Guide till sprintretrospektiv: 3 metoder och 6 snabba tips

Retrospektiven bör vara ett tryggt forum där människor kan dela med sig av sin ärliga feedback. I grunden handlar det om kontinuerlig förbättring – att driva positiv förändring i projektet och teamet.

De ska inte förväxlas med projektretrospektiv, som är något annorlunda.

Vad är syftet med sprintretrospektiven?

Syftet med sprintretrospektiven är att nå en samsyn kring en förbättringsplan och ta fram åtgärder som ska genomföras under kommande sprinter.

Under sprintretrospektiven kan teamet identifiera områden som kan förbättras, till exempel att göra den dagliga Scrum-ceremonin (även kallad ståmöte) mer användbar, förbättra kommunikationen eller hitta ett effektivare sätt att samla in feedback från varandra.

Som Scrum-master eller projektledare dokumenterar du dessa förbättringsområden och skriver en plan för hur de kan uppnås. Dessa insikter från den föregående sprinten måste tas i beaktande när du genomför sprintplaneringen för nästa sprint.

Vad är ett sprintretrospektivmöte?

Sprintretrospektivmötet är sprintretrospektiven. Du bör förbereda dig i förväg, och det bör även hela teamet göra (jag går igenom detta mer ingående längre ner), men det är under mötet som själva retrospektiven äger rum.

När hålls mötet?

Mötet hålls i slutet av en sprint, efter sprintgranskningen. Det kan vara frestande att kombinera retrospektiven med sprintgranskningsmötet, men försök att undvika detta.

Sprintretrospektiven är vanligtvis tidsbegränsad utifrån sprintens längd. Den bör vara högst 3 timmar för en sprint på 1 månad och kortare för kortare sprinter.

Vilka deltar i mötet?

De som deltar i sprintretrospektivmötet är: 

• Sprintteamet: vanligtvis utvecklare, designers och ingenjörer
• Sprintfacilitatorn: vanligtvis en Scrum-master eller produktägare
• Observatörer: som bidrar med ett externt perspektiv
• Deltagare eller intressenter: som har kunskap som är relevant för diskussionen

Så genomför du en lyckad sprintretrospektiv

Det bästa sättet att se till att du får ut maximalt värde av sprintretrospektiven är att förbereda dig i förväg. 

1. Avsätt tid innan retrospektiven börjar för att samla in återkoppling och ge deltagarna möjlighet att brainstorma diskussionsämnen. Skicka ut en anonym enkät i förväg eller avsätt tid i början av retrospektiven. Tänk på att team vanligtvis föredrar anonymitet.
2. Ge varje deltagare möjlighet att granska data, till exempel ett nedbränningsdiagram, före mötet. Detta kan användas som utgångspunkt för samtalet under sprintretrospektiven.
3. Börja med rätt inställning inför mötet. Det är viktigt att närma sig det med ett öppet sinne och främja lagarbete i diskussionen.
4. Kom ihåg att förhålla dig neutral under diskussionen. Om du inte kan det är det bäst att be någon utanför teamet att ta den rollen, så att personen i fråga kan delta.
5. Led teamet mot att hitta problemets grundorsak, i stället för att fokusera på frustrationen kring problemet. För att göra detta genomför du en grundorsaksanalys. Ställ frågor för att ta reda på vad som orsakade problemet och diskutera lösningar. Undvik destruktiv kritik och styr diskussionen mot konstruktiv kritik.
6. Var bekväm med tystnad. De flesta team består av både introverta och extroverta personer. Introverta teammedlemmar kan behöva tid för att samla sina tankar, och tystnad ger dem möjlighet att tänka. Eftersom tystnad kan kännas obekväm kommer människor vanligtvis att säga något för att fylla den.
7. Efter diskussionen arbetar du tillsammans med teamet för att identifiera gemensamma mönster och teman i återkopplingen. Vilka problemområden sticker ut mest? Vad ägnade ni mest tid åt att diskutera?
8. Fastställ åtgärdspunkter baserat på diskussionen och de gemensamma teman ni identifierade. Prioritera dessa åtgärdspunkter eller leveranser och tydliggör vem som ansvarar för att genomföra dem. Du kan använda Scrum-programvara eller andra agila verktyg för att hålla reda på dem och följa upp vid behov.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Varför ska du genomföra en sprintretrospektiv?

Här är några av de många fördelarna med sprintretrospektiv:

• Det skapar en trygg och skuldfri miljö där teammedlemmarna kan dela värdefull återkoppling
• Det gör det möjligt för teamet att dokumentera framgångar och förbättringsmöjligheter
• Det ger en handlingsinriktad lista över nästa steg och identifierar vem som ansvarar för varje punkt
• Det identifierar små, stegvisa förändringar som kan leda till större förbättringar
• Det gör det möjligt för team att iterera på sin process för att förstärka resultaten
• Det gör det möjligt för åsikter att bli hörda
• Det hjälper programvaruutvecklingsteamet att mogna
• Det gör varje sprint bättre än den föregående

3 olika retrospektivmetoder

Det finns flera interaktiva strategier för att samla in återkoppling vid ett retrospektivmöte. Här är några idéer som kan hjälpa dig att komma igång:

Segelbåtsmetoden

Segelbåtsmetoden riktar sig till visuella inlärare. En teammedlem får i uppgift att rita en segelbåt, vind, ett ankare, ett isberg och (valfritt) en ö.

