10 tekniker för djuparbete som hjälper dig att fokusera

Det kan också vara en komplex uppgift som att planera för den kommande veckan, månaden eller kvartalet, eller till och med att skriva en artikel (ja, att skriva den här artikeln om fokuserat arbete åt dig var fokuserat arbete för mig)!

Fokuserat arbete jämfört med ytligt arbete

Fokuserat arbete omfattar uppgifter som kräver din fullständiga koncentration, medan ytligt arbete är de enklare saker du kan beta av under arbetsdagen mellan möten eller andra viktiga uppgifter.

Du kan till exempel svara på ett kort mejl eller en fråga via Slack samtidigt som du lyssnar på när en teammedlem presenterar sitt arbete under ett internt möte. Det är okej att göra flera saker samtidigt när det gäller den här typen av ytligt arbete, om det passar. Fokuserat arbete kräver mer koncentration; exempel är att skriva ett längre mejl som kräver research och eftertanke, eller att skapa en presentation inför ett kundmöte.

Varför är fokuserat arbete viktigt?

Fokuserat arbete är viktigt eftersom komplext och strategiskt arbete är det som för ett projekt, ett team eller en organisation framåt. Förmågan att koncentrera sig på detta fokuserade arbete är avgörande. Om du inte kan det kommer ditt resultat att försenas.

Om du till exempel behöver skriva en arbetsbeskrivning för en nyanställd så att den kan godkännas och publiceras, men inte kan koncentrera dig i mer än tio minuter åt gången, kan det försena rekryteringen och skapa mer arbete för dem som täcker upp för de extra uppgifterna (vilket kan inkludera dig)!

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

4 typer av fokuserat arbete

Allt fokuserat arbete är inte likadant. Cal Newport, författaren till den populära affärsboken Fokuserat arbete, beskriver fyra olika typer av fokuserat arbete som han kallar de fyra filosofierna för fokuserat arbete.

• Klosterliknande: Klosterliknande fokuserat arbete innebär många dagar med nästan fullständig koncentration. Vid klosterliknande fokuserat arbete arbetar du flera dagar utan distraktioner. För en digital projektledare med pågående projekt är detta inte realistiskt. Med det sagt kan det vara otroligt effektivt att blockera en eller två dagar mellan projekt för att ta itu med fokuserat arbete.
• Tvådelat: Tvådelat fokuserat arbete skapar en viss balans i schemat. Vissa dagar i veckan avsätts för djup koncentration (det vill säga den klosterliknande typen) och andra dagar för allt annat. Om du till exempel arbetade som konsult kanske du skulle ha måndagar och fredagar för fokuserat arbete och tisdagar, onsdagar och torsdagar för mejl, kundmöten och annat ytligt arbete.
• Rytmiskt: Rytmiskt fokuserat arbete innebär att dela upp arbetsdagen i tidsblock (vanligtvis omkring 90 minuter) för fokuserat arbete och lämna resten av dagen till annat. Beroende på antalet projekt du hanterar och deras typ kanske du kan få in ett eller två sådana block med fokuserat arbete de flesta dagar.
• Journalistiskt: Den journalistiska typen av fokuserat arbete är förmodligen mest bekant för många projektledare, eftersom den innebär att klämma in fokuserat arbete när tiden tillåter. Eftersom många av oss har för vana att göra flera saker samtidigt kan detta kännas mest bekant, särskilt om du arbetar på en byrå och har en stor mängd mindre projekt.

10 tekniker för fokuserat arbete

Oavsett vilken filosofi för fokuserat arbete du följer eller vilken typ av fokuserat arbete du ägnar dig åt, kommer här några produktivitetsverktyg och tekniker som du kan använda för att få ut så mycket som möjligt av tiden du lägger på fokuserat arbete och skapa goda koncentrationsvanor.

1. Prioritera

Prioritering säkerställer att du använder din koncentrationstid så effektivt som möjligt. Börja med att besvara frågan: ”Vilken enskild uppgift kommer att göra störst skillnad om jag slutför den under den här sessionen?” Välj ut några andra uppgifter med hög prioritet att arbeta med om du blir klar med den aktuella uppgiften innan arbetspasset är slut.

2. Skapa en rutin och ritualer

Det kan vara bra att ha en rutin och ritualer för övergången till fokuserade arbetspass. Det kan innebära att snabbt scrolla i sociala medier innan du aktiverar ”stör ej”, eller att meddela kollegorna att de inte ska störa dig under ditt fokuserade arbetspass om det inte är en nödsituation.

