Vad är en projektrevision & hur genomför man den framgångsrikt

En projektrevision kan vara en del av ett företags process (t.ex. att vissa eller alla projekt granskas), eller genomföras på begäran av en kund för att säkerställa att kunden har fått alla leveranser som den betalat för enligt avtalet.

Varför är projektrevisioner viktiga?

Projektrevisioner är viktiga eftersom de kan visa hur väl din organisation genomför projektarbete. De kan också vara en faktor för regelefterlevnad inom vissa reglerade branscher.

Även om du inte är skyldig att genomföra eller delta i projektrevisioner kan de vara en värdefull övning för att synliggöra svagheter eller brister i leveranserna. De är också en bra metod för riskhantering och ett sätt att hålla projektteamet ansvarigt för det arbete som det förväntas leverera.

Viktiga delar av en projektrevision

Här är de viktigaste delarna som ingår i en projektrevision.

Revisionsprocess

Revisionsprocessen kan variera beroende på vilken typ av revision som genomförs (mer om detta nedan). Den kan innebära att man granskar projektets omfattning eller arbetsbeskrivning, projektplanen och alla leveranser som skickats till kunden eller andra viktiga intressenter. 

Om revisionen fokuserar på projektprocessen kan revisorerna vara mer intresserade av att se projektplanen och arbetsflödena. Vissa revisioner följer en mycket detaljerad metodik, medan andra är mindre formella.

Om det uppstod problem med projektet eller om en kund är missnöjd med de leveranser eller det arbete som tillhandahållits kan all kommunikation (e-post, samtalsinspelningar, Slack-meddelanden) granskas som en del av revisionen. I detta fall kan byrån eller projektteamet behöva bevisa att kunden eller någon annan intressent inte lämnade någon feedback eller uttryckligen angav att de var missnöjda.

Dokument & data

Dokument och data är en stor del av en projektrevision. De typer av projektdokument och data som revisionsteamet vill granska omfattar bland annat:

• Arbetsbeskrivningar eller projektstadgor
• Avtal (mellan företaget och en kund samt mellan företaget och eventuella leverantörer eller underleverantörer)
• Projektplaner och tidsplaner
• Programvarulicenser eller användaravtal
• Tidrapporter från projektteamets medlemmar
• Projektkommunikation (e-post, Slack-meddelanden, samtalsinspelningar osv.)
• Projektstatusuppdateringar (kundinriktade eller interna)
• Feedback eller godkännanden från kunden
• Fakturor och betalningskvitton
• Projektets riskregister eller riskhanteringsplaner
• Instrumentpaneler eller andra mätvärden för projektdata
• KPI:er, OKR:er eller kritiska framgångsfaktorer

Typer av projektrevisioner

Här är de viktigaste typerna av projektrevisioner:

• Processgranskning: Processgranskningar undersöker hur projektarbetet genomfördes. Målet är att förstå beslutsprocessen, och granskningsteamet undersöker projektets framsteg samt hur arbetet utförs och av vem. Granskningsrapporten kan användas för att förbättra processer eller tydliggöra var ett team behöver utbildning eller stöd.
• Resultatgranskning: Resultatgranskningar används för att förstå hur ett projekt presterade. Titta på projektets mål och syften och mät hur väl resultatet eller leveranserna uppnår dessa mål. Låt säga att ditt team förutspår en ökning av den organiska trafiken med 20 % inom 6 månader för ett webbplatsprojekt, men att granskningen visar att den ökade med 30 % (vilket innebär att ditt team förtjänar en rejäl klapp på axeln).
• Efterlevnadsgranskning: I en reglerad bransch används en efterlevnadsgranskning för att säkerställa att projektteam följer lagen. Om du till exempel bygger en webbplats som samlar in data som skyddas enligt HIPAA kan en granskning undersöka vilka data som samlas in, hur de samlas in och hur de används och lagras. Den här typen av granskning kan också användas för att kontrollera efterlevnaden av sekretesslagar eller annan lagstadgad efterlevnad.
• Ekonomisk granskning: En ekonomisk granskning är precis vad det låter som. Den kan användas för att bekräfta hur projektbudgeten användes och upptäcka eventuellt slöseri (eller ekonomiskt bedrägeri, men låt oss hoppas att så inte är fallet).

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Create Free Account

Have an account? Log In

Vilka är involverade?

Här är några av de personer som vanligtvis är involverade i projektgranskningen och deras roller.

Projektledare

Som projektledare kan du räkna med att vara den som håller i granskningen. Du vet vem som gjorde vad, du vet var filerna finns och du har förmodligen bäst överblick över varför saker gjordes eller hur beslut fattades. 

Du kan möta en ström av frågor eller brådskande förfrågningar snabbare än du hinner besvara dem, men behåll lugnet, be alla att ta ett steg tillbaka och ta fram en plan för att ge alla det de behöver. Försök att se granskningen som ett projekt som ska ledas, eftersom det är precis vad den är.

