7 experttips och knep för att hantera projekt i Jira
Älska det eller hata det, Jira är allestädes närvarande inom programvaruutveckling och IT-team. Oavsett var på känslospektrumet du befinner dig när det gäller Jira kommer det åtminstone att göra livet enklare att använda dess funktioner och möjligheter till din fördel (även om jag inte kan garantera att det kommer att förändra dina känslor).
Med det i åtanke kommer här sju Jira-tips och knep som sparar tid, snabbar upp dina arbetsflöden och gör det enklare att hantera projekt.
Jira-knep och tips
Även om Jira Softwares användargränssnitt visserligen kan kännas lite föråldrat är det ett kraftfullt verktyg. Dessa enkla knep (många av dem kommer från vår community med projektledare) ger dig några lösningar och system för att navigera lite snabbare.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Skapa anpassade instrumentpaneler för att övervaka projektets hälsa
Det här tipset kommer från Ryan Gilbreath, digital projektledare på Mobelux och medlem i DPM-communityn.
Att utveckla en instrumentpanel för projektets hälsa … har visat sig vara mycket fördelaktigt både för mig själv och för mina interna och externa intressenter. Den här instrumentpanelen omfattar mätvärden som teamets hastighet jämfört med individens hastighet, sprintens hälsa, viktiga datum, risker med mera.
Intressenthantering är en viktig del av en projektledares arbete. Projektledare behöver fundera på hur projektinformation kan bli så lätt att hitta och ta till sig som möjligt, och, som Gilbreath säger, hur man bäst visar det värde som teamet tillför projektet.
Att skicka en enkel länk till en Jira-tavla kanske inte förmedlar det här värdet på ett effektivt sätt. Att presentera en övergripande bild för intressenter kan ha en större effekt.
Här är ett exempel på en instrumentpanel för projektledning; din kommer sannolikt att se lite annorlunda ut eftersom det beror på vilka mätvärden du väljer att följa upp.
2. Få versionsfunktionen att fungera för dig
Julia Kozlov, digital projektledare och DPM-medlem, och hennes team använder Jiras versionsfunktion som en samlad plats för att följa upp och rapportera om det arbete som utförs i ett projekt.
Den gör det möjligt för oss att hantera versionssläpp av funktioner samt snabbkorrigeringar för arbete som behöver komma ut snabbt. Från versionsfunktionen kan jag också exportera snabba rapporter/sammanfattningar av det arbete vi har utfört under månaden, som jag kan mejla till våra kunder.
Det är också ett utmärkt verktyg för prioritering och ett sätt att följa teamets hastighet, särskilt om du använder agil projektledning eller Scrum.
Jag använder aktivt [det] med både mina kunder och utvecklingsteam för att [fokusera med laser på] prioriteringar och [upprätthålla] en stabil arbetstakt…
Så här ser lanseringsverktyget ut.
3. Etiketter
Den här är enkel, men lika kraftfull. Sarah M. Hoban, senior direktör på programledningskontoret hos Aura, använder etiketter som sitt främsta Jira-knep.
När hierarkin med epos, berättelser och uppgifter inte räcker till, och du redan har för många överordnade och underordnade relationer att hålla reda på, är etiketter din bästa vän. Du kan använda dem för att kategorisera och klassificera vilket attribut som helst som du önskar. Att hålla teamet nöjt utan att överkomplicera ärendehanteringen? Det är en vinna-vinna-situation!
Så här kan det se ut när du väl har ett robust system på plats.
4. Kortkommandon
Här kommer ytterligare ett enkelt men effektivt tips från Tom Jauncey, grundare av Nautilus Marketing.
…Använd kortkommandon! Säg att du genom att trycka på punktknappen (“.”) kan öppna snabbåtgärdsmenyn direkt. Det här…gör att jag snabbt kan navigera genom olika avsnitt utan att lämna den aktuella [skärmen]. Det här knepet sparar mig mycket tid när jag hanterar flera uppgifter samtidigt.
Du kan aktivera eller inaktivera kortkommandon i ditt utrymme med en enkel växlingsknapp.
5. Färgkodning
Geoffrey Bourne, medgrundare av Ayrshare, förklarar värdet av att färgkoda ärenden när det gäller prioritering och överblick.
Det kan låta grundläggande, men användningen av färg förenklar och snabbar upp våra processer. Genom att tilldela varje prioritetsnivå en färg kan vårt team direkt se vad som är prioriterat. En snabb visuell kontroll går mycket snabbare än att titta närmare på detaljerna.
Återigen är detta ganska enkelt, men en visuell signal som anger ett ärendes prioritetsnivå eller status gör att du och ditt team snabbt kan förstå vad som händer med ärendet, i stället för att behöva lägga mer tid på att undersöka det närmare.
6. Länka ärenden till varandra
Genom att enkelt hitta och följa specifika ärenden i hela projektet kan du se vilka tilldelade personer eller teammedlemmar som arbetar med vilka ärenden och spåra ändringar i ärenden tillbaka till den som gjorde dem.
Katalin Ravasz, projektledare och medlem i The DPM Community, förklarar vikten av att skapa en ärendehierarki som gör att du kan hålla reda på saker och ting.
Ärenden bör inte hänga löst, utan i stället länkas till varandra genom hierarkiska strukturer (dvs. epic → uppgift → deluppgift) och horisontella relationer (olika länkningstyper, etiketter, komponenter osv.). Detta säkerställer en högre spårbarhet när du behöver hitta ett ärende.
Detta kräver att du lägger lite tid på att fundera över hur ärenden ska länkas (till exempel om du ska länka allt till ett överordnat ärende, i kronologisk ordning osv.), konfigurera ditt länkningssystem och sedan introducera teamet till det för att säkerställa att de använder systemet på rätt sätt.
7. Kombinera det med Confluence
Beroende på ditt användningsområde ger en kombination av Jira och Confluence, ett annat av Atlassians erbjudanden, en mängd andra funktioner som sparar tid.
Här berättar Stefan Chekanov, medgrundare och vd på Brosix, om värdet som han och hans team får genom att kombinera Confluence med Jira:
Jag tycker att Confluence är oerhört praktiskt för att sortera dokumentation och skapa bättre tydlighet. Det är mycket mer strukturerat än att klämma in varenda detalj i ärenden. Om du till exempel arbetar med en ny funktion kan du sammanställa ett kravdokument i Confluence. Alla dina testprocedurer och kritiska flöden kan också läggas där. Ditt kvalitetssäkringsteam vet exakt vad som ska testas och hur, utan att behöva leta igenom Jira-ärenden.
Detta är särskilt användbart om du använder andra verktyg i Atlassians ekosystem, eftersom de enkelt integreras och fungerar bra tillsammans. Du kanske också föredrar ett projekthanteringsverktyg som är kompatibelt med Jira för att upprätthålla synkroniseringen.
Letar du efter alternativ till Jira?
Osäker på om Jira är rätt lösning för dig och ditt team? Vi har testat, granskat och utvärderat den populäraste programvaran för projektledning för att hjälpa dig hitta de bästa verktygen för att hantera och styra projekt och team mer effektivt.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vill du ha smarta knep för annan populär programvara för projektledning? Prova dessa tips och knep för Airtable.
Gå med för fler tips och knep om projektledning
Letar du efter fler insikter om projektledning och programvara för projektledning? Gå med i vår medlemscommunity för att få tillgång till över 100 mallar, prover och exempel samt komma i kontakt med hundratals andra digitala projektledare på Slack.