Teamet lägger till sin återkoppling i de relevanta områdena på bilden:

• Vinden representerar de punkter, personer eller arbetsflöden som förde teamet framåt.
• Såväl ankaret som det som tyngde ner teamet.
• Isberget representerar oväntade punkter som fick teamet att tappa kursen under sprinten.
• Ön representerar sprintmålen.

Affinitetskartläggning

Affinitetskartläggning är en effektiv metod för att samla in återkoppling från en större grupp på kort tid. Be först teamet att skriva ner sin återkoppling på självhäftande lappar (fysiska eller virtuella). När all återkoppling har samlats in kan du börja urskilja mönster och gruppera liknande punkter.

Märk varje grupp och be teamet diskutera ämnena på en övergripande nivå. Den här metoden är utmärkt för att organisera en stor mängd feedback i specifika kategorier för allmän diskussion.

De fyra L:en

De fyra L:en är ett enkelt sätt att samla in feedback och består av att teamet delar med sig av vad de uppskattade, saknade, lärde sig och längtade efter. 

• Uppskattade saker: allt som uppskattades under sprinten eller som bidrog till att sprinten blev framgångsrik.
• Saker som saknades: sådant som potentiellt kunde ha fört teamet närmare framgång.
• Saker man lärde sig: alla lärdomar från sprinten som skulle vara värdefulla att komma ihåg inför framtida sprintar, eller processförändringar som skulle kunna leda till mer framgångsrika arbetssätt.
• Saker man längtade efter: sådant teamet önskar sig för att nå framgång eller stärka moralen.

Vilka problem kan du stöta på? (Och hur hanterar du dem?)

Precis som med alla ritualer kan du eller ditt team ta med er olika nivåer av känslomässigt bagage till mötet, baserat på tidigare erfarenheter. Här är några saker du kan stöta på under en retrospektiv och hur du hanterar dessa hinder:

Apati

Om samma frågor ställs sprint efter sprint kan teammedlemmarna bli mindre engagerade i svaren och sluta komma med konstruktiva förslag för att förbättra processen.

Motverka apatisk delaktighet genom att variera upplägget! Testa olika övningar och frågor. När det gäller retrospektiv finns det ingen universallösning – du bör kontinuerligt förbättra sättet du genomför dem på. Besök funretrospectives.com för mer inspiration.

Känslor

I slutändan är vi människor – och människor har känslor. Retrospektiv ska uppmuntra konstruktiv feedback om vad som kan fungera bättre i framtida sprintar, men de ska aldrig främja fientlighet, negativitet eller skuldbeläggande.

Det är viktigt att vara icke-dömande och opartisk som mötesledare under det retrospektiva mötet. Människor ska känna sig trygga med att dela sin feedback. Se till att tydliggöra förväntningarna när du inleder Scrum-retrospektiven, medla längs vägen när det behövs och främja ett positivt samtal.

Brist på samtal

Du kan hamna i en agil retrospektiv där det känns som att frågor möts av tomma blickar. I stället för att behöva dra svaren ur deltagarna för att få igång samtalet kan du hitta en mer engagerande inledning på mötet.

Uppmuntra teamet att skriva ner sina förslag och tankar under sprintens gång. Då har de något att titta på under retrospektiven, i stället för att känna att de måste hitta på allt ur tomma intet. Du kan också överväga att själv föra logg över detta.

Motstånd från ledningen

Ibland påverkar åtgärdspunkter som identifierats under retrospektiven medlemmar utanför Scrum-teamet. Den som ansvarar för punkten bör samarbeta med ledningen kring förslaget och komma överens om hur den efterfrågade förändringen ska genomföras. Ledningen kan dock vara motvillig till det föreslagna tillvägagångssättet.

Om så är fallet ska du fortsätta försöka. Hitta dina allierade inom organisationen som kan stå upp för produktionsteamet och de förbättringar som sträcker sig bortom det. En verkligt agil organisation som värdesätter positiva förändringar bör så småningom vara villig att genomföra förbättringar som gynnar dem. 

Feedback och lärdomar från verkliga agila team

När jag började skriva den här artikeln kontaktade jag flera teammedlemmar i organisationen för att prata om deras erfarenheter av sprintretrospektiv. Jag var nyfiken på vad personer i olika roller – UX-designer, utvecklare och projektledare (DPM) – tyckte om denna Scrum-ceremoni. 

