Vad är en riskhanteringsplan & hur skapar man en (+ mall)
En plan för riskhantering (RMP) hjälper dig att identifiera projekthot innan de får tidsplaner, budgetar eller intressenternas förtroende att spåra ur. Jag har sett stabila projekt misslyckas eftersom team behandlade riskplanering som pappersarbete i stället för som ett verktyg för beslutsfattande.
I den här guiden lär du dig att skapa en praktisk plan som hjälper dig att bedöma riskpåverkan, agera snabbare och undvika misstagen som får projekt att misslyckas.
Vad är en plan för riskhantering?
En plan för riskhantering är ett dokument som beskriver hur ditt projektteam ska övervaka och hantera risker, problem eller andra oväntade eller osäkra händelser som kan påverka projektet.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Den analyserar de potentiella risker som finns i din organisation eller i projektet, identifierar hur ni ska hantera dessa risker om de uppstår och utser en ansvarig person som övervakar varje risk och vidtar åtgärder vid behov.
I sin enklaste form kan en plan för riskhantering bestå av några sidor som beskriver:
- vid vilken tidpunkt projektrisken ska leda till eskalering
- hur och när risker ska bedömas
- roller och ansvarsområden för riskägare
Vad är syftet med en plan för riskhantering?
Syftet med en plan för riskhantering är att hjälpa dig att identifiera projektrisker och andra potentiella problem innan du påbörjar arbetet med projektet, så att du kan skapa en plan för att minska dem i stället för att reagera först när något går fel. Ju tidigare du identifierar och upptäcker risker, desto mindre blir deras påverkan.
Den hjälper dig också att planera och hantera osäkerhet mer konsekvent samt att hålla projektet enligt tidsplanen, inom budgeten och inom projektets omfattning.
Mall för plan för riskhantering
DPM-medlemmar kan ladda ner vår enkla mall för plan för riskhantering.
Så här använder du den:
Vad ska en plan för riskhantering innehålla?
Här är de viktigaste delarna som ska ingå i din plan för riskhantering.
Tillvägagångssätt för riskhantering
Beskriv din övergripande strategi och ditt tillvägagångssätt för riskhantering. Detta omfattar:
- Risktolerans: Fastställ vilken risknivå du är beredd att acceptera i projektet. Din organisation kan ha övergripande riktlinjer för detta som gäller som standard för alla projekt.
- Strategier för riskminskning: Definiera hur du ska använda metoder som riskundvikande, risköverföring och riskdelning. Detta omfattar även verktyg som riskmatriser, SWOT-analyser samt sannolikhets- och konsekvensbedömningar.
- Riskstyrning: Fastställ ägarskap för enskilda risker och för riskhantering i stort, och diskutera de regler och konventioner som du behöver följa när du hanterar risker.
RAID-logg
En RAID-logg spårar risker, antaganden, problem och beroenden så att projektgruppen och sponsorn kan granska och diskutera dem vidare.
Detta är mindre omfattande än ett formellt riskregister som är utformat för att beräkna riskens allvarlighetsgrad. För ett ännu enklare tillvägagångssätt kan du helt enkelt föra en lista i din veckovisa statusrapport. Detta är användbart för små, icke-tekniska projekt som genomförs av ett team på 3–4 personer i en organisation som inte har något standardiserat tillvägagångssätt för riskhantering.
Om ditt projekt går helt perfekt är du en mycket lyckligt lottad person. Saker kan gå fel; saker går faktiskt fel. Använd din RAID-logg för att identifiera var saker kommer att gå fel. Planera hur du ska lösa detta så snabbt som möjligt för att hålla projektet på rätt spår.
Riskmatris
En riskmatris (även kallad påverkanmatris eller riskbedömningsmatris) visar sambandet mellan riskfaktorer vid beräkning av riskens allvarlighetsgrad. Risker med hög sannolikhet och stor påverkan är de allvarligaste.
