje sürecini adım adım anlamalarına yardımcı olmalıyız: Projeler burada nasıl yürür, proje yönetimi kontrolleri ve süreçleri nasıldır, tahminleme ve kapsam belirleme nasıl yapılır? Bunlar her yerde farklıdır. Operasyonel süreç, araçlar ve finans yönetimi gibi konularda genel bir bakış sağlamak insanları başarıya hazırlar ve etrafta amaçsızca dolaşmak yerine hızlıca çalışmaya başlamalarını sağlar.

Ayrıca onlara yapacak işler vermek de önemli. Okuma ya da senin bahsettiğin düzen işleri gibi görevler olabilir. “Boş kaldığında yapabileceğin şeyler bunlar” diyebilmeliyiz. Böylece yanımızda oturup Facebook'ta gezinerek ne yapacaklarını söylememizi beklemezler.

Şirket süreçleri, proje yönetimi, operasyonel süreçler, araçlar ve hatta oda rezervasyonu ile konferans hatlarına erişim gibi konularda bir plan hazırlamak; müşteriler hakkında bilgi vermek ve yapılması ve yapılmaması gerekenleri açıklamak, tüm bilgileri yazılı hale getirmek işe alıştırma sürecini gerçekten hızlandıracaktır.

Sarah Hoban:

Kesinlikle.

Ben Aston:

Proje süreci gibi konuları yazılı hale getirirken, insanları ekibinize alıştırıp proje yönetmelerine ve teslim etmelerine nasıl yardımcı oluyorsunuz? “Projeleri böyle yürütüyoruz, bu iş böyle çalışıyor” gibi üst düzey bir açıklama var; ancak günlük işlerin ve ayrıntıların gerçekliği de bulunuyor.

Sarah Hoban:

Bunun devam eden bir çalışma olduğunu düşünüyorum. İşe yarayan şeyin, onlara çok miktarda okuma bilgisi vermekle bazı pratik görevleri yapmaya başlamalarını sağlamanın birleşimi olduğunu gördük. Projelerim için bir proje başlatma belgesi oluşturmaya çalışıyorum. DPM'in bu konuda çok iyi bir yazısı da var. Bu belge, ekipteki tüm projelerin bir ya da iki sayfalık genel görünümünü içeriyor. Yeni çalışanın ekibe alışmaya ve insanlarla tanışmaya başladığında bu belgeyi güncellemesi de harika oluyor. Böylece proje genel görünümünü okuyabiliyor, ekipteki diğer proje yöneticileriyle konuşarak onların portföylerini öğrenebiliyor ve projelerine nasıl en iyi katkıyı sağlayacağını anlayabiliyor.

Projeden projeye tutarlı olan standart araçlarımız olduğunu düşünmüyorum; çünkü çalışmalarımız birbirinden oldukça farklı. Erken dönemde ilişki ağına dahil olmak ve iş yapma şeklimizin çoğu zaman proje yöneticilerini tanımaktan, onların çalışma tarzlarının beğendiğiniz ve projelerinizde uygulamak istediğiniz unsurlarını seçmekten geçtiğini anlamak önemli. Bu açıdan biraz bağımsız olabilmemizi ve stratejilerimizi çalıştığımız müşteri ya da projeye göre uyarlayabilmemizi seviyorum.

İşe alıştırma kılavuzunda yaptığımız ve başta komik bulduğum ama insanların aslında çok faydalı olduğunu söylediği başka bir şey daha vardı. Sanırım benim gibi birine göre daha içe dönük kişilikleri işe alma eğilimindeyiz. Bu nedenle kılavuzda tam anlamıyla bir ağ kurma toplantısının nasıl yapılacağına dair talimatlar vardı. Bana çılgınca gelmişti ama insanlar bunun gerçekten yararlı olduğunu söyledi. Kimlerle hangi konuları konuşmanız gerektiği, toplantı talebini nasıl göndereceğiniz, toplantıyı nasıl yapacağınız ve hangi soruları sormanız gerektiği anlatılıyordu. Özellikle iş deneyimi az olan birinin iş dünyasına nasıl alışacağını anlaması açısından çok faydalıydı.