Apropå nödsituationer: se till att definiera detta begrepp för ditt team. För mig personligen är en nödsituation att kontoret brinner, någons webbplats ligger nere eller att någon är här för att ge mig en miljon dollar. Allt som inte finns på den här listan kan vänta tills mitt fokuserade arbetspass är klart.

Överväg att lägga till en belöningsritual. Det kan vara vad du vill – en paus på 10 minuter, en utsökt hämtlunch, afterwork med några vänner eller någon annan belöning som motiverar dig att ägna dig åt fokuserat arbete.

3. Planera dina dagar och blockera tid

Precis som med allt som är prioriterat bör du planera in dina pass med fokuserat arbete i kalendern. På så sätt får du ostörda tidsblock för djuparbete. Om du glömmer det kan en kollega lägga in ett möte i din kalender mitt i det som kunde ha varit ett perfekt block för djuparbete.

När du kan styra ditt schema kan du sannolikt få in fler block med djuparbete. Du kan behöva göra undantag för stora teammöten som är svårare att schemalägga, men om du kan styra din kalender kommer dina utmaningar med tidshantering att minska betydligt.

En sak jag brukar göra när jag har stora, öppna tidsblock i kalendern (och verkar vara ledig) är att blockera dem med anteckningen ”Fråga innan du bokar”. På så sätt kan jag, om jag behöver tiden för att skriva en artikel, skapa en arbetsbeskrivning eller presentation, eller utföra någon annan form av djuparbete, själv bestämma när jag behöver ta en paus för ett möte eller för att prata med en kollega eller kund (i stället för att någon bara lägger in en inbjudan i min kalender och jag känner mig pressad att tacka ja).

4. Håll koll på din tid

Även om vi alla älskar att hata tidsregistrering kan den vara användbar under en kortare period eller för mycket specifika uppgifter. Om du till exempel tycker att det tar för lång tid att skriva arbetsbeskrivningar kan du ta tid på dig själv. Starta tidtagningen varje gång du sätter dig för att arbeta med en arbetsbeskrivning och se hur mycket tid du faktiskt lägger på det.

När du tittar på dina tidsloggar kan du analysera när du lägger mest tid på uppgiften. Är det när du försöker arbeta med den i kortare block i stället för att avsätta 1-2 timmar och slutföra den? För vissa kognitivt krävande uppgifter kan kortare arbetspass vara kontraproduktiva, eftersom du måste läsa noggrant för att komma ihåg var du slutade och återgå till uppgiften.

Att använda data från tidsregistreringen för att bekräfta detta kan vara effektivt, och en av fördelarna med produktivitetsverktyg är att de vanligtvis har inbyggda funktioner för tidsregistrering och rapportering. Jag har lärt mig att jag tenderar att överskatta hur lång tid uppgifter tar, särskilt när det handlar om mer tråkiga aktiviteter. Jag tenderar också att underskatta hur mycket tid jag lägger på de uppgifter på min att göra-lista som inte kräver särskilt mycket tankearbete (hej, att läsa e-post och svara på Slack-meddelanden).

5. Begränsa kontextväxling och multitasking

Målet med djuparbete är att försätta sig i ett flödestillstånd (en teknik som stöds av statistik om tidshantering) så att du kan fokusera helt på uppgiften och försvinna in i arbetet. Du kan definitivt inte nå dit om du multitaskar.

Kontextväxling, eller att försöka göra för många saker samtidigt, kan kosta dig ditt fokus. Du kanske bara slutför 80 % av tre eller fyra saker, och sannolikt inte lika bra som om du hade kunnat fokusera. Detta är också ett recept på utbrändhet (eller åtminstone på att känna sig väldigt trött och inte särskilt effektiv).

Om du har en stor uppgift kan du därför använda dina tekniker för tidsblockering, planera in en vecka med bimodalt arbete (där du har några dagar för ditt djuparbete och några dagar för allt annat) eller använda andra tekniker för tidshantering. På så sätt kan du utföra kvalitativt arbete både med ditt djuparbetsprojekt och med allt annat som behöver bli gjort.