Detta är ett mer grundligt tillvägagångssätt som kräver en hög detaljnivå. Du kan också inkludera en fullständig beskrivning av den metodik som du kommer att följa för att utföra kvalitativ och kvantitativ riskanalys, tillsammans med en påverkanmatris. Du kan även använda den för att prioritera och tilldela numeriska allvarlighetsgrader för att mäta nivån på varje risk.
Riskuppdelningsstruktur
Du kan skapa en riskuppdelningsstruktur för att dela upp riskkategorier på högre nivå i mindre och mer specifika riskunderkategorier
Det handlar inte om att skapa komplexitet – du och ditt team kommer att vara glada över att ha denna detaljnivå i stora företagsprojekt som involverar fler team, flera intressenter och höga insatser som kan ha en betydande påverkan på verksamheten.
Programvara för riskhantering
Programvara för riskhantering och programvara för projektledning kan stödja planeringen av riskhantering, ersätta mängder av manuellt arbete och underlätta diskussioner med ditt team och din projektsponsor om hur ni ska hantera risker för att öka sannolikheten för att projektet ska lyckas.
Du kan också använda GRC-verktyg, som täcker ett bredare område och integrerar hela riskhanteringsprocessen med den övergripande projektledningsplanen. De innehåller vanligtvis funktioner för riskhantering, men omfattar även uppföljning av efterlevnad, policyhantering, regulatorisk rapportering och interna revisioner.
Så skapar du en riskhanteringsplan
Här är stegen i processen för att skapa en riskhanteringsplan.
1. Förbered stödjande dokumentation
Gå igenom befintlig dokumentation för projektledning innan du utformar din plan för riskhantering. Denna dokumentation omfattar:
- Projektstadga: Här fastställs projektets mål, projektsponsorn och du som projektledare. Den ger dig rätt att skapa en projektledningsplan och en riskhanteringsplan. Om ni inte använder formella projektstadgor i din organisation bör du åtminstone ha detta dokumenterat i ett e-postmeddelande eller en mindre formell sammanfattning.
- Projektledningsplan: Här beskrivs hur du ska leda, övervaka och styra projektet, inklusive vilken projektmetodik som ska användas, hur framsteg ska rapporteras, hur problem ska eskaleras med mera. Din riskhanteringsplan är en delkomponent av projektplanen.
- Intressentförteckning: Skaffa dig en tydlig bild av vilka projektets intressenter är innan du bedömer risker. Varje intressentgrupp medför olika risker när det gäller människor, processer och teknik. Du kan också bjuda in intressenter att identifiera risker under hela projektet och till och med utse dem till riskägare.
2. Fastställ sammanhanget
Hämta projektbeskrivningen och målen från projektstadgan och använd dem för att beskriva projektets affärsvärde samt de negativa konsekvenser som skulle uppstå om projektet misslyckas.
Inledningen till din riskhanteringsplan bör förklara dess syfte och relation till den övergripande projektplanen. Använd detta sammanhang för att inleda en diskussion om riskhantering med ditt team och din projektsponsor.
3. Bestäm hur risker ska identifieras och bedömas
Olika metoder passar för olika typer av projekt. De metoder du väljer måste också vara hållbara så att teamet kan använda dem under hela projektet.
Det viktiga är att ha rätt diskussioner och samla in synpunkter för att tidigt i projektets livscykel skapa samsyn med ditt team och dina intressenter. Använd dessa diskussioner för att enas om riskkategorier, riskhanteringsplaner och sätt att beräkna riskernas allvarlighetsgrad.
4. Identifiera risker kontinuerligt
Håll en riskworkshop eller gruppsession med ditt team, viktiga intressenter, projektsponsorn och ämnesexperter för att identifiera, utvärdera och planera åtgärder för risker.
Uppdatera din riskhanteringsplan direkt under workshopen:
Diskutera allt i kolumnerna E–R och se till att du har tydliga, SMARTA resultat i varje ruta. Din roll är att leda mötet och brainstorma med intressenterna för att utvärdera både kända risker och möjliga risker som kanske inte har övervägts.
