6 projektledare berättar om sina impopulära åsikter om projektledningsprogram
Projektledningsprogram finns överallt — och det gör även starka åsikter om dem. Vi bad praktiserande projektledare och verksamhetschefer att dela med sig av sådant de inte alltid känner sig bekväma med att säga högt. Från att vakta sina egna verktyg till att nämna branschfavoriter vid namn – här är vad de verkligen tycker.
Vem är de här verktygen egentligen byggda för?
Projektledningsverktyget är till för projektledaren – ingen annan
De flesta projektledare säger att projektsynlighet är något bra — ju fler som kan se projektplanen, desto bättre. Men Jeff Chamberlain, chef för bredbandstjänster och PMO vid Frederick County Government, har en annan synpunkt.
Han driver sina projekt med en strikt åtkomstpolicy: projektledningsprogrammet stannar hos honom, och alla andra får informationen i ett format som de faktiskt kan använda. "Det är kanske en impopulär åsikt, men projektledningsverktyget är inte till för någon annan än projektledaren", säger han. "Och allt som kommer ut ur verktyget måste vara i en form som människor kan ta till sig på ett demokratiskt sätt... Så, impopulär åsikt, men det är jag som får leka med verktyget och det får inte du."
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Projektledningsverktyget är inte till för någon annan än projektledaren.
För Chamberlain handlar det inte om kontroll att skydda verktygets integritet — det handlar om att hålla komplexa scheman rena och leverera information till intressenter på ett sätt som faktiskt hjälper dem.
Verktyg byggs för köparna, inte användarna
Det finns en inbyggd spänning i hur de flesta projektledningsprogram säljs — och Yonelly Gutierrez, senior programansvarig på Palo Alto Networks, har lagt märke till den. Personerna som köper programvaran och personerna som använder den varje dag är sällan samma personer, och hon menar att det märks i produkten.
"Jag tycker att verktyg ibland fokuserar för mycket på styrning på hög nivå, rapportering och instrumentpaneler", säger hon och tillägger att projektledningsverktyg "bör skapas med de projektledare som faktiskt använder dem dagligen i åtanke, och inte så mycket för personerna på hög nivå som köper programvaran." Resultatet blir enligt henne programvara som ser imponerande ut i en säljdemonstration men skapar friktion för de praktiker som arbetar i den.
[Projektledningsverktyg] bör skapas med de projektledare som faktiskt använder dem dagligen i åtanke, och inte så mycket för personerna på hög nivå som köper programvaran.
Problemet med att försöka göra allt
Drömmen om ett "allt-i-ett-verktyg" är en myt
Det är uppenbart lockande med en enda plattform som hanterar allt — ärenden, scheman, kommunikation och rapportering. Enligt Chamberlain är verkligheten mindre övertygande.
“Många vill att deras ärendehanteringssystem och deras projektledningssystem ska vara samma sak”, förklarar han. “Och jag vet inte om något enskilt företag gör det särskilt bra." Verktyget som gör allt men inte behärskar något är en lika gammal historia som tiden själv.
För Matthew Fox, senior projektledare och verksamhetsspecialist på Fox Consulting, är ClickUp ett tydligt exempel på ett verktyg som sträcker sig längre än det borde. "ClickUp försöker ersätta många verktyg just nu. Men de är inte bra på att faktiskt lösa slutanvändarnas problem", säger Fox. "Bara för att ett verktyg kan göra något betyder det inte att det bör göra det."
Bara för att ett verktyg kan göra något betyder det inte att det bör göra det.
Fullständig integrering kan döda kreativiteten
För många integreringar kan leda till ett liknande problem som verktyget ”allt-i-ett”. Julia Rajic, operativ chef på Point Blank, har själv upplevt vad som händer när ett team blir alltför beroende av ett fullt integrerat system. Det som började som ett steg mot effektivitet fick oväntat stora konsekvenser för teamets kultur.
”Jag gick från separata system och verktyg till en fullständigt, fullständigt integrerad lösning”, säger hon, och ”det gick så långt att folk sa: ’Jag gör det inte förrän jag har en uppgift för det.’ eller ’Jag tänker inte utanför boxen, vara kreativ eller lösa problem eftersom den här uppgiften inte säger åt mig att göra det.’” Hon upptäckte att checklistan hade ersatt tänkandet.
Verktyget är egentligen aldrig problemet
Att byta plattform löser inte en trasig process
Melody MacKeand, grundare av Melody MacKeand Consulting, ser samma mönster hos byråer: när något inte fungerar är instinkten att skylla på programvaran och hitta en ny. Hon anser att den instinkten är fel.
”Jag ser många byråer som byter plattform varje år i hopp om att plattformen ska lösa en process för dem”, säger hon. ”Verkligheten är att vilket verktyg som helst kan vara till hjälp, och vilket verktyg som helst kan vara skadligt. Det handlar alltså verkligen om de strukturer och system som du inför, och därefter kommer verktyget att stödja dem.” Enligt MacKeand är verktyget aldrig grundorsaken – och att byta ut det utan att åtgärda de underliggande strukturerna flyttar bara problemet någon annanstans.
Vilket verktyg som helst kan vara till hjälp, och vilket verktyg som helst kan vara skadligt. Det handlar alltså verkligen om de strukturer och system som du inför, och därefter kommer verktyget att stödja dem
En bra projektledare kan arbeta i vilket verktyg som helst
Samma logik gäller enskilda yrkesverksamma. Sabrina Di Paulo, grundare och huvudkonsult på Celeste Consulting Inc., vänder sig mot idén att rätt programvara kan rädda ett projekt som har problem.
”Jag tror att vi som projektledare tror att ett verktyg kan rädda oss”, säger hon, ”men återigen: som projektledare tycker jag att en av de viktigaste kompetenserna är anpassningsförmåga, och du bör kunna använda nästan vilket verktyg som helst.”
Jeremiah Hammon, utbildare inom ledarskap och projektledning på Project Revolution, går ett steg längre och menar att jakten på bättre programvara ofta distraherar från att bygga verklig kompetens. ”Många av oss springer runt och letar efter det senaste och bästa verktyget utan att inse att vilket verktyg som helst fungerar för oss om vi förstår hur vi ska koppla ihop allt det här”, säger han. ”Du kan sätta mig i Asana, du kan sätta mig i Jira, du kan sätta mig i vad som helst ... samma metoder fungerar.”
Verktyget gör inte projektledaren
Programvara för projektledning kommer att fortsätta utvecklas – nya plattformar kommer att lanseras, befintliga kommer att utöka sina funktioner, och diskussionen om vilket verktyg som är bäst kommer att fortsätta i varje teams Slack-kanal och kommentarsfält på LinkedIn.
Men de projektledare vi pratade med väntar inte på att den perfekta lösningen ska dyka upp. De har redan förstått att arbetet blir gjort tack vare tänkandet, anpassningsförmågan och systemen bakom det – inte tack vare det som visas på skärmen. Verktyget är bara ett verktyg.
Vill du ha fler insikter som dessa? Skapa ett kostnadsfritt DPM-konto för att höra från fler experter som dessa.
