6 presentationsbilder för projektuppstart för att skapa samsyn i teamet
Säg att du är helt redo för ditt projektstartsmöte. Du har förberett en agenda, skickat ut en mötesinbjudan, förberett ditt team med ett internt uppstartsmöte och träffat kunden i förväg.
Nu står du framför projektsponsorn och ditt projektteam, redo att presentera, men utan något visuellt material som kunden kan följa med i. Genom att skapa en elegant och mycket välgjord presentation för projektstartsmötet kan du undvika den här situationen.
Vad du ska ta med i presentationen för projektstartsmötet
Framför allt bör du se till att din PowerPoint-presentation (eller Google Presentationer) för projektstartsmötet följer din agenda. Du vill inte förvirra deltagarna under projektstartsmötet med bilder som inte stämmer överens med agendapunkterna.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Här är en exempelstruktur som din presentation för projektstartsmötet kan följa och som överensstämmer med vår agenda. Se till att dina bilder innehåller punktversioner av det du ska prata om. Ingen vill läsa hela stycken som exakt motsvarar det som sägs högt.
Presentationer
Det här handlar om mer än att bara presentera namnen och rollerna i ditt team. Glöm inte:
- Glada, leende ansikten och ett organisationsschema
- Lite om din byrå: vad ni gör och hur ni gör det (se till att allt är mycket relevant; ingen vill höra en historielektion om en byrå)
Projektbakgrund
Du vill definitivt ha kundens synpunkter på den här delen. Kom ihåg att be kunden om deras innehåll så att du kan lägga till det i din presentationsuppsättning före mötet. Att försöka växla mellan presentationer eller bärbara datorer under mötet tar tid och påverkar mötets flöde.
Projektgenomgång
Återigen vill du ha kundens synpunkter här. När kunden har gått igenom den här delen i detalj lägger du till eventuella andra anteckningar eller uppgifter som du hittade under arbetet med att utforska det nya projektet och som är relevanta för dina projektmedlemmar och viktiga intressenter. Se till att följande tas upp:
- Projektets syfte
- Förståelse av projektet
- Projektmål
- Det affärsproblem som projektet är avsett att lösa
- Projektets omfattning
Framgång
Helst har du redan kort diskuterat detta med kunden under mötet före projektstarten, så att ni har en gemensam inledande förståelse av hur ett framgångsrikt projekt ser ut. Ta med dessa anteckningar i presentationen här.
Om inte kan du ta med några KPI:er, framgångsmått eller andra indikatorer på projektframgång som du brukar använda för just den typen av projekt eller branschen. Lämna utrymme för diskussion med kunden, så att även deras synpunkter värdesätts.
Projektledning
Ta här upp de vanliga projektledningspunkterna som nämns i agendan:
- Projektplan
- Projektets tidsplaner och milstolpar (Gantt-scheman är utmärkta visuella hjälpmedel här!)
- Metodik
- Specifika uppgifter och leveranser (en snabb översikt av din RACI-matris är vanligtvis en bra idé)
- Risker och beroenden
- Kommunikationsplan, kommunikationskanaler och plan för teamarbete
- Plan för förändringshantering
- Projektstatusrapporter och uppföljning av projektets framsteg
Använd gärna en ny bild för varje ämne och håll bilderna korta och kärnfulla.
Övriga frågor
Den här delen är lite mer öppen – låt kunden avgöra vad mer som behöver tas upp. Du kan också öppna upp den för ditt projektteam om tiden tillåter (även om det kan vara värt att gå igenom deras frågor före mötet!)
Nästa steg
Gå igenom vad som behöver göras härnäst av projektteamet och kunden. Lista tydligt åtgärdspunkter, tidsplaner och när du som projektledare kommer att följa upp. Genom att vara tydlig med uppgifterna och hålla fast vid tidsplanerna blir det lättare att få projektteamet och kunden med på noterna.
Mall för agenda för projektets uppstartsmöte
Ladda ner vår mall för agenda för projektets uppstartsmöte och få ett försprång inför nästa projektuppstart. Vi har också inkluderat ett exempel så att du kan se exakt hur den ska fyllas i. Den är mycket användbar både när du skapar din egen agenda och när du tar fram en presentation för projektets uppstartsmöte.
Den här mallen är tillgänglig genom DPM-medlemskap, tillsammans med en mängd andra mallar för projektuppstarter.
Vad händer nu?
Nu är du redo att genomföra projektets uppstartsmöte! Kom ihåg att detta är en viktig del av processen för projektinitiering—syftet med uppstartsmötet är att säkerställa att du och ditt team har fullständig klarhet i vad kunden vill ha och att stämma av förväntningarna med kunden.
Det är också en bra idé att ha en sista avstämning på 10 minuter med projektteamet precis före kundens uppstartsmöte (separat från ditt interna uppstartsmöte), för att säkerställa att alla är överens.
Om du vill veta mer om projektuppstarter och andra aktiviteter inom projektinitiering kan du prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager.
