Ajans Çevikliği: Ajanslar İçin 10 Çevik Yöntem
Karşılaştığım her dijital ajans, bir şekilde ajans çevikliği uyguladığını iddia ediyor gibi görünüyor.
Bugün karşımıza çıkan zorluk, çevik ajans derken neyi kastettiğimizdir. Ajans çevikliği terimi o kadar çok bağlamda kullanıldı ki artık büyük ölçüde anlamını yitirdi.
Bir yandan bu terim, her şeyden önce sonuçlara değer veren esnek ve uyarlanabilir bir yaklaşımın temelindeki özgün niyetleri ifade edebilir. Yelpazenin diğer ucunda ise hiçbir sürecin bulunmadığı kaotik bir çalışma ortamını tanımlayan bir etiket olabilir. ‘Olduğu gibi ilerliyoruz’ gerçeğini ortaya koymaktansa ‘çevik’ olduğunuzu söylemek kulağa çok daha inandırıcı gelir.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Bu bir eleştiri olarak tasarlanmamıştır. Dijital sektör hâlâ emekleme aşamasında. En iyi işlerimizi yönetmenin ve teslim etmenin yollarını hâlâ bulmaya çalışıyoruz.
Dijital Ajanslar İçin Scrum'un Zorlukları
Tanıdığım birçok dijital ajans, çevik bir süreç bulmaya çalışırken Scrum ile başlıyor. İlk bakışta bu mantıklı bir seçim. Çevik metodolojileri araştırmaya başladığınızda her yerde Scrum'dan bahsedildiğini görürsünüz. (Scrum terimi, sıklıkla – ancak yanlış biçimde – çeviklik ile birbirinin yerine kullanılır; sanki ikisi aynı şeymiş gibi. Öyle değiller. Çeviklik, Scrum'dan çok daha fazlasıdır.)
Scrum'un cazibesi açık. Bazı kişiler için etkileyici görünen pek çok gösterişli terim ve moda sözcük var: sprintler, iş listeleri, sprint retrospektifleri, hızlar, iş bitirme grafikleri, Scrum yöneticisi, ürün sahibi… Çok sayıda eğitim ve sertifikasyon seçeneği bulunuyor. Her şeyden önce, altın bir bilet olarak görülebilir. Bu tarifi uygulayın, kaosunuz sihirli bir şekilde bir ütopyaya dönüşsün. Sıklıkla gözden kaçırılan nokta, Scrum'un köklerinin yazılım ürünü geliştirmeye dayanmasıdır. Belirli bir ürünü teslim etmeye net biçimde odaklanmış bir yazılım tedarikçisinde ekip olarak çalışıyorsanız Scrum harika bir seçenektir.
Ancak yönetmeniz gereken dış bağımlılıklar olduğunda Scrum aksamaya başlar. Bir dijital ajansta çalışırken işinizin neredeyse her yönünün dış bağımlılıkları vardır – müşterileriniz. Bu, ciddi miktarda israfa yol açar. Proje yöneticileri, projelerinin sprinte dâhil edilmesini sağlamak için her sprint planlama oturumunda karmaşık siyasi müzakerelere girmek zorunda kalır. Ajanslardaki sprint planlama toplantılarının tam bir gün sürdüğünü ve tüm ekibi kapsadığını gördüm. Sprintlerin genellikle iki veya üç hafta sürdüğü düşünüldüğünde bu, tüm ekibinizin kapasitesinin %6-10'udur. Ne büyük bir zaman ve emek israfı!
Üstelik bu sprint planları çoğu zaman sprintin başlamasından bir veya iki gün sonra çözülmeye başlar. Müşteriler fikirlerini değiştirir veya gerekli bilgileri sağlamakta gecikir. Yeni iş fırsatları ya da canlı bir sistemle ilgili teknik sorunlar gibi beklenmedik olaylar ortaya çıkar.
Tüm bunlar, daha fazla zaman ve ajans kaynağını boşa harcayan sık yeniden müzakerelere yol açar. Çevik sürecinizin aksayabileceği ve yaratıcı ajans kaynak yönetimini olumsuz etkileyebileceği nokta burasıdır.
