Projektledning för företag: Så planerar och implementerar du

EPM kräver ofta tvärfunktionellt samarbete mellan olika avdelningar och projektteam för att säkerställa att enskilda projekt inom en organisations portfölj håller sig på rätt spår och uppfyller de angivna målen. Även om olika projekt kan ha olika affärsmål bör dessa mål överensstämma med de övergripande företagsmålen.

Genom EPM kan organisationer välja ut och prioritera projekt för slutförande, effektivt fördela och hantera resurser, undvika dubbelarbete samt slutföra projekt i tid och inom budget.

Organisationer kan tillämpa EPM oavsett vilken projektledningsmetodik de använder för sina projekt – oavsett om det är vattenfallsmetoden, agilt eller en hybridmodell.

Hur skiljer sig företagsövergripande projektledning från traditionell projektledning?

Strategier för företagsövergripande projektledning fokuserar på resultat, medan projektledning fokuserar på enskilda leveranser. Projektframgång mäts utifrån hur väl projektet tillgodoser organisationens behov, snarare än utifrån om milstolparna har uppnåtts och beroenden har undanröjts.

EPM har också ett mer samarbetsinriktat arbetssätt än traditionell projektledning. Eftersom EPM-projekt ofta är beroende av varandra är det viktigt att involvera intressenter i beslutsfattandet. Detta möjliggör en mer samordnad och effektiv användning av organisatoriska resurser. 

EPM betonar anpassningsförmåga och flexibilitet. När organisationens mål ständigt förändras måste EPM kunna reagera snabbt på förändringar i omfattning eller prioriteringar. EPM tar hänsyn till organisationens strategiska mål för att involvera intressenter i beslutsfattandet.

EPM kräver ett annat arbetssätt än traditionell projektledning eller till och med programledning.

En kommentar om EPMO:er

Ett företagsövergripande projektledningskontor (EPMO) fokuserar på att hålla projekt, program och portföljer i linje med den övergripande affärsstrategin, medan ett projektledningskontor (PMO) fokuserar på projektgenomförande och standardisering av metoder inom en avdelning eller affärsenhet.

 

EPMO verkar på strategisk nivå i hela organisationen och håller uppsikt över styrning, resursoptimering och värdeleverans, medan ett PMO vanligtvis tillhandahåller stöd, verktyg och vägledning för specifika projekt.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Så planerar du ett företagsövergripande projekt

Som ett systematiskt arbetssätt för att hantera projekt i en organisation omfattar EPM sju specifika delar för att förbättra affärsprocesser och produktivitet.

1. Riskanalys och kontroll: Identifiera potentiella projektrisker i ett tidigt skede och utveckla en riskhanteringsplan för att minska dem
2. Projektuppskattning: Uppskatta kostnaden, tidsramen och de resurser som krävs för ett nytt projekt
3. Metodgranskning: Utvärdera och justera kontinuerligt system, ramverk för företagsprojektledning, hanteringsprocesser och arbetsflöden för att förbättra projektresultaten. Vi rekommenderar också att du tar en titt på vår guide till metoder för företagsprojektledning.
4. Prioritering och eskalering av problem: Hantera snabbt alla problem som uppstår under projektgenomförandet
5. Tidshantering: Planera, övervaka och justera projektscheman
6. Informationssystem: Använd data som underlag för projektgranskningar och beslut samt för att följa framstegen 
7. Utbildning och mentorskap: Ge medarbetarna de resurser de behöver för att lyckas

Var och en av dessa delar är avgörande för framgången hos alla EPM-system och bör därför tillämpas noggrant när du planerar ett företagsprojekt.

Så implementerar du EPM i din organisation

Så här implementerar du företagsprojektledning i din organisation:

1. Inventera pågående projekt i din organisation för att förstå nuläget för din projektportfölj för företaget.
2. Skapa och fastställ företagsmål för att förstå vad du vill uppnå.
3. Utvärdera listan över pågående projekt mot dina företagsmål och justera projektlistan därefter så att den överensstämmer med dessa mål och med tillgänglig kapacitet.
4. Skapa ett rapporteringssystem så att teamen kan registrera projektens framsteg och följa dem mot företagsmålen. En centraliserad instrumentpanel för företagsprojektledning gör det möjligt för din organisation att behålla överblicken över flera projekt.
5. Övervaka och kontrollera framstegen, inklusive en regelbunden plan för att skapa kvartalsmål och dokumentera lärdomar och fattade beslut. Många leverantörer av EPM-programvara erbjuder möjligheten att skapa mål samt anpassa och följa projektens framsteg mot målen.

Fördelar med företagsprojektledning

Att ta sig tid att planera och implementera företagsprojektledning i din organisation ger flera fördelar:

• Robust process för projekturval: säkerställer att de projekt du väljer att genomföra överensstämmer med organisationens mål
• Ansvarsskyldighet för intressenter: engagerar intressenter i organisationens beslutsfattande och håller dem ansvariga för projektresultaten
• Resursfördelning på företagsnivå: effektiviserar resursplanering och resursfördelning i hela organisationen
• Förbättrad projektrapportering: rapporterar om projektens framsteg individuellt och för hela organisationen för att förstå potentiella flaskhalsar och möjligheter till samarbete

Utmaningar med företagsprojektledning

Här är några vanliga utmaningar som du kan stöta på när du implementerar företagsprojektledning.

