Så undviker du att ha möten: 5 sätt att skydda din tid
Här kommer en häpnadsväckande statistik: det uppskattas att det hålls 55 miljoner möten per vecka i företagsamerika! Det motsvarar över 1 miljard per år, och uppskattningar visar att detta utgör mer än 30 % av människors arbetsveckor!
Vad är det enda vi verkligen vill göra i sommar (eller åtminstone det enda vi vill göra om vi ska arbeta)? Minska tiden vi tillbringar i möten, särskilt dåliga möten som är slöseri med tid, inte är produktiva, inte leder till resultat eller bara fortsätter och fortsätter och fortsätter.
Vi ska utforska möten inom projektledning samt några strategier för att undvika dem eller alternativt göra dem effektiva och ändamålsenliga. På så sätt kan du fokusera på det arbete du behöver göra och komma ut och ha lite roligt i sommaren!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jag heter Annie MacLeod och är en erfaren projektledare som har arbetat i den digitala världen i årtionden. Som hängiven introvert är jag inte särskilt förtjust i möten, såvida de inte håller sig till ämnet, leder till resultat och respekterar min tid (dvs. börjar i tid och slutar i tid)!
Därför har jag tänkt igenom en rad strategier som effektivt kan minska antalet möten du behöver delta i!
Varför innebär projektledning så många möten?
När jag frågade Miro AI vilka projektmöten som är vanligast fick jag tillbaka denna tankekarta:
När jag frågade Google om projektmöten hittade jag den här artikeln från PMI om att projektledare tillbringar 90 % av sin tid med kommunikation.
Även om den procentsatsen kan verka överdriven, tänk efter. Som PM:er är vi den centrala länken mellan projektgruppen, kunden, sponsorn och projektets intressenter. Vi samverkar ständigt med var och en av dessa grupper och balanserar deras förväntningar.
Som vi kan se på tankekartan finns det ständigt möjligheter att träffas!
Oavsett om det sker i projektets tidiga planeringsfaser eller i de senare faserna när framstegen följs upp, handlar det hela tiden om att samla in information från teamet, bearbeta den för viktiga intressenter, samla in återkoppling från intressenterna och sedan återföra den till projektgruppen.
Låt oss utforska var och en av dessa större mötesgrupper för att se varför de är viktiga. Därefter föreslår vi några tekniker för att eliminera dem eller åtminstone göra dem mer effektiva!
Planeringsmöten
Vi har fyra olika aktiviteter inom planering: projektstart, omfattning, budget och tidsplan. Jag skulle säga att alla dessa möten är avgörande, särskilt för digitala projektledare, av följande skäl:
Projektstart
Det handlar om att bygga relationer som gör våra projektteam motståndskraftiga och produktiva, och ett möte – eller mer specifikt en workshop (mer om det senare) – som bygger relationer och fastställer teamnormer eller en teamöverenskommelse kan göra stor skillnad för att få projektet på rätt spår från början!
De här aktiviteterna bygger, när de genomförs väl, ett motståndskraftigt team som kan stå emot de stormar som uppstår under projektgenomförande och förändringar.
Omfattning, budget och tidsplan
De här mötena handlar om att samarbeta för att förstå inte bara vad projektets omfattning, budget och tidsplan är, utan också säkerställa att varje person förstår beroendena mellan det arbete som andra utför och riskerna för tidsplanen.
Genom att fokusera mötena på dessa viktiga beroenden blir de verkligen effektiva. Budgeten för ett projekt kan ofta tas fram som ett resultat av detta arbete, vilket innebär att du kan eliminera behovet av ett separat budgetrelaterat möte.
Avstämningsmöten
I vår tankekarta har vi tre olika aktiviteter under framsteg: status, granskning och retrospektiv. Dessa är särskilt viktiga aktiviteter för att säkerställa att vi hanterar förväntningarna mellan våra olika intressenter.
Det vi behöver fokusera på är vilka delar av projektets framsteg som faktiskt kräver ett möte (dvs. sådant som förändringar i projektresultat, ändringar som kunder begär och viktiga beslut) jämfört med sådant som bara handlar om att rapportera information.
Jag skulle föreslå att två av dessa kan minskas eller elimineras: status och granskning.
Om du har ett robust system för uppgiftshantering som fokuserar på resultat i linje med kundens och sponsorns förväntningar, kan ni ha möten som fokuserar på att samarbeta för att lösa problem med tidsplanen, omfattningen och budgeten, eller fatta beslut i samband med ändringsbegäranden, riskhantering och problemlösning.