Öğrenilmesi Gereken Önemli Bir Ders
Çok sayıda çevik yöntem ve uygulama mevcuttur. Scrum'dan beklenen faydaları elde etmekte zorlandıktan ve daha derinlemesine araştırma yaptıktan sonra bunu 2010 yılında fark ettim. Bu süreç beni Kanban'a ve yalın düşünceye yöneltti. Bunların bazı uygulamaları, kullandığımız yaklaşıma iyileştirmeler sunuyor gibi görünüyordu.
Denemeler yapmaya başladım. Önce küçük ve öngörülebilir bir projeyle, ardından giderek daha büyük ve karmaşık işlerle. Bu süreç, projeleri tek tek parçalara ayırma biçimimle başladı – kullanıcı hikâyelerinden özellik açıklamalarına, ardından da değer odaklı çıktılara geçtim. Bu, müşterilerin işleri inceleyip kabul etmesini kolaylaştırdı ve projelerin yönetimini basitleştirdi.
Süreçlerimizi ve tüm işlerimizin yönetilme biçimini de sorgulamaya başladım. Bunun sonucunda sprint planlama oturumlarını kaldırdık ve günlük ayakta toplantıda hızlı yeniden düzenlemeler yapmaya başladık. Kısa süre içinde sprint kavramını bıraktık ve akış tabanlı bir Kanban yaklaşımına geçtik. Daha fazla iyileştirme, nasıl daha iyi olabileceğimize dair öneriler sunan ve ardından bunları deneyen ekip üyelerinden geldi.
Sonuçlar her şeyi ortaya koydu:
- çalışanlar daha mutluydu; çünkü en iyi işlerini yapmaları ve büyük ölçüde kendi kendilerini yönetmeleri daha kolaydı
- bu durum, proje yöneticisinin zamanını serbest bıraktı; böylece aynı anda daha fazla projeyi rahatça yönetebildi ve önemli sonuçlara odaklanabildi
- işimizin kalitesinde, teslim sürelerinde, müşteri ilişkilerinde ve elde edilen sonuçlarda önemli iyileşmeler görüldü
- aynı zamanda ekibimizde kişi başına geliri üç yıldan biraz kısa bir sürede üç katına çıkardık.
Üzerinde daha fazla düşündüğümde, aydınlanma anının denemeye cesaret etmekten kaynaklandığı ortaya çıktı. Değişiklikler yaptım ve etkilerini gözlemledim.
Bundan önceki süreç iyileştirme çabaları, Scrum gibi doğrudan benimseyebileceğimiz hazır bir süreç arayışındaydı. Artık bunun var olmadığını anlıyorum. Bunun nedeni, sektörümüzün hâlâ emekleme döneminde olması ve işletmelerimizin nasıl çalışması gerektiğini hâlâ çözmeye çalışmamız. Ayrıca her işletmenin benzersiz olduğu da doğru. Bir ajans için işe yarayan yaratıcı iş akışı çözümü başka bir ajansa mutlaka uyarlanamayabilir.
Çevik Ajans Yöntemlerini Bir Dijital Ajansa Entegre Etmenin 10 Yolu
Çok sayıda dijital ajans da dâhil olmak üzere çeşitli bilgi emeği işletmelerine danışmanlık yapıyor ve operasyonel süreçlerini geliştirmelerine yardımcı oluyorum. Bu deneyime dayanarak, çevik yöntemleri ajans ortamına entegre etmek için en önemli ipuçlarım şunlar:
1. “Tek doğru yol” olmadığını ve hiçbir şeyin değişmez olmadığını kabul edin
Her kuruluş benzersizdir. Ajans çevikliğinde başarı, başkalarının fikirleri üzerine inşa etmekten ve bunları kendi koşullarınıza uyarlamaktan geçer.
2. Kademeli değişim ve sürekli iyileştirme kültürünü teşvik edin
Süreç iyileştirme çalışmalarının başlangıcında değişim hızı doğal olarak daha yüksek olsa da bunu hiçbir zaman “tamamlandı” olarak görmemek gerekir. Ajans çevikliği, çalışma yöntemlerinizi sürekli olarak uyarlamanızı ve test etmenizi gerektirir (terminolojide kaizen). “Büyük patlama” şeklindeki yönetilen değişim girişimlerinin kalıcı sonuçlar getirmemesinin nedeni budur.
