Så leder du projektuppstartsmöten: expertens process
Om du inte kommer igång på rätt sätt är ditt projektteam och projektets framgång redan i riskzonen. Hela den här artikeln skulle kunna sammanfattas i den meningen. Uppstartsmöten är avgörande. Uppstartsmöten måste genomföras på ett bra sätt. Annars urholkar du förtroendet omedelbart och vid det mest sårbara ögonblicket under hela projektets livscykel.
Använd den här artikeln som en guide för att skapa en fantastisk mötesagenda, för hur du leder ett uppstartsmöte för ett projekt och för att visa alla att du är rätt projektledare för jobbet!
Uppstartsmöten säkerställer att teamet vet vad de ska göra, varför de ska göra det och hur de kan lyckas. Om ni inte från början tydliggör och enas om vad som gör ett projekt framgångsrikt missar du möjligheten att visa dina viktigaste intressenter och samarbetspartner att du och ditt team är kompetenta och kapabla.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Du missar också möjligheten att bygga förtroende, du missar möjligheten att skapa tydlighet där det kan behövas och du missar möjligheten att fira starten på ett fantastiskt partnerskap!
Leda överlämningen från försäljning till projektledning
Inför projektets uppstartsmöte behöver projektledaren läsa igenom arbetsbeskrivningen noggrant för att förstå vad vi har åtagit oss att leverera. När du läser avtalen ska du vara uppmärksam på leveranserna, sådant som påverkar projektets tidslinje samt eventuella budget- eller schemabegränsningar som teamet behöver känna till.
- Finns det några antaganden om riktlinjer eller efterforskningar som teamet behöver använda? Se till att ta med detta i uppstartsmötets detaljer.
- Är delar av projektets omfattningsbeskrivning oklara eller ofullständiga? Skriv ner frågor och boka ett möte med säljaren.
Du vill inte bara använda den här tiden till att få svar på dina frågor, utan också till att förstå den dynamik, de förväntningar och de risker hos kunden som har blivit synliga under den nya affärsprocessen.
Du behöver också ta reda på vilka som kommer att ingå i din intressentgrupp. Ofta är personerna som deltar i säljprocessen inte samma personer som kommer att ingå i det centrala leveransteamet. Du vill avgöra hur redo de kommer att vara att starta projektet tillsammans med dig.
- Sitter kundteamet tillsammans på ett kontor eller är de ett virtuellt team?
- Har de satt samman sitt projektteam?
- Hur snabbt kan de leverera varumärkesriktlinjer eller annat material som vi behöver för att snabbt komma igång på rätt sätt?
- Kan säljaren presentera dig före projektets uppstartsmöte?
Det kan vara en bra idé att träffa projektets sponsor innan det utökade projektteamets uppstartsmöte. När en kund skriver avtal med en byrå är det en tid av maximal sårbarhet: deras säljare tenderar att försvinna och ett nytt team träder fram.
Det är ett utmärkt tillfälle att bygga förtroende genom att låta säljaren presentera dig för den viktigaste intressenten och visa att du redan har förstått omfattningen, vad som efterfrågas av byrån, hur den kreativa byråns process fungerar och att du ser fram emot att bygga det här partnerskapet.
Det här är också ett bra tillfälle att be om det material eller den åtkomst som teamet kan behöva, så att ni snabbt kan komma igång på rätt sätt. Samla in allt material du kan före projektets uppstartsmöte, så att ditt team kan komma förberett till mötena med genomtänkta frågor till kundteamet.
Förbereda projektets uppstartsmöte
Om ditt team kommer till kundens uppstartsmöte med genomtänkta frågor kommer kunden att veta att de är i trygga händer. Det är ditt jobb som projektledare att hjälpa ditt team att nå dit.
En bra projektinitiering innehåller både en intern och en extern uppstart.
Interna uppstartsmöten
Vissa byråer kan ta fram en intern projektbrief. Vanligtvis är detta en beskrivning av vad kunden ber oss att göra, varför vi ombeds att göra det och vilket material du har till ditt förfogande för att kunna genomföra arbetet framgångsrikt.
Andra byråer tar fram Google Slides eller en presentation för uppstartsmötet i PowerPoint med ungefär samma information.