1. Bristande förankring: Om du inte har stöd från ledningsgruppen kommer du att få svårt att hantera förändringsmotstånd och få resten av organisationen att delta i förändringen. Detta kan orsaka bristande överensstämmelse mellan mål och genomförande.
2. Brist på konsekventa standarder: Utan ett starkt ramverk för företagsövergripande projektledning kan olika PMO:er och avdelningar i din organisation använda olika metoder och ramverk. Detta kan leda till sämre kvalitet på arbetet och göra rapportering för hela organisationen svårare.
3. Brist på insyn i och integrering av data: Utan ett centraliserat system för spårning, rapportering och övervakning av hälsomått och framsteg kommer du att stöta på förseningar i beslutsfattandet och fragmenterade data i frånkopplade verktyg.

Bästa praxis för företagsövergripande projektledning

Här är tre bästa praxis som kan hjälpa dig att införa företagsövergripande projektledning:

1. Använd ramverket OKR: Genom att införa ramverket för mål och nyckelresultat (OKR) i dina portföljer kan du säkerställa att varje projekt stöder dina strategiska mål och mäta vilken effekt det har.
2. Testa scenariomodellering: Denna teknik kan hjälpa dig att förutse begränsningar, fördela dina resurser bättre och tidsplanera dina projekt så att de stämmer överens med externa faktorer och interna förmågor. Det finns gott om AI-drivna verktyg som kan hjälpa dig med detta.
3. Se bortom finansiell ROI: När du utvärderar projekt bör du använda en sammansatt poäng för att rangordna och prioritera projekt. Den kan ta hänsyn till faktorer som varje projekts strategiska betydelse, risker och innovationspotential (utöver den finansiella ROI:n).

Verktyg som förenklar företagsövergripande projektledning

Programvara för företagsövergripande projektledning är en specialiserad form av projektledningsprogramvara som hjälper organisationer och kontoret för företagsövergripande projektledning (EPMO) att planera, genomföra och följa upp storskaliga projekt i hela organisationen.

Här är våra val av de bästa programvarorna för företagsövergripande projektledning:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Scoro — Bäst för heltäckande projektöversikt
2. 2. Wrike — Bäst för skalbarhet
3. 3. Productive — Bäst för spårning av projektlönsamhet
4. 4. Screendragon — Bäst för resursplanering
5. 5. monday AI Workspace — Bäst för dataskydd
6. 6. Asana — Bäst med anpassningsbara vyer för arbetsbelastning och kapacitet
7. 7. Planview AdaptiveWork — Bäst för samarbetsinriktad arbetshantering
8. 8. Jira Enterprise — Bäst för förändringshantering och testning över flera webbplatser
9. 9. Celoxis — Bäst för globala distansteam
10. 10. Workzone — Bäst för fördefinierade rapporter

Här är en lista över alternativ till Quickbase och alternativ till Planview, två populära verktyg från listan ovan.

Du kan också använda andra företagsverktyg, såsom programvara för företagsövergripande projektportföljhantering och programvara för företagsövergripande arbetsflöden, som ytterligare kan öka produktiviteten genom att anpassa projekt efter strategiska mål, automatisera processer och upprätthålla konsekvens mellan projekt och team.

Vad är EPM-programvara?

Projektledare för företagsövergripande projekt använder EPM-programvara för att hantera flera olika typer av projekt, från byggprojekt till produktlanseringar. Den innehåller vanligtvis funktioner för projektplanering och schemaläggning, resurshantering, uppföljning av uppgifter och budgetering.

EPM-verktyg kan också hjälpa dig att optimera resursanvändningen, förbättra effektiviteten i hela projektportföljen, identifiera potentiella risker och problem vid projektinitiering eller tidigt i projektets livscykel samt följa upp projektens framsteg.

När du väljer EPM-programvara bör du ta hänsyn till följande faktorer: 

• Robust funktionsuppsättning: EPM-programvara bör erbjuda en mängd olika funktioner, såsom uppgiftshantering, resurstilldelning och projektrapportering, som är viktiga för att hantera stora och komplexa projekt. Programvaran bör också uppfylla alla behov som är specifika för ditt företag, såsom krav på anpassad budgetering eller tidsspårning.
• Enkel att använda: EPM-programvara bör vara användarvänlig så att medarbetarna kan börja använda verktyget effektivt med minimal inkörningstid. Att lägga mycket pengar och tid på att skaffa och implementera programvara hjälper dig inte om dina teammedlemmar inte är villiga att använda det du har köpt.
• Prisvärdhet: Programvarukostnaderna bör ligga i linje med organisationens budget.
• Kompatibilitet: Programvaran bör vara kompatibel med andra program som din organisation använder. Dessutom bör den vara skalbar, så att programvaran kan växa tillsammans med ditt företag när det expanderar.

Få mer information om vart och ett av verktygen ovan (och fler) i den här videon:

Play Video