3. Gerçekten önemli olan sonuçları tanımlayın
[Tweet “Müşterilerin çoğunlukla yatırımlarının getirisini önemsediğini unutmayın. #agile #projectmanagement”] İstedikleri sonuçlara ulaşmalarını kolaylaştırdığı sürece sürecinizin ne olduğu veya ne olarak adlandırıldığı umurlarında değildir (çevik sözleşmeler bu ilişkinin yapılandırılmasına yardımcı olabilir). Aynı şekilde, ajansınızın var olma nedenlerini ve motivasyonlarını da unutmayın.
4. Nicel ölçüm yapın
Aşırıya kaçmanıza gerek yok ancak çalışmalarınızın standartlaştırılmış ölçümlerini almak önemlidir. Bu ölçümler olmadan, esasen körlemesine çalışırsınız.
Bir ajansta geliştirme ekibine liderlik ettiğim dönemde ölçümlerim arasında “kişi başına gelir”, “müşteri başına gelir”, “müşteri başına fırsat maliyeti” (yani müşteri için harcanan faturalandırılamaz zamanın değeri) ve “zaman çizelgesi eksiksizliği” (çalışılan saatler arasından kaydedilen saatler) bulunuyordu. Bu ölçümleri aylık olarak örnekliyor ve sonuçları hem ekibime hem de şirket yöneticilerine raporluyordum (pazarlama ajansı raporlama yazılımı bu konuda yardımcı olabilir). Bu yöntem, iyileştirme çalışmalarımızı bir sonraki aşamada nereye yönlendirmemiz gerektiğine ilişkin değerli içgörüler sağlamakta hiç başarısız olmadı.
Bu veri noktalarının çoğu doğru zaman çizelgesi verilerine dayanıyor ve bunun zorlayıcı olabileceğinin farkındayım. Zaman çizelgelerinin neden önemli olduğunu ve bilgilerin ne için kullanıldığını (ve ne için kullanılmadığını) açıklamanın, bunların doldurulmasını sağlama konusunda büyük fayda sağladığını gördüm.
5. Nitel ölçüm yapın
Sayılar önemlidir ancak ajans çevikliği açısından aynı derecede değerli olan daha öznel ölçümleri de unutmayın. Bunlar arasında projelerin algılanan kalitesi, müşteri memnuniyeti ve çalışanların bağlılığı / mutluluğu / esenliği bulunur.
6. Her şeyi sorgulayın
Bunu çevrenizdeki herkesi rahatsız edecek sinir bozucu bir şekilde değil, “bu nasıl daha iyi olabilir?” şeklindeki kişisel bir zihniyetle yapmanızı kastediyorum. Çok az sonuç veriyor gibi görünen düzenli bir toplantıya katılıyorsanız (veya toplantıyı yönetiyorsanız), ajans çevikliği bakış açınızı devreye sokun, toplantının nasıl iyileştirilebileceğini veya gerçekten gerekli olup olmadığını düşünün.
7. Projeleri “değer birimlerine” ayırın
Örneğin, bir web sitesinin haberler bölümü veya bir kampanyanın e-posta pazarlaması unsuru. Bu, işin yönetilmesini ve maliyetlendirilmesini, ayrıca müşterilerin kabul etmesini kolaylaştırır. Bunu projeler genelinde tutarlı bir şekilde uygularsanız, bir teslimatla genellikle ilişkilendirilen zaman ve maliyetlere ilişkin bir veri kümesi oluşturursunuz; bu da gelecekteki projeleri fiyatlandırmayı kolaylaştırır. Beceri türüne göre (tasarım, ön yüz geliştirme, arka yüz geliştirme, PM vb.) maliyetlendirmeye kıyasla çok daha değerli ve doğrudur.
