Vad är en projektledarportfölj? + lättanvänd mall
Om du undrar hur du ska övertyga en rekryterande chef om att du har vad som krävs för att leverera för deras team kan du överväga att sammanställa en projektledarportfolio för att berätta historien om dina yrkesmässiga framgångar.
Även om det inte är någon liten bedrift att ta sig igenom nålsögat och få sitt CV eller sin projektledar-CV förbi rekryteraren, är den rekryterande chefens granskning en ännu större utmaning. Vad är det bästa sättet att sticka ut från mängden?
Skapa en professionell portfolio som visar upp din unika erfarenhet av programledning – hur du har styrt en projektportfölj, fattat välgrundade beslut, hanterat risker och outtröttligt löst problem för att maximera verksamhetens mål.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Vad är en projektledarportfolio?
Det här ska inte förväxlas med projektportföljhantering (PPM) – som handlar om att hantera en blandning av relaterade, beroende av varandra och sammankopplade projekt – utan det jag talar om här är hur du kan rama in helheten av din erfarenhet av projektledning för att optimera dina meriter som digital projektledare.
Det är vanligast att använda en projektledarportfolio tillsammans med ditt CV när du försöker få ett nytt jobb, men den är lika användbar när du:
- Försöker landa i ett nytt projekt eller ansluta dig till ett projektledningskontor (PMO).
- Letar efter en mentor eller adept.
- Argumenterar för löneförhöjning eller befordran.
- Förklarar dina meriter för en ny kund eller projektsponsor.
- Ansöker om PMP.
- Reflekterar över hur fantastisk du själv är.
När den görs rätt kan en projektledarportfolio ge ett imponerande första intryck och underlag för ett djupare samtal som snabbare tar dig dit du vill. När den görs fel kan den i bästa fall vara blek eller i värsta fall väcka tvivel om din ärlighet.
Så, vilka är några exempel på gedigna projektledarportfolior?
Exempel på projektledarportfolior
Innan jag går igenom ingredienserna som utgör en framgångsrik projektledarportfolio ska vi titta på några exempel. Du kan:
- Skapa en projektledarportfolio i bildspelsformat (en bild per projekt). MPUG har en projektledarportfoliomall som jag har lånat här för att sammanfatta ett av projekten jag har lett.
- Fördelar: möjlighet att inkludera instrumentpaneler eller andra visuella representationer av leveranser; du kan anpassa vilka bilder som ska ingå utifrån den önskade rollen
- Nackdelar: statiskt leveransformat; den rekryterande chefen kan ignorera bifogade filer
- Skapa en webbplats som även fungerar som en projektledarportfolio
- Fördelar: ser professionell ut; dynamiskt leveransformat; den rekryterande chefen kan vara mer benägen att granska en webbplats än en bifogad fil
- Nackdelar: kostsam att utveckla och underhålla
Mall för projektledarportfolio
Om du letar efter en mall för projektledarportfolio som du kan anpassa kan du ta en titt på den här versionen som jag skapade med Canva. Om du vill redigera mallen väljer du Arkiv -> Skapa en kopia.
Jag baserade den här versionen på Canvas mall ”Modedesigner”, så om de starka färgerna inte faller dig i smaken kan du skapa din egen version (Canva har hundratusentals presentationsmallar tillgängliga.)
Varför är det viktigt att ha en projektledningsportfölj?
Efter att ha granskat mallarna och exemplen ovan kanske du tänker att portföljer är till för kreatörer som designers, arkitekter och liknande – inte för projektledare. Eller hur? Fel.
Att anställa en digital projektledare skiljer sig inte från att anställa någon till en annan roll – en rekryterande chef måste bedöma vilka färdigheter DPM:er bidrar med. Vår roll handlar inte bara om att skapa snygga projektplaner och Gantt-scheman.
Vår roll är att leverera resultat som främjar verksamhetens mål och bidrar till strategiska målsättningar. Det gör vi genom att ta hänsyn till verksamhetsstrategin, planera med helheten i åtanke, lösa problem, kommunicera och leda projektteam och intressenter genom hela projektets livscykel.
När en rekryterande chef utvärderar projektledare vill hen veta att personen som anställs är kompetent och anpassningsbar baserat på sin erfarenhet av att leda relaterade projekt. Alla kandidater kan säga att de har dessa färdigheter – den överlägsna kandidaten bevisar det.
Och även om du är en fantastisk berättare när du väl sitter i rummet kan du behöva berätta den historien *innan* du kommer in i rummet. Det är det en portfölj kan göra för dig. Den kompletterar ditt CV med verklighetsnära berättelser som fångar läsarnas hjärtan och fantasi.
Den kan också vara användbar när du söker en befordran. En portfölj kan visa att du har de färdigheter och den erfarenhet som krävs för att avancera inom din organisation.
För frilansande projektledare är det också ett smart sätt att bygga förtroende hos potentiella kunder, särskilt i kombination med programvara för projektledning för frilansare som visar hur man planerar, följer upp och levererar projekt självständigt.
Vad ska ingå i din portfölj?
Som digitala projektledare vet vi att vi måste arbeta inom givna begränsningar. Även om du gärna skulle utrusta din portfölj med så många finesser och funktioner som möjligt vet du att det förmodligen inte är det bästa alternativet. Gör i stället det du gör bäst: förstå din målgrupp och fokusera på att prioritera rätt projekt att visa upp.
En bra portfölj innehåller följande, utan att någon känslig information röjs:
- Relevant sammanhang: berättar din historia utifrån hur den gynnar din målgrupp. Betyder det att du anpassar din portfölj varje gång? Inte nödvändigtvis. Tricket är att formulera värdet på ett sätt som förstås av alla och är övertygande för en bred målgrupp.
- Detaljer: vilken ytterligare information hjälper din målgrupp att bättre förstå din roll? Hur stort var teamet? Vilken var budgeten? Hur lång var tidsplanen? Vilka var milstolparna och beroendena? Vilka var de strategiska målen? Vilka andra team var involverade? Vilka projektledningsverktyg och metoder använde du?
- Ditt bidrag: vilket unikt värde tillförde du? Använd kvantitativa data och mätvärden i så stor utsträckning som möjligt (t.ex. sparade pengar eller timmar baserat på arbetsflöden du införde, beslut om resursfördelning och resurshantering som du fattade, eller en teammedlem som du fick att stanna kvar.)
- Utmaningar: vilka var några av de viktigaste projektutmaningarna du mötte på vägen? Hur övervann ditt ledningssystem och/eller dina färdigheter inom förändringsledning dem?
- Resultat: vilken påverkan hade dessa initiativ på verksamheten? Berätta inte bara att du levererade i tid och enligt budget utan att förklara vad denna grupp av projekt gjorde det möjligt för verksamheten att åstadkomma. Hur skapade eller frigjorde de enskilda projekten värde? Vilken avkastning på investeringen gav projektet under ditt ledarskap?
More Articles
Så skapar du en projektledningsportfölj
Hitta detaljerade instruktioner om hur du skapar en projektledningsportfölj här. Följ dem med hjälp av min kostnadsfria mall ovan – du kommer att se att jag redan har gjort en stor del av det tunga arbetet åt dig.
Letar du efter mer?
Vill du att någon annan granskar din nyskapade portfolio för projektledare? Få praktiska insikter och råd från gemenskapen i realtid genom att bli DPM-medlem. Anslut dig till gemenskapen. Hitta dina likasinnade.