Retrospektiv är avgörande för att kontinuerligt förbättra vår projektleverans och vårt lärande! Med det sagt kan vi genomföra asynkron brainstorming för att samla in idéer och sedan använda mötestiden till att hitta grundorsaken till problemen och ta fram handlingsplaner utifrån lärdomarna.
Beslutsmöten
Beslutsmöten innebär att vi använder gemensamt beslutsfattande, vilket gör ett möte nödvändigt.
Min erfarenhet är dock att många projekt fungerar på en mer hierarkisk behörighetsnivå, så även om ett möte kan vara nödvändigt kanske det bara kräver projektledaren och sponsorn och/eller kunden.
Det är avgörande att inte låta beslut ta för lång tid och försena projektet, men det är kanske inte nödvändigt att samla hela projektteamet till ett möte.
Du bör titta på beslutets viktigaste delar för att göra dessa möten fokuserade och effektiva. Du behöver olika personer med olika kunskaper och befogenheter i dessa möten för att faktiskt kunna fatta ett beslut.
Överväg:
- Inramning av beslutet: Vem har befogenhet att fatta beslutet? Påverkar beslutet projektaktiviteterna, projektresultaten, organisationens strategiska inriktning eller servicen till våra kunder? För vart och ett av dessa områden finns det olika personer som behöver involveras och som slutligen ska fatta beslutet.
- Utvärdering av alternativ: Du kan behöva specifika kunskapsresurser för att avgöra vilka genomförbara alternativ som finns. Detta kan hanteras i ett separat möte där alternativen utarbetas och därefter en rekommendation tas fram för sponsorn eller kunden.
- Beslut: vilka metoder och behörighetsnivåer inom organisationen som är lämpligast. Bjud inte in hela projektteamet för att faktiskt fatta beslutet när det i själva verket är projektsponsorn eller kunden som ska göra det.
Kommunikationsmöten
Som vi nämnde tidigare tillbringar projektledare 90 % av sin tid med att kommunicera, så detta är avgörande för projektets framgång. Tankekartan omfattar fyra tydliga typer av kommunikation: uppdateringar till intressenter, dagliga teammöten eller avstämningar, kundmöten och leverantörsmöten.
Även om alla dessa är lämpliga målgrupper att kommunicera med vill vi, för att minska antalet möten, fokusera på kommunikation i syfte att konsultera snarare än att informera. Om vi bara informerar dem finns det inget behov av ett möte – ha inte statusuppdateringsmöten bara för mötets skull!
När vi informerar intressenter kan vi använda videouppdateringar, statusrapporter, visuella verktyg som projektdashboards eller till och med skrivskyddade vyer i det verktyg för uppgiftshantering vi föredrar. När du använder dessa metoder får du inte glömma att säkerställa att det finns ett sätt att få återkoppling från var och en av dessa målgrupper.
Låt dem kommentera din video, skicka svar på en statusrapport och lämna kommentarer i din projektdashboard eller på uppgifter i verktyget för uppgiftshantering. Följ upp och håll dem engagerade; varje återkoppling är en möjlighet att få insikter om huruvida dessa intressenters förväntningar uppfylls.
5 sätt att undvika möten (& göra befintliga möten mer effektiva)
Den första strategin är att eliminera onödiga möten när det är möjligt. Om du inte kan eliminera ett möte bör du leta efter alternativ till möten, till exempel asynkron kommunikation.
Om du måste ha mötet vill du åtminstone se till att det är effektivt. Om du behöver ha ett möte, se till att det leder till resultat och respekterar människors tid.
1. Blockera kalendern för rutiner och arbetstid
Det bästa sättet att undvika möten är att vara otillgänglig! Som minst hindrar det människor från att lägga in oönskade möten i din vecka, och det kan få dem att tänka efter en extra gång innan de bokar mötet – de omprövar om mötet verkligen är nödvändigt när de ’rätta’ personerna inte kan delta.
Glöm inte heller att kontrollera de förrädiska apparna som Calendly, som kan lägga in möten i ditt schema. Det är fantastiskt att vara tillgänglig för externa kunder, men inte på bekostnad av att faktiskt få arbetet gjort.
När du blockerar tid i kalendern kommer här ett par andra tips och knep:
- Se till att du avsätter tid för ”uppstart” utöver tiden för djupgående arbete. När vi ofta bygger eller skapar något behöver vi tid för att komma in i rätt fokus eller fräscha upp hjärnan innan vi börjar. Det ger dig också tid att gå igenom var du befann dig när du senast arbetade med det.