Om du precis har börjat arbeta med retrospektiv eller vill variera upplägget kan det vara en bra början att prata direkt med teammedlemmarna. Jag ställde tre enkla frågor:

1. Vad kan en sprintretrospektiv ge dig om den genomförs på ett bra sätt?

• Lärdomar om hur jag kan förbättra min personliga process och/eller roll, samt en möjlighet att lyfta potentiella förbättringar av teamets processer, prata om hur vi kan bli bättre som team och hur vi bättre kan samarbeta med våra kunder i framtiden (Design)
• Hjälpa teamet att identifiera förbättringsområden och erbjuda en plattform för att prata om värderingar eller resultat som hela teamet kan arbeta med framöver (Utveckling)
• Insikter och gemensam återkoppling kring vad som fungerar bra inom teamet, vad som inte fungerar och vad som kan förbättras. Det bästa scenariot är när teamet vägleds till att själva skapa och experimentera med lösningar på utmaningar (DPM)

2. Vad Kan Hända Om Den Genomförs Dåligt?

• Det kan förvandlas till ett klagomåls- eller smutskastningsmöte. En annan nackdel är om saker tas upp som aldrig faktiskt förändras eller genomförs (Design)
• Det kan leda till att teamet missar en möjlighet att utvecklas som helhet (Utveckling)
• Status quo bibehålls. Även om det kan vara frestande att låta det passera på kort sikt, kan det få en katastrofal långsiktig effekt på kulturen inom teamet (DPM)

3. Har Du Någon Favoritfråga Eller Aktivitet Som Har Ställts Under Ett Sprintretrospektiv?

• Det här är lite grundläggande, men en effektiv strategi är att ställa frågan och sedan gå laget runt så att alla måste svara. Det får alla att prata. Jag har deltagit i retrospektiv där 2–3 personer dominerar samtalet och andra inte säger särskilt mycket. Alla har alltid en åsikt om hur upplevelsen var, och ibland verkar det som att människor behöver lite uppmuntran, eller en möjlighet, för att säga vad de tycker. Att gå laget runt var effektivt av den anledningen. Alla hade ett svar. (Design)
• Jag hörde talas om en riktigt bra metod från Scrum-teamet på Spotify, där den agila coachen hjälpte teamet att bestämma en sak som de kunde göra och som alla trodde skulle göra teamet och/eller produkten bättre. I ett exempel kom de alla överens om att varje kodincheckning måste innehålla åtminstone någon form av testning. (Utveckling)
• Ställ den enkla frågan: ”Håller alla med om det som just sades?” (DPM)

6 snabba tips för att lyfta ditt nästa sprintretrospektiv

1. Håll Det Enkelt

Ett enkelt sätt att göra ditt nästa sprintretrospektiv effektivt är att fråga teamet vad de vill börja med, sluta med och fortsätta göra. Oavsett vad teamet beslutar, se till att alla deltar. Dokumentera förslagen du hör och rösta för att avgöra vad som ska hända.

2. Inkludera Något Nytt

Inkludera spel i era sprintretrospektiv. En av mina favoriter är LEGO-retrospektivet. Teammedlemmarna uppmuntras att använda LEGO-bitar för att bygga en struktur som representerar den senaste sprinten och en som representerar vad som behöver hända för att förbättra nästa sprint. Det gör saker och ting lite mer abstrakta och skapar några överraskande produktiva (och kreativa) samtal.

3. Håll Fokus

Med hjälp av Lean Coffee^TM-metoden kan retrospektivets agendor byggas med hjälp av demokratiskt framtagna Kanban-tavlor. Det kan vara bra för en grupp som har svårt att hålla sig till ämnet eller som tenderar att lägga för mycket tid på en viss diskussionspunkt. Se till att använda post-it-lappar och pennor i olika färger och utse en frivillig person som dokumenterar resultaten.

More Articles

• Så bemästrar du resurshantering i projektledning

4. Fokusera På Åtgärder

Se till att allt som kräver en åtgärd tilldelas någon i teamet. Allt behöver inte hamna på projektledaren. Även om diskussionen är konstruktiv och hjälpsam kommer effekterna inte att märkas om förändringen inte genomförs i hela teamet. Håll en lista synlig för alla och se till att förväntningar och tidsfrister fastställs.

5. Ta In Perspektiv Utifrån

Ett perspektiv utifrån kan bli en enorm vändpunkt! Överväg att ta in en agil coach som kan hjälpa till att leda retrospektivet. Det kan innebära en extra kostnad (och är inte nödvändigt om det inte finns betydande problem), så du kan prova att bjuda in en annan teammedlem till samtalet. Personer som inte är involverade i projektet kan bidra till att belysa situationen och fungera som en neutral tredje part. 

6. Håll Det Fräscht

Använd då och då ett nytt retrospektivformat eller en ny isbrytare för att främja deltagande och ge teamet något att se fram emot. Teamet kan också tappa fart eller lusten att delta om inga framsteg görs med åtgärdspunkter från tidigare retrospektiv. Genom att hålla en lista över dessa punkter och följa dem tills de är slutförda (eventuellt med hjälp av programvara för agil projektledning) får teamet möjlighet att se värdet i retrospektiv.

Hitta fler idéer, tips och knep för sprintretrospektiv här.

Vad händer härnäst?

Har du egna tips och knep för att hålla effektiva retrospektivmöten? Vill du ha idéer från andra projektledare som leder retrospektivmöten just nu? Delta i samtalet på Slack med hundratals andra digitala projektledare genom DPM-medlemskap!