8. Çalışmanızı görselleştirin
Gösterişli terim ‘değer akışı haritalama’dır. Önemli olan, herkesin aynı anlayışta olması için tüm işlerin durumunun net bir görünümünü oluşturmak ve sürdürmektir. Çevik araçlar Trello ve Jira gibi araçlar bu konuda harikadır, ancak aynı konumdaysanız mütevazı bir Post-It de aynı derecede iyi olabilir.
9. Devam eden işlerinizi sınırlayın
Başka bir deyişle, ‘başlamayı bırakın ve bitirmeye başlayın’. Önemli sonuçlar tamamlanmış işlerden gelir. Yüksek kaliteli iş, eldeki göreve odaklanıp onu tamamlamaktan doğar. Aynı anda devam eden çok fazla iş, teslim sürelerini uzatır ve kaliteyi düşürür. Devam eden işlerinizi ve proje ilerlemenizi takip etmek için bir yaratıcı ajans proje yönetimi yazılımı veya çevik proje yönetimi yazılımı kullanabilirsiniz.
10. Süreçlerinizi bir operasyon el kitabında belgeleyin
İşletmeler karmaşıktır. İnsanların işletmenin nasıl çalıştığıyla ilgili her şeyi hatırlaması basitçe mümkün değildir (ve faydalı da olmaz). Bu nedenle süreçlerinizi açık ve erişilebilir bir biçimde belgelemenin bir yoluna ihtiyacınız vardır.
Bunlar uzun ve kapsamlı metinler değildir. Çoğunlukla, zaman içinde geliştirilen birkaç destekleyici notla birlikte bir duruma nasıl yaklaşılacağını açıklayan kontrol listeleridir. Bunların kullanılması, sürecinizin değerinin yalnızca birkaç kişinin zihninde değil, ajansın tamamında yerleşmesini sağlar. İyi bir operasyon el kitabı; personelin işe uyum sağlaması, iş sürekliliği planlaması, felaket kurtarma ve yoğun dönemlerde işlerin basitçe paylaştırılması gibi durumları çok daha kolay hale getirir.
Pratik açıdan bakıldığında, birbirine bağlanmış bir Google Dokümanları seti ve buna ek olarak ayrı bir ‘içindekiler’ dokümanı harika bir yaklaşımdır. Gösterişli bir intranetten çok daha esnek ve etkilidir.
Sonuç
Dikkatli okuyucular, bu çevik ajans listesindeki yalın ve Kanban etkilerini fark edebilir. Bu bir tesadüf değildir. Ancak bu makaleden, yalın yazılım geliştirmenin veya Kanban’ın ajansınız için doğru metodoloji olduğu düşüncesiyle ayrılmak asıl noktayı kaçırmaktır. Bunlar faydalı araçlar sunar, ancak özünde yalnızca etiketlerdir.
Süreçleriniz size özgüdür. Amaç, ajansınız genelinde birleşik bir çalışma biçimine sahip olmaktır. Bu, müşteriler ve personel için tutarlı bir deneyim sağlar. Kaliteyi, yaratıcılığı, mutluluğu ve kârı sürekli olarak geliştirmek için gereken sağlam temelleri sunar. Endişelenmeniz gereken tek marka adı kendi işletmenizin markasıdır.
Ajans sahipleri konferanslarına katılmak da bu konuda yardımcı olabilir; bu konferanslar, başkalarının operasyonel zorluklara nasıl yaklaştığını görme fırsatı sunar ve çoğu zaman çevik, yaratıcı ve iş stratejilerini tek çatı altında birleştiren gerçek dünya çözümlerini paylaşır.
Ve unutmayın: başarı, kötü süreçlerle ve verimsizliklerle karşılaştığınızda harekete geçmenizden gelir. Belirli bir değişim gündemini beklemenize gerek yoktur. Bir şey iyi çalışmadığında, ona meydan okuyun ve başka bir şey deneyin. Bugün başlayın. Başlamazsanız yarın da hâlâ aynı durumda olacaksınız.
Sırada Ne Var?
Ajansların çevik çalışma biçimine nasıl geçtiği hakkında daha fazla bilgi edinin veya ajanslarla ilgili daha fazla bilgi edinmek için en iyi ajans podcast’leri listemize göz atın.