Granskningsteam

Granskningsteamet kan bestå av personer som står utanför projektet och kan granska det objektivt med nya ögon. De kan vara interna inom organisationen eller externa, från en tredje part eller till och med från en myndighet.

Se till att du vet vilka granskarna är och vad de kommer att leta efter. Det hjälper dig att ge rätt personer den mest relevanta informationen.

Intressenter

Projektintressenter, inklusive projektsponsorn, kunder, projektteamet och organisationens ledning, kan vara involverade i granskningen. De kan behöva ta fram projektdokumentation som projektbeskrivningen, budgeten, riskregistret, projektplanen eller andra projektleveranser.

Ämnesexperter

Ämnesexperter kan kallas in för att granska olika leveranser eller arbetssätt för att ge råd om efterlevnad eller bästa praxis, eller för att ge återkoppling på arbetssättet. Det kan till exempel innebära att en extern utvecklare granskar kod, eller att en revisor eller upphandlingsspecialist granskar budgeten eller leverantörsavtal.

Så genomför du en projektgranskning

Här är stegen för att genomföra en projektgranskning.

1. Planera

Det första steget i granskningen är att planera den. Vad ska granskas, när ska granskningen äga rum och vem ska göra vad? Det kan kännas liknande att skapa en projektplan eller följa den projektledningsprocess du vanligtvis använder för annat projektarbete.

Du (eller den person som ansvarar för granskningen) bör ha en granskningschecklista som innehåller alla delar som granskningsteamet vill samla in och granska.

2. Genomför

Därefter går du igenom den planerade granskningsprocessen. Det kan innebära att samla in leveranser, intervjua projektmedlemmar och jämföra riktmärken med faktiska projektmått. Du kanske inte genomför granskningen själv, men du behöver hjälpa granskningsteamet med dokumentationen och schemaläggningen samt ge annat stöd som behövs när de genomför granskningen.

3. Sammanfatta & rapportera

När granskningen är slutförd analyserar granskningsteamet lärdomarna och skapar och distribuerar en granskningsrapport. Rapporten innehåller information om granskningens mål, lärdomar, rekommenderade korrigerande åtgärder och en handlingsplan för att genomföra resultaten i framtida projekt.

Granskningsrapporten kan också innehålla en kopia av granskningschecklistan så att alla har samma bild av vad som granskades och hur det granskades. Det bidrar till att säkerställa att inget har missats.

4. Genomförande

Som projektledare arbetar du tillsammans med ditt team för att säkerställa att eventuella granskningsresultat eller rekommendationer genomförs, antingen som en korrigerande åtgärd för det granskade projektet eller i framtida projekt.

Det finns flera sätt att göra detta på, beroende på granskningsresultaten och var du befinner dig i projektets livscykel. Om det är för sent att omsätta en rekommendation i praktiken i det aktuella projektet kan du börja skriva ett anteckningsdokument för nästa projekt innan du startar det.

5. Uppföljning

Beroende på resultatet av granskningen kan du behöva följa upp med granskningsteamet eller andra chefer i organisationen. Det kan innebära att skicka in något som saknades i leveransen, korrigera en ineffektiv process eller till och med visa hur du har genomfört förbättringar i framtida projekt.

Exempel på en projektgranskning

Låt oss titta på ett exempel på en granskning från en digital byrå. Ett projektteam ansvarade för att leverera ett uppdaterat varumärke, en digital strategi, en innehållsstrategi och en ny webbplats som stöd för strategin.

Ungefär tre fjärdedelar in i projektet ringde kunden till byråns vd för att säga att han inte var nöjd med hur saker och ting utvecklades. Han upplevde att strategidokumenten var för generella och förstod inte vad hans team skulle göra.

Han upplevde också att han inte hade fått tydliga instruktioner om granskningen av leveranserna och att hans feedback inte hade genomförts. Han nämnde även att dokumenten var fulla av fel och att ändringarna inte fördes in direkt.

Vd:n bad sin kreativa chef och huvudtextförfattare att genomföra en granskning, inklusive en tidsgranskning, för att bedöma hur teamets timmar användes för de olika leveranserna. Projektledaren och kundansvarige tog fram arbetsbeskrivningen (SOW) och projektplanen, strategirekommendationerna, varumärkespresentationerna, webbplatsens trådskisser, designarbetet och textdokumenten.

De bad också om alla mejl med kundens feedback och inspelningar av samtal som innehöll en presentation av eller genomgång av leveranserna. Granskningsteamet drog slutsatsen att teamet till stor del bestod av mer juniora medarbetare och behövde ytterligare kreativ tillsyn, mer än vad projektledaren ensam kunde ge.

Vd:n meddelade kunden att den kreativa chefen skulle övervaka resten av projektet och att vissa av leveranserna skulle revideras utifrån feedbacken, utan extra kostnad. Kunden blev mycket nöjdare och fortsatte att samarbeta med byrån i många år efter att den första granskningen hade slutförts.