Som minimum behöver ditt team känna till:
- Vad är projektets mål
- Vem är kunden
- Varför bad kunden oss att genomföra det här projektet
- Vad förväntar sig kunden när projektet är slutfört
- Vilka är leveranserna
- Vilken är budgeten
- Vilken är tidslinjen eller tidsplanen
Annan användbar information att ta upp på ett uppstartsmöte är:
- Vilka ingår i det interna teamet?
- Vilken är allas roll?
- Vilken är projektbudgeten och hur många timmar har varje person till förfogande för projektet?
Du kan också ge information om kunden, till exempel om deras webbplats eller vad du vet om kundens centrala intressentteam.
Du bör gå igenom projektets tidsplan med teamet och samla in information om eventuell frånvaro eller konfliktande projekt som kan påverka teamets förmåga att leverera i tid. Om du behöver justera tidsplanen är det nu du ska göra det.
Din roll som projektledare är att skapa en miljö som gör det möjligt för teamet att samarbeta och leverera framgångsrikt. De behöver tydlighet kring sin roll, en förklaring av vad de ska leverera samt tid och utrymme för att kunna göra det på ett bra sätt.
Om möjligt, bjud in säljaren till ditt interna uppstartssamtal för projektet så att det interna teamet också kan ställa frågor till säljaren.
Uppstartsmöten med kunden
Uppstartsmöten med kunden är oerhört viktiga. Om de inte leds på ett bra sätt eller saknar en tydlig och produktiv agenda för uppstartsmötet, är de slöseri med allas tid.
Sätt dig in i kundens situation. De kan ha undersökt eller presenterat det här projektet för att få finansiering i månader eller till och med år, och nu har tiden kommit att faktiskt starta projektet. De kanske investerar en liten summa pengar eller miljoner dollar.
Oavsett vilket investerar de sin tid och sina resurser i ett projekt som de har sett fram emot. Ditt team har fått förtroendet att genomföra projektet. Slösa inte bort den här möjligheten till en bra projektstart.
Börja med att kontakta kundens huvudsakliga kontaktperson och fråga när de viktigaste teammedlemmarna har möjlighet att delta. Om du behöver skjuta upp mötet lite för att säkerställa att rätt personer är med, bör du göra det.
En stor risk under uppstarten är att inte ha rätt personer i rummet och att inte gå igenom rätt projektinformation, vilket i sin tur kan leda till att projektet börjar på fel sätt.
Det är också oerhört viktigt att rätt personer är med, eftersom de personer som kan vara ansvariga för att arbeta med dig i det här projektet, som jag nämnde tidigare, kanske inte är samma personer som definierade projektets omfattning under säljprocessen.
Det är mycket viktigt att ni under uppstartsmötet är överens med kundens dagliga projektteam om vad som ingår i projektets omfattning och vad som inte gör det, så att alla har samma bild.
Jag var en gång med om att jag kom till ett uppstartsmöte och förklarade vad vi hade uppfattat att projektet skulle vara. Efter att jag hade förklarat vilken typ av system vi avsåg att utforma, tog en av medlemmarna i kundens team till orda och sade att de hade förväntat sig att vi skulle leverera något mycket mer omfattande.
Deras förväntningar låg långt utanför vår projektomfattning. Om det händer dig bör du involvera säljteamet och din huvudsakliga kontaktperson och ta ett separat samtal för att lösa problemet, och/eller använda ditt samarbetsverktyg för försäljning bättre.
Lärdomen: se till att rätt personer är med.
Skapa rätt förutsättningar
Ett bra projektmöte med kunden innehåller en inledning och ett varmt välkomnande. Om du kan ha med säljaren i samtalet, låt säljaren öppna samtalet och hälsa på välbekanta ansikten, samt förklara bakgrunden och hur ni kom fram till det här mötet. Därefter kan säljaren lämna över den virtuella stafettpinnen till dig och resten av ditt team.
Du bör börja med en presentationsrunda så att alla förstår vilka som ingår i teamet och vilka roller de har när det gäller att genomföra projektplanen. Nu när alla känner varandra kan ni gå igenom projektets detaljer.
Enas om detaljerna
Den andra delen av agendan är att du med dina egna ord förklarar hur byrån har tolkat projektets omfattning, vad ditt team uppfattar att projektets mål är och vilka hänsyn som behöver tas i projektet.