6. Minimera distraktioner

Djuparbete och fullständigt fokus är inte färdigheter som du utvecklar över en natt. Du måste öva på djuparbete regelbundet för att kunna uppnå den typ av fokus som krävs för att ta itu med de mest mentalt krävande uppgifterna eller yrkesaktiviteterna.

Om du är ny i arbetslivet eller byter karriär från ett mer fysiskt krävande arbete till en roll som kunskapsarbetare kan det vara en utmaning att sitta stilla under långa perioder. Försök att minimera distraktioner. Titta på din arbetsplats och lägg märke till vad som distraherar dig. Är musik eller en TV på? Pratar folk? Finns det rörighet i ditt synfält som hela tiden drar till sig din uppmärksamhet?

Om möjligt kan du använda en app som hjälper dig att fokusera, eller ställa in en timer på 10 -15 minuter och använda den tiden till att minimera eventuella distraktioner. Oavsett om det innebär att stänga av musiken (eller sätta på din fokusspellista), vika ihop och lägga undan tvätt eller ta ut den smutsiga disken från din arbetsplats, kommer tiden du lägger på detta i förväg att hjälpa dig att utföra kvalitativt djuparbete när du börjar.

7. Sätt upp och följ upp mål

Som jag redan har nämnt kan det vara mycket svårt att tvinga sig själv att sätta sig ner och utföra det djupaste djuparbetet vid specifika tidpunkter eller på begäran. Det är viktigt att sätta realistiska mål för hur mycket djuparbete du kan utföra under en dag eller en vecka.

De flesta av oss har bestämda arbetstider, så det är viktigt att komma på hur du kan utföra så mycket djuparbete som möjligt under den tid du har tillgänglig. Det är här det kan vara praktiskt att sätta upp mål och följa dina framsteg.

Överväg att sätta upp som mål att genomföra tre 90-minuterspass med fokuserat arbete per vecka. När du har kommit in i vanan kan du överväga att lägga till fler pass eller göra passen längre, beroende på vad som känns mest produktivt och bäst anpassat efter dina behov.

8. Ta dig tid att vila

Fokuserat arbete utan vila och avkoppling är ett recept på utbrändhet. Du går miste om många av fördelarna med fokuserat arbete (eller den tid du avsätter för fokuserat arbete) om du är för utbränd för att kunna utföra det effektivt.

Om du börjar märka att uppgifter tar allt längre tid eller att du tappar intresset för ditt arbete, ta en paus, även om det verkar kontraproduktivt. Ju mer du försöker tvinga fram det, desto mindre effektivt blir arbetet när du är utbränd. Lär dig att känna igen de tidiga tecknen på utbrändhet och skapa en daglig rutin med pauser och vila.

9. Ställ in en timer

Om du någon gång har använt Pomodoro-tekniken vet du hur användbar en timer kan vara. Den här arbetsmetoden innebär ungefär 20 minuters fokuserat arbete och några minuters paus eller vila mellan passen.

För ett pass med fokuserat arbete kanske 20 minuter inte räcker, så prova att ställa in timern på 90 minuter. På så sätt behöver du inte oroa dig för att tappa tidsuppfattningen och missa något, utan kan fokusera på uppgifterna framför dig.

10. Stäng av dina aviseringar

Det här känns kanske ganska självklart, men det är lätt att glömma. När du sätter dig för ett pass med fokuserat arbete ska du stänga av alla aviseringar. Det innebär e-post, aviseringar från mobiltelefonen eller smartklockan samt webbläsaraviseringar.

Ställ alla enheter i läget Stör ej. Om du arbetar på ett kontor eller med rumskamrater eller familjemedlemmar hemma, tala om för dem att du ska ägna dig åt ett pass med fokuserat arbete och inte får störas om inte kontoret eller huset brinner.

Om jag ägnar mig åt fokuserat arbete när jag bor hos familjen eller reser, meddelar jag alla att jag inte får störas under en viss tidsperiod, såvida det inte är en nödsituation (eller om, du vet, mannen från Publisher’s Clearinghouse dyker upp med en check som är tillräckligt stor för att jag ska kunna gå i pension).

Följ med oss för fler knep och tips om fokuserat arbete

Vill du lära dig mer om fokuserat arbete eller om hur du hittar fler tidsblock där du och ditt team kan komma in i ett bra arbetsflöde? Gå med i vår gemenskap av erfarna och engagerade projektledare för att lära dig mer om fokuserat arbete och andra färdigheter inom projektledning!