Fördelar med att genomföra en projektgranskning

Här är några av fördelarna med att genomföra regelbundna projektgranskningar:

• Öka eller upprätthålla projektkvaliteten: Även om kvalitetssäkring bör vara en del av varje projekt kan det bidra till att säkerställa projektkvaliteten eller ge ytterligare förbättringsidéer att låta någon granska projektet med nya ögon eller till och med låta en objektiv utomstående part göra det.
• Hitta möjligheter till effektivisering: Opartiska observatörer kan också vara ett enkelt sätt att hitta möjligheter till effektivisering. Det är aldrig fel att ha någon som frågar varför saker görs på ett visst sätt!
• Säkerställa att lagar och regler följs: Granskningar kan bidra till att säkerställa att lagar och regler följs, vilket kan skydda företaget eller teamet från potentiella rättsprocesser.

Verktyg för projektgranskningar

En granskningsplan skapar sig inte själv, men det finns gott om alternativ när det gäller projektledningsprogram som kan vara till stor hjälp vid planering och genomförande av projektgranskningar. De kan hjälpa dig att hitta dokument, konversationer och leveranser så att de snabbare når granskningsteamet.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Bäst för AI-driven resursoptimering
2. 2. Wrike — Bäst för stora projekt och skalning
3. 3. Smartsheet — Bäst för anpassningsbara instrumentpaneler
4. 4. Productive — Bäst för byråprojekt och budgetering
5. 5. Celoxis — Bäst för förenklad planering och arbetsflöden
6. 6. Copper — Bäst för byråer som effektiviserar övergången från försäljning till leverans
7. 7. Ziggu — Bäst för integration av kundportal
8. 8. Zoho Projects — Bäst för integration med Zoho-sviten
9. 9. Workzone — Bäst för omfattande projektöverblick
10. 10. ClickUp — Bäst för att ersätta flera separata verktyg

Oavsett om din PMO har en formell process eller om granskningar är mer tillfälliga och startas i realtid kan den här typen av verktyg bidra till ökad effektivitet och hjälpa till att hålla ordning.

Bästa praxis för rapportering av projektgranskningar

Precis som när du driver ett projekt vill du också hålla projektgranskningarna flytande så att de inte blir överväldigande eller distraherande för teamet. Här är några tips som hjälper dig att förhindra att granskningar blir ett störningsmoment:

• Kommunicera proaktivt: Ingenting skapar oro i ett team snabbare än ovisshet. Om ditt team blir granskat bör du eller en annan ledare i organisationen förklara allt de behöver veta om granskningen. Vad granskas? Varför händer detta? Vad kommer resultatet att bli?
• Ställ frågor med genuin nyfikenhet: Granskare bör försöka ställa frågor eller framföra önskemål utifrån en genuin nyfikenhet. De flesta vill göra ett bra jobb, och om en granskare har en anklagande ton kan det få teammedlemmarna att gå i försvarsställning. Även om någon faktiskt har gjort ett misstag kan det finnas många orsaker till att det hände, och vissa misstag ligger utanför teamets kontroll – till exempel att man inte hade rätt information från början eller inte tillräckligt med tid för att korrekturläsa leveranserna.
• Dela resultatet av granskningen: Även när nyheterna inte är de bästa bör du dela resultatet av granskningen med teamet. Om någon tas bort från teamet eller organisationen, eller om en kund har beslutat att avsluta samarbetet, ska du berätta det för teamet. Men stanna inte där – prata om hur ni ska förhindra att problemet uppstår igen eller vad nästa steg blir.

Misstag att undvika

Här är några misstag att undvika som en del av processen för projektgranskning.

1. Att försöka skydda teamet från en projektgranskning

Även om du inte vill skrämma upp teamet med en granskning är det inte heller en bra strategi att hålla dem ovetande. Berätta tillräckligt för att ge dem lite sinnesro och försäkra dem om att du har kontroll över situationen. Om du inte gör det kan de börja hitta på egna historier om vad som pågår, vilket kan påverka engagemanget i teamet negativt.

2. Att välja en granskningsgrupp som inte är (eller kan vara) objektiv

Om personer inte kan vara helt objektiva när en granskning genomförs kan de föra in fördomar i processen. Ta hjälp av neutrala teammedlemmar som kan förlita sig på data för att säkerställa att granskningen genomförs rättvist och ger verkliga insikter.

3. Att inte vidta åtgärder utifrån resultatet av granskningen

Projektgranskningar är omfattande insatser som kräver en betydande investering av tid och resurser. Det vore ett stort misstag att inte lära sig av resultaten och fortsätta förbättra processer eller efterlevnad.

Gå med för fler insikter om projektledning

Om du uppskattade denna djupdykning i projektgranskningar och vill lära dig mer om projektledning och intressenternas nöjdhet kan du gå med i vår medlemscommunity. Lär dig mer om bästa praxis eller nya idéer från dina kollegor och andra projektledare.