Ett förslag är att det, efter att du har förklarat vad du uppfattar att projektmålet är, kan vara bra att bryta upp samtalet och lämna över ordet till kunden.
Fråga kundteamet om du har förstått projektet korrekt och om det finns något ytterligare som de vill lägga till, kanske om RFP-processen eller det affärsproblem som ledde till att denna RFP skickades ut. Ibland kan RFP:er och avtal vara väldigt torra. Teamet kan ha nytta av att få höra, med mänskliga ord, nyanserna kring varför ett projekt behövs.
När alla team har en gemensam förståelse för vad projektet är och vilken roll alla har, är det mycket viktigt att gå igenom projektets praktiska detaljer. Alla behöver förstå vilken tidsplan projektet har och vilken budget som gäller.
Att ligga steget före riskerna
Ett bra partnerskap bygger på förtroende. God projektledning bygger på planering och riskhantering. Börja bygga en relation präglad av förtroende och transparens genom att fråga vilka projektrisker de ser.
Ta reda på eventuell frånvaro, samla in information om eventuella sekundära intressenter som du behöver ta hänsyn till och ta reda på om någon har ett svårtillgängligt schema, så att du kan ligga steget före sådant redan nu.
En tidigare kund till mig påpekade under vårt uppstartsmöte att vår lansering var planerad under orkansäsongens högsäsong, vilket kunde innebära risker kopplade till frånvaro eller teknik. Det var mycket hjälpsamt att känna till och diskutera beredskapsplaner för.
Påbörja samarbetet
En av de bättre byråerna jag har arbetat för använde uppstartsmötet som den första arbetssessionen.
Den första halvan användes till att lära känna varandra och ge teamet en gemensam förståelse för viktiga detaljer, medan den andra halvan ägnades åt frågor och utbildning. Det var ett utmärkt sätt att ta vara på kundteamets entusiasm och iver. Det visar dem att ditt team är redo att kavla upp ärmarna.
Om ditt team är motiverat och förberett kan ni börja med projektet redan nu. Använd detta första gemensamma möte till att påbörja delar av ert inledande upptäcktsarbete och informationsinsamling, och se till att använda rätt frågor för upptäcktsmötet om projektet.
Om ditt kundteam aldrig tidigare har genomfört ett projekt som detta kan det också vara bra att inkludera en genomgång av hur leveranserna kommer att se ut och vad kunderna kan förvänta sig att se under arbetsprocessen. Använd den här tiden till att tydliggöra förväntningarna på hur de kan vara en produktiv och engagerad partner samt ge konstruktiv feedback på leveranserna.
Trådskisser för en webbplats kan ibland vara en förvirrande leverans för en kund som kanske inte är bekant med digitala designprocesser. De är medvetet vaga och kommunicerar endast innehållshierarkin i navigeringsstrategin.
Kunder som inte är bekanta med trådskisser kan bli förvirrade över varför de inte ser riktig text eller riktiga bilder. Använd uppstartsmötet till att förebygga den förvirringen.
Avsluta mötet
Alla bra möten inleds med dagordningen och förväntningarna och avslutas med en sammanfattning och nästa steg.
Nu när ni har en gemensam bild av vad projektet är, vilka begränsningarna är och vilka drivkrafter och motiverande faktorer som finns, och du har informerat kunden om ert arbetsflöde samt vad de kan förvänta sig att se och delta i, bör ni gå igenom nästa steg och vem som ansvarar för respektive uppgift.
- Behöver de fortfarande ge ditt team åtkomst till något?
- Finns det några uppföljningar som följer av punkterna på er fråge- och svaragenda?
- Behöver du skicka uppstartsmaterial till kundteamet eller bjuda in dem till projektledningsverktyg?
- Glöm inte att dela mötesanteckningar och åtgärdspunkter efter samtalet.
Nu är ni igång
Med denna tredelade uppstartsmetod (överlämningen från sälj till projektledning, den interna uppstarten och kunduppstartens struktur) och mallen för mötesdagordningen kommer era interna och externa team att vara välinformerade, redan bygga förtroende och vara redo att tillsammans leverera ett fantastiskt projekt. Läs mer om projektuppstarter här.