- Avsätt också tid för att avsluta. När du avslutar ditt arbetsblock ska du tänka igenom vilka nästa steg är när du tar upp arbetet igen. Skriv en kort sammanfattning på en självhäftande lapp eller lägg till den i kalenderposten med detaljerna. Det hjälper dig att snabbt komma igång nästa gång.
- Överväg att införa en regel om en eller två mötesfria halvdagar per vecka i hela organisationen. Genom att göra detta regelbundet kommer människor in i en rytm och börjar tänka efter en extra gång innan de bokar möten. Dessutom är en halvdag en tillräckligt kort tidsperiod för att inte störa de dagliga kundbehoven eller akuta situationer i teamet.
- Planera in återhämtningstid. Oavsett om det handlar om egentid för att få lite frisk luft, några yogastretchar eller en kort promenad ska du lägga in detta i kalendern! Vi kan inte vara produktiva eller må bra om vi inte tar hand om oss själva och proaktivt prioriterar vår egenvård.
2. Använd video för informationsdelning och asynkron kommunikation
Forskning från 3M visade att vi kan bearbeta information visuellt 60 000 gånger snabbare än text. Bilder bearbetas samtidigt, medan auditiv information bearbetas linjärt, vilket gör den ännu långsammare än text.
Dessutom är 65 % av befolkningen visuella inlärare. Detta förklarar långt varför företagspresentationer som maler på med mängder av information inte bara är fruktansvärt tråkiga, utan också varför PowerPoint har tagit över världen! Om du är skeptisk kan du prova detta:
Med det sagt behöver du fortfarande få ut information till viktiga projektmålgrupper. Tänk på projektstatusrapporter eller uppdateringar. Jag rekommenderar starkt att du hittar sätt att göra dessa visuella och spela in dem så att intressenter kan ta del av dem enligt sitt eget schema och i sin egen takt. Titta på de här två bilderna:
Jämfört med
Vilken av dem tycker du är mer informativ? Om du gjorde en snabb video på 3–5 minuter av den första rapporten, där du berättar om projektstatusen, skulle du inte bara förmedla mycket mer information utan också göra det lättare att ta till sig och komma ihåg informationen.
Glöm inte att inkludera återkopplingsloopar ifall människor har frågor, kommentarer eller funderingar kring informationen. Det kan handla om kommentarer på en video eller anteckningar på en Miro-tavla.
Var kreativ, men glöm inte detta steg! Glöm inte heller att följa upp kommentarerna. Det här är viktiga tillfällen att hantera förväntningarna hos dina intressenter.
3. Ha alltid en mötesagenda
Hur vet du ens att du behöver ett möte? Alltför ofta sammankallar människor till möten bara för att de kan eller bara för att ”lufta” en idé.
Om du går igenom processen att ta fram en tydlig agenda kan du bekräfta om ett möte verkligen behövs, vilka som bör delta och vilket det önskade resultatet är.
Jag kan inte räkna antalet gånger då den här tankeövningen har eliminerat behovet av ett möte, vanligtvis eftersom vi inte hade rätt information för att faktiskt kunna genomföra mötet.
Jag använder följande format:
- Syfte: Vad är syftet med mötet?
- Process: Vilken process eller vilket arbetsflöde ska vi använda för att uppnå mötets resultat?
- Resultat: Vad är mötets resultat? Vad försöker vi uppnå?
Detta fungerar mest effektivt när du börjar med resultatet och sedan arbetar bakåt. Hur ska du få med dig deltagarna så att ni når det önskade resultatet?
Se också till att tidsblockera din agenda. Ta reda på hur mycket tid varje agendapunkt kommer att ta och ange lämplig start- och sluttid för mötet.
Inget är mer kraftfullt än att få ett rykte om sig att hålla produktiva möten som respekterar människors tid!
4. Se till att rätt personer deltar i mötet
Det här är ett sätt att minska eller eliminera möten. Det finns ingen mening med att hålla mötet utan rätt personer närvarande, och det är ännu mer frustrerande när du blir ombedd att delta i möten där du inte bidrar med något värde!
För att avgöra vilka som behöver vara där kan du utveckla din agenda enligt det vi diskuterade och sedan fastställa anledningen till att hålla ett möte. Det kan verkligen hjälpa dig att fokusera på de personer som behöver vara där.