I slutet av workshopen bör intressenterna vara samordnade kring projektriskerna, den önskade riskhanteringen och riskernas förväntade påverkan. Intressenternas stöd är avgörande för en framgångsrik riskhantering.
5. Utse riskägare
När du identifierar risker ska du samarbeta med teamet för att utse ansvariga, inklusive dig själv när det behövs. Projektledaren kan inte äga allt. Det kan vara svårt att utse riskägare eftersom det kräver ansvarstagande från intressenterna.
Se till att riskägarna har gått igenom riskhanteringsplanen och är införstådda med sina ansvarsområden. Följ upp med dem när du övervakar riskerna under projektets livscykel.
6. Fyll i riskregistret
Efter riskworkshopen ska du slutföra den information som krävs i riskregistret. Detta omfattar en beskrivning av risken, kategori för riskhantering, detaljerad riskhantering, riskstatus och riskägare.
Se till att riskresponsen återspeglar allvaret och betydelsen hos den motsvarande risken. Granska riskregistret för att förstå eventuella övergripande samband som kan finnas mellan riskerna.
7. Publicera riskregistret
Skicka runt det uppdaterade riskregistret inom 48 timmar efter workshopen så att alla får tid att läsa och bearbeta resultatet.
Du kan också använda riskregistret i bredare projektdiskussioner för att förklara eller definiera tidslinjen för ett projekt eller specifika åtgärder som behöver slutföras. Det är viktigt att vara snabb så att resultatet kan användas i andra projektartefakter.
8. Övervaka och bedöm risker kontinuerligt
Du kommer ständigt att stöta på nya risker under projektets gång. Faktum är att åtgärdandet av en risk kan skapa en annan risk eller lämna kvar en ”kvarstående risk”.
Om det är möjligt kan du genomföra riskworkshoppar regelbundet under projektets hela löptid eller införliva granskningar av riskregistret i andra återkommande planeringsaktiviteter. Du kan också använda grundorsaksanalys för att bättre förstå hur risker uppstår, särskilt när samma typer av problem fortsätter att dyka upp.
Ingenting känns riktigt lika nedslående som när du väjer för att undvika en risk, bara för att blint köra rakt in i en annan, mycket större risk.
9. Arkivera din plan
Efter projektet ska du arkivera din plan för riskhantering för framtida bruk. Även om inte alla planer för riskhantering passar för alla projekt kan riskerna och responsstrategierna fortfarande vara tillämpliga. Använd tidigare risker för att skapa en grund för ditt nästa projekt.
Exempel på en plan för riskhantering
Här är ett enkelt exempel på riskhantering som räddade ett projekt:
En byrå gick med på en aggressiv tidslinje för ett mycket tekniskt projekt. Teamet hade uttryckt oro när projektet initierades, men ledningen ville ändå gå vidare. Projektledaren och den tekniska arkitekten loggade tidslinjerisken innan projektet startade, och deras riskresponsstrategi var att omvärdera projektets tidslinje med hjälp av en Monte Carlo-simulering.
Efter att ha beräknat en pessimistisk, optimistisk och sannolik varaktighet för varje projektaktivitet på den kritiska linjen fastställde de matematiskt att projektet hade 3 % chans att hålla tidsfristen.
Så här kan det se ut i ditt riskregister:
Projektledaren tog upp detta med kunden, och kunden gick med på att omdefiniera projektets omfattning och fastställa en ny projektbaslinje innan de satte igång. Det var en alltför stor risk för dem att ta.
Vad händer nu?
Oavsett om du är en nybörjare som projektledare eller ett erfaret proffs är det avgörande för projektets framgång att ha en bra plan för riskhantering. Och nyckeln till en framgångsrik plan för riskhantering är anpassningsförmåga. Du måste se till att du kan anpassa planen för riskhantering till ditt projekt, din bransch och din organisation i varje projekt du genomför.
Fördjupa dig i dessa strategier genom att gå en av dessa omfattande kurser i riskhantering.