Ben Aston:

İlginç. Bir kuruluşta ne kadar uzun süre çalışırsak kendi kültürümüze karşı o kadar körleşiyoruz. Bu yüzden yeni katılan kişiler bize neleri anlatmadığımızı söyleyebilecek en iyi kişiler. Yeni çalışana çalışma kılavuzunu geliştirme sorumluluğu vermek ve “Burada ne eksik? Hepimizin doğal kabul ettiği ama size anlatmadığımız ne var?” diye sormak iyi bir fikir. Birçok şeyi doğal kabul ediyoruz. Kültürü yazılı hale getirirken neden bazı şeyleri yaptığımızı sorgulamaya başlayabilir ve bunları yapmaya devam edip etmememiz gerektiğini değerlendirebiliriz.

Daha önce işe alıştırma kılavuzu ya da çalışan el kitabı oluşturmamış, gelecek hafta yeni bir çalışanı başlayacak birini düşünelim. Hazırlık yaparken dikkate alması gereken en önemli şey nedir? Ağ kurma tavsiyesinden söz ettin; çalışan el kitabı ya da işe alıştırma süreci için asgari uygulanabilir yaklaşımın nedir?

Sarah Hoban:

Tek bir şey seçmem gerekirse, el kitabını hazırlarken her şeyi baştan oluşturmak zorunda hissetmemeniz gerektiğini söylerdim. Başka şirket politikaları ya da bağlantı verebileceğiniz bilgiler varsa bunları yeniden yazmak yerine bağlantı olarak eklemek her zaman daha iyi. Dizüstü bilgisayar edinme, şirket yan hakları ya da benzeri bilgileri başka yerlerden alabilirsiniz. Daha somut konular açısından ise ekibinizin üzerinde çalıştığı farklı projelerin genel görünümlerini ve ekip üyelerinin kim olduğunu açıklayan bilgileri eklemek önemli. İnsanlar bu kısmı genellikle gözden kaçırıyor.

Ekibimiz için yetkinlik kartları hazırlamaya başladık. Herkes geçmişi ve ilgi alanları hakkında yazıyor. Biraz özgeçmişe benziyor ama daha eğlenceli bir formatta. Ayrıca insanlar hakkında ilginç bilgiler de içeriyor; böylece birbirinizi tanıyabiliyorsunuz. Kartların güncel olmasını sağlamak için yeni çalışandan ekip üyelerine gidip kartlarını güncellemelerini istemesini bekliyoruz. Bu da ilk haftasında ekipteki herkesle tanışmasını sağlıyor.

Son olarak, bu belki daha önce editörlük yaptığım için bana özgü olabilir ama herkesin kalite güvence ve stil kılavuzumuzun nasıl olduğunu en başından net biçimde anlamasını istiyorum. Yeni çalışanları bazı belgelerimizin son incelemelerine dahil etmek çok iyi oluyor; çünkü yeni bir bakış açısı getiriyorlar. Nasıl yazdığımızı ve nasıl teslim ettiğimizi anlamaları da eğitimleri açısından çok yararlı.

Ben Aston:

Harika. Sarah, bugün bize katıldığın ve işe alıştırma sürecini iyi yürütmekle ilgili harika tavsiyelerini paylaştığın için çok teşekkürler.

Ne düşünüyorsunuz? Hiç-

Sarah Hoban:

Rica ederim. Bu harika bir oturumdu.

Ben Aston:

İyi bir işe alıştırma deneyimi yaşadıysanız ya da harika bir çalışan el kitabı oluşturduysanız bunu bizimle paylaşmanızı ve yorumlarda iyi bir işe alıştırma deneyimini neyin oluşturduğunu anlatmanızı çok isterim.

Daha fazla öğrenmek ve işinizde ilerlemek isterseniz sizi DPM üyeliğiyle topluluğumuza katılmaya davet ediyorum. Slack ekibimize, şablonlara, atölyelere, danışma saatlerine, e-kitaplara ve daha fazlasına erişmek için thedigitalprojectmanager.com/membership adresine gidin.

Bugün duyduklarınızı beğendiyseniz lütfen abone olun. Birkaç dakikanızı ayırıp bize dürüst bir değerlendirme bırakın. Bunu gerçekten takdir ediyoruz. Bir sonraki bölüme kadar, dinlediğiniz için teşekkürler.