Fyra mötestyper som är tillämpliga på projekt och som jag använder, och som kan vara till hjälp, är:
- Skapa tillsammans: Vanligtvis för att fastställa beroenden, resursplaner och riskreducerande åtgärder; dessa möten innefattar ofta brainstormingaktiviteter
- Fatta ett beslut: För att ta fram en projektomfattningsbeskrivning eller besluta om en projektändring ska genomföras; du måste se till att personer med rätt befogenheter deltar i dessa möten
- Bygga relationer: Vi pratade om detta tidigare i samband med projektstarter, men det kan även gälla andra möten och kräver aktiviteter som empatikartläggning för att lyckas
- Lösa ett problem: Innebär vanligtvis att hantera en ändringsbegäran eller fastställa planen för att lösa ett projektproblem som rör tid, omfattning eller budget. Det kan innebära att du behöver deltagare med kreativitet och förmåga att fatta beslut – det är inte alltid samma personer!
Om du är tydlig med syftet kan du se till att rätt personer är där och dessutom förtydliga din agenda. Kom också ihåg att inte inkludera alltför många olika syften i ett och samma möte – ni kommer aldrig att hinna gå igenom allt material på kort och koncis tid.
5. Gör om möten till workshoppar för att nå resultat
Vi pratade ovan om att se till att vi har en agenda, där en del av agendan är processen. Genom att tänka igenom processen för att uppnå det önskade resultatet kan vi omforma mötet till en workshop.
Om vi använder workshoppar blir våra möten mer samarbetsinriktade och mer effektiva. Människor har inget emot att delta i möten när de får möjlighet att bidra till något som leder till resultat!
Vi vill att våra workshoppar ska vara praktiska och interaktiva, och för att uppnå det måste vi se till att vi förbereder oss på rätt sätt. Viktiga workshopaktiviteter som du kan förbereda kan vara:
Workshop för projektstart
- Gå igenom lärdomar från ett tidigare projekt och brainstorma kring hur teamet antingen kan upprepa framgångarna eller minska problemen för varje lärdom.
- Samarbeta för att ta fram en teamöverenskommelse eller projektnormer som fastställer teammedlemmarnas förväntningar under projektet, samt utveckla standarder för problemlösning mellan medlemmar och resurser för att stödja varandra. Här finns en bra mall som jag har använt tidigare.
Planering av omfattning och tidslinje
Det är avgörande att projektteam förstår inte bara projektets omfattning utan även beroendena inom teamet. Jag har hittat två workshopaktiviteter som kan hjälpa till med detta:
- Brainstorma och gruppera projektleveranser och
- Bygga en plan bakifrån för att förstå beroenden.
Här finns en mall som i steg 2 & steg 3 visar hur du genomför båda dessa aktiviteter i workshopformat.
Kom också ihåg att workshoppar inte bör pågå längre än två timmar – det här är en beprövad och välgrundad begränsning eller tumregel. Det är nästan omöjligt att ägna betydande energi åt något längre än så – du kan känna hur energin sjunker i gruppen.
Glöm slutligen inte att inte bara sammanfatta dina möten i form av åtgärdspunkter, utan också att kommunicera resultatet från mötet.
3 fördelar med färre möten
Låt oss komma ihåg varför vi vill ha färre möten! Här är de tre främsta anledningarna:
- Högre produktivitet: vi måste utföra det arbete vi förväntas göra och kunna fokusera på resultat av hög kvalitet
- Lägre totala kostnader för organisationen: möten kostar pengar; både förberedelsetid och kostnaden för varje person som deltar i mötet
- Bättre balans mellan arbete och privatliv: när människor är mer produktiva och mindre frustrerade känner de sig bättre till mods inför sitt arbete och sin organisation
Gå ut och ha en fantastisk sommar med färre möten!
Ett sista råd: försök inte göra allt på en gång! Ingen organisation kan genomföra alla dessa idéer samtidigt. Ta reda på var problemen är som störst i organisationen och välj en eller två strategier att genomföra – be sedan om återkoppling!
En sak som digitala projektledare är väldigt bra på är att genomföra retrospektiv! Genomför ett retrospektiv efter ert nästa möte och välj sedan några av dessa strategier, eller låt teamet komma med andra idéer.
Glöm inte heller att vissa av dessa strategier (särskilt mötesfria halvdagar) kräver stöd från ledningen – det kan vara ett projekt i sig! 🙂
Jag håller i en kostnadsfri workshop som ger dig möjlighet att öva på att skapa effektiva mötesagendor och som startar igen hösten 2023. Men börja helt enkelt med agendamallen ovan och prova.
Jag vill gärna höra vilka dina största utmaningar med projektmöten är! Kommentera nedan, så kan vi kanske ta fram DPM-mallar, innehåll eller workshoppar som kan hjälpa till!
Glöm inte att prenumerera på nyhetsbrevet från The Digital Project Manager för att hålla dig uppdaterad om dessa resurser.
